Berichtsvorlage - M/15/3409-01

Sachdarstellung

1. Gegenstand

Von Juli 2013 bis Mai 2014 wird eine Pilot-Anwendung von Tablet-PCs für Mandatsträger und Fraktionen mit dem Ziel durchgeführt, die Praktikabilität der zukünftigen Nutzung von IT im Rahmen der Software ALLRIS-Sitzungsdienst an Stelle der Nutzung von Sitzungsunterlagen in Druckform zu erproben. Die Pilot-Anwendung resultiert aus der Maßnahme 2a des Haushaltssanierungsplans 2012 sowie der nach der Beschlussfassung durch den Rat der Stadt am 25.06.2012 im Ältestenrat sowie im HSP-Begleitgremium vorgenommenen Erörterungen. Die Teilnehmer/innen am Pilotprojekt sowie die unterstützende Verwaltung und die OGM haben die Abfassung eines Berichtes vereinbart.

Dem Rat der Stadt Oberhausen wird hiermit in seiner Wahlperiode 2009 – 2014 ein Bericht über die im Rahmen des Pilotprojektes Tablet-PCs gewonnenen Erfahrungen und Erkenntnisse vorgelegt. Der Bericht stellt zudem die für eine Breitenanwendung mit der Zielgruppe aller Ratsmitglieder als angemessen bis erforderlich beurteilten Umsetzungsanforderungen dar.

2. Gesamtbeurteilung der Tablet-Nutzung in der Pilot-Anwendung

Die Teilnehmer/innen am Pilotprojekt bildeten mit Bereich 0-1 / Stadtkanzlei, Fachbereich 4-1-60 / IT sowie dem IT-Management der OGM eine Arbeitsgruppe, die dem regelmäßigen Erfahrungsaustausch sowie der Diskussion über den weiteren Fortgang des Pilotprojektes diente.

-          Die Mitglieder der Arbeitsgruppe sind mehrheitlich der Auffassung, dass die Nutzung des ALLRIS-Sitzungsdienstes für Mandatsträger/innen unter Verwendung der Hardware Tablet-PCs des Fabrikats I-Pad mit Netzwerkzugang über W-Lan eine adäquate Alternative zur Verwendung von Drucksachen in Papierform darstellt. Dies gilt unter  Berücksichtigung der weiter unten ausgeführten Anforderungen an eine Breitenanwendung durch alle interessierten Stadtverordneten.

-              Die Mitglieder der Fraktion Linke.Liste würden demgegenüber die Verwendung von Notebooks in Verbindung mit der Nutzung von ALLRIS-Net an Stelle der für das I-Pad angebotenen ALLRIS-App bevorzugen. Während das I-Pad einen höheren Nutzungskomfort in der Bedieneranwendung und die Vermeidung von Betriebsgeräuschen als Vorzug bietet, weist das ALLRIS-Net erhöhte Funktionalitäten auf. Durch ein Update der App durch den Software-Entwickler CC e-gov soll diese Einschränkung bis Oktober 2014 weitgehend ausgeglichen werden.

-              Die Vorteile der Tablet-Nutzung ggü. Drucksachen bestehen vornehmlich in:

/              Platz- und Gewichtsersparnis;

/              einem Zugewinn an Flexibilität in Bezug auf den Zugriff auf das gesamte Spektrum sämtlicher im System zugänglicher Dokumente (seit Einführung von ALLRIS in Oberhausen 2005) sowie darüber hinaus sämtlicher im ALLRIS.net zugänglicher relevanter Informationen;

/              verbesserten Möglichkeit der Dokumentation persönlicher Notizen o.ä. sowie der Kommunikation über die Dokumente einschließlich persönlicher Notizen insbesondere im Bereich der Mandatsträger/innen und Fraktionsangehörigen;

/              der Erwartung von Kostenersparnissen gegenüber dem Aufwand von Druckerzeugnissen. Nach Schätzungen der Stadtkanzlei betragen die zur Ausstattung von Mandatsträgern/innen mit Drucksachen anfallenden Kosten jährlich ca. 150.000 Euro, wovon ggf. ca. 100.000 Euro auf die Stadtverordneten entfallen. (Siehe zur Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Kap. 6)

