Beschlussvorlage - B/16/4954-01

Beschlussvorschlag

Der Rat der Stadt beschließt die Einrichtung von 4,5 Stellen und zur Kompensation die Einsparung von 3,0 Stellen im Bereich 3-1/Kinder, Jugend und Familie.

Der Rat der Stadt beschließt darüber hinaus die Leistungen der überplanmäßigen Aufwendungen/Auszahlungen in Höhe von ca. 77.450 € (ant. Personalkosten für 2019 in Höhe von ca. 12.900 €) im Deckungsring Personal (D00000001).

Für die Kompensation der hierdurch entstehenden Personalkosten in Höhe von 77.450,- EUR/Jahr wird die zu erwartende Einsparung durch die Stärkung der Steuerungs- und Planungseinheit, besonders im Themenbereich Erzieherische Hilfen bzw. Vereinnahmung von Erstattungsansprüchen, herangezogen. Durch die konsequente Umsetzung und Weiterentwicklung der Steuerungsmaßnahmen konnte im Bereich der Erzieherischen Hilfen bereits in 2017 ein rechnerischer Konsolidierungsbeitrag in Höhe von knapp 1 Mio. € und in 2018 von knapp 2,4 Mio. € erzielt werden. 

Bezug

• Abschlussbericht zu Personal und Organisation des Bereiches 3-1/Kinder, Jugend und Familie, der Firma con_sens vom 11.04.2019 (s. Anlage 1a)
• Vorlage zur weiteren Beratung nach der Lenkungsgruppe am 28.01.2019, Angepasste Fassung vom 14.06.2019 (s. Anlage 1b)

Konsequenzen

a) Finanzielle

    keine  [ ]

ja [x] Personalkosten in Höhe von 77.450 €/Jahr, für 2019 in Höhe
von ca. 12.900 €

b) Sonstige

Begründung

Ausgangslage:

Im Bereich 3-1/Kinder, Jugend, Bildung wurde 2013 eine Organisationsuntersuchung durch die Firma con_sens durchgeführt.  Nach Vorlage des Gutachtens wurden bis Februar 2017 die strukturellen und personellen Voraussetzungen zur Umsetzung der Steuerungsmaßnahmen geschaffen.

Aufgrund von regelmäßigen Überschreitungen der aufgestellten Haushaltsansätze für den Leistungsbereich der Hilfen zur Erziehung in den Jahren 2012-2016 wurde die Firma con_sens zur Evaluation und Umsetzung der Konsolidierungsmaßnahmen im Bereich 3-1/Kinder, Jugend beauftragt. Das Projekt startete im Februar 2017 und endete im September 2017.

Con_sens stellte im Abschlussbericht vom 29.09.2017 fest, dass unter Organisations- und Steuerungsgesichtspunkten in den begleiteten Steuerungsmaßnahmen sehr deutliche Erfolge erzielt wurden, die eine gute Basis für alle weiteren Aktivitäten darstellen.  Zur Verstetigung und Umsetzung konnten strategische Handlungsfelder identifiziert werden.

Weiterhin bestand grundsätzlich die Notwendigkeit, die gesamte Thematik der Fallkosten, die durch die Leistungs- und Entgeltvereinbarungen bestimmt werden, zu analysieren, um Handlungsmöglichkeiten zu erkennen und in die Umsetzung zu bringen.

Im Jahr 2018 unterstützte con_sens die neue Bereichs- und Fachbereichsleitung bei der strategischen Ausrichtung und der Stärkung der Steuerungsfähigkeit.

