Berichtsvorlage - M/16/0836-01

Sachdarstellung

In seiner Sitzung vom 09.03.2015 verabschiedete der Jugendhilfeausschuss einstimmig:

"Die Verwaltung wird zur Verbesserung des Anmeldeverfahrens ab dem Kindergartenjahr 2016/2017 gebeten zu prüfen, welche Software-Angebote es am Markt gibt, welche Kosten entstehen und wie sichergestellt werden kann, dass sich alle Träger in Oberhausen an diesem Verfahren beteiligen."

In der Begründung zu dem Antrag der Koalitionsgemeinschaft SPD - Die Grünen – FDP heißt es unter anderem:

„Mit Einführung eines Kitanavigators können die Betreuungsangebote in der Stadt abgebildet, ihre unterschiedlichen Angebote für die Eltern nachvollzieh- und vergleichbar dargestellt und ein besserer Überblick damit sichergestellt werden. Mit seiner Hilfe können Eltern - online - eine unverbindliche Interessenbekundung im Vorgriff zum eigentlichen Anmeldeverfahren abgeben. Zudem lässt sich auf diese Art eine bessere Planung und Abstimmung der Angebote ermöglichen.“

Aktuell stellt sich die Situation wie folgt dar:

Einen trägerübergreifenden Überblick über die 79 Kindertageseinrichtungen mit insgesamt rd. 5.800 Plätzen können sich Eltern über Listen verschaffen, die auf der Internetpräsenz Oberhausen.de zum Download angeboten werden oder sie nutzen die Beratung der Vermittlungsstelle für Betreuungsangebote in Kindertagesbetreuung des Bereiches 3-1 Kinder, Jugend, Bildung.

Eltern müssen selbst recherchieren, welche Betreuungsmöglichkeiten wohnortnah verfügbar sind. Darüber hinaus erfolgt die Darstellung der Kindertageseinrichtungen auf den trägereigenen Internetseiten eigenverantwortlich und gestaltet sich daher entsprechend unterschiedlich.

Eine Beratung und Vermittlung in Kindertagespflege (160 Kindertagespflegestellen mit rd. 550 Plätzen) erfolgt durch die Fachberatung der Kindertagespflegebörse, Bereich 3-1 Kinder, Jugend, Bildung der Stadt Oberhausen.

Die schriftliche / persönliche Anmeldung an einer Kindertageseinrichtung erfolgt dezentral in den jeweiligen Einrichtungen durch die Eltern; dies teilweise schon Jahre vor der geplanten Inanspruchnahme. Mehrfachanmeldungen sind üblich – zum Teil in bis zu acht Kitas. Platzzusagen, für das im August beginnende Kindergartenjahr, erfolgen nach der Beschlussfassung der Profilplanung der Kindertageseinrichtungen im Jugendhilfe-ausschuss jeweils im März.

Bedingt durch die Mehrfachanmeldungen der Eltern und unbereinigte Anmeldelisten in Kindertageseinrichtungen kann sich die Vergabe der Plätze bis zum August des Jahres hinziehen. Besonders für Berufstätige bzw. Berufswiedereinsteiger/innen stellt sich diese Situation als problematisch dar.

Daneben fehlt dem örtlichen Jugendhilfeträger als Verantwortlichen für die Jugendhilfeplanung die Transparenz über tatsächlich bereits vergebene bzw. noch verfügbare Plätze in den Kindertageseinrichtungen und der Tagespflege. Die Eltern, die den Rechtsanspruch auf einen Betreuungsplatz geltend machen wollen sind verpflichtet ihren Bedarf dem Bereich 3-1 Kinder, Jugend, Bildung anzuzeigen. Dies ist im Kinderbildungsgesetz NRW (KiBiz) wie folgt geregelt.

