Beschlussvorlage - B/16/0676-01

Beschlussvorschlag

1. Der Hauptausschuss genehmigt nachträglich die ursprünglich geplante Dienstreise der Stadtverordneten Müthing zur Teilnahme an der geplanten Ratssitzung vom 16.06.2014 gemäß § 6 Abs.1 der Entschädigungsverordnung NRW (EntschVO) i. V. m. § 2 Abs. 1 des Landesreisekostengesetzes (LRKG)

2. Der Hauptausschuss genehmigt nachträglich die Dienstreise des Stadtverordneten Brodrick vom 29.06.2014/01.07.2014  zur Teilnahme an der konstituierenden Ratssitzung vom 30.06.2014 gemäß § 6 Abs.1 der Entschädigungsverordnung NRW (EntschVO) i. V. m. § 2 Abs. 1 des Landesreisekostengesetzes (LRKG)

3. Der Hauptausschuss genehmigt nachträglich die Dienstreise des Stadtverordneten Nowak vom 15.09.2014 zur Teilnahme an der Ratssitzung vom 15.09.2014 gemäß § 6 Abs.1 der Entschädigungsverordnung NRW (EntschVO) i. V. m. § 2 Abs. 1 des Landesreisekostengesetzes (LRKG)

Konsequenzen

a) Finanzielle

    keine[   ]

ja[ X ]Im Fall der vollständigen Erstattungsfähigkeit der Reisekosten nach LRKG: insgesamt 1.228,37 Euro

b) Sonstige

Begründung

1. Allgemeines:

Die Stadtverordneten Müthing, Brodrick und Nowak haben bei der Verwaltung, Bereich 0-1/Stadtkanzlei, die Prüfung der Erstattungsfähigkeit von Kosten erbeten, die ihnen zur (geplanten) Anreise zu (einer geplanten) Ratssitzung im Juni und September 2014 entstanden sind. Die Sachverhalte zu den Beschlussvorschlägen 1 und 2 betreffen Reisen vom Urlaubsort zum Sitzungsort und zurück an den Urlaubsort. Beim Sachverhalt zum Beschlussvorschlag 3 handelt es sich um  eine Anreise vom Ort eines Kuraufenthaltes zum Sitzungsort und zurück an den Ort des Kuraufenthaltes. Der Bereich 0-1/Stadtkanzlei hat die Sachverhalte in Verbindung mit Bereich 4-6/Recht geprüft. Als Ergebnis der Prüfung kann in allen drei Fällen Folgendes festgestellt werden:

Zwar ergibt sich aus der GO NRW keine gesetzliche Pflicht der Stadtverordneten zur Teilnahme an den Sitzungen des Rates der Stadt, jedoch hat sich der Rat in § 9 Abs. 1 der Geschäftsordnung eine Selbstbindung auferlegt indem dort die Verpflichtung der Stadtverordneten bestimmt ist, an den Sitzungen des Rates teilzunehmen.

Rechtsgrundlage für eine Erstattung ist in allen vorstehen angesprochenen Fällen § 6 Abs. 1 der Entschädigungsverordnung (EntschVO); dort heißt es:

„Für genehmigte Dienstreisen erhalten Mitglieder kommunaler Vertretungen und Ausschüsse sowie Ortsvorsteherinnen und Ortsvorsteher Reisekostenvergütung nach Maßgabe des Landesreisekostengesetzes.“

Das Landesreisekostengesetz in Verbindung mit den Allgemeinen Verwaltungsvorschriften hierzu (VVzLRKG) definiert als Dienstreise auch eine Reise von einem dem vorübergehenden Aufenthalt  dienenden Ort zum Dienstort (§ 2 Abs. 1 Satz 4 LRKG). Dazu zählt nach den VVzLRKG auch der Urlaubsort; auch der Ort eines Kuraufenthaltes ist „dem vorübergehenden Aufenthalt dienend“ im Sinne des LRKG. Dienstort der Ratsmitglieder ist Oberhausen. Daher handelte es sich grundsätzlich bei allen drei Reisen der Stadtverordneten (in einem Falle bei der in Aussicht genommenen Reise) um Dienstreisen.

Zuständig für die Genehmigung von Dienstreisen der Stadtverordneten ist gemäß der Zuständigkeitsordnung der Stadt Oberhausen der Hauptausschuss (Anlage 1 zur Zuständigkeitsordnung, Ziff. 2.6). Eine Genehmigung durch die Verwaltung oder eine Reisekostenerstattung durch die Verwaltung ohne vorherige Genehmigung ist angesichts der Zuständigkeit des Hauptausschusses nicht möglich.

Grundsätzlich sind Dienstreisen vor ihrem Antritt zu genehmigen. Die antragstellenden Stadtverordneten haben jedoch erst nach Durchführung der Reisen bzw. nach Verursachung entsprechender Kosten davon Kenntnis erlangt, dass die Möglichkeit zur Genehmigung ihrer Reisen als Dienstreisen nach der EntschVO und dem LRKG besteht; auch in der Verwaltung waren aus der Vergangenheit vergleichbare Fälle nicht bekannt.

Nach Auffassung der Verwaltung ist angesichts dessen auch die nachträgliche Genehmigung der Reisen als Dienstreisen in den jeweiligen Einzelfällen zulässig und möglich.