Aufgrund der in 2018 deutlich gestiegenen politischen Relevanz der Thematik Kindertagesbetreuung (Einrichtung zusätzlicher KTE-Plätze und 40,5 Planstellen, Ratsvorlage DS-NR: B/16/3722-01 v. 26.06.2018) und der zu diesem Zeitpunkt bekannt gewordenen Vakanz der entsprechenden Fachbereichsleitung wurde der Beratungs- und Entwicklungsprozess mit con_sens genutzt, auf Basis der Vorarbeiten die nachfolgenden Umstrukturierungsprozesse für die weitere Organisationsentwicklung zur Wahrnehmung von Aufgaben der „Planung“ und „Steuerung“ zu skizzieren. Die in 2017-2018 durchgeführten Maßnahmen führten dazu, dass die Kosten für die erzieherischen Hilfen in 2018 nicht angestiegen sind. Bundesweit steigen jährlich die Ausgaben um 5%. Es wurde somit ein rechnerischer Konsolidierungsbeitrag von ca. 2,4 Mio. € erzielt. Dagegen zu rechnen sind die Kosten für die externe Begleitung durch con_sens für die Jahre 2016-2018 in Höhe von 108.000 €.

Die Empfehlungen aus dem Abschlussbericht wurden in weiteren Gesprächen mit der Fachverwaltung, dem neuen Beigeordneten Herrn Schmidt und dem Bereich 4-1/Personal und Organisation konkretisiert. Ein weiterer Termin des Lenkungskreises fand, auch aufgrund der Neustrukturierung auf Dezernatsebene, nicht statt. Zur Umsetzung der Steuerungsansätze sowie als Ergebnis des Diskussions- und Beratungsprozesses wird die zeitnahe Umsetzung der organisatorischen Veränderungen empfohlen, die notwendig sind um die nachfolgend abgebildete Organisationsstruktur umzusetzen:

Bisheriger Aufbau des Bereiches 3-1/Kinder, Jugend und Familie (IST-Darstellung)

Bereich 3-1/Kinder, Jugend Bereichsleitung

Fachbereich 3-1-10/Planung, Steuerung, Investitionen

Fachbereich 3-1-30/Kindertagesbetreuung

Fachbereich 3-1-40/Erzieherische Hilfen

Fachbereich 3-1-50/Jugendförderung

Fachbereich 3-1-60/Beratung

Fachbereich 3-1-70/Unterhalt, Rechtliche Vertretung

Aufgrund der geplanten Auflösung des Fachbereiches 3-1-70/Unterhalt, Rechtl. Vertretung wird bei den übrigen Fachbereiche die numerische Bezeichnung angepasst. Der neue Fachbereich 3-1-20 erhält zu dem eine neue namentliche Bezeichnung (s. hierzu Anlage 1)

Um den Empfehlungen aus dem Abschlussbericht nachzukommen, sind folgende organisatorische Veränderungen erforderlich:

1. Änderungen auf Bereichsleiterebene:

a)      Verlagerung der Jugendhilfe- und Bildungsplanung aus dem Fachbereich 3-1-10/Planung, Steuerung, Investition

b)      Einrichtung einer 0,5 VzÄ als Steuerungsunterstützung mit der Aufgabe „Koordination für integrierte Planung“

c)      Einrichtung einer zusätzlichen 0,5 VzÄ Netzwerk und Netzwerkkoordination Frühe Hilfen

d)      Verlagerung der Frühen Hilfen aus dem FB 3-1-10/Planung, Steuerung, Investition

e)      Verlagerung des Sachgebietes KIM (Kinder im Mittelpunkt) aus dem FB 3-1-60/Beratung

f)        Verlagerung der 0,5 Stelle Kinderschutz aus dem FB 3-1-60/Beratung

2. Veränderungen im Fachbereich 3-1-10/Planung, Steuerung, Investitionen und Auflösung des Fachbereiches 3-1-70/Unterhalt, Rechtl. Vertretung durch Verlagerung von Aufgaben:

a)      Der FB 3-1-10/Planung, Steuerung, Investitionen gibt folgende Aufgaben (Stellen) ab:

• Jugendhilfeplanung    

Bereichsleiterebene (s.o.)

• Frühe Hilfen   

Bereichsleiterebene (s.o.)

