Berichtsvorlage - M/15/2098-01

Bezug

Konsequenzen

a) Finanzielle

    keine                            [ ]

    ja                                          [ ]

b) Sonstige

Sachdarstellung

Im Kontext der Erstellung des Haushaltssanierungsplans 2012 ff. ist beabsichtigt, den Bereich 3-2/Jugendamt und soziale Angelegenheiten einer Organisationsuntersuchung zu unterziehen.

Im Einzelnen:

Noch bis März 2012 wurde von allen Beteiligten davon ausgegangen, dass eine Organisationsuntersuchung durch die Gemeindeprüfungsanstalt (GPA) -aus deren Budget- erfolgen würde. Erst im Rahmen eines Gespräches zwischen Vertretern der GPA, der Fachverwaltung sowie 4-1/Personal und Organisation am 08.02.2012 konstatierte die GPA, dass von dort die gewünschte Untersuchung mangels vorhandener zeitlicher und finanzieller Ressourcen nicht durchgeführt werden könne.

Der Verwaltungsvorstand hat in Konsequenz am 27.03.2012 entschieden, die Organisationsuntersuchung im Rahmen einer externen Auftragsvergabe durchführen zu lassen. Am 03.04.2012 wurde die OGM GmbH beauftragt, folgende Beratungsunternehmen mit der Bitte um Erstellung eines Angebotes anzuschreiben

·                   ISA Institut für soziale Arbeit e.V.,

Studtstr. 20, 48149 Münster

·                     INSO, Institut für Sozialplanung und Organisationsentwicklung,

Overbergstr. 27, 45141 Essen

·                     Avantago GmbH & Co.KG,

Wiesenstr. 21, 42781 Haan

·                      con_sens Consulting für Steuerung und soziale Entwicklung GmbH, Rothenbaumchaussee 11, 20148 Hamburg,

·                     KGSt,

Gereonstr. 18-32, 50670 Köln

·                     Rödl & Partner GbR,

Äußere Sulzbacher Str. 100; 90491 Nürnberg,

Als Frist für die Abgabe eines Angebotes wurde der 11.04.2012 gesetzt. Die Ausschreibung wurde verknüpft mit der Maßgabe, erste Untersuchungsergebnisse in Form einer Machbarkeitsstudie -zwecks Verwertung im HSP 2012- bereits bis zum 09.05.2012 zur Verfügung zu stellen.

Lediglich die Beratungsunternehmen AVANTAGO und con_sens haben sich an der Ausschreibung beteiligt. Die Auftragserteilung an die Firma con_sens erfolgte durch die OGM GmbH am 16.04.2012.

Ging in der Vergangenheit einer Auftragsvergabe eine eingehende Auswertung der Angebote (Nutzwertanalyse, Präsentation durch die Unternehmen, frühzeitige Einbindung der politischen und Beteiligungsgremien in die Entscheidungsfindung) voraus, war dies unter den gegebenen, zeitlich engen Rahmenbedingungen hier ausnahmsweise nicht möglich.

Die Entscheidung für die Firma con_sens GmbH als Beratungsunternehmen erfolgte aufgrund nachgehend dargestellter Gründe:

Das Angebot der Firma AVANTAGO weicht -wie von dort eingeräumt- in verschiedenen Punkten von der vorgegebenen Leistungsbeschreibung ab. Schwerer als diese Abweichungen wiegen jedoch die lediglich vagen Inhalte des Angebotes hinsichtlich der Vorgehensweise bei der Erstellung einer Machbarkeitsstudie (Phase I) bis zum Stichtag.

Die Darstellung der Untersuchungsphase II unterteilt sich in neun Leistungsmodule in welchen jedoch keine Bezugnahme auf den erstellten Fragenkatalog erkennbar ist.

Darüber hinaus ist in zahlreichen Passagen des Angebotes von AVANTAGO von zusätzlichen Kosten für „erforderlichen Aufwand“ (Datenpflege, Softwarebereitstellung, fortschreibungsfähige Personalbemessung, u.a.) die Rede, was eine vergleichende Bewertung des Angebotes hinsichtlich der Gesamtkosten zusätzlich erschwert.

Die Firma con_sens beschreibt die Machbarkeitsstudie (Phase I) -in sechs Teilschritten- sehr dezidiert:

Der Fragenkatalog sowie die Angaben im Untersuchungsauftrag finden im Angebot Berücksichtigung. Auch die Arbeitsschritte in der Phase II werden eingehend beschrieben. Über die kalkulierten Gesamtkosten des Angebotes hinaus, werden keine weiteren Kosten avisiert.