Es handelt sich vorliegend um gleich- bzw. ähnlich gelagerten Sachverhalte und Begründungen für die Genehmigungsfähigkeit der drei vorgebrachten Prüfungsanliegen. Deshalb bündelt der Bereich 0-1/Stadtkanzlei in der Eigenschaft als Service-Einrichtung für die Angelegenheiten des Rates und der Mandatsträger und als geschäftsführende Fachverwaltung für den Hauptausschuss die ihm zugegangenen Anträge der betreffenden Stadtverordneten in einer Vorlage. Dies begünstigt eine effektive und nachvollziehbare Beratung und Beschlussfassung.

Sofern der Hauptausschuss die von dieser Vorlage erfassten Dienstreisen genehmigt, werden die Sachverhalte sowie die Kostennachweise der zuständigen Fachverwaltung für die Gewährung von Kosten für Dienstreisen, Bereich 4-1/Personal, Organisation, vorgelegt.

2. Begründung zu Beschlussvorschlag 1:

Der Anlass für Frau Stadtv. Müthing, von ihrem Urlaubsort anzureisen, war die geplante Ratssitzung zur Konstituierung des Rates am 16.06.2014, also ein Dienstgeschäft im Sinne des § 2 Abs. 1 Satz 1 LRKG.

Frau Stadtverordnete Müthing hat vorgetragen, es sei ihr im Jahr 2014 keine Urlaubsplanung möglich gewesen, die terminlich nicht den 16.06.2014 einbezog. Frau Müthing ist in ihrer langjährigen Tätigkeit als Ratsmitglied nach dem Kenntnisstand der Verwaltung nicht durch urlaubsbedingte Abwesenheit von Ratssitzungen in Erscheinung getreten. Somit handelt es sich um einen Einzelfall.

Frau Stadtverordnete Müthing stellte Ihre Urlaubsreise im Juni 2014 auf eine Reiseunterbrechung zur Teilnahme an der für den 16.06.2014 geplanten konstituierenden Sitzung des Rates ab; sie hat also Maßnahmen ergriffen, um Ihre durch § 9 Abs. 1 der Geschäftsordnung vorgegebene Teilnahme an der ursprünglich für den 16.06.2014 vorgesehenen konstituierenden Ratssitzung zu ermöglichen. Die Buchungen für Flug und Taxi wurden im Interesse der Kostenreduzierung frühzeitig vorgenommen. Gegen die Genehmigung der Dienstreise von Frau Stadtverordneter Müthing spricht auch nicht, dass die ursprünglich für den 16.06.2014 geplante Ratssitzung nicht durchgeführt wurde und Frau Stadtverordnete Müthing die Reise daher nicht antreten musste. Die Absage der Ratssitzung erfolgte kurzfristig, Frau Müthing hatte die Absage nicht zu vertreten und die für die geplante Reise entstehenden Aufwendungen bereits getätigt. Hinzu kommt, dass Frau Stadtverordnete Müthing durch Stornierungsbemühungen noch teilweise erfolgreich die anfallenden Kosten vermindert hat.

3. Begründung zu Beschlussvorschlag 2:

Der Anlass für Herrn Stadtv. Brodrick, von seinem Urlaubsort anzureisen, war die konstituierende Ratssitzung am 30.06.2014, also ein Dienstgeschäft im Sinne des § 2 Abs. 1 Satz 1 LRKG.

Zur Teilnahme an der konstituierenden Ratssitzung am 30.06.2014 unterbrach Herr Stadtverordneter Brodrick seinen Jahresurlaub, den er im Jahre 2013 gebucht hatte. Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung des Sitzungsplanes 2014 im Herbst 2013 war Herr Brodrick noch nicht Stadtverordneter und auch das Verfahren zu seiner Kandidatur war noch nicht abgeschlossen. Somit musste Herr Stadtverordneter Brodrick zum Zeitpunkt seiner Reisebuchung von der Veröffentlichung des Sitzungsplanes noch keine Kenntnis erlangt haben und dieselbe für seine Urlaubsplanung noch nicht berücksichtigen.

4. Begründung und Sachverhaltsdarstellung zu Beschlussvorschlag 3:

Der Anlass für Herrn Stadtv. Nowak, aus seiner Kur anzureisen, war die Ratssitzung am 15.09.2014, also ein Dienstgeschäft im Sinne des § 2 Abs. 1 Satz 1 LRKG.

Herr Stadtverordneter Nowak hat zur Teilnahme an der Ratssitzung vom 15.09.2014 einen Kuraufenthalt unterbrochen. Die Anreise per Taxi war erforderlich, da aus gesundheitlichen Gründen die Wahl eines anderen Verkehrsmittels, wie insbesondere einer Zugverbindung, nicht in Betracht kam.

5. Abschließende Bewertung der Verwaltung:

Alle drei Stadtverordneten haben in tatsächlicher Hinsicht nicht unerhebliche Anstrengungen unternommen, um ihr Mandat durch Sitzungsteilnahme ausüben zu können und letztlich auch ihrer in § 9. Abs. 1 der Geschäftsordnung geregelte Teilnahmepflicht nachzukommen. Jeder der vorstehend wiedergegebenen Sachverhalte rechtfertigt es nach Auffassung der Verwaltung, die einzelnen Dienstreisen auch im Nachhinein zu genehmigen.

Die Verwaltung geht insgesamt davon aus, dass die Mandatsträgerinnen und Mandatsträger wie bisher -soweit möglich- bei der Planung ihrer Ortsabwesenheiten den Sitzungskalender berücksichtigen und -falls dies im Einzelfall erforderlich wird- nach Möglichkeit jeweils vor vergleichbaren in Aussicht genommenen Dienstreisen eine Genehmigung durch den Hauptausschuss anstreben.