Beschlussvorlage - B/17/0154-01

Beschlussvorschlag

Der Haupt- und Finanzausschuss beschließt auf der Grundlage einer Delegierung gemäß § 60 Absatz 2 Satz 1 Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen anstelle des Rates der Stadt die Einrichtung von 7,5 Planstellen im Bereich 4-4/IT.

Deckungsvorschlag:

Die für das Jahr 2021 zusätzlich einzuplanenden Personalkosten für die 7,5 Vollzeitplanstellen im Bereich 4-4/IT werden voraussichtlich im Rahmen des „Administratoren-Programms“ anteilig gefördert. Der verbleibende Eigenanteil verschlechtert das Ergebnis aus laufender Verwaltungstätigkeit.

Mittel für die Neueinrichtung der o.g. Planstellen stehen im Deckungsring Personal (D00000001) vorbehaltlich der Beschlussfassung des Rates der Stadt zum Haushalt 2021 zur Verfügung.

Bezug

Drucksache A/16/5814-01

Konsequenzen

a) Finanzielle

    keine  [ ]

    ja   [X]

b) Sonstige

Sachdarstellung

In der Ratssitzung am 14. September 2020 hat der Rat der Stadt beschlossen, dass aus dem Sofortausstattungsprogramm Schülerinnen und Schüler sowie dem Sofortausstattungsprogramm Lehrkräfte insgesamt knapp 3,1 Mio. € für die Anschaffung von digitalen Endgeräten an den Schulen in Trägerschaft der Stadt Oberhausen bereitgestellt werden sollen. Mit Beschluss vom 22. Juni 2020 (Drucksache A/16/5814-01) wurde die Verwaltung darum gebeten u.a. die Art der Ausstattung, die Verteilung der Geräte an die Schulen und die Finanzierung der Folgekosten (z.B. Wartung, Betrieb und Support) auszuarbeiten. Durch beide Förderprogramme zusammen werden ca. 6.000 Endgeräte zum Einsatz in den Schulen in Trägerschaft der Stadt Oberhausen beschafft. Die Verteilung der Endgeräte auf die einzelnen Schulen wird in einer gesonderten Vorlage vorgestellt.

Auswahl Gerätetypen

Beide Förderprogramme fördern Endgeräte in Höhe von 500€ je Gerät inkl. Zubehör. In diesem Kostenrahmen wurden den Schulen zwei Gerätetypen vorgestellt. Neben den bereits in ersten Schulen eingesetzten iPads der Firma Apple wurden ebenfalls Convertible Laptops vorgestellt, welche neben der Nutzung als Laptop auch eine Verwendung als Tablet zulassen. Beide Gerätetypen wurden den Schulen im Rahmen einer Teststellung zugänglich gemacht. Auf Basis des positiven Feedbacks der Schulen wurde gemeinsam mit den Schulformsprecherinnen und -sprechern beschlossen beide Gerätetypen über das Förderprogramm zugänglich zu machen.

Durch den Ratsbeschluss (Drucksache B/16/5216-01) vom 18.11.2019 ist die bisherige Mitgliedschaft der OGM GmbH im Dachverband kommunaler IT-Dienstleister (KDN) auf die Stadt Oberhausen übertragen worden. Über die Mitgliedschaft des KDN in der Genossenschaft ProVitako stehen der Stadt Oberhausen ebenfalls die Leistungen dieser Einkaufsgenossenschaft zur Verfügung. In den gemeinsamen Vergabeverfahren werden durch den KDN sowie die ProVitako die Interessen vieler kommunaler IT-Dienstleister bundesweit gebündelt. Hierdurch entstehen verbesserte Einkaufs- und Vertragsbedingungen und Leistungen können über verbesserte Konditionen bezogen werden. Ebenso partizipiert die Stadt Oberhausen von der vergaberechtlichen Expertise in beiden Häusern, so können schnelle, effiziente und rechtlich geprüfte Vergabeverfahren abgewickelt werden.

Beide vorgesehenen Gerätetypen sollen über Rahmenverträge der ProVitako bezogen werden. Hierzu hat die Stadt Oberhausen entsprechende Bedarfe für die Vergabeverfahren der ProVitako angemeldet und die Spezifikation des Convertible Laptops in das Vergabeverfahren der ProVitako eingebracht. Welche Endgerätetypen die Schulen einsetzen wollen, wurde bei allen Schulformen durch die Verwaltung abgefragt.

