Berichtsvorlage - M/16/1866-01

Sachdarstellung

Rechtsgrundlage

Mit der Einführung des § 3b im Rahmen der Revision des Kinderbildungsgesetzes – KiBiz NRW zum 1.8.2014 wurden die Anzeigen der Eltern zur Inanspruchnahme eines Betreuungsplatzes (Rechtsanspruch) gegenüber den Jugendämtern wie folgt geregelt:

„Die Inanspruchnahme eines Betreuungsplatzes setzt grundsätzlich voraus, dass Eltern dem Jugendamt spätestens sechs Monate vor Inanspruchnahme den für ihr Kind gewünschten Betreuungsbedarf, den gewünschten Betreuungsumfang und die Betreuungsart schriftlich angezeigt haben. Die Anzeige kann auch über elektronische Systeme, über die Tageseinrichtungen oder über die örtlichen Fachvermittlungsstellen für Kindertagespflege erfolgen.“

„Die Jugendämter müssen den Eltern den Eingang der Bedarfsanzeige spätestens nach einem Monat bestätigen und sie gleichzeitig über die örtlichen Kostenbeiträge nach § 90 SGB VIII informieren. Wenn nicht bereits ein Betreuungsvertrag abgeschlossen wurde, erhalten in den Fällen des Absatzes 1 die Eltern vom Jugendamt in der Regel bis acht Wochen, spätestens aber sechs Wochen vor dem Zeitpunkt, für den der Bedarf angemeldet wurde, eine Benachrichtigung über die Zuweisung des Betreuungsplatzes.“

Auftrag / Beschlusslage

In seiner Sitzung vom 09.03.2015 verabschiedete der Jugendhilfeausschuss einstimmig:

"Die Verwaltung wird zur Verbesserung des Anmeldeverfahrens ab dem Kindergartenjahr 2016/2017 gebeten zu prüfen, welche Software-Angebote es am Markt gibt, welche Kosten entstehen und wie sichergestellt werden kann, dass sich alle Träger in Oberhausen an diesem Verfahren beteiligen."

Nach intensiver Prüfung wurde dem Jugendhilfeausschuss am 21.10.2015 zur Vorberatung und dem Rat der Stadt Oberhausen am 16.11.2015 zur Beschlussfassung die Anschaffung der Software „Little Bird“ vorgeschlagen.

Beschluss des Rates vom 16.11.2016:

„Der Rat der Stadt Oberhausen beschließt, als onlinegestütztes Bedarfsanzeigeverfahren in Kindertageseinrichtungen und Kindertagespflege die Software „Little Bird“ zu nutzen, und beauftragt die Verwaltung, die Beschaffung, Einführung und Produktivsetzung der Software „Little Bird“ vorzunehmen.“

Umsetzung

Im Auftrag der Stadt Oberhausen schloss die OGM GmbH mit dem KDN-Dachverband Kommunaler IT-Dienstleister am 23.02.16 einen Vertrag zur Nutzung der Little Bird Software.

Die zur Einführung des onlinegestützten Bedarfsanzeigeverfahrens „Little Bird“ erforderlichen Arbeitsschritte wurden zwischen den Bereichen 3-1/ Kinder, Jugend, Bildung, 1-0-60/ Strategisches IT-Management, 4-6-10/ Recht und der OGM GmbH abgestimmt.

Darüber erfolgte wurde ein intensiver Abstimmungsprozess zur Anpassung des neuen Verfahrens an Oberhausener Gegebenheiten mit den freien Trägern von Kindertageseinrichtungen, Leitungen von Kindertageseinrichtungen, Fachberatungen der Kindertagespflege, Kindertagespflegepersonen durchgeführt. Ebenso wurde die Arbeitsgemeinschaft nach § 78 Jugendhilfeplanung und die Arbeitsgruppe nach § 78 Kindertageseinrichtungen/Kindertagespflege sowie der Jugendamtselternbeirat in die Abstimmung einbezogen.