• Betriebskosten KTE   

FB 3-1-20/Kindertagesbetreuung/Frühkindliche Bildung

• Investitionsförderung, Ausbaubegleitung  

FB 3-1-20/ Kindertagesbetreuung/Frühkindliche Bildung

• Fachberatung Trägerübergreifend, Qualitätsentwicklung 

  FB 3-1-20/Kindertagesbetreuung/Frühkindliche Bildung

• Fach- und Finanzcontrolling (0,5 von 1,0)  

FB 3-1-30/Erzieherische Hilfen

• Leistungs- und Qualitätsvereinbarung (0,5 Stelle)

  FB 3-1-30/Erzieherische Hilfen

• Förderprogramm JustiQ (0,5 Stellenanteil)  

FB 3-1-40/Jugendförderung

b)      Einrichtung einer 1,0 VzÄ Rechtsangelegenheiten

c)      Einrichtung einer zusätzlichen 1,0 VzÄ im Sachgebiet Entgelt- und Vertragsvereinbarungen

d)      Einrichtung einer 0,5 VzÄ allg. Verwaltungsangelegenheiten Umsetzung der FBL 3-1-10/Planung, Steuerung, Investitionen in den FB 3-1-20/ Kindertagesbetreuung/Frühkindliche Bildung (seit 09/2018 unbesetzt, die FBL 3-1-10/Planung, Steuerung, Investitionen leitet seit dem 15.11.2018 den FB 3-1-20/Kindertagesbetreuung/Frühkindliche Bildung kommissarisch)

e)      Auflösung des FB 3-1-70/Unterhalt, Rechtliche Vertretung und Zusammenlegung mit dem FB 3-1-10/Steuerung, Planung, Investitionen.

Verlagerung der Aufgaben/ Stellen in den FB 3-1-10/Planung, Steuerung,

Investitionen:

• Vormundschaften
• Beistandschaften
• Unterhaltsvorschuss

f)        Umsetzung des Fachbereichsleiters 3-1-70/Unterhalt, Rechtliche Vertretung in den FB 3-1-10/ Planung, Steuerung, Investitionen in Personalkette mit der Umsetzung der FBL 3-1-10/Planung, Steuerung, Investitionen als Fachbereichsleitung in den FB 3-1-20/Kindertagesbetreuung/Frühkindliche Bildung.

g)      Umbenennung des FB 3-1-10 in Haushalt, Controlling, Vormundschaften, UVG.

h)      Einsparung der FBL-Stelle FB 3-1-70/Unterhalt, Rechtliche Betreuung (A13 g.D. LBesG)

3. Veränderungen im Fachbereich 3-1-20/Kindertagesbetreuung/Frühkindliche Bildung:

a)      Übernahme von Aufgaben aus dem FB 3-1-10/Planung, Steuerung, Investitionen (s.o.).

b)      Einrichtung 1,0 VzÄ Allg. Verwaltungsangelegenheiten

4. Veränderungen im Fachbereich 3-1-30/Erzieherische Hilfen:

a)      Übernahme von Aufgaben aus dem FB 3-1-10/Planung, Steuerung, Investitionen (s.o.).

5. Veränderungen im Fachbereich 3-1-40/Jugendförderung:

a)      Übernahme der Aufgabe JustiQ mit der dafür geförderten 0,5 VzÄ

6. Veränderungen im Fachbereich 3-1-50/Beratung:

a)      Verlagerung der Aufgabe/ Stelle Servicestelle Kinderschutz

Bereichsleiterebene

Perspektivisch soll die Drogenberatungsstelle in das sich in der Vorplanung befindliche „Kompetenzzentrum Sucht“ in den Bereich 3-4/Gesundheit verlagert werden.

Notwendigkeit der Einrichtung der angeführten Neustellen:

1. Koordination integrierte Planung (Teilzeit 0,5 Stelle) Bereichsleiterebene

Um die integrierte Jugendhilfeplanung und eine bereichsweite und bereichsübergreifende Vernetzung zur Aufgabenerledigung zu leisten, ist die Bereitstellung einer zusätzlichen 0,5 Stelle erforderlich. Die operative Koordination kann und soll nicht durch die Bereichsleitung geleistet werden.

Ob eine 0,5 Stelle ausreichend ist, kann erst nach einer erneuten Evaluation (ca. 1 Jahr) bemessen werden.

