Beschlussvorlage - B/17/3517-01

Beschlussvorschlag

Der Rat der Stadt beschließt

1)        den Ansatz eines „integrierten Fördermanagements“ zu verfolgen,

2)        die Weiterentwicklung der Stabsstelle Fördermanagement zu einer Serviceeinheit,

3)        die Stärkung der Serviceeinheit durch Einrichtung einer zusätzlichen Planstelle,

4)        die befristete Einrichtung von zwei Planstellen zum Aufbau einer EFRE/ESF-Task-Force als Teil der Serviceeinheit.

5)        die Bereitstellung überplanmäßiger Aufwendungen in Höhe von 89.205,-EUR im Deckungsring Personal anteilig für das Jahr 2023.

Deckungsvorschlag

Verschlechterung des Ergebnisses der laufenden Verwaltungstätigkeit.

Spätestens ab dem Jahr 2024 soll dann durch die Neuaufstellung dieses integrierten Fördermanagements und die damit verbundene Einrichtung der Serviceeinheit, wodurch rechnerisch eine effizientere und höhere Akquise und Umsetzung von Fördermitteln erreicht werden kann, mindestens eine Kompensation der zusätzlichen Personalaufwendungen erfolgen.

Bezug

Ratsbeschluss „Evaluierung des zentralen Fördermanagements“ (A/17/1450-01, 30.11.2021)

Sachstandsbericht „Evaluation Fördermanagement“ (M/17/2203-01, 13.6.2022)

Konsequenzen

a) Finanzielle

    keine  [ ]

    ja   [X]

 Die jährlichen Gesamtkosten der drei Vollzeitstellen betragen gem. den KGST Richtwerten inklusive Sachkosten und Gemeinkosten:

 1,0 Stelle Leitung der Stabstelle (EG 13 TVöD): 114.700,- EUR

 Anteilige Personalkosten und Sachkosten für das Jahr 2023, vorausgesetzt einer Einstellung im IV. Quartal: 28.675,- EUR

 2,0 Stellen Sachbearbeitung/Projektmanagement (EG 12 TVöD): 242.120,- EUR

 Anteilige Personalkosten und Sachkosten für das Jahr 2023, vorausgesetzt einer Einstellung im IV. Quartal: 60.530,- EUR

b) Sonstige

    Auswirkungen auf das Klima

    ja    [ ] (siehe Anlage Klimacheck)

    nein   [X]

Begründung

Genese des „Fördermanagements“, Ergebnisse der Evaluierung

Auf Basis eines Konzepts einer verwaltungsinternen Arbeitsgruppe ist die Einrichtung einer Stelle „Fördermanagement“ 2013 beschlossen und im Bereich des Oberbürgermeisters im Jahr 2014 umgesetzt worden. Mitte 2018 wurden vier Jahre nach Aufbau des „Fördermanagements“ mit der Evaluation des Fördermanagements Bilanz gezogen und weitere Schritte zur Weiterentwicklung eingeleitet. Eine dafür initiierte dezernatsübergreifende Arbeitsgruppe erarbeitete Vorschläge zur Verbesserung des gesamtstädtischen Fördermanagements.

Die Analysen haben gezeigt, dass sich die Anforderungen ans Fördermanagement verlagert haben – weniger Recherche von Programmen und dafür mehr Koordination sowie Unterstützung der Mitarbeitenden in den Bereichen. Das hat auf der einen Seite damit zu tun, dass die Bereiche eigene Kompetenzen aufgebaut haben und die Information zu Förderprogrammen durch Ministerien, Newsletter und Beratungseinrichtungen transparenter wurden. Auf der anderen Seite ist der Bedarf an Priorisierung (gestiegene Zahl an Förderaufrufen), Unterstützung (Kurzfristigkeit und aufwändige Bürokratie) sowie verwaltungsinterner Koordination (Controlling und Wissensmanagement) gestiegen.

Unter anderem sind aus diesem Prozess eine Stärken-Schwäche-Analyse sowie erste Maßnahmen für engere Vernetzung und besseres Wissensmanagement hervorgegangen, wie u.a. eine Förderdatenbank, Austauschformate und Projektdatenblätter zu Förderprogrammen, die der strukturierten Information zu Förderprogrammen dienen.