Alle im Projekt gemeinsam getroffenen Entscheidungen zur Systemkonfiguration wurden in einem Sollkonzept abschließend dokumentiert. (Anlage1)

Entwicklungsprozess bis 01.09.2016

14.01.2016  Arbeitsgruppe nach § 78 Kindertageseinrichtungen/  Kindertagespflege

(Bereich 3-1)

• Sachstand des Little Bird Projekts

25.01.2016   Auftaktveranstaltung

(Bereich 3-1, Bereich 1-0-60, OGM, freie Träger, Little Bird, regio-iT, Personalrat der Stadt Oberhausen, KTE-Leitungen, KTP-Fachberatung)

• Vorstellung Little Bird Projektvorgehen
• Abstimmung Vorstellung/Wünsche des Kunden (z. B. Zeitplan)
• Erarbeitung eines vorläufigen organisatorischen Leitfadens (Projekttermine, notwendige Teilnehmer)
• Erörterung Termine / mögliche/gewünschte Liveschaltung

27.01.2016   Jugendamtselternbeirat (JAEB)

(Bereich 3-1, Jugendamtselternbeirat)

• Vorstellung des Little Bird Projekts
• Abstimmung Vorstellung/Wünsche des JAEB

10.02.2016  Arbeitsgruppe nach § 78 Kindertageseinrichtungen/  Kindertagespflege

(Bereich 3-1)

• Sachstand des Little Bird Projekts

24.02.2016   Basisschulung für Testzugang

(Bereich 3-1, freie Träger, Little Bird, KTE-Leitungen, KTP-Fachberatungen)

• Basisschulung Projektgruppe
• Testphase: 2 Wochen
•  

08.03.2016   Workshop zum Ende der Testphase

(Bereich 3-1, freie Träger, Little Bird, KTE-Leitungen, KTP- Fachberatungen)

• Abgleich zwischen „IST-Zustand“ in Oberhausen und Anforderungen an das System „Little Bird“
• Klärung allg. Rollen und Berechtigungskonzept
• Erfassung zusätzlicher Anforderungen
• Abstimmung zu evtl. Schnittstellenanforderungen freier Träger

05.04.2016   Projekttermin 1

(Bereich 3-1, freie Träger, Little Bird, KTE-Leitungen, KTP- Fachberatungen)

• Inhaltliche Klärung aller Grundeinstellungen im System und deren Auswirkungen (mit Praxisbeispielen)
• Festlegung erster Grundeinstellungen (für Entwurf Sollkonzept)

• Festlegung Bestandsdatenerfassung (Verträge, Anmeldungen)

06.04.2016  Arbeitsgruppe nach § 78 Kindertageseinrichtungen/  Kindertagespflege

(Bereich 3-1)

• Sachstand des Little Bird Projekts

28.04.2016   Jugendamtselternbeirat (JAEB)

(Bereich 3-1)

• Sachstand des Little Bird Projekts
• Vorstellung der geplanten Grundeinstellungen im System und deren Auswirkungen (mit Praxisbeispielen)
• Aufnahme von Anregungen des JAEB

03.05.2016   Projekttermin 2

(Bereich 3-1, freie Träger, Little Bird, KTE-Leitungen, KTP- Fachberatungen)

• Endgültige Festlegung Grundeinstellungen
• Inhalte des Sollkonzepts festlegen (detailliert)
• Absprache der individuellen Inhalte und Organisation der Schulungen
• Abklärung Support während / nach der Projektphase
• Klärung Verantwortlichkeiten im Projektteam nach Liveschaltung des Systems (z. B. Pflege Straßenverzeichnis)
• Anbindung Elternportal, verantwortliche Inhalte / Pflege der Einrichtungsprofile
• Abklärung Live Schaltung (Termingestaltung)

06.06.2016   System-Einrichtung und Schulung der Verwaltungsebene

(Bereich 3-1)

• Umsetzung Sollkonzept im System (Grundeinstellungen)

• Coaching Nutzerrolle Administrator, Verwaltungsmitarbeiter

09.06.2016   Arbeitsgemeinschaft nach § 78 Jugendhilfeplanung

(Bereich 3-1)

• Sachstand des Little Bird Projekts

14.06.16   Abstimmung für das Elternprotal

(Bereich 3-1, freie Träger, KTE-Leitungen, KTP-Fachberatungen)

• Verbindlich: angebotene Altersstruktur, Adresse, Träger, Telefonnummer, Ansprechpartner, Bild oder Logo, Öffnungszeiten, pädagogischer Schwerpunkt
• Registerseite: Karte, Galerie und Kurzportrait
• Optional: E-Mail-Adresse, Homepage, Konfession, Schließtage, Besonderheiten