Stand der Umsetzung

Mit Veröffentlichung der Förderrichtlinie konnten bereits am 11. August 2020 mehr als 260 Geräte beauftragt werden. Diese wurden bereits während einzelner lokaler Quarantänemaßnahmen in Schulen für den Unterricht auf Distanz eingesetzt. Nach erfolgter Vergabe eines neuen Rahmenvertrages für Apple Komponenten durch die ProVitako wurden im September 2020 mehr als 3.000 weitere iPads beauftragt. Die Bedarfe für Convertible Laptops wurden für das Vergabeverfahren der ProVitako durch die Stadtverwaltung angemeldet. Mit einem Zuschlag wird bis Mitte Dezember 2020 gerechnet. Eine Beauftragung kann im Anschluss zeitnah erfolgen.

Betrieb, Wartung und Support

Durch die Förderprogramme steigt die Ausstattung der Schulen mit digitalen Endgeräten um das Vierfache, von derzeit ca. 2.000 um ca. 6.000 auf zukünftig 8.000 Geräte. Aktuell werden Wartung, Betrieb und Support für die vorhandenen digitalen Endgeräte durch den Bereich 4-4 IT sicher gestellt. Teilweise liegen auch noch entsprechende Aufwendungen in den Schulen, welche durch Lehrkräfte abgedeckt werden. Dieser Anteil variiert stark zwischen den unterschiedlichen Schulformen und einzelnen Schulen.

Für den IT-Support (Administration, Ansprechpartner für Schulen etc.) digitaler Endgeräte wird vom KDN eine Anzahl von 400 Einheiten je 1 VZÄ als Referenzwert angegeben. Für die zusätzlichen 6.000 Geräte würde dieser Schlüssel rechnerisch einem Personalbedarf von 15 VZÄ entsprechen.

Durch gezielte Maßnahmen sollen die Aufwände in Betrieb, Wartung und Support deutlich um 50 % reduziert werden. Nach Einschätzung des Bereichs IT kann durch die nachfolgenden Maßnahmen ein Schlüssel von 1:800 erreicht werden:

Reduktion der Aufwände für die Verteilung der digitalen Endgeräte

Durch die Nutzung von Dienstleistungen beim Erwerb der Geräte werden die administrativen Tätigkeiten der Inbetriebnahme reduziert (z.B. Anbringen von Etiketten, Registrierung im Mobile Device Management, Aufspielen von Basisimages).

Einsatz eines Mobile Device Managements (MDM)

Darüber hinaus werden die Installationen insbesondere bei Apple iPads durch den Einsatz eines modernen Mobile Device Management (MDM) effizient und ohne physischen Kontakt zu den Geräten durchgeführt. Die Lizenzen für das Mobile Device Management sind nicht förderfähig und belasten die Haushalte der folgenden Jahre (siehe unten).

Standardisierung der Gerätekonfiguration

Ein möglichst hoher Standardisierungsgrad der Endgeräte (eine Standardkonfiguration je Geräteklasse) ermöglicht es, defekte Geräte vor Ort in den Schulen. durch Ersatzgeräte zu ersetzen.

Schulportal in zentraler Serverstruktur

Durch den Einsatz einer Schulcloud (aktuell iServ) entfällt der Bedarf von lokal gespeicherten Daten und damit auch der Bedarf an Datenübernahmen bei Gerätetausch. So ist es möglich, Ersatzgeräte direkt in den Schulen vorzuhalten und bei Bedarf Geräte direkt vor Ort auszutauschen. Dies sichert eine schnelle Reaktionszeit im Schadensfall. Defekte Geräte werden im Anschluss durch den Bereich 4-4 IT der Stadtverwaltung einer Reparatur bzw. der Abwicklung von Garantie und Gewährleistung zugeführt.

Da nicht davon auszugehen ist, dass die digitale Ausstattung der Schulen nach Beendigung der Laufzeit des Förderprogrammes reduziert wird und durch die Maßnahmen zur Reduzierung der Aufwände für Betrieb, Wartung und Support ergibt sich ein dauerhafter Personalmehrbedarf im Bereich 4-4/ IT in Höhe von 7,5 VZÄ in den Bereichen Service Desk, Vor-Ort-Support, Softwareverwaltung und -paketierung.

Diese Stellen sollen in der Stellenplanung 2021 berücksichtigt werden. Da die Verteilung der Endgeräte und eine Inbetriebnahme kurzfristig erfolgen werden, eine Stellenbesetzung allerdings nicht kurzfristig umzusetzen ist, ist im ersten Jahr des Betriebes mit erhöhten Dienstleistungskosten bei externen Firmen zu rechnen. Hierfür werden entsprechende Mittel im Haushaltsentwurf 2021 eingeplant.

Um die beschriebene Aufgabenwahrnehmung im erforderlichen Umfang und in erforderlicher Qua-lität gewährleisten zu können, ist es erforderlich, das Qualifikationsprofil wie folgt festzulegen: Fachinformatiker mit Schwerpunkt Systemintegration, EG 8 und EG 9a TVöD.