§ 3b Bedarfsanzeige und Anmeldung

(1) Die Inanspruchnahme eines Betreuungsplatzes setzt grundsätzlich voraus, dass Eltern dem Jugendamt spätestens sechs Monate vor Inanspruchnahme den für ihr Kind gewünschten Betreuungsbedarf, den gewünschten Betreuungsumfang und die Betreuungsart schriftlich angezeigt haben. Die Anzeige kann auch über elektronische Systeme, über die Tageseinrichtungen oder über die örtlichen Fachvermittlungsstellen für Kindertagespflege erfolgen.

(2) Eltern, bei denen kurzfristig Bedarf für einen Betreuungsplatz entsteht, haben diesen gegenüber dem Jugendamt unverzüglich anzuzeigen. Die Jugendämter sollen im Rahmen ihrer Planung auch für Fälle Vorkehrungen treffen, in denen die Eltern aus besonderen Gründen ausnahmsweise schneller als in der Sechsmonatsfrist nach Absatz 1 einen Betreuungsplatz benötigen.

(3) Die Jugendämter müssen den Eltern den Eingang der Bedarfsanzeige spätestens nach einem Monat bestätigen und sie gleichzeitig über die örtlichen Kostenbeiträge nach § 90 SGB VIII informieren. Wenn nicht bereits ein Betreuungsvertrag abgeschlossen wurde, erhalten in den Fällen des Absatzes 1 die Eltern vom Jugendamt in der Regel bis acht Wochen, spätestens aber sechs Wochen vor dem Zeitpunkt, für den der Bedarf angemeldet wurde, eine Benachrichtigung über die Zuweisung des Betreuungsplatzes.

Hieraus ergeben sich für die Verwaltung verpflichtende Arbeitsschritte, die ein transparentes System der Bedarfsanzeige, die Dokumentation der Angebote und die Vermittlung im Rahmen des Rechtsanspruchs beinhalten.

Zur Sicherstellung des Rechtsanspruchs muss die Kommune jedes Angebot eines Betreuungsplatzes sowie die Annahme bzw. Ablehnung durch die Eltern dokumentieren, da hiermit der Rechtsanspruch erfüllt ist. Für die Sicherstellung des Rechtsanspruchs ist eine solche Transparenz unabdingbar.

Vor diesem Hintergrund kommt die Verwaltung grundsätzlich zu dem Ergebnis, dass die oben dargestellten verpflichtenden Arbeitsschritte zukünftig nur über ein onlinegestütztes Bedarfsanzeigeverfahren sichergestellt werden können. Darüber hinaus lassen sich wesentliche Daten, die für die perspektivische Jugendhilfeplanung wichtig sind, verlässlicher ableiten.

Die im Beschluss des Jugendhilfeausschusses bzw. in der Begründung genannten Eckpunkte, die insbesondere auf eine verbesserte Bürgerorientierung (Transparenz und Vereinfachung des Anmeldeverfahrens) hinweisen, sind auch für die Verwaltung wichtige Elemente die ein onlinegestütztes Bedarfsanzeigeverfahren enthalten sollte.

In enger Kooperation zwischen den Bereichen 3-1 Kinder, Jugend, Bildung und der Stabstelle Strategisches IT-Management der Stadtverwaltung Oberhausen wurden daraufhin die fachlichen Anforderungen an die Online-Software zusammengestellt. In diesem Zusammenhang wurden die in anderen Kommunen gemachten Erfahrungen einbezogen.

