Berichtsvorlage - M/17/4254-01

Finanzielle Auswirkungen: ---

Sachdarstellung

Der Haupt- und Finanzausschuss sowie der Rechnungsprüfungsausschuss nehmen die Neufassung der Vergabeordnung der Stadt Oberhausen zur Kenntnis.

Die derzeit geltende Vergabeordnung der Stadt Oberhausen trat im Mai 2019 in Kraft und wurde seitdem nicht mehr geändert. Sie entstand unmittelbar nach Gründung der Stabsstelle 2-0-10 (Zentrale Vergabestelle – SZV) und berücksichtigte naturgemäß noch nicht die praktischen Abläufe in der Zentralen Vergabestelle, die sich damals noch im Aufbau befand. Aufgrund der in den vergangenen Jahren gewonnenen praktischen Erkenntnisse wurde es erforderlich, die Vergabeordnung hinsichtlich der zwischen den beschaffenden Fachämtern, der Zentralen Vergabestelle und der Rechnungsprüfung eingespielten Verfahrensabläufe zu konkretisieren. Es zeigte sich vor allem, dass die aktuelle Vergabeordnung Optimierungspotential hinsichtlich der Sensibilisierung und Instruktion der Fachämter in vergaberechtlichen Angelegenheiten beinhaltete.

Diesen Veränderungen Rechnung tragend, erarbeitete die SZV in guter und enger Zusammenarbeit mit der Rechnungsprüfung und der SBO eine Neufassung einer Geschäftsanweisung für städtische Vergaben, die den zu beteiligenden Fachdienststellen mit der Bitte um Stellungnahme übersandt wurde. Anregungen und Einwände wurden implementiert, sofern sie zweckmäßig waren. Aus den vielen Diskussionen ist schließlich eine Neufassung entstanden, deren Vorzüge gegenüber der geltenden Fassung beispielhaft wie folgt zusammengefasst werden können:

• Die Neufassung ist an das geltende Recht angepasst und berücksichtigt die aktuelle Rechtsprechung. Durch die weitgehende Vermeidung von Normzitaten und Nennung höherrangiger Schwellenwerte ist sie auch nach zukünftigen Vergaberechtsänderungen relativ einfach anzupassen.

• Die Vergabeordnung sowie die Leitlinien Vergabe der Stadt Oberhausen wurden in einem einzigen Regelwerk kodifiziert. Auf nunmehr 28 Seiten wird den Fachdienststellen nicht nur eine auf das Erforderliche reduzierte Anweisung gegeben, sondern auch eine praktisch verwendbare und hilfreiche Handreichung. Vervollständigt wird dies mit einer leicht verständlichen Übersicht über Zuständigkeiten und Wertgrenzen in städtischen Vergabeverfahren am Ende der Vergabeordnung, die auch Kolleginnen und Kollegen, die sich nicht wöchentlich mit Ausschreibungen beschäftigen, schnell Klarheit verschafft.

• Es ist davon auszugehen, dass die anwendungsorientierte Neufassung der Vergabeordnung das Gespür und das Verständnis für vergaberechtliche Erfordernisse in den Fachdienststellen schärfen wird und derzeit auftretende Unklarheiten und Missverständnisse in den beteiligten Fachämtern reduziert werden. Dies fördert wiederum eine effiziente und ökonomische Beschaffung bei kürzerer Verfahrensdauer.

• Die Neufassung der Vergabeordnung trägt zudem zur Rechtssicherheit städtischer Beschaffungen bei. Damit werden zum einen gerichtliche Nachprüfungsverfahren vermieden, die den Beschaffungsvorgang erheblich verzögern und städtische Projekte stoppen können; zum anderen werden Rückforderungsansprüche von Zuwendungsgebern vermieden, die erst Jahre nach Projektdurchführung im Zuge einer Prüfung der Mittelverwendung geltend gemacht werden und den städtischen Haushalt belasten könnten, ohne dass hierfür Rücklagen gebildet worden wären.

• Die gegenwärtig schwierige Abgrenzung der Zuständigkeiten der städtischen Zentralen Vergabestelle und der SBO-Vergabestelle wurden in der Anlage 2 zur Vergabeordnung anschaulich zwecks leichterer Abgrenzung in einem Zuständigkeitskatalog zusammengefasst.

• Zur Vereinfachung wertmäßig kleinerer Beschaffungen wurden Erleichterungen des Landes NRW (Runderlass Kommunale Vergabegrundsätze) hervorgehoben, damit die Fachdienststellen das Verfahren im Rahmen des geltenden Rechts einfacher und schneller durchführen können.

• Die Möglichkeit des Internetkaufs wurde nunmehr im Sinne der Fachdienststellen unkompliziert geregelt.

Im Zuge der Neufassung der Vergabeordnung wurde auch das Beschaffungsantragsformular auf den neuesten Stand gebracht und anwendungsfreundlich aufbereitet. Sollten diese Vergabevermerke zukünftig geändert werden, wird dies stets in Abstimmung mit der Rechnungsprüfung geschehen, ohne dass die dann geltende Neufassung der Vergabeordnung geändert werden müsste.

Nach Erlass der Neufassung der Vergabeordnung wird die praktische Umsetzung selbstverständlich durch interne Fortbildungen für die interessierten Kolleginnen und Kollegen aus den Fachämtern flankiert. Die Stabsstelle Zentrale Vergabe wird hierzu ein Schulungskonzept erarbeiten.

Eine Gegenüberstellung der geltenden Fassung der Vergabeordnung mit dem Entwurf der Neufassung im Rahmen einer Synopse wäre äußerst unübersichtlich ausgefallen. Sämtliche Regelungsgehalte der noch geltenden Vergabeordnung nebst Leitlinien wurden jedoch auch in der Neufassung berücksichtigt. Die noch geltenden Fassungen stehen im städtischen Intranet zum Download zur Verfügung:

https://www.oberhausen.de/de/index/intranet/organisatorisches-recht-regelungen/vergabe/vergabeordung_der_stadt_oberhausen.php

Der Entwurf der Neufassung der Vergabeordnung ist mit den Bereichen 4-1, 4-6, 0-2 sowie den Personalräten und Gleichstellungsstellen der Stadt und der SBO abgestimmt. Bei Versand dieser Beschlussvorlage fehlte noch das Votum des Gesamtpersonalrats. Dieser wird sich mit der Vergabeordnung formell am 19.12.2023 befassen. Änderungen sind nach bereits erfolgter informeller Abstimmung nicht zu erwarten.