Beschlussvorlage - B/15/1727-01

Beschlussvorschlag

1.             Der Rat der Stadt nimmt das als Anlage beigefügte von der Verwaltung erstellte Konzept für ein „Zentrales Vertragsmanagement“ der Stadt Oberhausen zustimmend zur Kenntnis.

2.             Der Rat der Stadt beauftragt die Verwaltung, die zur Einführung eines Zentralen Vertragsmanagements erforderlichen Schritte entsprechend diesem Konzept (Testphase und anschließende Beschaffung einer geeigneten Software, Sammlung der zu erfassenden Verträge) baldmöglichst umzusetzen.

Bezug

Berichte des Bereichs 0-2/Rechnungsprüfung zur Eröffnungsbilanz der Stadt Oberhausen sowie zu den Jahresabschlüssen für die Jahre 2008 und 2009

Beschluss des Umweltausschusses vom 02.12.2010 zur Drucksache B/15/0964-01

(zum Thema „Ziele und Kennzahlen des Neuen Kommunalen Finanzmanagements (NKF) für den Bereich 4-6/Recht im Haushaltsjahr 2011“)

Ratsbeschluss vom 27.06.2011 zur Drucksache A/15/1331-01 („Einführung eines Zentralen Vertragsmanagements“)

Konsequenzen

a) Finanzielle

    keine                            [ ]

    ja                                          [X ]      Kosten für die Beschaffung einer geeigneten Software zur

Durchführung eines Zentralen Vertragsmanagements und Arbeitskapazitäten für die Bearbeitung eines Zentralen Vertragsmanagements

b) Sonstige

Begründung / Sachdarstellung

1.      Ausgangslage

Der Bereich 0-2/Rechnungsprüfung hat in seinen Prüfberichten zur Eröffnungsbilanz und zu den Jahresabschlüssen der Stadt Oberhausen für die Jahre 2008 und 2009 jeweils darauf hingewiesen, dass es bei der Stadt Oberhausen bisher kein (zentrales) Vertragsmanagement gebe, auf das zu Zwecken der Rechnungsprüfung und der haushaltsmäßigen Steuerung zurückgegriffen werden könne, und empfohlen, ein solches System einzurichten.

Der Bereich 4-6/Recht hat auch seinerseits diese Zielvorstellung. Diese wurde durch den Umweltausschusses am 02.12.2010 im Rahmen der Beschlussvorlage
„Ziele und Kennzahlen des Neuen Kommunalen Finanzmanagement (NKF) für den Bereich 4-6/Recht im Haushaltsjahr 2011“ als ein Projektziel „Einführung eines Vertragsmanagements“ für das Jahr 2011 beschlossen (Drucksache B/15/0964-01, Zeilen 83 – 113).

Auf einen in der Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses vom 07.06.2011 gestellten Antrag hat der Rat der Stadt am 27.06.2011 einstimmig folgenden Beschluss gefasst (vgl. Drucksache A/15/1331-01 „Einführung eines Zentralen Vertragsmanagements“):

„Die Verwaltung wird beauftragt, bis zum Ende des Jahres 2011 Bestandteile und Strukturen eines Zentralen Vertragsmanagements zu erarbeiten und dem Rat und seinen zuständigen Ausschüssen zur Beschlussfassung vorzulegen.

Ziel des Konzeptes soll es sein, die Analyse und das Controlling von Risiken aus Verträgen zu erleichtern, die die Stadt Oberhausen mit Dritten abgeschlossen hat.“

2.      Konzept für ein Zentrales Vertragsmanagement

Das nachfolgend dargestellte „Konzept für ein Zentrales Vertragsmanagement“ versucht, die folgenden Fragen zu beantworten:

·         Welche Ziele sollen mit einem Vertragsmanagement erreicht werden?

·         Welche Verträge sollten Gegenstand eines Vertragsmanagements werden?

·         Welche Ressourcen sind für ein Vertragsmanagement erforderlich?

