Berichtsvorlage - M/15/2519-01

Sachdarstellung

Der Kulturausschuss hatte in seiner Sitzung am 26. Oktober 2010 die Stellungnahme der Verwaltung zum Ergebnisbericht der Firma GOING beraten.

Hierzu wurden sodann auf der Grundlage der Empfehlungen der Verwaltung eine interne Projektleitung sowie verschiedene Arbeitsgruppen gebildet.

Im Folgenden ist der aktuelle Sachstand zu den verschiedenen Punkten als Zwischenbericht dargestellt:

1. Aus- und Fortbildung städtischer Mitarbeiter/innen

IT-Standardschulungen

Im Juli 2011 wurde die Aufgabe der IT-Standardschulungen für die Beschäftigten der Stadtverwaltung Oberhausen vom Bereich 4-1-40/Aus- und Fortbildung zum Bereich 0-9 VHS verlagert.

Neben den üblichen Schulungen stadtinterner Mitarbeiter/innen sind als Ergebnis entsprechender Akquisitionen bis heute mehrere Seminare u. a. mit der OGM, der WBO, der TMO, der WFO sowie dem Theater Oberhausen und den Stadtwerken Wesel konzipiert und durchgeführt worden.

Insgesamt hat die zuständige Mitarbeiterin seit Wiedereröffnung des Bert-Brecht-Hauses im September 2011 bis Mitte Dezember 2012 83 z. T. mehrtägige Seminare mit 1.208 Unterrichtsstunden geplant und größtenteils selbst durchgeführt.

Damit haben 524 Teilnehmer/innen eine jeweils passgenaue EDV-Fortbildung anhand aktueller Software erhalten.

Über externe Vertragspartner konnten im genannten Zeitraum mehr als 12.000 € eingenommen werden. Weitere Veranstaltungen sind in Planung.

Allgemeine Fortbildung für städtische Bedienstete

Mit Schreiben vom 20. September 2012 unterbreitete die Volkshochschule dem Fachbereich Aus- und Fortbildung den Vorschlag, eine Angebotsauswahl der beruflichen Fortbildungen der Volkshochschule mit in den städtischen Fortbildungskatalog aufzunehmen sowie bei bestimmten Veranstaltungen/Kursen eine Freistellung und/oder Kostenübernahme für städtische Mitarbeiter/innen zu prüfen.

Hingewiesen wurde explizit auf ein zertifiziertes Angebot zum Bereich Interkulturelle Kompetenzen, Erzieherinnenfortbildung im Bereich Naturwissenschaft sowie einen Mediationskurs.

2. Kooperationen

Kooperation mit der VHS Mülheim

Eine Absichtserklärung zur Zusammenarbeit beider Volkshochschulen ist im 2011 durch die zuständigen Dezernenten unterschrieben worden.

Aufgrund personeller Veränderungen in der Verwaltung der Stadt Mülheim hat sich die weitere Konkretisierung und Bearbeitung des Themas verzögert. Aktuell werden grundlegende Gespräche in erweitertem Rahmen unter Beteiligung der Stadt Essen geführt.

Kooperation im DOME-Verbund

Im Rahmen des DOME-Verbundes Duisburg-Oberhausen-Mülheim-Essen sind neben Teilnehmer- und Bürgerbefragungen unter wissenschaftlicher Begleitung (Universität Duisburg-Essen PROJEKT:CONTOR Jena) zahlreiche Kooperationsbeziehungen im Arbeitsalltag entstanden und inzwischen fest installiert. Dies betrifft neben der Leitungsebene die Verwaltungsleitungen sowie die meisten Fachbereiche der beteiligten Volkshochschulen.

So werden z.B. Fortbildungsveranstaltungen für Kursleitende im Rahmen der Erwachsenen-Pädagogischen Qualifikation (EPQ) des Landesverbandes arbeitsteilig konzipiert und angeboten.

Online-Anbindungen der Anbieter von Integrationskursen nach den Richtlinien des Bundesamtes für Migration und Flüchtlinge (BAMF) sind in Vorbereitung.

Die Volkshochschulen des DOME-Verbundes - als zu den 40 größten Anbietern gehörend - sind zur Anbindung in der ersten Phase vorgesehen.

Die VHS Duisburg, die den gemeinsamen Softwareanbieter Kufer in der Testphase in Pilotfunktion unterstützt hat, hat sich bereiterklärt, die restlichen DOME-Volkshochschulen bei deren – vom BAMF vorgeschriebenen – individuellen Testanwendungen zu unterstützen sowie gegen geringe Honorarzahlung entsprechende Schulungen durchzuführen.

