Berichtsvorlage - M/17/1511-01

Sachdarstellung

Die Verwaltung verfolgt derzeit das Ziel, nach innen und außen gerichtete papiergebundene Abläufe an allen sinnvollen Stellen weitestgehend abzuschaffen. Die positiven Erfahrungswerte aus den vereinzelten Fachbereichen in denen die E-Akte bereits heute im Einsatz ist sollen genutzt werden, um zukünftig verwaltungsweit papierlose, medienbruchfreie Prozesse zu schaffen. Diese Vorgehensweise ergänzt sich mit dem Onlinezugangsgesetz, künftig definierte Dienstleistungen der Verwaltung in Verwaltungsportalen so anzubieten, dass Interessierte aus Gesellschaft und Wirtschaft ihre Anliegen zeit- und ortsunabhängig erledigen können.

Ein wesentlicher Bestandteil zur digitalen Modernisierung unserer Verwaltung ist die Beschaffung und Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). 

Das DMS wird alle Bereiche unserer Verwaltung betreffen. Daher wurde bereits im Jahr 2021 eine gemeinsame Projektgruppe eingesetzt, die neben den Querschnittsbereichen IT, Personal und Organisation, Datenschutz und der zentralen Vergabestelle, auch die Pilotbereiche (Finanzen, Stadtplanung, Bauplanung, Mobilität und Soziales) umfasst.

In den vergangenen Wochen wurden in diversen Workshops mit Vertreterinnen und Vertretern der Pilotbereiche die jeweils spezifischen Gegebenheiten und Aktenstrukturen untersucht und somit die Anforderungen an ein DMS ermittelt. Des Weiteren wurde in einigen technisch ausgelegten Workshops die bestehende IT-Landschaft beleuchtet und somit u.a. auch die Anforderungen an ein DMS-System aus Sicht der Fachverfahren, der Enterprise Architektur sowie der IT-Sicherheit bestimmt. Sämtliche Informationen wurden in der Leistungsbeschreibung sowie dem Anforderungskatalog zusammengefasst. Derzeit werden die Unterlagen einer rechtlichen Überprüfung unterzogen, da sie elementarer Bestandteil eines europaweiten Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb werden, dessen Bekanntmachung für das 1. Quartal 2022 vorgesehen ist und nach jetzigem Stand im 4. Quartal 2022 mit der Auswahl eines DMS abgeschlossen wird. Entsprechende Mittel wurden im Haushalt 2022 berücksichtigt. Über die Auswahl und die Vergabe wird entsprechend informiert bzw. werden die notwendigen Beschlüsse in den zuständigen Gremien eingeholt. Im Anschluss wird zunächst in einem der Pilotbereiche die Umsetzung erfolgen. Alle weiteren folgen sukzessive und auf der Grundlage der Erfahrungen.

Potentiell erste Pilot-Anwendungsfälle innerhalb der einzelnen Bereiche, die sich für eine initiale Einführung des DMS-Systems eignen wurden wie folgt identifiziert.

Finanzen  Verwaltung von Steuerbescheiden

Stadtplanung  Einführung einer elektronischen Denkmalakte

Bauplanung  Abbildung des Bauantrags im elektronischen Workflow

Mobilität  Abbildung der Städtebaulichen Vertragsakte im DMS

Soziales Abbildung Aktenplan für Bildung & Teilhabe sowie Grundsicherung im Alter & bei Erwerbsminderung

Im Verlauf des Ausschreibungsverfahrens werden u.a. die Pilotbereiche sowie die Beteiligungsgremien an den Bieterpräsentationen und der Bewertungsphase vor Festlegung des Auswahlergebnisses erneut mit einbezogen.