Gemeinsam mit PD – Berater der öffentlichen Hand sind seit Mai 2022 auf Basis von verwaltungsinternen Workshops sowie Experteninterviews mit anderen (Vergleichs)Kommunen Empfehlungen für die Weiterentwicklung des Fördermanagements der Stadt Oberhausen erarbeitet bzw. konkretisiert worden. Finanziell gefördert wurde das Projekt mit Geldern des Bundesfinanzministeriums im Rahmen des Deutschen Aufbau- und Resilienzplans (DARP).

Als zentrale Stärken bei der Fördermittelakquise sind identifiziert worden:

• die erfolgreiche Nutzung einer Vielzahl von Förderprogrammen in unterschiedlichen Einheiten der Verwaltung (siehe Anhang „Evaluation: Fördermittelakquise“),
• ein breites Fachwissen in Fachbereichen, etablierte Routinen und ein bereichsübergreifender Wissensaustausch,
• die (informelle) Kooperation zwischen Fachbereichen sowie
• die hohe Motivation der Akteure zur Verbesserung bestehender Strukturen.

Die herausgearbeiteten Schwächen konzentrieren sich auf drei Kernbereiche: Wissensmanagement, Antragstellung und (fristgerechte) Umsetzung.  Hier spielen externe Faktoren (bspw. Kurzfristigkeit von Programmen, Bürokratie, Vergabe) genauso eine Rolle wie interne Faktoren – bspw. die dezentrale Ressourcenausstattung oder Koordination bei Förderantragstellung und Umsetzung, Verantwortlichkeiten bei fachbereichsübergreifenden (Bau)Maßnahmen.

Mit Blick auf die Unterstützung der unterschiedlichen (Fach)Bereiche sind die folgenden Hemmnisse mit konkreten Optimierungspotentialen in Zusammenarbeit mit PD destilliert und für die weitere Bearbeitung identifiziert worden:

•    Gesamt-Koordination
  • Aufbau einer zentralen Serviceeinheit
  •   Klare Aufgabenverteilung zwischen Fachlichkeit und Serviceeinheit
•    Ableitung von Förderzielen entlang gesamtstädtischer Ziele
  • Definition einer Förderstrategie
  • Erarbeitung strategischer Förderziele – Vermittlung von Bottom-Up-Initiative und Verzahnung mit strategischen Entwicklungszielen
•    Etablierung von Wissensmanagementprozessen
  • Nutzen dezentraler Erfahrungen für gemeinsames Fördermanagement
  • Transparenz zu Förderprogrammen und Senkung von wahrgenommenen Hürden  Wissens- und Informationsdatenbank
  •   Aufbau Onboarding-Prozesse bei Stellenneubesetzung oder Neueinstellung
•    Gesamt-Datenbank Fördermanagement
  • Markterkundung für das Software-basierte Controlling zur Erleichterung der Koordination sowie für den Gesamt-Überblick

Empfehlungen zur Weiterentwicklung

Im Ergebnis wird vorgeschlagen, ein „integriertes Fördermanagement“ zu verfolgen, das die Vorteile der dezentralen Expertise in den unterschiedlichen (Fach)Bereichen nutzt und diese durch die Stärkung einer zentralen Serviceeinheit flankiert und ausbaut.

Auf Basis der Workshops und des Feedbacks empfiehlt PD, das Fördermanagement entlang dreier Handlungsfelder weiterzuentwickeln:

Abbildung 1: Vorschlag zu Handlungsfelder zur Weiterentwicklung des Fördermanagements

Auch im Vergleich mit anderen Kommunen ist herausgearbeitet worden, dass es keinen „Königsweg“ gibt oder Strukturen 1:1 übernommen werden können. Mit Blick auf die Handlungsfelder und Erfahrungen schlägt PD eine Serviceeinheit „Fördermanagement“ als Stabstelle im Dezernat 0/ Strategische Planung und Stadtentwicklung vor.

Die Serviceeinheit übernimmt für die Etablierung und Weiterentwicklung des „integrierten Fördermanagements“ vier Rollen:

a)        Gesamtmanager und Impulsgeber,

b)        Trainer,

c)        Brückenbauer,

d)        Sprachrohr und Vernetzer.

Abbildung 2: Vorgeschlagene Rollenbilder einer Serviceeinheit "Fördermanagement"

Insgesamt sind 70 Maßnahmen identifiziert worden, die in einem nächsten Schritt durch die Serviceeinheit entlang der Rollen und Ziele geprüft, konsolidiert und priorisiert werden müssen. Eine Förderstrategie wird dabei die konzeptionelle Grundlage sein.

