Beschlussvorlage - B/15/3186-01

Beschlussvorschlag

1.              Der Rat der Stadt stimmt dem Abschluss des als Entwurf vorliegenden Vertrags zu IT‑ und TK‑Leistungen mit der OGM GmbH zu.

2.              Der Rat der Stadt nimmt die Neuausrichtung der IT-Aufgaben bei der Stadt Oberhausen zur Kenntnis.

Bezug

Konsequenzen

a) Finanzielle

    keine                            [ ]

    ja                                          [X]              siehe Begründung

b) Sonstige

Begründung

Die Anpassung der Verträge zu den IT und TK Diensten war vor allem im Teil B (Leistungsverzeichnis/Leistungsbeschreibung) mit einem erheblichen Arbeits- und Abstimmungsaufwand zwischen allen Projektbeteiligten (OGM, Ernst & Young, Gemeindeprüfungsanstalt und Stadtverwaltung) verbunden. Neben den 29 Leistungsbeschreibungen wurden auch umfangreiche Detailspezifikationen zu den einzelnen Leistungsbeschreibungen erstellt. Darüber hinaus wurden Steckbriefe mit jeweils rund 60 Fragen zu 66 Fachverfahren und 78 Desktopverfahren erstellt, ausgefüllt und abgestimmt. Die Kategorisierung der Fachverfahren wurde anschließend anhand der ausgewerteten Steckbriefe vorgenommen und abgestimmt (Service Level Agreements). Aufgrund dieser sehr zeitaufwendigen Projektarbeit konnten die Vertragsteile zu den IT und TK Diensten dem Rat der Stadt erst zu der Sitzung im Dezember 2013 zur Entscheidung vorgelegt werden.

Mit der Zustimmung des Rates zu den IT und TK Verträgen werden die geänderten Vertragsbeziehungen zwischen der Stadt Oberhausen und der OGM GmbH zum 01.01.2014 wirksam. Der Vertrag über die IT und TK Dienste der Stadt Oberhausen hat insbesondere umfangreiche organisatorische Folgen für den Fachbereich 4-1-60/Informationstechnologie, der in seiner kompletten Aufgabenstruktur betroffen ist. Darüber hinaus hat der Vertrag auch Auswirkungen auf die Bereiche / Fachbereiche, bei denen dezentrale IT-Koordinatoren angesiedelt sind  (0-5/Medien, 3-2/Soziales, 4-5-10/Statistik, 5-2-30/Liegenschaftskataster und 9-7/Pressestelle, Virtuelles Rathaus). Die genannten Bereiche / Fachbereiche sind hinsichtlich der ermittelten operativen und strategischen IT-Tätigkeiten betroffen, alle sonstigen Aufgaben und Zuständigkeiten bleiben unverändert bestehen.

Der Vertragsteil C wurde im Gegensatz zu den übrigen Vertragsteilen nicht verändert und enthält weiterhin eine Pauschalvergütung für die OGM GmbH. Nach Abstimmung mit der Geschäftsführung der OGM GmbH werden im Jahr 2014 bei der OGM GmbH mit Unterstützung der Gemeindeprüfungsanstalt (GPA) und unter Beteiligung des strategischen IT-Managements die gesamten IT-Kosten des Vorjahres erfasst, daraus die Ermittlung von Einheitspreisen der Detailspezifikationen (vgl. Vertragsteil B) vollzogen und ein neues Abrechnungssystem erarbeitet. Die Einheitspreise der Detailspezifikationen und das neue Abrechnungssystem sollen dann ab dem 01.01.2015 für die gesamte Verwaltung gelten. Der Vertragsteil C wird mithin zum Ende des Jahres 2014 entsprechend angepasst und dem Rat dann erneut zur Entscheidung vorgelegt.

Ausgangssituation

Die IT-Aufgaben sind in der bisherigen Struktur dezentral organisiert.

Neben dem Fachbereich 4-1-60/Informationstechnologie nehmen auch die dezentralen IT-Koordinatoren administrative Aufgaben war, geben Schulungen und entwickeln in Abstimmung mit der OGM GmbH die jeweils eingesetzte Software eigenständig weiter.

Angesichts dieser bisher praktizierten dezentralen Ausrichtung betrachtet jeder Bereich / Fachbereich hinsichtlich strategischer IT-Entscheidungen nur den eigenen Verantwortungsbereich. Ein übergreifender Austausch, bzw. eine übergreifende Gesamtstrategie mit Blick auf die Entwicklung des Eigenbedarfs und des Gesamtbedarfes der Stadtverwaltung Oberhausen konnte sich nicht etablieren.