2.1.            Ziele eines Vertragsmanagements

Der Bereich 0-2/Rechnungsprüfung hat in seinen Prüfberichten zur Eröffnungsbilanz und zu den Jahresabschlüssen 2008 und 2009 u. a. Folgendes ausgeführt:

„Bei den durchgeführten Prüfungen bzw. bei der Anforderung von Verträgen wurde festgestellt, dass ein zentrales Vertragsmanagement, welches die Analyse und ein Controlling der Risiken erleichtern würde, bei der Stadt Oberhausen nicht existiert. Die Originale wichtiger Verträge sind z. B. über die ganze Stadtverwaltung verteilt.“

„Es kann deshalb nicht abschließend sichergestellt werden, dass alle aus Verträgen der Stadt resultierenden Risiken auch tatsächlich vollständig erkannt und bewertet wurden. Daher wird empfohlen, mittelfristig ein modernes zentrales Dokumenten-managementsystem einzuführen, welches ein strukturiertes Bewerten von Risiken ermöglicht.“

Hieraus lassen sich folgende Zielvorstellungen für ein Vertragsmanagement ableiten,

·         Wichtige Verträge der Stadt Oberhausen sollten zwar nicht als Original, aber zumindest als Originaltext zentral erfasst und damit zentral verfügbar sein.

·         Das Vertragserfassungssystem sollte ein „strukturiertes Bewerten von Risiken“ ermöglichen.

Der Bereich 4-6/Recht hat in der Drucksache B/15/0964-01 für die Sitzung des Umweltausschusses am 02.12.2010 zur Bedeutung eines „Vertragsmanagements“ für die Gesamtverwaltung unter Punkt 3. u. a. Folgendes ausgeführt:

„In der Unternehmenspraxis wird das „Vertragsmanagement“ als Fundament des betriebswirtschaftlichen Handelns angesehen. Aufgabe des Vertragsmanagements ist es, Mehrfacharbeiten zu vermeiden und Suchzeiten durch zentrale Datenhaltung zu verkürzen. Dies führt zu Kostenreduzierung und Risikominimierung. In einem gut funktionierenden Vertragsmanagementsystem wird der gesamte Vertragsprozess von der Planung über den Abschluss, die Abwicklung bis hin zur Archivierung durch Softwarelösungen optimiert. Wichtig sind hierbei insbesondere eine Überwachung der Vertragsabwicklung, ein Controlling der vertraglichen Risiken und die revisionssichere Vertragsarchivierung. Diese Überlegungen gelten auch für die Optimierung kommunaler Rechtsberatung (…).“ …

Bei der hier angestrebten Lösung steht zunächst die Archivierung aller städtischen Verträge im Vordergrund. Zu prüfen ist aber noch, mit welcher Software das „Vertragsmanagement“ bewältigt werden kann. Bei der Realisierung des Projekts ist der Bereich 4-6/Recht allerdings auf die Mithilfe der Gesamtverwaltung bei der Beschaffung aller zu archivierenden städtischen Verträge angewiesen.“

Hieraus lassen sich folgende Zielvorstellungen für ein Vertragsmanagement ableiten,

·         Beschaffung, Erfassung und Verwaltung von (letztlich allen) Verträgen der Stadt Oberhausen

·         Optimierung des ganzen Vertragsprozesses durch geeignete Softwarelösungen (von der Planung eines Vertrages einschließlich seiner juristischen Prüfung über den Abschluss, die Abwicklung und die Überwachung der Verträge bis zur Archivierung)

In der Begründung des Ratsantrages (Drucksache A/15/1331-01) heißt es – anknüpfend an die Berichterstattung über die städtischen Beteiligungen – u. a.:

„Analog hierzu wird eine Berichterstattung auch über alle anderen Verträge, die die Stadt mit Dritten geschlossen hat, für dringend erforderlich gehalten, um sich hieraus ergebende Risiken einschätzen und bewerten zu können und ein entsprechendes Controlling der Risiken zu ermöglichen.

