Berichtsvorlage - M/15/2370-01

Sachdarstellung

1.             Ausgangslage

Der Rat der Stadt hat in der Sitzung am 12.12.2011 zur Einführung eines Zentralen Vertragsmanagements der Stadt Oberhausen folgende Beschlüsse gefasst:

1.             Der Rat der Stadt nimmt das als Anlage beigefügte Konzept für ein „Zentrales Vertragsmanagement“ der Stadt Oberhausen zustimmend zur Kenntnis.

2.             Der Rat der Stadt beauftragt die Verwaltung, die zur Einführung eines Zentralen Vertragsmanagements erforderlichen Schritte entsprechend diesem Konzept (Testphase und anschließende Beschaffung einer geeigneten Software, Sammlung der zu erfassenden Verträge) baldmöglichst umzusetzen.

(Unterschriften)

Nach dem vom Rat beschlossenen Konzept sollten mit dem „Zentralen Vertrags-management“ folgende Zielvorstellungen verfolgt werden:

?                Verträge der Stadt mit Dritten sollen als Digitaltext verfügbar sein.

?                Das System soll eine Risikobewertung und ein Controlling ermöglichen.

?                Das System soll eine Optimierung des Vertragsprozesses leisten können.

?                Das System soll eine Berichterstattung an politische Gremien ermöglichen.

Nach dem Konzept sollten Gegenstand des „Zentralen Vertragsmanagements“ (zunächst) diejenigen Verträge sein, die folgende Kriterien erfüllen:

?                Zwei Unterschriften (typischerweise keine Geschäfte der laufenden Verwaltung)

?                Verträge, die finanzielle Risiken für die Stadt Oberhausen enthalten,

?                Verträge von bestimmter oder unbestimmter Dauer.

Nach dem beschlossenen Konzept sollten personelle und sächliche Ressourcen (insb. eine geeignete Software) von der Verwaltung zur Verfügung gestellt werden. Das Konzept eines Zentralen Vertragsmanagements wurde als erste Konkretisierung dargestellt, die einer zukünftigen Weiterentwicklung und Anpassung bedarf.

2.             Umsetzungsphasen

2.1.            Arbeitskreis Vertragsmanagement

Zur Umsetzung des Projekts „Zentrales Vertragsmanagement“ wurde bereits im Jahre 2011 ein „Arbeitskreis Vertragsmanagement“ gebildet, dem neben Vertretern des Bereichs 4-6/Recht auch Vertreter des Bereichs 0-2/Rechnungsprüfung und der Fachbereiche 4-1-10/Organisation, Allg. Verwaltungsangelegenheiten sowie 4-1-60/Informationstechnologie angehörten. In den Sitzungen des Arbeitskreises wurden insbesondere klärungsbedürftige Fragen zum Vertragsmanagement abgestimmt, verschiedene Softwareprogramme präsentiert und ein Workshop zum „Zentralen Vertragsmanagement“ durchgeführt. Die Erkenntnisse sind in die Projektumsetzung eingeflossen und werden bei der Weiterentwicklung des Konzepts berücksichtigt.

2.2.            Prüfung einer geeigneten Software

Der Bereich 4-6/Recht hatte schon am 19.10.2011 beim FB 4-1-60 die Beschaffung der Software LECARE mit Modul „Vertragsmanagement“ für einen Test beantragt, weil diese Software nach Präsentation als geeignet erschien. Der FB 4-1-60 hat die Beschaffung jedoch wegen einer von der OGM beschafften Software MATRIX 42, die von der Stadt mitgenutzt werden könnte, zunächst zurückgestellt.

Am 30.01.2012 fand beim FB 4-1-60 eine Präsentation der Software MATRIX 42 statt. Ein Vergleich der Software Matrix 42 mit der Software LECARE ergab u. a., dass nur letztere eine juristische Unterstützung bei Erstellung von Verträgen bietet. Nach Abwägung der Vor- und Nachteile einigte sich der Arbeitskreis letztlich auf eine endgültige Beschaffung der Software der Fa. Lecare. Dabei sollte auf die Testphase verzichtet und nach Installation dieser Software und der Mitarbeiterschulung sofort mit dem Produktivbetrieb begonnen werden.

2.3.            Workshop zu Inhalt und Organisation eines Vertragsmanagements

Am 24.07.2012 fand beim FB 4-1-60 noch ein Workshop zu Inhalt und Organisation eines Zentralen Vertragsmanagements statt. Die Erkenntnisse aus diesem Workshop sollen in die zukünftige Weiterentwicklung und Anpassung des Konzepts für ein Zentrales Vertragsmanagement einfließen.

2.4.            Personalratsbeteiligung sowie Beschaffungen von Software und Server

Vom FB 4-1-60 wurde am 10.09.2012 eine Vorlage zur Maßnahme „Einführung eines Zentralen Vertragsmanagements“ im Bereich 4-6/Recht erstellt und dem Personalrat mit der Bitte um Wahrnehmung der Beteiligungsrechte nach dem LPVG zugeleitet.

