Beschlussvorschlag

1.              Der Rat der Stadt nimmt das Abschlussgutachten zustimmend zur Kenntnis.

2.              Die Verwaltung wird mit der Initiierung eines Umsetzungsprozesses beauftragt, in welchem die Realisierbarkeit der Empfehlungen zu prüfen, zu bewerten und letztendlich zur Entscheidung vorzubereiten ist.

Bezug

Ø             DS Nr. B/14/3386-01: Haushaltssicherungskonzept für die Jahre 2008 ff. vom 23.06.2008

Ø             DS Nr. B/14/3789-01: Haushalt 2008 und Haushaltssicherungskonzept 2008 ff. vom 15.12.2008

Ø             DS Nr. B/14/3935-01: Haushaltssicherungskonzept für die Jahre 2009 ff. vom 30.03.2009

Ø             DS Nr. B/15/1083-01: Auftragsvergabe zur externen Prüfung der Bereiche 5‑1/Stadtplanung, 5‑3/Baugenehmigung und Bauordnung sowie 5‑6/Tiefbau des Dezernates 5/Planen, Bauen, Wohnen vom 31.01.2011

Konsequenzen

a) Finanzielle

    keine                            [ ]

    ja                                          [X]              abhängig von der Umsetzung der Folgeaufträge

b) Sonstige

Begründung

Ausgangssituation

Im Rahmen des Haushaltssicherungskonzeptes 2009 hat der Rat der Stadt unter Maßnahmevorschlag Ziffer 130 die Verwaltung damit beauftragt, in den sog. „weißen Feldern“ der Verwaltung, die im Jahr 2008 nicht von der Gemeindeprüfungsanstalt NW überprüft wurden, externe Organisationsuntersuchungen durchzuführen. Hierzu zählen im Dezernat 5/Planen, Bauen, Wohnen die Bereiche 5‑1/Stadtplanung, 5‑3/Baugenehmigung und Bauordnung sowie 5‑6/Tiefbau.

Zur Vergabe eines entsprechenden Auftrags wurde unter Beteiligung des Dezernates 5/Planen, Bauen, Wohnen, der betroffenen Bereiche und der Bezirksregierung Düsseldorf ein entsprechendes Anforderungsprofil für die Untersuchung erstellt. Nach der Bewertung der insgesamt sechs eingegangenen Angebote von Beratungsunternehmen hat der Haupt- und Finanzsausschuss in seiner Sitzung am 31.01.2011 die Auftragsvergabe an die Firma BSL Public Sector Managementberatung GmbH beschlossen.

Das zu erstellende Organisationsgutachten sollte potenzielle Optimierungsfelder bei der Aufgabenwahrnehmung insbesondere auch im interkommunalen Vergleich aufzeigen. Hierbei waren insbesondere z. B. die Möglichkeit der Erzielung von Synergieeffekten und zusätzlichen Einnahmeeffekten, Standardfragen sowie die Wirtschaftlichkeit der Aufgabenwahrnehmung zu prüfen.

Projektablauf

Das Projekt der externen Organisationsuntersuchung wurde im Zeitraum März bis November 2011 durchgeführt und endete mit der Fertigstellung des Abschlussberichts durch die Firma BSL Public Sector Managementberatung GmbH im November 2011.

Projektdurchführung

Im Rahmen der Organisationsuntersuchung wurde das Projekt untergliedert in insgesamt fünf Phasen:

Ø           Projektinitialisierung

Ø           Bestandsaufnahme

Ø           Ist-Analyse

Ø           Soll-Konzeption

Ø           Planung der Umsetzung

Die Erfassung des Ist-Zustandes gelang der Fa. BSL insbesondere durch strukturierte Interviews, Workshops, Fragebögen und Ressourcen- und Aufwandsanalysen sowie Daten- und Dokumentenanalysen. Auf Grundlage der Bestandsaufnahme wurden durch eine Ist-Analyse die Schwachstellen der bisherigen Aufgaben-, Aufbau- und Ablaufstruktur sowie des aktuellen Personal- und Sachaufwands dargestellt und im Rahmen der Soll-Konzeption Empfehlungen entwickelt, um diese beseitigen zu können.