Bereits im Sommer 2012 fanden 4 im DOME-Verbund organisierte, finanzierte und durchgeführte Schulungsveranstaltungen bzw. Workshops zum Anwenderverfahren „SQL“ statt, an denen sowohl pädagogische als auch Verwaltungsmitarbeiter aus allen 4 Volkshochschulen teilnahmen.

Weiterhin ist inzwischen eine enge Kooperation auf dem Gebiet von Bildungsscheck (und Bildungsprämie) installiert (MEO). Dies betrifft die zentrale Mittelbewirtschaftung mit gemeinsamer Beantragung und Abrechnung sowie die gemeinsame Öffentlichkeitsarbeit zu den Themen Bildungsscheck und Bildungsprämie (läuft an).

Ebenfalls im Aufbau begriffen ist eine regional abgestimmte Beratung zu den genannten Themen zwischen den Volkshochschulen Mülheim und Oberhausen. Eine Anwendung auf die DOME-/MEO-Region ist angedacht.

Zur Thematik „Interkulturelle Kompetenzen“ haben die Volkshochschulen gemeinsam mit dem Deutschen Institut für Erwachsenenbildung (DIE) ein Kurssystem mit Abschlusszertifikat (XPert) entwickelt. Dieses Kurssystem wird von den DOME-Volkshochschulen arbeitsteilig umgesetzt. Dabei werden verschiedene Programmangebote zeitlich versetzt in den Volkshochschulen des DOME-Verbundes angeboten, sodass Teilnehmer/innen einzelne Module wahlweise in den verschiedenen beteiligten Kommunen buchen können (z. B. Mediationsausbildung).

Der 1. Bildungsbericht Ruhr hatte den DOME-Verbund in seinem Modul 3 „Berufliche Bildung sowie Fort- und Weiterbildung (Erwachsenenbildung)“ als „Erprobungsfeld guter Praxis“ identifiziert. Davon ausgehend haben sich die DOME-Volkshochschulen zu einer wissenschaftlich begleiteten Evaluation verabredet.

Diese wird von der Gesellschaft für Empirische Arbeitsforschung und Beratung mbH (GEA) konzipiert und umgesetzt. Sie hat u. a. zum Ziel, neben der Evaluation der aktuellen Kooperationsaktivitäten und –themen konkrete Zukunftsperspektiven aufzuzeigen, daraus ableitbare Effekte und Effizienzsteigerungen zu benennen und zu bewerten sowie ein schlankes DOME-Berichtswesen unter Nutzung der vorhandenen statistischen Systematiken zu beschreiben.

Schließlich soll der DOME-Verbund der Volkshochschulen Duisburg, Oberhausen, Mülheim und Essen als Modell einer regionalen (Weiter-)Bildungsstruktur beschrieben werden, das auf andere (Bildungs-)Regionen in seinen Grundzügen übertragen und regionalspezifisch angepasst werden kann.

Der Landesverband der Volkshochschulen in NRW stuft dieses Projekt als bildungspolitisch wichtig ein und befürwortet seinerseits eine finanzielle Förderung durch das Ministerium für Schule und Weiterbildung (MSW) des Landes NRW.

Ein entsprechender Antrag auf Förderung der Vorstudie noch im abgelaufenen Jahr 2012  wurde durch die Volkshochschule Oberhausen stellvertretend für den DOME-Verbund gestellt und durch die Bezirksregierung Düsseldorf genehmigt. Die Fördermittel in Höhe von 18.000 € wurden noch im Dezember abgerufen. Die Ergebnisse der Vorstudie werden im März 2013 vorliegen. Im Anschluss ist vorgesehen, mit der Genehmigung des Landeshaushaltes 2013 für die bereits verabredete 2. Stufe des DOME-Projektes ebenfalls einen Antrag auf Förderung aus dem Haushaltstitel „Innovationen der Weiterbildung“ des MSW NRW zu stellen. Nach heutiger vorläufiger Planung ist mit einem Abschluss des Projektes ca. Juni 2013 zu rechnen. Die einzelnen Abschnitte erfolgen in enger Abstimmung mit dem Landesverband der Volkshochschulen NRW, dem fördernden MSW sowie der Bezirksregierung.

3. Haus der Kultur und Bildung

Am 09./10. September 2011 wurde das Bert-Brecht-Haus nach seinem Umbau offiziell für den Betrieb von Volkshochschule und Stadtbibliothek wieder eröffnet. Zum bisherigen und zukünftig beabsichtigten Prozess der Kooperation zwischen den beiden Einrichtungen wird in einer der nächsten Sitzungen als Kulturausschusses gesondert berichtet.