Phase I Machbarkeitsstudie

1.      ABC-Analyse

·                Ermittlung relevanter Haushaltspositionen

-                 A =              Unterabschnitte die in Summe 80% des Gesamtzuschusses auf sich vereinigen

-          B =              15% des Gesamtzuschusses

-          C =              < 5 % des Gesamtzuschusses

·         Definition relevanter Leistungsarten

-          SGB VIII, insbesondere „Hilfen zur Erziehung“

-          SGB XII, insbesondere „Hilfen zur Pflege“ und „Eingliederungshilfen“

2.      Datenanalyse

·                Auswertung der Benchmarkingdaten SGB VIII/HzE (2003-2011)

·                Auswertung der Qualität der Einzelfallsteuerung

·                Auswertung der Benchmarkingdaten SGB XII/ „Hilfe zum Lebensunterhalt“, „Hilfe zur Pflege“

·                erste Einschätzungen hinsichtlich der Personalbemessungen in wesentlichen Leistungsbereichen

·                Analyse der GPA Prüfberichte

·                Analyse der Daten aus den Vergleichsringen und des statistischen Landesamtes

·                Analyse spezifischer Daten aus den „Hilfen zur Erziehung“

·                Ableitung von Optimierungspotenzialen und Quantifizierung von Einsparpotenzialen

3.      Kurzcheck der Prozesse und relevanter Strukturen

Betrachtung von Falleingangsphasen, Leistungsdauer, Fallbeendigungen, etc. durch leitfadengestützte Experteninterviews mit der mittleren Führungsebene und Fachkräften

4.      Kurzcheck der Anbietersteuerung/Leistungsverträge

Leistungsverträge aus den Produktbereichen der ABC-Analyse

5.      Kurzprüfung der freiwilligen Leistungen/Pflichtaufgaben mit Auswahlermessen

·                Prüfung durch bereits vorliegendes Frageraster, inwieweit präventive Maßnahmen der Inanspruchnahme von z.B. Transferleistungen vorbeugen können (Sinnvoll nur bei hoher Wahrscheinlichkeit u./o. wissenschaftlicher erbrachten Wirkungsnachweises)

·                Darlegung von Optimierungsvorschlägen

6.      Berechnung des Einsparpotenzials, Optimierungsansätze und Maßnahmen

·                Machbarkeitsstudie (Anpassungsvorbehalt mit Blick auf die Ergebnisse der Stufe II)

·                Rückkoppelung der Ergebnisse mit dem Auftraggeber

·                Berichtslegung (in Form einer Präsentation)

Phase II „Vertiefende Organisationsuntersuchung“

beginnt nach den Sommerferien 2012. Ergebnis voraussichtlich Frühjahr 2013.

Zielsetzung ist die Sicherstellung einer nachhaltigen, wirtschaftlichen Aufgabenwahrnehmung auf Basis eines gemeinsamen Leitbildes zur sozialen Arbeit im Bereich 3-2/Jugendamt und soziale Angelegenheiten durch

·                klare Definition des Leistungsumfangs (passgenaue und effektive Leistungserbringung unter Nutzung sozialräumlicher und zivilgesellschaftlicher Ressourcen)

·                klare Strukturierung der Arbeitsprozesse

·                integrierte Steuerung

·                Vorhalten des notwendigen Personals

Zusammenfassend stellen sich die Ausführungen der Firma con_sens als weitaus fundierter und auftragskonformer dar. Zusätzliche Kosten, wie bei der Firma AVANTAGO, fallen nicht an. Die Referenzen der Firma con_sens verweisen auf deren Schwerpunktsetzung in Richtung Organisationsuntersuchungen im Bereich Jugend hin. Darüber hinaus verfügt der Bereich 3-2/Jugendamt und soziale Angelegenheiten bereits über Erfahrungen mit der Firma con_sens. Die Strukturen des Bereiches sind dem Unternehmen somit nicht fremd.

Unter Berücksichtigung der engen Zeitschiene für die Erstellung der Machbarkeitsstudie, wurde der Mitarbeiterbeteiligung in der Phase I durch eine Kick-Off-Veranstaltung unter Teilnahme der Dezernatsleitungen 0/Verwaltungsführung, 3/Familie, Bildung, Soziales, 4/Finanzen, Gesundheit, Kultur, der Bereichsleitung 3-2/Jugendamt und soziale Angelegenheiten sowie aller Fachbereichsleitungen, des Personalrates, der Gleichstellungsstelle und des Bereiches 4-1/Personal und Organisation am 24.04.2012 Rechnung getragen.

Am 01.06.2012 erfolgt eine Informationsveranstaltung für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Bereichs 3-2/Jugendamt und soziale Angelegenheiten, in welcher die Firma con_sens die Ergebnisse der Machbarkeitsstudie vorstellt, sowie einen Ausblick auf die vertiefende Organisationsuntersuchung der Phase II bietet.

Die weitere Untersuchung ist auf eine gemeinsam ausgestaltete, breite Mitarbeiterbeteiligung ausgelegt.

Die politischen Gremien werden laufend über den Fortschritt der Organisationsuntersuchung informiert.