Beschlussvorschlag

Der Rat der Stadt beschließt die schnellstmögliche Übernahme der Bearbeitung der Beihilfeangelegenheiten der bei den Städten Duisburg, Essen und Oberhausen beschäftigten Mitarbeiter/innen einschließlich der Versorgungsempfänger/innen und Lehrer/innen im Wege der interkommunalen Zusammenarbeit durch die Beihilfestelle der Stadt Mülheim an der Ruhr und beauftragt die Verwaltung, die hierfür erforderlichen öffentlich-rechtlichen Vereinbarungen und die dazugehörigen Verwaltungsvereinbarungen abzuschließen und die wirtschaftlichen, organisatorischen und personalwirtschaftlichen Rahmenbedingungen zu gewährleisten.

Bezug

Ratsvorlage vom 22.03.2010 „Haushaltssicherungskonzept 2010 ff.“ (DS-Nr. B/15/0344-01)

Konsequenzen

a) Finanzielle

    keine                            [ ]

    ja                                          [X]              siehe Begründung

b) Sonstige

Begründung

Der Rat der Stadt hat in seiner Sitzung am 22.03.2010 zur Erzielung von Einsparpotenzialen die intensive Prüfung sinnvoller Kooperationen beschlossen. Vor diesem Hintergrund und zur Intensivierung der Interkommunalen Zusammenarbeit wurde von den Oberbürgermeistern / der Oberbürgermeisterin der Städte Duisburg, Oberhausen, Essen und Mülheim an der Ruhr eine Lenkungsgruppe eingesetzt.

Als Zielsetzung der Interkommunalen Zusammenarbeit hat die Lenkungsgruppe definiert, dass Interkommunale Zusammenarbeit zwischen diesen Partnern „die Kooperation von Stadtverwaltungen im Sinne von Dienstleistungspartnerschaften (meint). Dies kann bedeuten, dass eine Kommune die Erledigung einer Aufgabe für mindestens eine weitere Kommune übernimmt, bzw. durch Kooperation Synergieeffekte erzielt werden. Ziel der Dienstleistungspartnerschaft ist der optimale Einsatz von Fach- und Finanzressourcen bei Sicherung und Optimierung der Dienstleistungsqualität mit dem Effekt der Haushaltsverbesserung.“

Für die Zusammenarbeit bei der Bearbeitung von Beihilfeanträgen haben sich die vier o.g. Städte auf ein gemeinsames Vorgehen verständigt. So soll zukünftig die Bearbeitung der Anträge für alle vier Städte durch eine zentrale Beihilfestelle bei der Stadt Mülheim an der Ruhr erledigt werden.

Von der Lenkungsgruppe wurde die Zielsetzung dahingehend konkretisiert, dass für alle Städte eine Aufwands- und Kostenreduzierung von 15 % der Personal- und Sachkosten in der Beihilfebearbeitung und -gewährung erreicht werden soll.

Diese Definition beinhaltet nicht die Reduzierung der eigentlichen Erstattungsleistungen.

Personelle Auswirkungen

Ausgehend von den in den beteiligten Städten erhobenen Fallzahlen und den personellen Ausstattungen der Beihilfestellen im Jahr 2010 ist ein Modell einer gemeinsamen Beihilfestelle bei der Stadt Mülheim an der Ruhr entwickelt worden. Bei der Zusammenführung der Aufgaben und unter Realisierung von Prozessoptimierungen sowie durch eine Hierarchieabflachung und Reduzierung von Leitungsfunktionen geht das aufgestellte Modell von einer stellentechnischen Ausstattung von rd. 30 Vollzeitstellen aus.

Dieses Modell beinhaltet sachbearbeitende Stellen wie auch Leitungsfunktionen und Kapazitäten für Sonderaufgaben (z.B. Widerspruchssachbearbeitung).

Gegenüber den jetzigen Beihilfestellen bedeutet dies eine stellentechnische Reduzierung von 4,5 Stellen. Bedingt durch die inhaltlich und zeitlich unterschiedlichen Anforderungen in den Städten (Umfang des wechselnden Personals, vorhergehende Einarbeitung fachfremden Personals in den Städten, Datenmigration) ist auch ein sukzessives Erreichen dieser Einsparvorgabe durch einen nicht zeitgleichen Wechsel der Beihilfesachbearbeitung in den einzelnen Städten im Jahre 2012 möglich. Die Stadt Oberhausen beabsichtigt ihren Beitritt zum 01.03.2012.

IT Auswirkungen

Es wird von einem Volumen von ca. 16.000 Beihilfeberechtigten und ca. 400 Beihilfeanträgen / Tag ausgegangen.

Dazu ist eine weitgehend automatisierte Verarbeitung von Anträgen zwingend erforderlich. Eine zentrale IT- Infrastruktur wird in Mülheim an der Ruhr verortet, als gemeinsame Software kommt Beihilfe NRW zum Einsatz.

Mit Implementierung dieser Software wird sowohl die Berechnung der Beihilfe abgewickelt wie auch Zahlungsanweisungen für die jeweiligen Stadtkassen generiert.

Mittelfristig ist eine dezentrale Erfassung der Anträge im Wege eines Online- Verfahrens durch die Beihilfeberechtigten anzustreben.

Finanzielle Auswirkungen

Durch die Bildung einer gemeinsamen Beihilfestelle wird das angestrebte Finanzziel einer Kostenreduktion von 15 % der Personal- und Sachkosten auf der Basis des heutigen Aufgabenspektrums der Beihilfestellen erreicht. In Summe bedeutet dies nach derzeitigem Stand eine realisierbare Einsparung von ca. 250.000 € jährlich gegenüber dem bisherigen Aufwand und bezogen auf die vier Städte insgesamt. Diese Einsparung kann nicht im ersten Schritt vollständig erreicht werden, da notwendige Investitions-, Umstellungs- und Anlaufkosten, wie beispielsweise für eine Synchronisierung der IT, die Sicherung des Datentransfers etc., entgegenstehen.

Beteiligungsverfahren

Die entsprechenden Beteiligungsverfahren wurden parallel eingeleitet.