3. Kriterien für die Beurteilung der Leistungsfähigkeit in der Breiten-Anwendung

Um dem Rat der Stadt in seiner Wahlperiode 2014 – 2020 einen differenzierten Vorschlag zur Breitenanwendung unterbreiten zu können, sind nach einvernehmlicher Beurteilung der Arbeitsgruppe „Pilot Tablet“ folgende Kriterien für die Leistungsfähigkeit zu erfüllen:

-          die Wirtschaftlichkeit, gestaffelt zu ermitteln nach einer umfassenden oder einer anteiligen Nutzung von Tablets durch die Ratsmitglieder,

-          der Nutzungskomfort auch für wenig IT-erfahrene Anwender/innen.

-          Gesichtspunkte für die Akzeptanz einer Breitenanwendung durch die Ratsmitglieder, wie z.B.:

/              Modalitäten der Nutzung inkl. rechtlicher Aspekte,

/              Möglichkeiten zur Flexibilität im Wechsel zwischen der Nutzung von Papierdrucksachen oder Tablets,

/              die fortgesetzte Bereitstellung von Papier-Drucksachen in begrenzter Anzahl, z.B. pro Sitzung je Fraktion 2 Ex. (für Sprecher und Geschäftsführung), für SPD und CDU als den größten Fraktionen bei Bedarf ein 3. Exemplar.

Unter Berücksichtigung der Tätigkeit der Arbeitsgruppe legt die Verwaltung für die Ermittlung der Umsetzbarkeit und Wirtschaftlichkeit einer Breitenanwendung für alle interessierten Stadtverordneten folgende Rahmenbedingungen zugrunde:

4. Rahmenbedingungen für den Übergang von der Pilot- auf die Breiten-Anwendung

Die Arbeitsgruppe hat auf der Grundlage der im Pilotprojekt gewonnenen Erfahrungen Einschätzungen dazu abgegeben, welche Anforderungen an eine Breiten-Anwendung von Tablets als Angebot für alle Stadtverordneten erfüllt werden sollten. Dabei handelt es sich um:

-          die Nutzbarkeit der Notiz- und Forumsfunktion im Safari-Browser des Internet-Betriebs von ALLRIS.net und in der ALLRIS-App. – Die Gewährleistung der Synchronisation zwischen App und ALLRIS.net bezüglich Notizen- und Foreneinträgen zum ALLRIS.net wird als erforderlich erachtet.

-          die Ermittlung und Bereitstellung derjenigen technischen Infrastrukturen, die eine gleichzeitige Nutzung des ALLRIS-Sitzungsdienstes durch zahlreiche Mandatsträger in Sitzungen sicherstellen. Seitens aller Mitglieder der Arbeitsgruppe herrscht Übereinstimmung, dass WLAN an Stelle von UMTS genutzt werden soll. WLAN wird einhellig als kostengünstiger und als komfortabel beurteilt.

-          die Bedarfsprüfung und Weiterentwicklung der Service-Dienstleistungen der Verwaltung für die Mandatsträger, insbesondere durch Vorlagen erstellende Bereiche, durch die Schriftführungen für die Gremien, durch die Stadtkanzlei und OGM. Dies sind insbesondere Dienstleistungen der Beratungskompetenz sowie der zur Bereitstellung von Dateien im System erforderlichen Fertigkeiten.

-          die Weiterentwicklung der Datenpflege zu Drucksachen und Anlagen, Tagesordnungen Niederschriften im System, um zeitnah die Informationen zum Sitzungsdienst bereit zu stellen. Der dazu von der Arbeitsgruppe festgestellte Optimierungsbedarf der Arbeitsabläufe, damit Daten gleichzeitig in analoger und digitaler Form bereit stehen, wird als Einführungsvoraussetzung für die Breitenanwendung beurteilt.

