Berichtsvorlage - M/16/3381-01

Sachdarstellung

Die Verwaltung wurde mit Antrag der CDU-Fraktion vom 22.08.2017 beauftragt, die Neustrukturierung städtischer Baugenehmigungsverfahren sowie die Umsetzung digitaler Baugenehmigungen zu prüfen; darüber hinaus gegebenenfalls die Implementierung einer digitalen Bauakte. Ziele sollen insbesondere die Verkürzung der Bescheidungszeiten und damit insgesamt eine kundenfreundlichere und transparentere Abwicklung sämtlicher Anträge sein. Dem Planungsausschuss soll ein entsprechender Bericht vorgelegt werden.

Allgemeines

Der Bereich 5-3/Baugenehmigung und Bauordnung hat sich bereits seit Anfang des Jahres 2017 intensiv mit dem Thema „Beschleunigung des Baugenehmigungsverfahrens“ auseinandergesetzt. Hierzu wurde zunächst die bestehende Aufbauorganisation des Bereiches über einen längeren Zeitraum betrachtet und es wurden Änderungsvorschläge erarbeitet. Diese Vorschläge zur Änderung der Aufbauorganisation des Bereiches (Einheitlicher Fachbereich „Bautechnik“, Einrichtung einer Organisationseinheit „Sonderaufgaben“, Einrichtung von Sachgebietsleitungen) wurden bereits größtenteils zum 01.08.2017 umgesetzt.

Neben der Aufbauorganisation des Bereiches 5-3/Baugenehmigung und Bauordnung wurde auch das Verfahren zur Prüfung von Bauanträgen – mithin die Ablauforganisation – eingehend betrachtet.

Digitalisierung des Baugenehmigungsverfahrens

Ein wesentlicher Aspekt im Rahmen der Optimierung der Ablauforganisation stellt das „elektronische Baugenehmigungsverfahren“ dar. Um die Vor- und Nachteile einer digitalen Abbildung des Baugenehmigungsprozesses zu eruieren und um einen Einblick in die praktische Umsetzung zu erhalten, erfolgte zunächst ein intensiver Austausch mit der Stadt Verl, die bereits seit Jahren das digitale Baugenehmigungsverfahren implementiert hat. In einem weiteren Schritt hat die Fachverwaltung unter Einbindung der am Genehmigungsverfahren regelmäßig zu beteiligenden weiteren Dienststellen (Bereiche 5-1/Regional-, Stadt- und Quartiersplanung, 5-4/Bauleitplanung, Wohnungswesen, Denkmalschutz, 2-2/Umweltschutz, 6-1/Feuerwehr) und der Stabsstelle 1-0-60/Strategisches IT-Management Kontakt mit Anbietern digitaler Lösungen für Baugenehmigungsbehörden unter Berücksichtigung der im Bereich 5-3/Baugenehmigung und Bauordnung vorhandenen und bewährten Software („ProBAUG“ der PROSOZ Herten GmbH) aufgenommen.

Nach abschließender Einschätzung der Fachverwaltung besteht die Möglichkeit, den Baugenehmigungsprozess digital und zugleich rechtssicher zu gestalten. Dabei bietet die Digitalisierung des Baugenehmigungsverfahrens erhebliche Vorteile für alle Beteiligten des Genehmigungsverfahrens.

Die Vorteile für die Stadt Oberhausen als Genehmigungsbehörde bestehen in

• Beschleunigung des Genehmigungsverfahrens durch Wegfall der Transportzeiten
• Verbesserte Kooperation und Zusammenarbeit
• Schnellere Vorlage angepasster Bauvorlagen
• Paralleles Arbeiten aller am Prozess Beteiligten
• Konferenz mit mehreren Beteiligten
• Transparenz und Flexibilität des Verfahrens
• Schnellerer Aktenzugriff, bessere Übersicht
• Serviceangebot für Bauherr und Entwurfsverfasser

Die Vorteile für die Entwurfsverfasser/Bauherrn bestehen in

• Beschleunigung des Genehmigungsverfahrens durch Wegfall der Transportzeiten
• Möglichkeit, Pläne digital einreichen (Druckkosten, Porto, Zeit)
• Konferenz / Beratung mit Baubehörde (Wegfall der Wege)
• Kurzfristiges Nachreichen geänderter Unterlagen
• Digitale Genehmigung (Pläne) zur Weiterbearbeitung
• Auskünfte (aktueller Sachstand, Verfahrenstransparenz)

