Beschlussvorlage - B/16/2206-01

Beschlussvorschlag

Der Rat der Stadt beschließt

-            die Einrichtung von 3,5 Planstellen, welche mit Diplom-Sozialarbeitern/innen, Diplom-Sozialpädagogen/innen zu besetzen sind (S 15 TVöD SuE + Zulage nach S 17 TVöD SuE)

-            die Ermächtigung der Bereiche 4-1/Personal und Organisation und 3-1/Kinder, Jugend, Bildung zur personellen Nachjustierung bei weiterhin steigenden Fallzahlen in Anlehnung an die dargestellte Personalbemessung (Vorratsbeschluss)

Konsequenzen

a) Finanzielle

    keine[ ]

    ja[X ] Personalkosten 268.800,-- EUR

b) Sonstige

Begründung

Als Reaktion auf die zahlreichen Überlastungsanzeigen der Mitarbeiter/innen des Fachbereiches 3‑1‑40/Erzieherische Hilfen, hier Allgemeiner Sozialer Dienst, wurden im Zeitraum von Juni 2015 bis Stichtag II. Quartal 2016 insg. 16,5 Planstellen eingerichtet.

Eine Berechnung für das III. Quartal 2016 ergibt noch mal einen Stellenmehrbedarf von 4,0 Planstellen.

Zur Stellenausweitung liegt ein Vorratsbeschluss vom 15.12.2015 (B/16/1302-01) vor.

Um eine nachhaltige Verbesserung der Überlastungssituation zu erzielen, wurden darüber hinaus Gespräche mit der Fachbereichsleitung und den Regionalteamleitungen unter Teilnahme des Personaldezernenten Herrn Schmidt und der Beigeordneten Frau Münich geführt.

Von der Fachverwaltung wurde darum gebeten zu überprüfen, inwieweit man in den Regionalteams zur Entlastung der Regionalteamleitungen die Funktion des/der Teamkoordinators/in einrichten kann.

Die Firma Con_Sens hat sich mit der Einrichtung von sog. Teamkoordinatoren/innen im Rahmen der Organisationsuntersuchung ebenfalls beschäftigt. Aus dem Gutachten (Seite 104ff) geht hervor, dass in der Ist-Analyse deutlich wurde, dass sich die Mitarbeiter/innen mit den Überlegungen zur Initiierung einer/eines Teamkoordinators/in beschäftigt haben. Eine abschließende Regelung gibt es in den Regionalteams derzeit nicht. Laut dem Con_Sens Gutachten wurden pro Regionalteam mehrere Mitarbeiter/innen mit den Aufgaben betraut.

Auf Dauer ist dieser Zustand unter Berücksichtigung der Fallzahlen und der Tatsache, dass viele neue Mitarbeiter/innen in den Regionalteams beschäftigt sind, so nicht tragbar.

Eine klare organisatorische Regelung mit dem Fachbereich 3‑1‑40/ Erzieherische Hilfen zur Einrichtung der neuen Funktion Teamkoordination ist zu treffen.

Aufgaben:

Zu den Aufgaben der Teamkoordination zählt, dass diese die Regionalteamleitungen nicht nur in Abwesenheit vertreten sondern als ständige Unterstützung für die Regionalteamleitungen fungieren. In den Fachstandards des Allgemeinen Sozialen Dienstes ist festgeschrieben, dass an jedem Fachgespräch der zu betreuenden Person die Regionalteamleitung teilnehmen muss. Dies dient zur Beratung, Kontrolle und Steuerung des Entscheidungsprozesses.

Ein solches Fachgespräch kann durchaus sehr zeitaufwendig sein, wenn insbesondere für eine zu betreuende Person unterschiedliche Hilfeleistungen angeboten werden müssen. Durch die Einrichtung der Teamkoordination ist es möglich, notwendige Fachgespräche anderer Teammitglieder schneller durchzuführen und schnellere Entscheidungen und effizienteres Arbeiten werden ermöglicht.

Weiterhin gehört zu den Tätigkeiten die Sicherstellung der fachlichen Einzelarbeit sowie die Beratung und Begleitung der Fachkraft in schwierigen Fällen.