In dieser Vorlage wurde u. a. eine Beschaffung der Software Lecare für die Zwecke des Vertragsmanagements vorgeschlagen und eine Bearbeitung dieses Systems im Bereich 4-6/Recht  sowie eine Mitarbeiterschulung zu der Software vorgesehen.

Die Zustimmung des Personalrats zu dieser Maßnahme vom 23.10.2012 liegt der Stadt inzwischen vor. Daraufhin hat die Fa. Lecare am 25.10.2012 an die OGM zwei Angebote für einen Software-Lizenzvertrag und einen Wartungsvertrag abgegeben, die von der OGM noch unterschrieben werden müssen. Sobald dies geschehen ist und der ebenfalls bei der OGM bestellte Server geliefert ist, kann mit der Fa. Lecare im November 2012 ein Termin zur Installation der Software abgestimmt werden.

2.5.            Maßnahmen zur Sammlung der zu erfassenden Vertragstexte

Seitens des FB 4-1-10 wurde eine Rundverfügung vom 17.09.2012 herausgegeben, mit der alle Bereiche aufgefordert wurden, ihre „laufenden Verträge mit zwei Unterschriften“ dem Bereich 4-6/Recht – möglichst als Digitaltext im PDF-Format – zu übersenden. Inzwischen sind beim Bereich 4-6/Recht schon zahlreiche Verträge eingegangen, die mit der Software Lecare erfasst werden könnten.

Schon Anfang 2012 hatte das Finanzdezernat bei einzelnen Bereichen Texte von finanziell relevanten Verträgen für den Haushaltssanierungsplan angefordert. Die eingegangenen Vertragstexte wurden dem Bereich 4-6/Recht zur Verfügung gestellt.

3.             Interkommunaler Erfahrungsaustausch

Der Bereich 4-6/Recht hat in der Rechtsamtsleiterkonferenz einen interkommunalen Erfahrungsaustausch zu dem Thema „Zentrales Vertragsmanagement“ abgefragt. Als Ergebnis ist festzuhalten, dass von den 25 nordrhein-westfälischen Großstädten lediglich drei Städte ein Zentrales Vertragsmanagement haben bzw. aufbauen wollen (Bottrop, Essen, und Hamm). Auch die Stadt Karlsruhe plant die Einführung eines „Zentralen Vertragsmanagements“ und hat hierzu eine interkommunale Umfrage bei 20 deutschen Städten durchgeführt. Nach den 10 Antworten hat nur die Stadt Essen ein Zentrales Vertragsmanagement aufgebaut; bei den Städte Dresden und Kiel ist die Einführung eines solchen Systems geplant.

Da Inhalt, Organisation und Software bei den einzelnen Städten unterschiedlich sind, hilft ein Vergleich bei der Einführung des Systems bei der Stadt Oberhausen nicht weiter. Die interkommunalen Erfahrungen sollen jedoch in die Weiterentwicklung des Konzepts „Zentrales Vertragsmanagement“ einfließen.

4.             Weiteres Verfahren

Nach Installation der Software Lecare und der entsprechenden Mitarbeiterschulung kann die Erfassung der bereits vorliegenden und laufend eingehenden Vertragstexte beim Bereich 4-6/Recht beginnen. Über den weiteren Stand der Vertragserfassung wird der Bereich 4-6/ Recht dem Rat der Stadt zu gegebener Zeit erneut berichten.

Kurzfassung

Entsprechend dem vom Rat der Stadt am 12.12.2011 beschlossenen Konzept zur Einführung eines „Zentralen Vertragsmanagements“ hat die Verwaltung im Ergebnis folgende Umsetzungsmaßnahmen ergriffen bzw. sind noch folgende Maßnahmen zu ergreifen:

?                Beteiligungsvorlage des FB 4-1-60/Informationstechnologie an den Personalrat zur „Einführung eines Zentralen Vertragsmanagements“ im Bereich 4-6/Recht,

?                Rundverfügung des FB 4-1-10/Organisation, Allg. Verwaltungsangelegenheiten an alle Bereiche vom 17.09.2012 zur Sammlung von Vertragstexten,

?                Personalratszustimmung zu der Maßnahme „Zentrales Vertragsmanagement“,

?                Abschluss eines Software-Lizenzvertrages und eines Software-Unterstützungs- und Beratungsvertrages zwischen der Fa. Lecare GmbH und der OGM GmbH vom 25.10.2012,

?                Beschaffung eines speziellen Servers zur Vertragstextspeicherung durch OGM,

?                Installation der beschafften Software Lecare,

?                Mitarbeiterschulung.

Nach der Installation der Software Lecare und entsprechender Mitarbeiterschulung wird der Bereich 4-6/Recht mit der Erfassung der hier vorliegenden Vertragstexte beginnen können (voraussichtlich noch im Dezember 2012).