Methodische Vorgehensweise bei der Aufgabenanalyse

Aufgrund der geänderten Vertragsbeziehungen zwischen der Stadt Oberhausen und der OGM GmbH und deren Auswirkung auf die Aufgabenstruktur und Arbeitsabläufe mussten alle IT-bezogenen Aufgaben hinsichtlich ihrer zukünftigen Zuordnung einer Begutachtung unterzogen werden. Die neue Ausrichtung sieht vor, operative Aufgaben des IT-Managements auf die OGM GmbH zu übertragen und strategische Aufgaben in einer neu einzurichtenden Organisationseinheit weiterhin bei der Stadtverwaltung wahrzunehmen.

In einem ersten Schritt erfolgte durch den Bereich 4-1/Personal und Organisation eine Ist-Aufnahme aller IT-bezogenen Aufgaben der betroffenen Bereiche auf der Grundlage der jeweiligen Arbeitsplatzbeschreibungen bzw. der derzeitigen Tätigkeiten sowie die Ergebnisse der externen Organisationsuntersuchung durch die Firma Steria Mummert Consulting. Alle relevanten Aufgaben wurden hinsichtlich ihres Inhalts und ihres Zeitanteils tabellarisch erfasst. Während in den unterschiedlichen Bereichen der Stadtverwaltung die IT-bezogenen Aufgaben lediglich einen Teilaspekt im gesamten Aufgabenportfolio darstellen, wurden beim Fachbereich 4-1-60/ Informationstechnologie alle Aufgaben des Fachbereiches erfasst.

In einer nächsten Phase der Aufgabenanalyse fanden intensive Einzelgespräche mit den jeweiligen Bereichen statt. Dabei wurden die zusammengefassten Aufgaben diskutiert und offene Fragen zu einzelnen Aufgaben und Zeitanteilen geklärt, mit dem Ziel eine Klassifizierung der Aufgaben zu finden.

Vereinzelt konnte aufgrund der Besonderheit einzelner Fachaufgaben keine trennscharfe Aufteilung nach strategischer oder operativer Gattung erfolgen, so dass gelegentlich Aufgaben, die nach ihrer Art künftig dem Aufgabengebiet der OGM GmbH zuzuordnen wären, dennoch bei den jeweiligen Bereichen verbleiben mussten. An dieser Stelle mussten die jeweiligen Besonderheiten der Fachverwaltungen intensiv erläutert werden. Beispielhaft verbleiben fachlich strategische Aufgaben im Sachgebiet 5-2-30/ Liegenschaftskataster, da diese lediglich im Sinne des Aufgabengebietes durchgeführt werden. Dies spiegelt sich durch die Tätigkeit in unterschiedlichen Arbeitsgruppen und Anwendergemeinschaften wider, wo das fachliche Wissen des Aufgabengebietes im Vordergrund steht.

Nach Abschluss der Ist-Aufnahme, Klärung von Unstimmigkeiten und der Einarbeitung aller Hinweise und Ergänzungen wurden die Aufgaben nach strategischer und operativer Ausrichtung getrennt ausgewertet. Dabei wurde für jede betroffene Stelle der Anteil operativer und strategischer Aufgabenanteile erfasst und in einer Gesamtübersicht dargestellt.

Im Ergebnis beträgt der Stellenbedarf zur Wahrnehmung strategischer Aufgaben 5,99 Stellen. Der Umfang rein operativer Aufgaben umfasst ein Volumen von 4,91 Stellen.

Zukünftige Ausrichtung und Ziele des strategischen IT-Managements

Im Gegensatz zu der bisherigen Struktur soll nun eine ganzheitliche Betrachtung und nachhaltige Steuerung des gesamten städtischen IT-Bedarfes durch ein strategisches IT-Management erfolgen. Die neue Ausrichtung des IT-Managements verfolgt das Ziel, die künftige IT-Entwicklung der Stadtverwaltung so zu steuern, dass sowohl die Bedürfnisse der Stadtverwaltung, als auch ein intensiverer Informations- und Kommunikationsaustausch zwischen Bürgern bzw. Unternehmen und Stadtverwaltung berücksichtigt werden. Dabei übernimmt das IT-Management die Entwicklung von IT-Strategien im Rahmen einer vorausschauenden und ganzheitlichen Planung.