Als zweiter wichtiger Pfeiler einer Koordinierungseinheit Fördermanagement soll eine Task-Force mit der klaren Aufgabenstellung, Förderprojekte aktiv zu unterstützen und zu realisieren, eingerichtet werden. Damit verbunden ist ein klarer inhaltlicher Fokus mit quantifizierbaren Zielvorgaben sowohl bei ausgewählten Programmen als auch Inhalten:

• Unterstützung und Realisierung von Projekten im Rahmen der EFRE/ESF-Förderperiode 2021-2027;

• aktive Unterstützung und Begleitung der Akquise von Personal- und Projekt-Fördermitteln für den Aufbau und die Etablierung des WiCa (Wissenschaftscampus NRW)

• aktive Unterstützung und Begleitung der Akquise von Fördermitteln für Projekte von gesamtstädtischer Bedeutung;

• die aktive Unterstützung bei der Suche nach Förderzugängen für Projekte, die ausreichend konkretisiert vorliegen und „nur noch“ eine Finanzierung brauchen;

• die Unterstützung beim Aufbau von Strukturen für die Umsetzung neuer Förderprogramme mit Potential (d.h. großem Finanzvolumen und strategischer Wirkung) im Bereich „Nachhaltigkeit, Klimaanpassung und -wandel“ als Vorlage für zukünftig weitere Themen-Schwerpunkte.

Organisation und Stellenbedarfe

Derzeitig ist eine Vollzeitstelle mit dem Aufgabenschwerpunkt „Fördermanagement“ innerhalb des Dezernates 0/ Strategische Planung u. Stadtentwicklung organisatorisch angebunden.

Vor dem Hintergrund der oben ausgeführten Ergebnisse der Evaluation sowie der Potentiale der EFRE/ESF-Förderperiode und des damit zusammenhängenden Unterstützungsbedarfs unterschiedlicher (Fach)Bereiche ergibt sich die Notwendigkeit der Einrichtung von drei zusätzlichen Planstellen:

-          1,0 Stelle (EG 13 TVöD tg. A 13 hD LBesG) für die Erweiterung mit der bestehenden Planstelle zu einer Serviceeinheit Fördermanagement; diese soll auch die Leitungsfunktion der Stabstelle abdecken.

Die neue Planstelle der Serviceeinheit wird unbefristet eingerichtet.

-          2,0 Stellen (EG 12 TVöD tg. A 12 LBesG) für die Sachbearbeitung bzw. das Projektmanagement zum Aufbau der Task-Force.

Diese beiden Planstellen sind analog zur Förderperiode EFRE/ESF für den Zeitraum bis Ende 2027 befristet einzurichten, vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels und der Personalgewinnung ist das erforderliche Personal unbefristet einzustellen. Die in den Jahren 2025 und 2027 geplanten Evaluationen dienen als Grundlage für die Überlegungen zum weiteren Vorgehen. Es ist davon auszugehen, dass die EFRE/ESF-Förderung in einer neuen Förderperiode ab 2028 fortgesetzt wird.

Für die Einrichtung der drei Vollzeitstellen sind nach KGST Richtwerten folgende jährlichen Gesamtkosten inklusive Sachkosten und Gemeinkosten zu berücksichtigen:

Die Stellenwerte der einzurichtenden Stellen verstehen sich vorbehaltlich weiterer Erkenntnisse und einer endgültigen Bewertung der Planstellen.

Die Serviceeinheit Fördermanagement wird mit der EFRE/ESF-Task-Force im Sinne der dezernatsübergreifenden Zusammenarbeit und Koordination als Stabsstelle im Dezernat 0/ Strategische Planung und Stadtentwicklung eingerichtet. Der Vorteil liegt hier klar auf der unterstützenden Instanz bei der Wahrnehmung der Aufgaben mit beratender, vorbereitender und überwachender Funktion.

