Beschlussvorlage - B/16/3052-01

Beschlussvorschlag

Der Rat der Stadt genehmigt gemäß § 60 (1) S. 3 GO NW folgende von Herrn 1. Beigeordneten Apostolos Tsalastras, in Vertretung von Herrn Oberbürgermeister Daniel Schranz, und dem Ratsmitglied Herrn Werner Nakot am 24.10.2017/25.10.2017 (Drucksache Nr. B/16/3004-01) gemäß § 60 (1) S. 2 GO NW getroffene Dringlichkeitsentscheidung:

Einer außerplanmäßigen Mittelbereitstellung für investive Leistungen wird, wie nachfolgend aufgeführt, zugestimmt:

Deckungsvorschlag

Erhöhung des negativen Saldos aus laufender Investitionstätigkeit. Die verbindliche Kreditvorgabe der Bezirksregierung für das Haushaltsjahr 2017 wird eingehalten.

Bezug

Drucksache Nr. B/16/2927-01

Controllingbericht: Investitionsmaßnahmen 2017; ggfs. Kompensationen bei Ausfall geplanter Investitionsmaßnahmen

hier: Sachdarstellung und Vorschlagsliste investiver Mittel (lfd. Nr. 5 der Anlage)

Konsequenzen

Finanzielle (ja) 

Begründung

Klimatisierung Untergeschoss (UG):

Neben dem Magazinneubau bildet das UG des Bestandsgebäudes das zentrale Magazin mit fünf Räumen. Dort lagern die gesamten Bestände Zeitungen, Karten und Pläne sowie die Aktenbestände Schule, Personal und Straßen. Eine Verlagerung dieser Bestände in den Magazinneubau ist aus Platzgründen nicht möglich. Im Rahmen der Baumaßnahme neues Stadtarchiv musste aus Finanzierungsgründen auf eine Klimatisierung des UG verzichtet werden.

Vorschriften zur sachgerechten Lagerung von Archivgut finden sich in den Industrienormen DIN 67700 und DIN ISO 11799:2005. Letztgenannte enthält in Anhang B auch Informationen zu den klimatischen Mindestanforderungen an die Aufbewahrung von Archivgut. Ein gleichmäßiges, stabiles, nur geringen Schwankungen unterworfenes Raumklima mit einer konstanten Raumtemperatur von 16 +/- 2 °C sowie einer Luftfeuchtigkeit von 35 bis 50% ist mittel- und langfristig notwendig, um das Trägermaterial Papier vor Schäden durch Mikroorganismen und chemischen Abbauprozessen, wie Säurefraß, zu schützen und somit die Zerstörung unikalen Kulturguts bzw. die Entstehung erheblicher Folgekosten zu verhindern. Zugleich tragen normgemäße klimatische Bedingungen dazu bei, die Gefährdung der Mitarbeitenden durch das Wachstum und die Vermehrung von Mikroorganismen, wie Schimmelpilzen und Bakterien, im Arbeitsalltag zu minimieren (TRBA 240).

Zurzeit werden im UG Raumtemperaturen von 18,5 bis 24 °C sowie eine Luftfeuchtigkeit von 65-78 % erzielt. In Kombination mit mehreren kleineren Rohrbrüchen potenzieren sich somit die Gefahren für Archivgut sowie Mitarbeitende. Insbesondere bei den Zeitungen, die meist auf minderwertigem Papier gedruckt wurden, aber der häufigst genutzte Bestand im Archiv sind, können bereits jetzt erste Zerfallserscheinungen dokumentiert werden, denen gegengesteuert werden muss.

Der Einbau einer zentralen Klimatisierungsanlage für das gesamte UG ist in Verbindung mit dem Einbau einer Tür zur Treppenanlage zum EG daher zwingend erforderlich. Es handelt sich um die einzige Möglichkeit, die Einhaltung der Mindestanforderungen an die sachgerechte Aufbewahrung des Archivguts zu gewährleisten.