-          Die Umsetzung von Organisations-Maßnahmen zur Erhöhung der Service-Qualität des Dienstleistungsangebotes im ALLRIS-Sitzungsdienst für Mandatsträger und Bürgerschaft, insbesondere:

/              Schulungs- und Informationsangebote für Mitarbeiter/innen,

/              die Einrichtung eines zentralen Controllings,

/              Festlegungen zur Arbeitsorganisation, wie Dienstanweisung.

5. Sachstand zur Ausgestaltung der Rahmenbedingungen für die Einführung

5.1  Technische Ausstattung W-LAN

-          Sitzungsräume im Rathaus Oberhausen: 217, 170, 117, 205.

-          Die Fraktionen statten ihre Räume bei Bedarf grundsätzlich aus eigenen Mitteln aus. Wegen der besonderen technischen Gegebenheiten zur IT-Infrastruktur im Rathaus Oberhausen werden durch die Stadt / OGM für die hier ansässigen Fraktionen notwendige Voraussetzungen geschaffen.

-          Sitzungsräume von Bezirksvertretungen werden nicht berücksichtigt, da eine Ausweitung auf Bezirksvertreter und sachkundige Bürger/Einwohner bis auf weiteres nicht geplant ist (Kosten-Nutzen-Abwägung).

-          Sog. Redundanz-Lösungen zur doppelten Absicherung von technischen Einrichtungen der infrastrukturellen Bereitstellung von W-LAN im Rathaus werden vom IT-Service der OGM unter Beachtung von Kosten-Nutzen-Abwägungen konkretisiert (siehe dazu Kapitel 6 – Kosten- und Wirtschaftlichkeitsermittlung).

5.2  Rahmensetzungen für die Wirtschaftlichkeitsermittlung

-          Grundsätzlich ist eine Abwägung der Nutzungsvorzüge von Tablet und App oder von Notebook und Internet durch die Arbeitsgruppe mehrheitlich zu Gunsten von Tablets vorgenommen worden. Eine abschließende Entscheidung sollte erst getroffen werden nach fundierter Kenntnis über die Möglichkeiten zur Ausweitung der Funktionalitäten der App durch das Unternehmen CC e-gov GmbH, Software Partner der Stadt Oberhausen für sämtliche ALLRIS-Anwendungen.

-          Support für Nutzer/innen durch den IT-Service der OGM sollte angeboten werden während der Bürozeiten für einen einzigen als leistungsfähig und wirtschaftlich beurteilten Gerätetyp.

-          Die wirtschaftliche Nutzungsdauer wird angesetzt mit 3 Jahren. Da sich in Zukunft voraussichtlich die Zeiträume, in denen Updates von Software durchgeführt werden können, verlängern, sollte dem Rat nach 3 Jahren nach Prüfung der Zweckmäßigkeit ggf. die Verlängerung um jeweils ein Jahr zur Entscheidung vorgelegt werden.

5.3  Aspekte zur Gewährleistung einer funktionalen Alltagspraxis

-          Der Wechsel von Drucksachen zur IT-Nutzung ist jeder Zeit möglich.

-          Der Wechsel von der IT-Nutzung zur Drucksache ist innerhalb der ersten 3 Monate der Nutzung einmalig kostenfrei möglich. Anschließend, nach dem vierten Monat, ist ein Wechsel gegen Entgelt (orientiert am Restbuchwert, später zu konkretisieren) bei Verbleib des Gerätes im Eigentum des Nutzers möglich.

-          Die datenschutzrechtliche Prüfung bei der Stadt Oberhausen und der OGM hat zum Ergebnis, dass von Mandatsträgern zurückgegebene Geräte nach fachgerechter Löschung aller nutzerspezifischen Daten gemäß Herstellerangabe rechtssicher an einen weiteren Nutzer ausgegeben werden können.

6. Kosten- und Wirtschaftlichkeitsermittlung

Für die Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen zur Nutzung von Tablet-PCs des Fabrikats iPad mit dem Ziel der Einsparung von Papier- bzw. Kopierkosten wurden die Nutzungsmodalitäten einer geplanten Breitenanwendung durch Stadtverwaltung und OGM auf der Grundlage der im Pilotprojekt gesammelten Erfahrungen konkretisiert.