Alle operativen IT-Aufgaben der oben dargestellten Organisationseinheiten gehen in den Zuständigkeitsbereich der OGM GmbH über. Die OGM GmbH unterstützt und berät die Stadt Oberhausen bei der Vorbereitung von strategischen Entscheidungen und begleitet die Umsetzung der beschlossenen Maßnahmen unter Beachtung wirtschaftlicher Gesichtspunkte.

Struktur der Aufbauorganisation des strategischen IT-Managements

Der Stellenbedarf von 5,99 Stellen beinhaltet weder die Leitungsfunktion noch eine Stelle im schreibtechnischen Dienst, sodass sich das komplette Stellenvolumen des strategischen IT-Managements auf 7,5 Stellen in einer Anfangsversion belaufen wird.

Aufgrund der Tatsache, dass die Strukturen der Verwaltung möglichst nicht ausgeweitet werden sollen, der Stellenwert und der Einfluss des strategischen IT-Managements aber dennoch verdeutlicht werden soll, wird von Seiten des Bereiches 4-1/ Personal und Organisation die Einrichtung einer Stabsstelle empfohlen, welche innerhalb des Dezernates 0/ Verwaltungsführung dem Personaldezernenten zuzuordnen ist.

Weil ein intensiver Wissenstransfer zwischen der Stadt Oberhausen und der OGM GmbH erfolgen muss, ist davon auszugehen, dass sich die Dauer des Übergangsmanagements auf ca. ein Jahr belaufen wird.

Da diese neue Struktur Veränderungsprozesse mit sich bringen wird, ist in einem zweiten Schritt im Rahmen der Evaluation nach einem Jahr anhand der Entwicklung eine dauerhafte Zuordnung vorzunehmen.

Die Stabsstelle wird aus unterschiedlichen Aufgabenfeldern bestehen die sich wie folgt zusammensetzen:

IT-Strategie – diese umfasst unter anderem die Festlegung von Standards und Richtlinien, die Planung von IT-Beschaffung, Konzepterstellung der IT-Landschaften an Schulen sowie die Anpassung der IT-Struktur an zukünftige Entwicklungen,

e-Government -  hierzu zählt die Erarbeitung eines e-Governmentkonzeptes, Umsetzungskoordinierung sowie die Prüfung der Realisierbarkeit einzelner Maßnahmen,

Auftragsmanagement -  die Freigabe und Abrechnung sowie die Dokumentation von IT-Beschaffungen zählen zu diesem Aufgabengebiet,

Budgetierung/Controlling – hierunter versteht man die Einhaltung des Sockel- und Projektbudgets sowie die Überwachung der Kostenstruktur,

Projektmanagement/ IT-Koordination – Ziel dieser Aufgabe ist die Umsetzung neuer Projektideen durch Projektgruppen sowie die Beratung der einzelnen Bereiche/Fachbereiche.

Diese Aufzählung ist nicht abschließend.

Die Trennung der operativen und der strategischen Aufgaben sowie die Streichung der in diesem Aufgabengebiet vakanten Stellen wird voraussichtlich eine Stelleneinsparung von 4,5 Stellen für die Stadt Oberhausen zur Auswirkung haben.

Bezüglich der personellen Auswirkungen erfolgt im Rahmen der Beteiligungsrechte der Beteiligungsgremien eine separate Vorlage.

Die Beteiligungsverfahren nach dem LGG und dem LPVG sind eingeleitet und stehen unter dem Vorbehalt der Zustimmung der Beteiligungsgremien.

Kurzfassung

Zur Umsetzung der Ergebnisse des Berichts der GPA NRW und E&Y vom 21.05.2012 hat die Verwaltung mit der OGM eine umfassende Neustrukturierung des Vertrages zu IT- und TK-Leistungen verhandelt. Der neue Vertrag ist geeignet, die von der GPA NRW und E&Y aufgezeigten Haushaltssanierungspotentiale ab dem 01.01.2014 zu realisieren; dies entspricht auch der Einschätzung der Kommunalaufsicht. Der Rat der Stadt wird gebeten, dem Abschluss des neuen Vertragswerkes zuzustimmen.

Ebenfalls nimmt der Rat der Stadt zur Kenntnis, dass das strategische IT-Management als Stabsstelle dem Dezernat 0/ Verwaltungsführung beim Personaldezernenten angegliedert wird.