Dabei ist auch auf die Erfordernisse der Rechnungsprüfung einzugehen und das Konzept mit diesem Bereich abzustimmen. … Auch sollten die Erfahrungen anderer Städte mit einem Zentralen Vertragsmanagement in die Prüfung einbezogen werden.“

Hieraus lassen sich folgende Zielvorstellungen für ein Vertragsmanagement ableiten,

·         Es soll eine Berichterstattung zu (allen) Verträgen der Stadt mit Dritten geben, die eine Risikoabschätzung und –bewertung ermöglicht.

·         Die Belange der Rechnungsprüfung sind zu berücksichtigen.

·         Interkommunale Erfahrungen sollen ebenfalls einbezogen werden.

Aus diesen verschiedenen Zielvorstellungen können für ein Konzept eines Zentralen Vertragsmanagements folgende gemeinsame Zielvorstellungen entwickelt werden, allerdings nicht im Sinne des „kleinsten gemeinsamen Nenners“, sondern im Sinne des „größten gemeinsamen Vielfachen“:

·         Alle Verträge der Stadt mit Dritten sollen zentral textmäßig verfügbar sein.

·         Das System soll eine „Risikobewertung“ und ein „Controlling“ der Verträge ermöglichen.

·         Das System soll eine Optimierung des gesamten Vertragsprozesses (von der Entstehung über den Abschluss, die Überwachung bis zur Archivierung) leisten können.

·         Das System soll eine Berichterstattung über alle Verträge ermöglichen.

Die vorgenannten Zielvorstellungen für ein Zentrales Vertragsmanagement sind aber zunächst nur vorläufiger Natur und unterliegen dem Vorbehalt einer Anpassung und Aktualisierung. Außerdem können sie natürlich nur schrittweise realisiert werden.

2.2.            Zu erfassende Verträge der Stadt Oberhausen

Eine der wichtigsten Fragen ist, welche Verträge der Stadt mit Dritten überhaupt in einem Zentrales Vertragsmanagementsystem der Stadt Oberhausen erfasst sowie datenbankmäßig verfügbar gehalten und verwaltet werden sollen. Dabei lassen sich verschiedene Kategorien von Verträgen unterscheiden. Ein Vertragsmanagement kann sich auf folgende Arten von Verträgen beziehen, deren jeweilige Anzahl bei der Stadt Oberhausen jedoch nicht bekannt ist:

1.      Verträge mit zwei Unterschriften gemäß § 64 Abs. 1 GO NRW (Dies sind Verträge gemäß § 64 Abs. 2 GO NRW, die keine Geschäfte der laufenden Verwaltung sind, also grundsätzlich in die Zuständigkeit des Rates fallen.),

2.      Verträge, die vertragliche Verpflichtungen über einer gewissen Wertgrenze enthalten (z. B. 50.000 EUR),

3.      Verträge, die finanzielle Risiken für die Stadt beinhalten (z. B. Bürgschaftsverträge),

4.      Verträge über eine bestimmte oder unbestimmte Dauer (ggf. unter Ausnahme bestimmter Vertragstypen, z. B. Arbeitsverträge)

5.      Verträge, die sich in einem einmaligen Leistungsaustausch erschöpfen,

6.      Zukünftige und/oder bereits geschlossene Verträge,

Bei der Entscheidung, welche Vertragskategorien mit einem „Vertragsmanagementsystem“ verwaltet werden sollen, sind folgende Kriterien zu berücksichtigen,

·         dass die Erfassung aller Verträge kein Selbstzweck ist,

·         dass die Erfassung und Verwaltung von Verträgen personelle und sächliche Ressourcen erfordert,

·         dass eine zentrale Vertragsdatenbank mit den Vertragstexten nicht unbedingt für jeden Vertrag erforderlich ist,

·         dass die „Managementfunktionen“ (z. B. „Risikoüberwachung“ im Hinblick auf evtl. Rückstellungen bei NKF und „Controlling“ durch Überwachung von Laufzeiten und Kündigungsfristen) nicht bei allen Verträgen in Betracht kommt und

·         dass eine Erfassung des laufenden Vertragsbestandes ohnehin nur schrittweise (nach Prioritäten) erfolgen kann.

