Beschlussvorlage - B/16/3691-01

Beschlussvorschlag

1. Der Rat der Stadt stimmt zu, dass die Bewirtschaftung der sog. Schulbudgets ab dem 01.01.2019 über städtische Schulgirokonten von der Stadt Oberhausen – anstelle der bisherigen OGM-Schulgirokonten – auf der Grundlage des beigefügten Entscheidungsberichtes der Arbeitsgruppe 3 – Schulkonten und den schulfachlichen ergänzenden bzw. mit Blick auf die Verwendung nur eines Sachkontos modifizierenden Ausführungen des Bereiches 3-3/Schule abzuwickeln ist.

Vor diesem Hintergrund wird die Verwaltung beauftragt, alle dafür notwendigen Schritte einzuleiten wie z. B. die Änderung der in Frage kommenden Dienstvorschriften, die Einrichtung der notwendigen städtischen Schulgirokonten (und ggf. Handvorschusskassen) sowie insbesondere die Information der Schulen über die zukünftigen Verfahrensabläufe.

Die OGM führt die seinerzeit bereitgestellte Liquidität nach einer noch zu regelnden Organisation einer Endabrechnung zur Stadt zurück.

2. Der Rat der Stadt beauftragt die Verwaltung, für den Stellenplan 2019 die konkrete Stellenbemessung für die Wahrnehmung der oben beschriebenen Aufgabe durchzuführen.
3. Der Rat der Stadt beauftragt die Verwaltung, den Ablauf in den Schulen nach einem  Jahr einem Evaluierungsprozess zu unterziehen
4. Der Rat der Stadt beauftragt die Verwaltung, die notwendigen Verfahren mit den Beteiligungsgremien einzuleiten.

Bezug

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Konsequenzen

a) Finanzielle

    keine  [ ]

    ja   [X]

b) Sonstige

Begründung

Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG AG (KPMG) hat am 13.02.2017 den Abschlussbericht zu dem Untersuchungsauftrag zur Neuordnung der Organisation und Struktur der OGM Oberhausener Gebäudemanagement GmbH (OGM) vorgelegt. Der Abschlussbericht enthält Empfehlungen, die einerseits unabhängig von einer Neustrukturierung der OGM sind und andererseits auf eine Neustrukturierung von Aufgaben der OGM gerichtet sind. Die Stadt hat ein Projekt aufgelegt, um die Umsetzung der Empfehlungen zu prüfen und auf dieser Grundlage Konzeptionen zur Umsetzung vorzubereiten. Die Projektorganisation besteht aus 7 Arbeitsgruppen, einer Projektgruppe, die den gesamten Prozess steuert und einem Interfraktionellen Lenkungskreis als Informationsgremium für den Gesamtprozess sowie zur Beratung und Steuerung aus Sicht der Prozessbeteiligten aus Politik, Verwaltung und OGM. Ergänzend ist ein Runder Tisch zur Vorberatung insbesondere mitbestimmungspflichtiger Angelegenheiten eingerichtet worden.

Die praktische Arbeit der Arbeitsgruppen hat in der zweiten Jahreshälfte 2017 begonnen.

Die Arbeitsgruppe 3 - Schulkonten hat sich auf der Grundlage des KPMG Gutachtens mit dem Prüfauftrag „Verschlankung des Prozesses ‚Schulgirokonten‘ unter Berücksichtigung der Detailaufgaben:

-          Entwicklung eines Verfahrens zur Abwicklung der Schulbudgets im alleinigen Verantwortungsbereich der Stadt,

-          Prüfung, ob Budgetierung der Finanzmittel für Schulen zulässig und durchführbar ist,

-          Ermittlung der finanzwirtschaftlichen Rahmenbedingungen,

-          Erarbeitung eines konkreten Umsetzungsvorschlages“

befasst, ein Arbeitsergebnis verabschiedet und der Projektgruppe einen Abschlussbericht vorgelegt, der zum Zeitpunkt der Berichterstellung in der Arbeitsgruppe nur wegen des derzeit noch fehlenden schulfachlichen Teils die Bezeichnung „Zwischenbericht“ trug und nunmehr nach Ergänzung des schulfachlichen Teils inhaltsgleich als „Entscheidungsbericht“ bezeichnet wird.

Die Arbeitsgruppe hat den ursprünglichen Prüfauftrag abgeschlossen und in eine Berichtsform gebracht (Anlage 1, Projekt Neuordnung OGM GmbH, AG 3 – Schulkonten, Entscheidungsbericht). Darin sind die Voraussetzungen definiert, um ab dem 01.01.2019 die Bewirtschaftung der Schulbudgets im alleinigen Verantwortungsbereich der Stadt durchführen zu können. Um die Rahmenbedingungen fachlich umzusetzen, ist der Prüfauftrag im März 2018 um die Entwicklung eines inhaltlichen Konzeptes (schulfachlicher Teil) durch den Bereich 3-3/Schule erweitert worden, welches die Prozesse des Zusammenwirkens von Schule und Schulverwaltung optimieren und Transparenz und Controlling sicherstellen soll. Dieses Soll-Konzept ist fertiggestellt und ist dem Bericht der Arbeitsgruppe hinzugefügt (Anlage 2, Schulfachliche Ergänzung zum Entscheidungsbericht der AG 3 – Schulkonten).