Zusammenfassend betrachtet könnte durch die Einführung eines digitalen Baugenehmigungsverfahrens dem Bauherrn, dem Entwurfsverfasser, der Bauordnungsbehörde sowie den am Genehmigungsverfahren beteiligten weiteren Dienststellen die Möglichkeit gegeben werden, den Bauantrag und die Bauvorlagen medienbruchfrei einzureichen, Stellungnahmen in digitaler Form abzugeben (Ämterumlauf), Auskünfte zum Bearbeitungsstand einzuholen, zu prüfen und zu genehmigen.

Vor diesem Hintergrund ist beabsichtigt, in einem nächsten Schritt kurzfristig zusammen mit der Stabsstelle 1-0-60/Strategisches IT-Management den konkreten individuellen Bedarf (Software, Hardware, usw.) des Bereiches 5-3/Baugenehmigung und Bauordnung  sowie der im Genehmigungsverfahren zu beteiligenden weiteren städtischen Dienststellen für die Implementierung eines digitalen Baugenehmigungsverfahrens festzustellen, die damit einhergehenden Kosten zu ermitteln und die Realisierbarkeit abzuschätzen. In diese Beurteilung sind nach hiesiger Ansicht zwingend auch die im Baugenehmigungsverfahren zu beteiligenden weiteren städtischen Dienststellen einzubeziehen, da ihre Einbindung einen wesentlichen Bestandteil des Prüfverfahrens darstellt.

Digitale Bauakte

Die Einführung eines digitalen Baugenehmigungsverfahrens vom Bauantrag hin bis zur Baugenehmigung bietet zugleich den Vorteil, dass für die elektronisch abgewickelten Baugenehmigungsverfahren – jedoch auch nur ausschließlich für diese – eine digitale Bauakte zur Verfügung steht. Um jedoch eine digitale Zugriffsmöglichkeit auf sämtliche, in Papierform vorhandenen Hausakten und das beim Bereich 5-3/Baugenehmigung und Bauordnung geführte Baulastenregister zu ermöglichen, wird seitens der Fachverwaltung auch eine Digitalisierung dieser Aktenbestände für zielführend erachtet. Die digitale Zugriffsmöglichkeit auf diesen Datenbestand wird wiederum zu einer Beschleunigung des Genehmigungsverfahrens beitragen, da im Rahmen der Prüfung von Bauanträgen regelmäßig auf die vorhandenen Hausakten bzw. bestehende Baulasten zurückgegriffen werden muss.

Verbindliche Frist für Vollständigkeitsprüfung und Bescheidung/Zeitliche Vorgaben des Bereiches 5-3/Baugenehmigung und Bauordnung

Die allgemeinverbindliche Vorgabe von Fristen, innerhalb derer über die Vollständigkeit eines Bauantrags sowie über einen eingereichten Bauantrag entschieden werden muss bzw. eine zeitliche Vorgabe des Bereiches 5-3/Baugenehmigung und Bauordnung an zu beteiligende Dienststellen innerhalb der Verwaltung , erscheint aus Sicht der Fachverwaltung aus den nachfolgend aufgeführten Gründen nicht sachgerecht.

Zunächst ist in genereller Hinsicht festzustellen, dass bereits in der zurzeit geltenden Bauordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (BauO NRW) verschiedene Bearbeitungsfristen normiert sind, durch die eine Beschleunigung des Baugenehmigungsverfahrens erreicht werden soll. Gemäß § 68 Abs. 8 S. 1 BauO NRW hat die Bauaufsichtsbehörde über einen Antrag im vereinfachten Baugenehmigungsverfahren innerhalb von sechs Wochen nach Eingang zu entscheiden. Zudem hat die Bauaufsichtsbehörde innerhalb von einer Woche nach Eingang des Bauantrages diesen auf Vollständigkeit zu prüfen, § 72 Abs. 1 S. 1 BauO NRW. Eine faktische Bearbeitungsfrist ergibt sich darüber hinaus aus dem Umstand, dass der Antragsteller nach Ablauf von drei Monaten nach Antragstellung und fehlender Bescheidung des Antrages ohne zureichenden Grund in angemessener Frist eine sog. Untätigkeitsklage erheben kann, vgl. § 75 Verwaltungsgerichtsordnung.