Wesentliche Aspekte, die ein onlinegestütztes Bedarfsanzeigeverfahren bieten sollte sind:

-                      Transparenz über Betreuungsangebote für Eltern nachvollziehbar und vergleichbar dargestellt

-                      Benutzerfreundlichkeit (intuitive Bedienbarkeit)

-                      Benutzerlogin für Eltern mit der Möglichkeit von der Anmeldung bis zur Platzvergabe für Kindertageseinrichtungen und Kindertagespflege Daten zu verändern und Reservierungen vorzunehmen

-                      Kartenmodul Google Maps mit geographischer Anzeige der Einrichtungen

-                      mögliche Nutzung auf allen Endgeräten wie Smartphone und Tablet

-                      transparente Dokumentation der Bedarfsanzeige

-                      rechtssichere Dokumentation des Vergabeprozesses (Rechtsanspruch)

-                      trägerübergreifende Bereinigung der Vormerkliste (Mehrfachanmeldungen)

-                      Bereitstellung eines Moduls zur Jugendhilfeplanung frühkindliche Angebote

-                      Kompatibilität zu Kita Verwaltungssoftware KiBiz-Web, KITA-Plus und anderen Verwaltungsprogrammen

Nach einer ersten Marktrecherche wurden sechs Softwarelösungen näher beleuchtet. Aufgrund von Erfahrungen anderer Kommunen und ersten Abfragen bei den Anbietern wurden drei Anbieter einvernehmlich ausgeschlossen, weil die definierten Anforderungen nicht abgedeckt wurden. Mit den verbleibenden drei Anbietern wurden Präsentationstermine vereinbart. Die präsentierten Softwarelösungen wurden anhand der erarbeiteten Kriterien bewertet und gewichtet. Datenschutzrechtlich erfüllen nach der ersten Prüfung alle drei Softwarelösungen die Anforderungen aus dem Bereich Datenschutz. Allerdings erfüllte nur die Software „LittleBird“ der Firma „RegioIT“ die oben genannten Anforderungen in vollem Umfang und bietet sowohl fachlich als auch technisch und strategisch eine optimale Basis für die gestellte Problematik. Die Software bietet eine gemeinsame Internetpräsenz, die von allen Trägern angepasst und genutzt werden kann.

Neben diesen wesentlichen Punkten bietet diese Software für Träger ohne eigene Verwaltungssoftware die Option, die Software zur Verwaltung ihrer Einrichtungen zu nutzen, so dass auch dort eine Verbesserung erzielt werden könnte.

So können z.B. Verträge trägerspezifisch gestaltet und historisch archiviert eingesehen und nachvollzogen werden.

Aus Sicht des Strategischen IT-Managements entspricht die Software „LittleBird“ den notwendigen Standards (Web-Anwendung/ Nutzung von Webservices und aktuellen Entwicklungsstandards). Strategisch ist sie so ausgelegt, dass z.B. eine Anbindung an ein mögliches Bürgerportal in absehbarer Zeit umsetzbar ist. Der Softwarehersteller entwickelt zudem aktuell Module zur Ermittlung der Elternbeitragskosten und Erstellung der Beitragsbescheide, so dass perspektivisch die Möglichkeit besteht das Verfahren sinnvoll zu erweitern. Damit können langfristig auch weitere Funktionalitäten im Fachbereich 3-1-20 (Offene Ganztagsschule und Kindergartenbeiträge) mit der Software abgewickelt werden und bestehende Verträge mit einem anderen Dienstleister, über den die Elternbeitragsberechnung aktuell vollzogen wird, gekündigt werden.

Der Verwaltungsvorstand hat sich bereits mit den in Frage kommenden Softwarelösungen beschäftigt und ist dem Empfehlungsvorschlag gefolgt. Er hat die Verwaltung beauftragt die notwendigen Schritte zur Einführung vorzunehmen.

Zukünftiges Verfahren

Über das „LittleBird-Portal“ können sich Eltern einen Überblick über geeignete Betreuungsangebote in ihrer Nähe verschaffen und ihr Kind in den gewünschten Einrichtungen über die online gestützte Vormerkliste anmelden.

Alternativ ist natürlich auch weiterhin eine Anmeldung direkt in den Einrichtungen möglich. Dort wird dann die Anmeldung entgegengenommen und ins „LittleBird-Portal“ eingepflegt und gelangt so in die Vormerkliste.