27.06. – 07.07.2016  1. Schulung NutzerInnen

(Bereich 3-1, freie Träger, Little Bird, KTE-Leitungen, KTP-Fachberatungen)

• System
• Bestandsdaten Verträge (Aufbereitung Daten )

07.07.2016   Datenimport der Bestandsverträge

(Bereich 3-1, Bereich 4-5-10 Statistik)

• Datenimport aus dem Elternbeitragssystem zum Stichtag 30.06.16

29.08. – 08.09.2016  2. Schulung NutzerInnen

(Bereich 3-1, freie Träger, Little Bird, KTE-Leitungen, KTP-Fachberatungen)

• Portalinhalte
• Anmelde und Vergabeprozess (Aufbereitung Daten Bestandsanmeldungen, ggf. Vorbereitung Portal Profile (Bilder, Texte, einheitliche Mindestanforderungen)

bis 31.08.16   Portalvorbereitungen

(Bereich 3-1, freie Träger, KTE-Leitungen, KTP-Fachberatung)

• Vorbereitung aller Portalprofile, Prüfung der sichtbaren Datenstände im Elternportal

01.09.2016   Live-Schaltung des Elternportals

Mit der Live-Schaltung des Elternportals am 01.09.2016 sind folgende Angebote verbunden:

• Transparenz über Betreuungsangebote für Eltern nachvollziehbar und vergleichbar dargestellt
• Benutzerlogin für Eltern mit der Möglichkeit von der Registrierung bis zur Platzvergabe für Kindertageseinrichtungen und Kindertagespflege Daten zu verändern und Voranmeldungen vorzunehmen
• Kartenmodul Google Maps mit geographischer Anzeige der Einrichtungen und der Kindertagespflege
• Bedarfsanzeigeverfahren für Eltern

An dem onlinegestütztes Bedarfsanzeigeverfahren „Little Bird“ beteiligten sich alle Oberhausener Kindertageseinrichtungen, so wie 110 der 125 Kindertagespflegestellen.

Eine Kooperationsvereinbarung hierzu wird derzeit mit den freien Trägern abgestimmt.

Weiterer Entwicklungsprozess bis zur Platzvergabe für das Kindergartenjahr 17/18

bis 31.12.2016 Bereitstellung der Import- und Exportschnittstellen

(Bereich 3-1, Bereich 1-0-60, OGM, KDN-Dachverband Kommunaler IT-Dienstleister, regio-iT, Little Bird, Freie Träger, Software Anbieter der Programme KitaPlus, KitThek, Kita Pro)

• Abstimmung zwischen dem Programm Little Bird und den von den freien Träger genutzten Programmen KiBiz.web, KitaPlus, KitThek und Kita Pro
• Entwicklung und Bereitstellung der Schnittstellen

bis 06.03.2017  Datenimport der Bestandsverträge

(KTE-Leitungen, KTP-Fachberatung)

• Überprüfung der Daten, die durch die Stadt Oberhausen ins Little Bird System importiert wurden(Stichtag 30.06.16) auf Vollständigkeit u. Richtigkeit
• manuelle Vervollständigung

    Übertragen der bestehenden Voranmeldungen (Wartelisten)

(KTE-Leitungen, KTP-Fachberatung)

Bereits gemeldete Bedarfe der Eltern behalten ihre Gültigkeit. Zur Übertragung der Voranmeldungen wurde mit den freien Trägern ein Verfahren abgestimmt:

• Anschreiben der Eltern von der Warteliste ob der Bedarf noch besteht bzw. Einholung der Einverständniserklärung zur Datenverarbeitung
• Abgleich der Voranmeldungen der KTE-Listen (Warteliste) mit eingegangenen Voranmeldungen über „Little Bird“
• Abgleich der Voranmeldungen der KTE-Listen (Warteliste) mit dem Elternbeitragssystem durch den Bereich 3-1
• Abschließend restliche manuelle Erfassung

    Dokumentenvorlagen

• Erstellen, bearbeiten und hinterlegen der trägerspezifischen Dokumentenvorlagen (Betreuungsverträge etc.)