4. Themenfelder und Arbeitsgruppen

In Anlehnung an die Empfehlungen der Organisationsuntersuchung wurden verschiedene Arbeitsgruppen – z. T. befristet – eingerichtet, die sich mit folgenden Themen befasst haben:

1. Strategien und Ziele:
   Nach Diskussionen über politischen und sozialen Auftrag der Volkshochschulen als Grundlage für die Bearbeitung der Zukunftsaufgaben wurde das Thema als Leitungsaufgabe in das Leitungsteam Volkshochschule und Volkshochschule/Bibliothek übernommen. Die Gruppe besteht somit aus den jeweiligen Leitungsteams. Sie tagen in 14-täglichen Rhythmus. Die Ergebnisse werden in der Projektleitung besprochen.

2. Qualitätsmanagement:
   Die Volkshochschule ist Mitglied des Qualitätsverbundes Rhein/Ruhr, in dem 13 Volkshochschulen vom Niederrhein bis zum östlichen Ruhrgebiet eine gemeinsame Qualitätspolitik auf der Grundlage gemeinsamer Leitlinien verfolgen. Die beteiligten Volkshochschulen sind nach der europäischen Qualitätsnorm DIN EN ISO 9001:2008 zertifiziert.
   
   An der Volkshochschule Oberhausen hat eine Arbeitsgruppe bis zur ersten Zertifizierung mit dem Qualitätsbeauftragten (QMB) gearbeitet und die Prozessredaktion mit dem gesamten Team koordiniert. Mittlerweile ist das Qualitätsmanagement ein fester Tagesordnungspunkt jeder Dienstbesprechung, Aktuelles wird über den gemeinsamen elektronischen Kalender mitgeteilt. Der QMB stellt je nach Erfordernis wechselnde Arbeitsgruppen zusammen.
   
   Sämtliche QM-relevanten Arbeitsergebnisse und Entscheidungen werden in einem umfangreichen elektronischen Qualitätshandbuch (QMH) dokumentiert. Dieses QMH wird laufend aktualisiert. Es beinhaltet neben allen wesentlichen Arbeitsprozessen sämtliche Dokumente von Besprechungsprotokollen über Teilnehmer/innenbefragungen bis hin zur Finanzplanung. Das Qualitätshandbuch steht an jedem VHS-Arbeitsplatz in seiner jeweils aktuellen Fassung allen Mitarbeiter/innen der Volkshochschule zur Verfügung.
   
   Nach 2 Zwischenaudits in den Jahren 2010 und 2011 fand im September 2012 die erste Rezertifizierung durch die Zertifizierungsorganisation Certqua statt - wiederum mit sehr guten Ergebnissen.

3. Bert-Brecht-Haus:
   Die Arbeitsgruppe hatte den zeitlich befristeten Auftrag, die Neukonzeption, Renovierung des Hauses und den Umzug zu bearbeiten. Reste dieser Aufgabe wie die Mängelliste werden in der Verwaltung bearbeitet zu den konzeptionellen Überlegungen rund um die gemeinsame Nutzung des Bert-Brecht-Hauses durch die Volkshochschule und Bibliothek (s. Punkt 3).

4. Öffentlichkeitsarbeit:
   Die Arbeitsgruppe hat ein Konzept vorgestellt und in Zusammenarbeit mit einer Agentur eine erste Marketingstrategie für 2012/13 umgesetzt. Das erstmals in 2012 zur Verfügung stehende Budget wird dafür verausgabt. Die Gruppe tagt aufgrund der vielen Arbeitserfordernisse flexibel nach Bedarf. Die Öffentlichkeitsarbeit wird arbeitsteilig vorbereitet und von der Bereichsleitung verantwortet. Größere Maßnahmen werden in Dienstbesprechungen diskutiert und wie z.B. das Thema Newsletter einer eigenen Arbeitsgruppe zugeführt, die ihre Arbeit nach den Herbstferien begonnen hat.
    

Die Querschnittaufgaben sind somit in die Prozesse der Volkshochschule integriert. Neue Aufgaben werden in weiteren Arbeitsgruppen bearbeitet z. B. in den genannten Newsletter AG sowie  in bereichsübergreifenden Arbeitsgruppen (Volkshochschule/Bibliothek).