Unter Berücksichtigung dieser Kriterien wird es seitens der Verwaltung für sinnvoll gehalten, in einem ersten Schritt die Verträge der Kategorie 1 (bereits geschlossene Verträge mit zwei Unterschriften) zu erfassen. Damit dürften gleichzeitig die Verträge der Kategorie 2 erfasst sein.

In weiteren Schritten sollten dann auf jeden Fall die bereits geschlossenen Verträge der Kategorien 3 und 4 erfasst werden (ggf. mit Ausnahmen, z. B. Arbeitsverträge).

Dagegen sollte keine Texterfassung von Verträgen der Kategorie 5 erfolgen. Hierbei dürfte eine summenmäßige Erfassung der Finanzbelastungen der Stadt ausreichen.

2.3.            Erforderliche Ressourcen für ein Vertragsmanagement

Die Bearbeitung eines (zentralen) Verwaltungsmanagementsystems erfordert gewisse personelle und sächliche Ressourcen, die auch von den Zielvorstellungen und dem Umfang des angestrebten Vertragsmanagements abhängen.

Zunächst einmal sind hierfür personelle Ressourcen erforderlich. Der Bereich Recht hatte bei Darstellung des Projektziels „Vertragsmanagement“ in der Drucksache B/15/0964-01 darauf hingewiesen, dass dieses Projekt als Nachfolgemaßnahme zu dem weitgehend abgeschlossenen Projekt „Entbürokratisierung und Digitalisierung des Ortsrechts der Stadt Oberhausen“ in Angriff genommen werden könnte. Im dortigen Umfang stünden Personalkapazitäten zur Verfügung. Diese dürften für eine Erfassung von Verträgen der Kategorien 1 und 3 im ersten Schritt wohl ausreichen. Eine genauere Aussage hierzu ist aber erst möglich, wenn ein Ergebnis aus der verwaltungsweiten Einreichung der Verträge vorliegt.

Ferner sind sächliche Ressourcen, vor allem in Form einer prozessunterstützenden Spezialsoftware erforderlich, die von allen zugriffsberechtigten Verwaltungsstellen einheitlich nutzbar ist. Die Sichtung und Auswahl eines geeigneten Softwareproduktes soll im Hinblick auf die Ziele und Bedürfnisse eines Vertragsmanagements sowie unter Berücksichtung technischer und finanzieller Aspekte erfolgen.

Diesbezüglich hält der Bereich 4-6/Recht die Software der Fa. LECARE (Hamburg) für geeignet. Diese Software, die sich vor allem für eine elektronische Aktenführung im Bereich Recht eignet und deren Anschaffung ohnehin beabsichtigt ist, enthält auch relativ kostengünstige Zusatzmodule für ein Vertragsmanagement. Da schon zwei zufriedenstellende Präsentationen stattgefunden haben, könnte eine Testphase für diese Software sofort beginnen.

Die Prüfung alternativer Softwarelösungen für ein Vertragsmanagement ist noch nicht so weit konkretisiert, dass eine Testphase hierfür sofort beginnen könnte. Die Prüfung wird aber fortgesetzt. Eine Testphase für eine alternative Software könnte ggf. auch nachträglich stattfinden.

3.      Weiteres Vorgehen

Das entwickelte Konzept eines Vertragsmanagements ist eine erste Konkretisierung, die einer Weiterentwicklung und Anpassung bedarf. Es wird angestrebt, dem Rat für Mitte nächsten Jahres eine Vorlage mit weiteren Umsetzungsentscheidungen zu unterbreiten unter Einbindung des Rechnungsprüfungsausschusses.

Kurzfassung

Entsprechend dem Ratsbeschluss vom 27.06.2011 legt die Verwaltung dem Rat das beigefügte Konzept für ein „Zentrales Vertragsmanagement“ der Stadt Oberhausen vor. Zur weiteren Umsetzung ist eine erneute Ratsvorlage für Mitte 2012 geplant.