Weitere Aspekte, die mit dem neuen Verfahren zur Platzvergabe für das Kindergartenjahr 17/18 erfüllt werden:

• rechtssichere Dokumentation des Vergabeprozesses (Rechtsanspruch)
• trägerübergreifende Bereinigung der Vormerkliste (Mehrfachanmeldungen)
• Durchführung von statistischen Auswertungen z.B. für die Jugendhilfeplanung

Zukünftiges Verfahren

Über das Internet - Homepage der Stadt Oberhausen oder die Internetadresse www.little-bird.de/oberhausen - erreichen Eltern das „Little-Bird-Elternportal. Dort können sie sich einen Überblick über Betreuungsangebote in ihrer Nähe verschaffen und für ihr Kind in bis zu fünf Einrichtungen Voranmeldung tätigen. Eine Voranmeldung kann bis zu 24 Monate vor dem gewünschten Betreuungsbeginn abgegeben werden.

Alternativ ist natürlich auch weiterhin eine Voranmeldung direkt in den Einrichtungen bzw. bei den Fachberatungen der Kindertagespflege möglich. Dort wird dann die Voranmeldung entgegengenommen und ins „LittleBird-Portal“ eingepflegt und gelangt so in dessen Vormerkliste.

Vor einem Betreuungsangebot bzw. einer Platzzusage steht immer das persönliche Gespräch zwischen den Eltern und den gewällten Einrichtungen bzw. den Kindertagespflegepersonen.

Platzangebote für Kinder aus der Vormerkliste werden durch die Einrichtungsleitung bzw. die Fachberatung Kindertagespflege nach Abstimmung mit der Kindertagespflegeperson ausgesprochen. Anschließend sind die Vormerkungen des Kindes, die in anderen Einrichtungen oder Kindertagepflegestellen abgegeben wurden nicht mehr auf der Vormerkliste verfügbar. Dadurch wird sichergestellt, dass die Eltern von den anderen Einrichtungen und Kindertagespflegstellen, für die sie parallel vorangemeldet haben, kein weiteres Platzangebot erhalten.

Die Platzvergabe erfolgt weiterhin dezentral durch die Einrichtungen, wodurch die gesetzlich geregelte Trägerautonomie beachtet wird.

Die Sorgeberechtigten haben über das Little Bird System die Möglichkeit ihren gewünschten Betreuungsbedarf, den gewünschten Betreuungsumfang und die Betreuungsart als Bedarfsanzeige nach dem Kinderbildungsgesetz NRW (KiBiz) § 3b vom 1.8.2014 anzuzeigen.

Die Stadt Oberhausen wird den Eltern den Eingang der Bedarfsanzeige spätestens nach einem Monat bestätigen und sie gleichzeitig über die örtlichen Kostenbeiträge gemäß der Satzung der Stadt Oberhausen informieren. Wenn nicht bereits ein Betreuungsvertrag abgeschlossen wurde, erhalten die Eltern von der Vermittlungsstelle für Kindertagesbetreuung des Bereichs Kinder, Jugend, Bildung, spätestens sechs Wochen vor gewünschtem Aufnahmedatum, eine Benachrichtigung über die Zuweisung des Betreuungsplatzes.

Begleitung der Nutzer und Öffentlichkeitsarbeit

Eltern werden in der Vermittlungsstelle Kindertagesbetreuung weiterhin persönlich beraten und erhalten dort zukünftig auch Unterstützung bei der Onlinevoranmeldung. Als eine weitere Unterstützung bei der Onlinevoranmeldung ist eine Hotline für Eltern und Betreuungsanbieter (KTE/KTP) eingerichtet.

Für alle Betreuungsanbieter (KTE / KTP) werden durch die Stadt kontinuierlich Little Bird Workshops angeboten. Hier können vorhandene Kenntnisse aufgefrischt oder vertieft werden und neue Mitarbeiter mit dem System vertraut gemacht werden.

Das „Elternportal Little Bird“ wird unter anderem auf der Internetseite der Stadt Oberhausen vorgestellt.

Auch durch den Einbezug weiterer Kooperationspartner wie etwa Kommunales Integrationszentrum, Jobcenter, Familienzentren, Fachstelle Frühe Hilfen, Fachstelle Kind im Mittelpunkt (KIM), Gesundheitsbereich, Familienbildungsstätten wird das neue Verfahren für Eltern ebenfalls transparent gemacht.