Nach dem verwendeten Berechnungsmodell (siehe auch Anlage) wird bei jährlichen Gesamtkosten von 53.298,26 € (ohne iPads) der Ersparnisbereich bei etwa 38 (37,7) iPad-nutzenden Ratsmitgliedern erreicht.

-          Vorausgesetzt wurden für die Überlegungen eine wirtschaftliche Nutzungsdauer der iPads über 3 und der WLAN-Infrastruktur über 5 Jahre sowie das Vorhalten von 3 Reservegeräten für Störungsfälle. Mit jedem weiteren Ratsmitglied erhöht sich die Einsparung um 1.413,83 €. Würden alle 62 Ratsmitglieder iPads nutzen, beliefe sich die Einsparung auf 33.761,74 €.

-          Für die Druckkosten wurden pro Ratsmitglied jährliche Kosten in Höhe von 1.612,90 € angesetzt (100.000 € / 62 Ratsmitglieder). Dies entspricht einem fundierten, gerundeten Schätzwert aus den Erfahrungen des Bereichs 0-1 / Stadtkanzlei. (Von 150.000 Euro Druckkosten für Mandatsträger sind rund 50.000 Euro für die Drucksachen von Bezirksvertretungsmitgliedern und sachkundigen Bürgern/Einwohnern in Abzug zu bringen.)

-          Nachrichtlich: Seitens der Verwaltung wurde mit Umsetzung des HSP 2012 die Reduzierung der Anzahl der Druckexemplare von Gremienunterlagen nach einem Pilot für den HFA auf alle Gremien ausgeweitet. Dadurch reduzierte sich das Druckvolumen um 35 bis 50 %, indem die Bereiche seitdem keine Vorlagensätze mehr erhalten.

-          Ferner sind die zusätzlichen Papierexemplare für die Fraktionen auf der Kostenseite zu vermerken. Für die zusätzlichen Fraktionsexemplare wurde die 1,5-Fache Menge des Druckaufwandes eines einzelnen Ratsmitglieds kalkuliert.

-          Zur Verringerung von Portokosten soll auf freiwilliger Basis verstärkt auf den postalischen Versand verzichtet werden. Dadurch wird über die Geschäftsanweisung für den Rat der Stadt die rechtliche Voraussetzung geschaffen. Eine etwaige Kostenersparnis diesbezüglich ist bisher nicht kalkuliert.

-          Ein weiterer Kostenfaktor besteht im vermehrten Personalaufwand für Betreuung und zentrales Controlling der unmittelbaren Verfügbarkeit von Dateien im ALLRIS-System, voraussichtlich durch die Stadtkanzlei, mit einem Volumen von 50 % einer Personalstelle. Ließe man bei einer alternativen Berechnung diesen vermehrten Personalaufwand unberücksichtigt, würde die Wirtschaftlichkeit der Breitenanwendung von iPads bereits bei etwa 24 (23,55) teilnehmenden Ratsmitgliedern erreicht.

-          Bezüglich des mit dem Sitzungsdienst verbundenen Personalaufwandes der Gesamtverwaltung wird zugrunde gelegt, dass Zeitersparnis, die aus verringerten Auflagenhöhen von Papierdrucksachen resultiert, zur Ausweitung der Systembetreuung von ALLRIS eingesetzt wird. Dies gilt für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Vorlagen erstellenden Bereichen sowie für die Schriftführungen sämtlicher Gremien.

Grundlage der Kalkulation bildet die gleiche WLAN-Hotspot-Technik, die im Bert-Brecht-Haus für die Kunden der Bibliothek eingesetzt wird. Diese Technik-Anwendung hat sich seit ihrer Einführung 2012 als leistungsfähig bewährt. Jedes Ratsmitglied erhält individuelle Anmeldedaten, die Bezahlung erfolgt zentral durch die Verwaltung. Parallel ist es grundsätzlich möglich, dass sich Bürger, die z.B. auf der Zuschauertribüne einer Ratssitzung folgen, selbstständig am WLAN-Portal anmelden und auf eigene Kosten auf das Internet zugreifen können. Diese Option ist abschaltbar.