Der Teamkoordination sollte die Zeichnungsbefugnis einer Regionalteamleitung zugesprochen werden. Dies ist sinnvoll, damit sich Arbeitsabläufe und -prozesse in Abwesenheit der Regionalteamleitung nicht verzögern.

Ziel der Einrichtung einer Teamkoordination ist auch die intensive Unterstützung der Regionalteamleitungen bei der Einarbeitung neuer Fachkräfte. Die Tätigkeiten werden auf mehrere Personen verteilt, sodass sich diese intensiv der Einarbeitung von neuen Kollegen/innen widmen können.

Gleichzeitig führt dies zu einer besseren Steuerung die zur Verfügung stehenden Hilfen auch adäquat anwenden zu können und erforderliche Leistungen gem. SGB VIII gewähren zu können.

Auch die anfallenden Kosten für bestimmte Maßnahmen sind nicht außer Acht zu lassen. Da über die Fachgespräche die Qualität und die Kosten der Maßnahmen gesteuert werden, ist es notwendig, dass die Regionalteamleitung bzw. Teamkoordination an den Gesprächen teilnimmt.

Dies hat zur Folge, dass die Teamkoordinatoren/innen zur Wahrnehmung von Leitungsaufgaben (ähnlich wie die Regionalteamleitungen) von der laufenden Fallarbeit zum Teil entlastet werden sollten.

Jedes Regionalteam soll mit Teamkoordinatoren/innen ausgestattet werden. Diese sollen zu 50% von der Fallbearbeitung freigestellt werden.

Zur Berechnung der zusätzlich benötigten Stellen aufgrund der teilweisen Freistellung der Teamkoordinatoren/innen ist eine Leitungsspanne festzulegen.

Derzeit stellt sich die Stellen-/ Mitarbeiter/innen Situation in den einzelnen Regionalteams wie folgt dar:

(Stand II. Quartal 2016)

Die Leitungsspanne ist in einem ersten Schritt wie folgt festzulegen:

Dies hätte zur Folge, dass in den vorhandenen Regionalteams folgende Planstellen für die Teamkoordination eingerichtet werden müssen:

Mitte/Styrum0,5 Planstellen

Ost0,5 Planstellen

Sterkrade1,0 Planstellen

Osterfeld1,0 Planstellen

Alstaden /Lirich0,5 Planstellen

Da jeweils quartalsmäßig die Fallzahlen überprüft werden, ist in diesem Zusammenhang auch die Berechnung der Leitungsspanne im Auge zu behalten.

Die Regionalteams, denen mit diesem Vorschlag eine halbe Planstelle zugesprochen wird, haben Bedenken geäußert. Von daher wurde mit allen Beteiligten vereinbart, dass in den Regionalteams Mitte/Styrum, Oberhausen-Ost und Alstaden/Lirich eine weitere Person lediglich mit der Funktion der Teamkoordination betraut wird. Die hälftigen Fälle dieser Person werden auf alle übrigen Mitarbeiter/innen aufgeteilt, eine Planstellenausweitung erfolgt nicht. Demzufolge müssen in jedem der aufgezählten Regionalteams 17,5 Fälle auf die übrigen Mitarbeiter aufgeteilt werden.

Diese Regelung wurde von der Fachbereichsleitung des Fachbereiches 3-1-40/ Erzieherische Hilfen sowie allen Regionalteamleitungen positiv befürwortet.

Die Auswahl der Teamkoordination erfolgt über ein internes Interessenbekundungsverfahren.

Eingruppierung

Eine Bewertung aufgrund der vorliegenden Arbeitsplatzbeschreibungen für die Funktion der/des Teamkoordinatorin/s hat ergeben, dass für die zusätzliche Funktion eine Zulage gewährt werden kann.

Der Stellenwert ist mit S 15 TVöD SuE plus Zulage nach S 17 TVöD SuE auszuweisen. Die Zulagengewährung erfolgt vorerst befristet bis zum 31.12.2017.

Nach einer Erprobungsphase bis Ende 2017 ist die Vorgehensweise nochmals mit allen Beteiligten zu erörtern.