Insofern wurde in Zusammenarbeit mit dem Bereich 4-1/Personal und Organisation geprüft, ob entsprechende kompensatorische Maßnahmen in Frage kommen.

Eine Refinanzierung ist ggf. durch weitere in der Planung befindliche Förderprogramme durch die Bundesregierung möglich. Sobald hier Fördermöglichkeiten bereitgestellt werden, sollen diese evaluiert und Förderanträge gestellt werden. Insbesondere wird auf Bundesebene derzeit geprüft, ob für die Ausstattung des Lehrpersonals mit digitalen Endgeräten Fördermittel bereitgestellt werden. Referenz auf Schreiben des BMBF (Pressemitteilung). Eine Förderung der Aufwendungen ist durch das BMBF avisiert. Eine Förderfähigkeit wird mit Veröffentlichung der Förderrichtlinien geprüft.

Aufgabenübernahme durch vorhandenes Personal im Bereich 4-4/ IT

Der Bereich 4-4/IT ist aktuell an der Auslastungsgrenze der vorhandenen Kapazitäten. Eine Übernahme durch vorhandenes Personal ist ausgeschlossen.

Wegfall von freiwilligen Aufgaben

Ist im Bereich 4-4/IT nicht ohne Auswirkungen auf andere Bereiche der Verwaltung möglich.

Vergabe von Aufgaben an Dritte

Die Vergabe der Aufgaben an Dritte wird zur Überbrückung bis zur Besetzung der Stellen sowie zur Kompensation von Lastspitzen vorgesehen. Die langfristige Abwicklung der Aufgaben durch Dritte ist bei Kostensätzen von ca. 800 € pro Personentag nicht wirtschaftlicher.

Refinanzierung durch Gebühren

Eine Refinanzierung der Stellen ist prinzipiell nicht gegeben, Einnahmen, z.B. aus Gebühren werden in diesem Aufgabengebiet nicht erhoben.

Dezernatsinterne Kompensation

Im Dezernat 4 sind keine Kompensationen vorhanden.

Verwaltungsweite Kompensation

In der gesamten Verwaltung sind keine Kompensationen für die o.g. Maßnahme vorhanden.

Wie vorrangehend geprüft und begründet, besteht keine Möglichkeit einer Kompensation für die Einrichtung der 7,5 Planstellen. Daher muss eine Ausweitung des Stellenplans um insgesamt 7,5 VZÄ erfolgen.

Stelleneinrichtung

Vor dem Hintergrund vergleichbarer Tätigkeiten im Bereich 4-4/ IT werden sich die Stellenwerte entsprechend einer ersten Einschätzung nach EG 8 und EG 9a TVöD richten und sind als gerechtfertigt angesehen. Das Anforderungsprofil entspricht der Berufsausbildung zum Fachinformatiker mit dem Schwerpunkt Systemintegration.

Auswirkungen einer Nichtbesetzung

Betrieb, Wartung und Support für die Schulausstattung kann nicht erbracht werden oder müsste über Dritte als Dienstleistung bezogen werden. Eine Vergabe an Dritte ist deutlich unwirtschaftlicher.

Kosten der Stelle(n)/Refinanzierung

Das Gesamtvolumen einer Vollzeitstelle EG 8 und einer Vollzeitstelle EG  9a TVöD beträgt gem. den KGST Richtwerten inklusive Sachkosten und Gemeinkosten jährlich:

Das Gesamtvolumen der Teilzeitstelle EG 9a TVöD beträgt gem. den KGST Richtwerten inklusive Sachkosten und Gemeinkosten jährlich:

Das Gesamtvolumen der 7,5 Stellen beträgt gem. den KGST Richtwerten inklusive Sachkosten und Gemeinkosten jährlich:

4 x 76.180,- (EG 8) + 3 x 83.860,- (EG 9a) + 1 x 48.110,- (Teilzeit EG 9a)

= 604.410,-

Kurzfassung

Den Schulen werden aus den Förderprogrammen zwei Gerätetypen (iPad und Convertible Laptop) angeboten.

Zur Reduzierung der zusätzlichen Personalbedarfe auf 7,5 VZÄ werden nachfolgende Maßnahmen umgesetzt:

Reduktion der Aufwände für die Verteilung der digitalen Endgeräte

Einsatz eines Mobile Device Managements

Standardisierung der Gerätekonfiguration

Schulportal in zentraler Serverstruktur

Für Wartung, Betrieb und Support werden Aufwendungen im Haushaltsentwurf 2021 eingeplant.