Bevor ein Betreuungsvertrag geschlossen wird, erfolgt auf jeden Fall ein persönliches Gespräch zwischen Sorgeberechtigten und der Kita.

Mit dem dezentralen Vertragsabschluss in der Kita wird das Kind automatisch auf der Vormerkliste als „versorgt“ markiert. Andere Einrichtungen und auch die Kommune wissen damit, dass für dieses Kind kein Platz mehr benötigt wird und können ihre freien Kapazitäten somit Eltern zur Verfügung stellen, die noch auf der Suche nach einem Betreuungsplatz sind.

Die Platzvergabe erfolgt weiterhin dezentral, wodurch die gesetzlich geregelte Trägerautonomie erhalten bleibt.

Die Rechtssicherheit im Vergabeverfahren (§3b KiBiz) von der Anmeldung bis zur Platzvergabe bzw. Platzablehnung ist durch die lückenlose Dokumentation gegeben. Nicht versorgte Kinder mit Rechtsanspruch werden rechtzeitig erkannt und können frühzeitig und mit erheblich weniger Aufwand vermittelt werden.

Die genaue inhaltliche Ausgestaltung und Anpassung an Oberhausener Anforderungen ist konfigurierbar und soll in einer Projektgruppe bestehend aus Vertretern des Bereichs 3-1 Kinder, Jugend, Bildung, der Stabsstelle strategischen IT-Managements, dem Bereich 4-6 Recht / Datenschutz, den freien Trägern und dem Software Anbieter abgestimmt werden.

Die Kosten für die Software-Lösung „LittleBird“ wreden im weiteren Verlauf mit RegioIT detailiert erörtert und in einem abschließenden politischen Beratungsgang dargestellt.

Durch die Auswirkungen der Implementierung einer Software zur Schaffung eines transparenten Systems der Bedarfsanzeige und Dokumentation im Rahmen der Sicherung des Rechtsanspruchs auf eine Kindertagesbetreuung, werden sich auch Änderungen auf die verwaltungsinterne Aufbau- und Ablauforganisation ergeben. Die sich durch die Implementierung ergebenden Änderungen für den Fachbereich 3-1-30 Kindertagesbetreuung sind zu prüfen. Nach Rücksprache mit anderen Kommunen wird sich für den Fachbereich ein Personalbedarf von 1 bis 3 Stellen ergeben. Zur Konkretisierung wird der Bereich 4-1 Personal und Organisation in Verbindung mit dem Bereich 3-1 Kinder, Jugend, Bildung bis zu den Sommerferien 2015 die organisatorischen und personellen Auswirkungen detailliert prüfen.

In ihrer Sitzung vom 23.04.2015 hat sich die Arbeitsgruppe Tageseinrichtungen für Kinder/ Kindertagespflege nach § 78 SGB VIII mit der Einführung eines onlinegestützten Anmelde- und Bedarfsanzeigeverfahrens beschäftigt. In dieser Sitzung wurde die von der Verwaltung priorisierte Software vorgestellt. Nach der Präsentation bestand die Möglichkeit zur Diskussion um Fragestellungen und Erfahrungen einzubringen. Die Träger erklärten sich grundsätzlich bereit an dem Bedarfsanzeigeverfahren mitzuwirken (Grundlage: KiBiz § 3b, Abs. 4). Sie werden Detailfragen bis zum 29.05.2015 der Verwaltung zukommen lassen, die in der Sitzung der Arbeitsgruppe am 23.06.2015 erörtert werden.

Bis zur Produktivschaltung eines onlinegestützten Bedarfsanmeldeverfahrens wird von einer ca. neunmonatigen Vorlaufzeit ausgegangen.

Um die onlinegestützte Software zu dem im September 2016 beginnenden Anmeldeverfahren für das darauffolgende Kindergartenjahr aktiv zu schalten, sieht die Verwaltung eine abschließende Beratung bzw. Beschlussfassung nach den Sommerferien 2015 vor.