Als Fazit des im schulfachlichen Teil dokumentierten Abstimmungsprozesses mit den Schulformsprechern/innen resp. den Schulen kann festgehalten werden, dass die Schulen aus Sicht des Schulträgers einer Bewirtschaftung der Schulbudgets über städtische Schulgirokonten aufgeschlossen bis positiv gegenüber stehen.

Der Entscheidungsvorschlag des Abschlussberichtes der Arbeitsgruppe enthält den Hinweis, dass der Betriebsrat der OGM GmbH den Vorschlag zur Bewirtschaftung der sog. Schulbudgets ab dem 01.01.2019 über städtische Schulgirokonten nicht mittragen kann, da aus seiner Sicht die personellen, finanziellen und organisatorischen Auswirkungen nicht zufriedenstellend beschrieben sind.

Der Personalrat der Stadt Oberhausen hat den Vorschlag der Arbeitsgruppe zur Rückführung der Schulbudgets ebenfalls problematisiert, da nach seiner Einschätzung die Frage der Kompensation der Mehrkosten für den zusätzlichen Aufwand bei der Stadt keiner einvernehmlichen Lösung zugeführt wurde.

Der Interfraktionelle Lenkungskreis hat in seiner Sitzung am 13.03.2018 über die Ergebnisse der AG 3  beraten und vorbehaltlich der schulfachlichen Ergänzungen zugestimmt. Die Projektgruppe hat den Abschlussbericht und auch die schulfachlichen Ergänzungen in ihrer letzten Sitzung im Mai 2018 zustimmend zur Kenntnis genommen.

Die inhaltlichen Ausführungen des Bereiches 3-3/Schule korrespondieren nahezu vollumfänglich mit den finanzwirtschaftlichen Vorschlägen im Abschlussbericht der Arbeitsgruppe. Lediglich eine Abweichung wird vom der Bereich 3-3/Schule empfohlen:

Der Abschlussbericht der AG 3  sieht eine zukünftige Kontierung der Schulbudgets im städtischen Haushalt auf zwei verschiedenen Sachkonten vor – inhaltlich unterteilt nach Lernmitteln gem. § 96 SchulG (527100) und sonstigen Lernmitteln, pädagogischer Bedarf (527192). Davon abweichend ist aus dem Dialog mit den Schulformsprechern/Schulformsprecherinnen der Vorschlag entwickelt worden, ab dem Zeitpunkt der  Bewirtschaftung der Schulbudgets über städtische Schulgirokonten ausschließlich ein Sachkonto zu bebuchen (527193 – Aufwendungen für Schulkonten). Dadurch können Bedenken der Schulen, dass keine gegenseitige Deckungsfähigkeit der Sachkonten gegeben ist, ausgeräumt werden. Darüber hinaus wird diese geänderte Struktur den Buchungsaufwand sowohl in der Schule als auch im Bereich Finanzen deutlich reduzieren und zur Verschlankung des Prozesses beitragen.

Die schematische Darstellung des bevorzugten Verfahrens ist aus der Anlage 2 ‚Schulfachliche Ergänzung zum Abschlussbericht der AG 3 – Schulkonten‘ ersichtlich.

Ergänzend ist darauf hinzuweisen, dass für die zukünftige Aufgabenwahrnehmung bei der Stadt die Zurverfügungstellung und Einarbeitung entsprechenden Personals, die Änderung der in Frage kommenden Dienstvorschriften, die Einrichtung der notwendigen städtischen Schulgirokonten (und ggf. Handvorschusskassen) sowie die Information der Schulen, insbesondere die Einhaltung vergaberechtlicher Bestimmungen betreffend, erforderlich ist.

Die bisherige Abwicklung der in Rede stehenden Schulbudgets wird heute von Mitarbeiter/innen der OGM vorgenommen. Die geplante Bewirtschaftung der sog. Schulbudgets ab dem 01.01.2019  von der Stadt Oberhausen löst in der Schulverwaltung und in der Finanzbuchhaltung einen Stellenmehrbedarf aus (siehe Entscheidungsbericht der Arbeitsgruppe, Anlage 1). Es ist beabsichtigt, den Beschäftigten der OGM, die heute die in Rede stehenden Aufgaben wahrnehmen, die Möglichkeit anzubieten, zur Stadtverwaltung Oberhausen zu wechseln. Die finanzielle Kompensation für den Mehrbedarf an Personalstellen bei der Stadtverwaltung wird im Rahmen des Gesamtprozesses zur Neuorganisation der Aufgaben der OGM geleistet. Da dies voraussichtlich erst im Jahr 2020 erfolgt, wird für das Jahr 2019 die Kompensation im Rahmen der Haushaltsberatungen zum Haushalt 2019 erwirtschaftet und dem Rat der Stadt separat dargestellt.