In diesem Zusammenhang ist auch darauf hinzuweisen, dass die derzeitige Landesregierung ausweislich des Referentenentwurfs zum Baurechtsmodernisierungsgesetz von ihrem ursprünglichen und im Koalitionsvertrag (vgl. Seite 78) aufgeführten Vorhaben, grundsätzlich verbindliche Fristen für die Prüfung der Vollständigkeit der eingereichten Bauunterlagen sowie für die Bescheidung von Bauanträgen in die Landesbauordnung aufzunehmen, nicht weiterverfolgt hat. Es ist in den Gesetzesentwurf zur neuen Landesbauordnung lediglich eine Formulierung aufgenommen worden, wonach Stellungnahmen von Stellen unberücksichtigt bleiben, wenn sie nicht innerhalb eines Monats nach Aufforderung zur Stellungnahme bei der Bauaufsichtsbehörde eingehen, es sei denn, die verspätete Stellungnahme ist für die Rechtmäßigkeit der Entscheidung über den Bauantrag von Bedeutung (vgl. § 70 Abs. 1 Satz 4 BauO NRW E 2018).

Unabhängig davon, dass bereits – wie zuvor dargestellt – verschiedene Bearbeitungsfristen derzeit in der Landesbauordnung geregelt sind, kann die Stadt Oberhausen insbesondere auch externen Stellen, die im Rahmen des Genehmigungsverfahrens zu beteiligen sind, keine verbindlichen, eigenen zeitlichen Vorgaben machen. Aus Sicht der Fachverwaltung erscheint es unter dem Gesichtspunkt der Erreichung einer Verfahrensbeschleunigung zielführender, die Genehmigungsprüfung kurzfristig digital abzubilden.

Merkblatt über einzureichende Unterlagen

Die im Rahmen eines Baugenehmigungsverfahrens einzureichenden Unterlagen ergeben sich grundsätzlich aus der Landesbauordnung NRW und der Verordnung über bautechnische Prüfungen. Dennoch wird die Fachverwaltung kurzfristig Merkblätter erstellen und veröffentlichen, aus denen sich die grundsätzlich einzureichenden Unterlagen ergeben. Es wird aus Gründen der Klarstellung darauf hingewiesen, dass die zu erstellenden Merkblätter nicht abschließend sämtliche zur Prüfung notwendigen Unterlagen aufführen können. In begründeten Einzelfällen können auch weitere Unterlagen für die Prüfung notwendig sein. Diese Notwendigkeit ergibt sich häufig erst im Rahmen der inhaltlichen Genehmigungsprüfung bzw. aufgrund von Stellungnahmen zu beteiligender Fachdienststellen.

Verfahrenstransparenz

Die Einrichtung persönlicher Fallmanager, die jederzeit Auskunft über den Stand der Bearbeitung geben und Fragen beantworten können, wird seitens der Fachverwaltung aufgrund der derzeitigen Personalstruktur und dem angestrebten Ziel der Beschleunigung des Baugenehmigungsverfahrens nicht befürwortet. Vielmehr sollen Bauherren/Entwurfsverfasser im Rahmen der beabsichtigten Digitalisierung des Baugenehmigungsverfahrens jederzeit über das Internet die Möglichkeit haben, Informationen aus dem Baugenehmigungsfachverfahren, z. B. zu Verfahrensständen oder zum Umlaufverfahren in übersichtlicher Form zu erhalten. Dies beinhaltet zum einen den Vorteil für Bauherren/Entwurfsverfasser, sich jederzeit kurzfristig – auch außerhalb der Öffnungszeiten der Verwaltung – über den Stand des jeweiligen Verfahrens zu informieren. Zum anderen bedeutet diese Art der Informationsbeschaffung auch eine zeitliche Entlastung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die sich mit der Vorprüfung des Bauantrags oder der abschließenden Genehmigungsprüfung befassen. Im Übrigen steht für etwaige Fragen rund um den Themenkomplex „Bauen“ die kostenlose Bauberatung zur Verfügung.