Entgegen dem ursprünglichen Vorschlag aus der Organisationsuntersuchung wurde für die Verbesserung der Öffentlichkeitsarbeit keine Wiederbesetzung einer vakanten Stelle vorgenommen, statt dessen der Haushaltsansatz für Öffentlichkeitsarbeit, der bis dahin lediglich zur Deckung der Herstellungs- und Druckkosten des jährlichen Bildungsprogramms diente, um jährlich 30.000 € aufgestockt und parallel eine Arbeitsgruppe aus VHS-Mitarbeiter/innen gebildet. Diese erarbeitete gemeinsam mit einer örtlichen Werbeagentur eine Konzeption unter dem Motto „Lebenslanges Lernen“, die mit dem Bildungsjahr 2012/13 erstmals zum Einsatz kommt (insbesondere Druckerzeugnisse und Werbeflächen). Die Ausweitung des Konzepts beinhaltet insbesondere die Planung eines Newsletters. Zur weiteren Umsetzung der Werbestrategie „Lebenslanges Lernen“ werden mit Radio Oberhausen und dem Wochenanzeiger erweiterte Verbreitungsmöglichkeiten zum Beginn des zweiten Kurshalbjahrs angestrebt. Mit dem Erscheinen des neu geplanten Stadtreports wird die Strategie angepasst.

Aktuell erstellt die mit der Werbekampagne beauftragte Agentur Radiospots, die über unterschiedliche sogenannte Reminder jeweils spezielle Zielgruppen ansprechen. Diese Spots werden erstmalig zum Start des nächsten Semesters im Januar über Radio Oberhausen ausgestrahlt.

Ziel ist es, insbesondere Neukunden über dieses Medium mit seiner lokal bedeutsamen Reichweite anzusprechen.

Parallel zu den Radiospots entstehen  - ebenfalls über die Agentur - inhaltlich passende Plakate, die analog zu den Radiospots ebenfalls mehrfach verwendet werden können.

Als Kompensation wird überlegt, die alljährliche  Beteiligung am bisherigen gemeinsamen Produkt mit den anderen Oberhausener Weiterbildungseinrichtungen (mehrere Seiten zur Weiterbildung  vor Ort im Wochenanzeiger) wegen mangelnder messbarer  Resonanz aufzugeben.

Das Erscheinen des Programms wird 2013 mit einem Event am 17. Juli beworben werden, zum dem Dozentinnen und Dozenten, Teilnehmerinnen und Teilnehmer und auch mögliche Neukunden eingeladen werden, um vielfältige Informationen über das gesamte Programm anzubieten.

5. Finanzen:
   Hauptthemen der Arbeitsgruppe waren
   • Auflösung des Produkts „Weiterbildung im Beruf“ und Eingliederung in den allgemeinen VHS-Haushalt

• Erstellen und Bearbeiten von Zielen und Kennzahlen für die Einrichtung und Kontrolle von Fachbereichsbudgets

• Festlegen von Einsparungsmaßnahmen im Rahmen des HSP 2012

Seit dem Bildungsjahr 2010/2011 sind den hauptberuflichen pädagogischen Mitarbeiter/innen Budgets für die einzelnen Fachbereiche/Programmsegmente zugewiesen, deren Ausgestaltung für das kommende Bildungsjahr mit dem VHS-Leiter in sogenannten Budgetgesprächen abgestimmt werden. Als Kennzahlen sind festgelegt:
 

• geplante und durchgeführte Unterrichtsstunden,
• Anzahl der Teilnehmer,
• Einnahmen und Ausgaben
• ein Honorarkostendeckungsgrad, der – mit Ausnahme von politischer Bildung, Schulabschlüssen und Junger VHS – bisher in der Regel 125 % betragen sollte.

Im laufenden Bildungsjahr 2012/2013 ist ein systematisches Controlling auf Fachbereichsebene eingeführt worden.

Hierzu stellt die Verwaltungsleitung quartalsweise jeweils aktuelle Daten bezogen auf die genannten Leistungs- und Finanzkennzahlen zusammen. Diese Datensätze werden den Fachbereichsleitungen zur Kenntnis gegeben und bilden die Basis für Controllinggespräche mit der VHS-Leitung und sind ggfs. Ausgangspunkte für unterjährige Anpassungen sowie Nachsteuerungen.

5. Jugendberufsförderung

Zur Einstellung der Aufgabe „Jugendberufsförderung“ (HSP-Maßnahme 77a) haben Ende-September / Anfang Oktober zwei Gespräche mit dem Bereich Personal und Organisation stattgefunden, um zum genannten Thema ein abgestimmtes Verfahren zu entwickeln und festzulegen.