-          Über jeden der zukünftigen WLAN-Accesspoints können nach Angabe des Anbieters etwa 40 Personen gleichzeitig auf das Internet zugreifen, für den Ratssaal sind 4 Accesspoints und für die Räume 117, 170 und 205 jeweils 2 Accesspoints vorgesehen.

Somit könnte selbst beim Ausfall eines Accesspoints in den jeweiligen Räumen weiterhin gearbeitet werden. Im Sinne einer unter Kosten-Nutzen-Gesichtspunkten ausgewogenen Redundanz-Lösung  würde auf diese Weise technischen Ausfallrisiken angemessen begegnet. - Unter Berücksichtigung der maßvollen Kosten sollen in den Sitzungsräumen der Fraktionen im Rathaus Oberhausen ebenfalls Accesspoints eingerichtet werden.

-          Da eine der von den Teilnehmern am Pilotprojekt formulierten zentralen Anforderungen an den komfortablen Einsatz der iPads die vollständige Offline-Nutzbarkeit der iOS-ALLRIS-App bildet, besteht über die Accesspoints hinaus kaum weiterer Bedarf an Redundanz (Mehrfachauslegung der Infrastruktur und Geräte als Vorbereitung auf mögliche technische Störungen): Angesichts der am Standort Rathaus nach Auskunft der Telekom vorhandenen Verfügbarkeit von DSL bis zu einer Bandbreite von 16 Mbit und angesichts der Eigenschaft von DSL-Technik als - neben den WLAN-Accesspoints  - einer im Vergleich zu anderen Faktoren eher störungsanfälligen Komponente in der Gesamtkette, erscheint noch ein zweiter Internetanschluss zur Erhöhung der Bandbreite und Störungsprävention geboten und wirtschaftlich vertretbar. Die Anzahl der für einen wirtschaftlichen Betrieb mindestens notwendigen Ratsmitglieder erhöht sich durch diese Maßnahme moderat  von 37,7 auf 38,3 und trüge dazu bei, sofern man einen zweiten, in seiner internen Infrastruktur vom ersten DSL-Anbieter unabhängigen Provider wählen würde, die Störungswahrscheinlichkeit zu senken. Die in diesem Modell betrachtete zentrale WLAN-Hotspottechnik ermöglicht die Zusammenfassung von bis zu 10 unabhängigen Internetzugängen zur Erhöhung der Bandbreite und Ausfallsicherheit.

7. Verfahrensvorschlag

1)      Die Pilot-Anwendung wird mit Beginn der Wahlperiode des Rates 2014 – 2020 für die dann im Rat verbliebenen Stadtverordneten bis auf weiteres fortgeführt.

2)      Kooperation mit CC e-gov zur Verbesserung der Funktionalität der ALLRIS-App mit dem Ziel der umfassenden Angleichung an die Leistungsfähigkeit des Mandatsträgerservice im Internet – Zeitziel: Dezember 2014.

3)      Weitere Spezifizierung der technischen und organisatorischen Voraussetzungen einer Breitenanwendung durch Verwaltung und OGM; zeitgleich wird an der Verbesserung der zeitnahen Verfügbarkeit sämtlicher Dokumente im ALLRIS-Sitzungsdienst gearbeitet – Zeitziel September 2014.

4)      a) Sofern für die Verfahrensschritte 1) und 2) positive Arbeitsergebnisse erreicht werden: Abschließender Bericht und Umsetzungsvorschlag für den Rat der Stadt, frühestens zur Sitzung am 15. September 2014.

b) Sofern die Arbeitsergebnisse zu 1) und 2) noch nicht als hinreichend bewertet werden: Bericht und Vorschlag zur Fortsetzung des Pilotprojektes mit dem Ziel der alsbaldigen Umsetzbarkeit einer Breitenanwendung.

5)      Einführung einer Breitenanwendung, frühestmöglich ab 01.01.2015, sofern der Rat der Stadt im September 2014 eine Entscheidung zur Umstellung treffen sollte. – Bei späterer Beschlussfassung erfolgt ggf. ein entsprechend verspäteter Beginn der Breitenanwendung.