2. Koordination Frühe Hilfen (Teilzeit 0,5 Stelle) Bereichsleiterebene

Entsprechend des Gesetzes zur Kooperation und Information im Kinderschutz (§ 3 Absatz 4 KKG) sollen der Ausbau des Netzwerkes Frühe Hilfen  und die Qualitätsentwicklung der Netzwerkarbeit sichergestellt werden.

Die Verstetigung und Weiterentwicklung der bestehenden positiven und als Angebot umfassend greifenden Netzwerkstrukturen in Oberhausen soll entsprechend den Grundsätzen der Bundesstiftung Frühe Hilfen weiterhin umgesetzt werden.

Um diesen Bereich als Querschnittsaufgabe zu verankern und vor allem die strategische Ausrichtung gemäß der bundesweiten Standards in Kooperation und Abstimmung mit den Planerinnen und Planern sicherzustellen, ist die Einrichtung der zusätzlichen halben Stelle notwendig. 

3. Rechtsangelegenheiten (Vollzeit 1,0 Stelle) Fachbereich 3-1-10

Die Bearbeitung von Widersprüchen wurde im con_sens Prozess nicht thematisiert, da von 2007 bis zum 31.12.2014 in NRW gegen Bescheide, die nach dem SGB VIII und dem UVG erlassen wurden, direkt zu klagen war. Bei der Bildung der Bereiche 3-1/Kinder, Jugend, Bildung und 3-2/Soziales wurden die Stellen Rechts- und Grundsatzangelegenheiten dem Bereich 3-2/Soziales zugeordnet. Seit dem 01.01.2015 sieht das Justizgesetz NRW wieder ein Widerspruchsverfahren vor. Der in den betroffenen Aufgabenbereichen zusätzliche Arbeitsaufwand ist durch die Schaffung einer Rechtsstelle aufzufangen.

Der Rechtsstelle können weitere Aufgaben, die bisher im Bereich noch nicht wahrgenommen werden, zugeordnet werden. Hierzu zählt z.B. die Beratung und Auswertung von gesetzlichen Änderungen. Es kann gezielt eine Auswertung und Auslegung gesetzlicher Änderungen im Jugendhilfebereich vorgenommen werden und den einzelnen Aufgabenbereichen im Bereich zur Verfügung gestellt werden. Durch das fachlich begrenzte Aufgabenspektrum werden in der Rechtsstelle fachspezifische Kenntnisse erworben. Hierdurch können in den Aufgabengebieten sehr schwierige Fallkonstellationen innerhalb des Bereiches zeitnah einer Lösung zugeführt werden.

Aus Sicht von con_sens wurde die juristische Dimension der fachlichen und fiskalischen Steuerung bisher nicht nur nicht im notwendigen Maße sondern nicht wahrgenommen. Deutlich wurde dies vor allem durch die exemplarische Analyse von verschiedenen Verträgen, die im Bereich in den letzten Jahren mit Leistungserbringern abgeschlossen worden sind.

Weiterhin sollte im Zusammenhang mit den Fragen der örtlichen Zuständigkeiten weitaus stärker geprüft und Veranlassungen getroffen werden, als dies bisher der Fall war. Weiterhin ist eine direkt angebundene Prozessvertretung nicht nur vor dem Verwaltungs- sondern auch dem Familiengericht sinnvoll.

4. Allgemeine Verwaltungsangelegenheiten (Teilzeit 0,5 Stelle) Fachbereich 3-1-10

Im neu aufgestellten Fachbereich 3-1-10 müssen vor allem durch die dort verankerten verschiedenen Querschnittsaufgaben (mit einem vergleichsweise hohen Bedarf an Projektarbeit) allgemeine Verwaltungsangelegenheiten wahrgenommen werden. Zur Umsetzung der Projekte, bei denen es sich nicht um Regelverwaltungsarbeit mit Standarisierungen handelt, muss im verwaltungstechnischen Bereich Unterstützung angeboten werden können. 