Im Ergebnis wurden 45 Empfehlungen ausgesprochen, davon

Ø        6              bereichsübergreifende Empfehlungen,

Ø      13              Empfehlungen, die den Bereich 5-1/Stadtplanung betreffen,

Ø        8              Empfehlungen, die den Bereich 5-3/Baugenehmigung und Bauordnung betreffen und

Ø      18              Empfehlungen die den Bereich 5-6/Tiefbau betreffen.

Als bereichsübergreifende Empfehlungen wurde beispielsweise ausgesprochen, dass den Mitarbeitenden ausreichend Zeit für Fort- und Weiterbildungen einzuräumen und im Rahmen der Führungskräfteentwicklung die „Managementkomponente“ deutlich stärker zu akzentuieren ist.

Für die Bereiche 5‑1/Stadtplanung und 5‑6/Tiefbau wurde u. a. empfohlen, sog. „Bereichsbüros“ einzurichten und so die übergreifenden administrativen Aufgaben sowie die Haushaltsangelegenheiten und die Schreibdiensttätigkeiten an einer Stelle zu bündeln.

Für den Bereich 5‑3/Baugenehmigung und Bauordnung wurde z. B. eine Neuordnung der Reviere sowie die Einstellung der mündlichen Baulastenauskunft für Gewerbetreibende empfohlen.

Die komplette Aufstellung der ausgesprochenen Empfehlungen kann der als Anlage beigefügten Zusammenfassung des Abschlussgutachtens entnommen werden.

Zusammenfassend würde sich mit der Umsetzung aller Vorschläge der derzeitige Planstellenbedarf der betroffenen Bereiche von aktuell 145,5 Stellen auf künftig 137,0 Stellen reduzieren. In der Summe wurde ein Konsolidierungsvolumen von 7,5 Planstellen aufgezeigt, da eine Stelle auf Grund der Vorschläge lediglich in ein anderes Dezernat zu verlagern wäre.

Dem ermittelten Konsolidierungspotenzial von 7,5 Stellen steht ein bereits durch den Bereich 4‑1/Personal und Organisation in Zusammenarbeit mit den betroffenen Bereichen identifiziertes Einsparvolumen von 6,5 Stellen (z. B. durch Aufgabenverlagerungen im Rahmen des altersbedingten Ausscheidens von Mitarbeitern/innen bzw. des Abschlusses von ATZ-Anträgen etc.) gegenüber. Insofern bestätigen die externen Organisationsberater die bisherige Organisationsarbeit.

Weiteres Vorgehen

Das endgültige Abschlussgutachten der Organisationsuntersuchung (Umfang: 210 Seiten) wurde der Verwaltung nach vorheriger Abstimmung am 21.10.2011 zur Verfügung gestellt und beinhaltet, wie bereits beschrieben, insgesamt 45 Umsetzungsempfehlungen zur Optimierung der Organisation in den Untersuchungsbereichen. Das Abschlussgutachten wird im Ratsinformationssystem Allris als pdf-Datei dieser Vorlage beigefügt. Die Fraktionen erhalten ein Leseexemplar.

Der Bezirksregierung Düsseldorf wird das Abschlussgutachten ebenfalls zur Verfügung gestellt.

In einem nächsten Schritt ist die Realisierbarkeit der Vorschläge in Zusammenarbeit mit den betroffenen Bereichen sowie den Beteiligungsgremien zu prüfen und deren Umsetzung zu planen und zu initiieren. In Einzelfällen sind ggf. weitere politische Beschlüsse herbeizuführen. Des Weiteren ist beabsichtigt, über den Umsetzungstand regelmäßig zu informieren und im Rahmen eines Umsetzungscontrollings laufend zu prüfen, ob die erwarteten Ziele und Wirkungen eintreten.