Aufzug Neubau Magazin:

Im Rahmen der Baumaßnahme neues Stadtarchiv wurde im Bestandsgebäude ein Aufzug eingebaut, jedoch aus Kostengründen auf eine bauliche Verbindung von Bestandsgebäude und Magazinneubau im OG verzichtet. Dadurch wird das OG des Magazinneubaus mit dem zentralen Magazin für Akten und für das Personenstandswesen (Urkundenbücher) ausschließlich durch eine Treppenanlage erschlossen. Hierdurch vervielfachen sich die Transportwege auf bis zu 50 Laufeinheiten am Tag, da die Mitarbeitenden des Stadtarchivs das zu transportierende Archivgut anstatt mit technischen Hilfsmitteln (u. a. Rollwagen, Sackkarre) ausschließlich durch individuelles Heben und Tragen bewegen können. Ein stufenloser und schwellenloser Transport mittels eines vorhandenen Aktenwagens, wie es die DIN 67700 fordert, ist nicht möglich. Im Rahmen der Bearbeitung der vorhandenen Erschließungsrückstände ist von einer weiteren, erheblichen Zunahme der Transportwege auszugehen. Um den  arbeitsschutzrechtlichen (BGI/GUV-I 8700) und bestands-erhalterischen (DIN 67700, DIN ISO 11799) Anforderungen gerecht zu werden, ist ein barrierefreier Zugang für den sicheren Transport von Archivgut herzustellen.

Dieser barrierefreie Zugang, der u. a. auch den Zugang zum OG durch mobilitätseingeschränkte Mitarbeitende (derzeit drei Personen) sowie insbesondere Kundinnen und Kunden im Rahmen von Führungen ermöglicht, wird durch einen Aufzug zur Verbindung von EG und OG im Magazinneubau hergestellt. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit des Stadtarchivs finden meist mehrmals monatlich Führungen für Gruppen nach Vereinbarung oder offen für die Bürgerschaft statt.

Teilung Ausstellungsraum OG Bestandsgebäude:

Die Umsetzung des Druckerkonzeptes sowie die Einrichtung einer zentralen Scan-Anlage für Stadtarchiv und Ludwiggalerie – genehmigte Fördermaßnahme der Ludwiggalerie in 2017 – machen die Schaffung eines Technikraumes im Stadtarchiv notwendig. Dies ist aus Platzgründen nur im OG des Bestandsgebäudes möglich.

Zudem erfordert die längerfristig angelegte Aufarbeitung von Erschließungsrückständen insbesondere an Verwaltungsakten die Bereitstellung von vier EDV-Arbeitsplätzen für temporär beschäftigtes Personal, insbesondere über Werkverträge, durch Praktikanten und ehrenamtliche Kräfte. Entsprechende Sachmittel sind in der mittelfristigen Finanzplanung vorgesehen. Für 2018 und 2019 ist die Förderung der Sachmittel allein für vier zeitgleich zu vergebende Werkverträge durch den LVR beantragt und eine Förderung in Aussicht gestellt. Als Eigenleistung obliegt der Stadt Oberhausen die Einrichtung der Arbeitsplätze, deren Finanzierung – Möbel, EDV - wiederum haushalterisch gesichert ist.

Für die Realisierung der genannten vier EDV-Arbeitsplätze und des Technikraumes ist es erforderlich, den bislang für Ausstellungen vorgesehenen Raum im OG des Bestandsgebäudes zu teilen und beide entstehenden Räume mit technischer Infrastruktur auszustatten. Ausstellungen zu Themen der Stadtgeschichte sollen zukünftig stattdessen an geeigneteren, da höher frequentierten Orten in der Stadt durchgeführt werden, so 2019/20 im „Kleinen Schloss“ des Schlosses Oberhausen.

Verbesserung der Eingangssituation:

Der Zugang zum Stadtarchiv ist derzeit nur bedingt barrierefrei. Mobilitätseingeschränkten Kunden und Kundinnen sind die Nutzung der Klingelanlage sowie die Öffnung der Tür oftmals nicht möglich, so dass es seit der Eröffnung des Stadtarchivs mehrfach zu Beschwerden aus der Bürgerschaft gekommen ist. Mit dem Ersatz eines Grünbeetes durch eine gepflasterte Fläche, die technische Einrichtung einer automatischen Türöffnung in Verbindung mit einer Ausstattung weiterer Arbeitsplätze mit einer Türöffnungsfunktion, lässt sich die Barrierefreiheit entscheidend verbessern und zudem ein Fahrradständer platzieren.

Durch den Finanzierungsbeschluss dieser Dringlichkeitsentscheidung ist somit eine unmittelbare Maßnahmenumsetzung im städtischen Investitionshaushalt 2017 gewährleistet.