Aufgaben der Serviceeinheit

•    Initiierung eines abgestimmten Prozesses zum Umgang mit Fördermitteln
• Strategische Berücksichtigung von Förderprogrammen in Kooperation mit den zuständigen Bereichen/Fachbereichen
• Aufbau einer Datenbank zur Kontrolle der Inanspruchnahme von Fördergeldern, zur Archivierung von Mittelbindungsfristen und zur Auswertung im Rahmen von Berichtsvorlagen / Mittelcontrolling
• Entwicklung und Etablierung einer Kommunikationsstruktur. Diese umfasst die Aufbereitung der Intranet- sowie Internetpräsentation, die Erstellung von Newslettern, Veröffentlichung von externen Newslettern zu aktuellen Fördermittelaufrufen, Initiierung von internen Vernetzungstreffen uvm.
• Unterstützung der Bereiche/Fachbereiche bei der rechtskonformen Umsetzung von Fördermaßnahmen durch Aufbau einer Wissensdatenbank mit allen relevanten Aspekten des Fördermanagements
• Initiierung von Weiterbildungsmaßnahmen im Rahmen des Fördermanagementprozesses
• Erarbeitung und Implementierung eines Risikomanagements als Steuerungsinstrument
• Unterstützung der Bereiche beim Onboarding-Prozess neuer Mitarbeitender im Bereich der Abwicklung von Förderprojekten
• Unterstützung der Bereiche/Fachbereiche im Rahmen von bereichsübergreifenden Projektsteuerungen
• Interkommunale Zusammenarbeit, Vernetzung mit Kommunen im Hinblick auf die Inanspruchnahme von Fördermöglichkeiten, Wissensaustausch mit anderen Kommunen
• Erstellung von Vorlagen für politische Gremien
• Vernetzung und zentrale Ansprechperson und Schnittstelle für Fördergeber zur Erleichterung des Zugangs zu relevanten Förderaufrufen

Aufgaben der Task-Force

• die Akquise von EFRE/ESF-Mitteln
• Aktive Forcierung der Inanspruchnahme von EFRE/ESF-Mitteln
• Unterstützung der Bereiche/Fachbereiche bei der Inanspruchnahme dieser Fördermittel
• Vernetzung mit Fördergebern
• Veröffentlichung von Newslettern und Fördersteckbriefen
• Zusammenarbeit mit der Serviceeinheit in allen Bereichen des Fördermittelmanagements
• Vernetzung und Initiierung sowie Etablierung eines regelmäßigen Austauschs mit den betroffenen Bereichen/Fachbereichen
• die aktive Unterstützung und Begleitung der Akquise von Personal- und Projekt-Fördermitteln für den Aufbau und die Etablierung des WiCa (Wissenschaftscampus NRW)
• die aktive Unterstützung bei der Suche nach Förderzugängen für Projekte, die ausreichend konkretisiert vorliegen
• Strategische Berücksichtigung von Förderprogrammen in Kooperation mit den zuständigen Bereichen/Fachbereichen
• Unterstützung beim Aufbau einer Datenbank zur Kontrolle der Inanspruchnahme von Fördergeldern, zur Archivierung von Mittelbindungsfristen und zur Auswertung im Rahmen von Berichtsvorlagen / Mittelcontrolling
• Unterstützung bei der Entwicklung und Etablierung einer Kommunikationsstruktur. Diese umfasst die Aufbereitung der Intranet- sowie Internetpräsentation, die Erstellung von Newslettern, Veröffentlichung von externen Newslettern zu aktuellen Fördermittelaufrufen, Initiierung von internen Vernetzungstreffen uvm.
• Initiierung von Weiterbildungsmaßnahmen im Rahmen des Fördermanagement­prozesses
• Unterstützung bei der Erarbeitung und Implementierung eines Risikomanagements als Steuerungsinstrument
• Mitarbeit bei der Interkommunale Zusammenarbeit, Vernetzung mit Kommunen im Hinblick auf die Inanspruchnahme von Fördermöglichkeiten, Wissensaustausch mit anderen Kommunen
• Erstellung von Vorlagen für politische Gremien
•    Vernetzung und zentrale Ansprechperson und Schnittstelle für Fördergeber zur
       Erleichterung des Zugangs zu relevanten Förderaufrufen

Kompensation der Planstellen

Das Gesamtvolumen der drei Vollzeitstellen (2x EG 12 TVöD und 1x EG 13 TVöD) betragen gem. den KGST Richtwerten inklusive Sachkosten und Gemeinkosten jährlich: 356.820,- EUR.

Die Kompensation der Planstellen wird rechnerisch erreicht durch eine effizientere und höhere Akquise und Umsetzung von Fördermitteln. Durch die Neuaufstellung eines integrierten Fördermanagements und der Einrichtung der Serviceeinheit wird das Ziel verfolgt, Projekte im Volumen von bis zu 60 Mio. Euro bis 2027 zu ermöglichen.