5. Entgelt- und Vertragsvereinbarungen (Vollzeit 1,0 Stelle) Fachbereich 3-1-10

Bis ins Jahr 2018 wurden Verträge im Bereich 3-1/Kinder, Jugend und Familie formal, inhaltlich und im Hinblick auf Kontrollmöglichkeiten unzureichend abgeschlossen. Die finanziellen Dimensionen sind bekannt. Im zurückliegenden Zeitraum wurden durch die neue Bereichsleitung, die neue Fachbereichsleitung und con_sens die Situation analysiert und Maßnahmen entwickelt sowie teilweise in Projektform bereits umgesetzt, die notwendig sind um die Anforderungen an ein ordentliches Vertragswesen zu erfüllen. Dazu ist die Einrichtung einer neuen Stelle notwendig. Perspektivisch ist die Implementierung einer Entgelt- und Vertragskommission zur besseren Steuerung angedacht. Die Stelleinhaberin/ der Stelleninhaber soll nach Umsetzung der Kommission die Geschäftsführung dieser übernehmen. Die Einrichtung der Entgelts- und Vertragskommission wird in einem gesonderten Verfahren angestrebt.  

6. Allgemeine Verwaltungsangelegenheiten (Vollzeit 1,0 Stelle) Fachbereich 3-1-20

Die finanzielle und politische Bedeutung des Aufgabenbereiches der Kindertagesbetreuung wurde dargestellt, ebenso wie die Aufgabenwahrnehmung auf Bereichsleitungsebene. In einem Bereich mit 278 Vollzeitäquivalenten fallen, alleine durch die Masse bedingt, allgemeine Verwaltungsaufgaben an, zu deren Bearbeitung Sachbearbeitungsressourcen notwendig sind. Eine Stelle für allgemeine Verwaltungsaufgaben ist in diesem Bereich auch vor dem Hintergrund bundesweiter Vergleichswerte notwendig.

Die ursprünglich geplante Aufstockung der Servicestelle Kinderschutz von 0,5 auf 1,0 wurde zwischenzeitlich verworfen. Eine interkommunale Abfrage hat ergeben, dass die Mehrheit der Kommunen die Servicestelle Kinderschutz mit einer 0,5 Stelle belegen bzw. die Aufgabe einer anderen Stelle als weitere Aufgabe zugeordnet wird.

Neuer Aufbau des Bereiches 3-1/Kinder, Jugend und Familie (SOLL-Darstellung) s. Anlage 1

Bereich 3-1/Kinder, Jugend Bereichsleitung

      Steuerungsunterstützung, Koordination:

Planung Frühkindliche Bildung/KTE, Bedarfskalkulation, HzE, Jugendförderung

      Strategische Steuerung Netzwerk Frühe Hilfen

 Frühe Hilfen, KIM, Programm Achtung

      Servicestelle Kinderschutz

Fachbereich 3-1-10/Haushalt, Controlling, Vormundschaften, UVG

Fachbereich 3-1-20/Kindertagesbetreuung/Frühkindliche Bildung

Fachbereich 3-1-30/Erzieherische Hilfen

Fachbereich 3-1-40/Jugendförderung

Fachbereich 3-1-50/Beratung

Fachbereich 3-1-70/Unterhalt, Rechtliche Vertretung  entfällt

Übersicht Neustellen vs. Einsparungen zur Kompensation:

Neu einzurichtende Stellen

Einsparungen/Kompensationen

Für die Kompensation der verbleibenden Personalkosten in Höhe von 77.450,- EUR/Jahr wird die zu erwartende Einsparung durch die Stärkung der Steuerungs- und Planungseinheit, besonders im Themenbereich Erzieherische Hilfen bzw. Vereinnahmung von Erstattungsansprüchen, herangezogen. Durch die konsequente Umsetzung und Weiterentwicklung der Steuerungsmaßnahmen konnte im Bereich der Erzieherischen Hilfen bereits in 2017 ein rechnerischer Konsolidierungsbeitrag in Höhe von knapp 1 Mio. € und in 2018 von knapp 2,4 Mio. € erzielt werden.

Das Beteiligungsverfahren wird zeitgleich eingeleitet.