Berichtsvorlage - M/17/4206-01

Sachdarstellung

Die Berichterstattung knüpft an den Bericht (Ziffer 2.5) für den Rechnungsprüfungsausschuss am 15. Juni 2023 (Drucksache-Nr. M/17/3537-01) an.

1. Hintergrund

Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber leisten einen wichtigen Beitrag zur Aufdeckung und Ahndung von Missständen. Allerdings gab es in der Vergangenheit immer wieder Fälle, in denen sie infolge einer Meldung von Missständen beruflich benachteiligt wurden.

Der Bundesrat hat am 12. Mai 2023 das Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen - Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) – verabschiedet. Mit Inkrafttreten am 2. Juli 2023 wurde die Richtlinie 2019/1937 vom 23.10.2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden (Hinweisgeberrichtlinie) in nationales Recht umgesetzt.

Ziel des HinSchG ist es, Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber vor Benachteiligungen zu schützen und ihnen Rechtssicherheit zu geben sowie der bestmögliche Schutz ihrer Identität.

Nach Inkrafttreten des Gesetzes ist für Beschäftigungsgeber mit mindestens 50 Beschäftigten die Einrichtung einer internen Meldestelle verpflichtend. Zur Entgegennahme von Meldungen werden interne Meldestellen von den jeweiligen Beschäftigungsgebern und externe Meldestellen, insbesondere bei Bundesbehörden, eingerichtet. Eine interne Meldestelle kann auch eingerichtet werden, indem ein Dritter mit den Aufgaben betraut wird. Die Betrauung eines Dritten mit den Aufgaben einer internen Meldestelle entbindet den Beschäftigungsgeber jedoch nicht von der Pflicht, selbst geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um einen etwaigen Verstoß abzustellen.

Personen, die beabsichtigen, Informationen über einen Verstoß zu melden, können wählen, ob sie sich an eine interne oder eine externe Meldestelle wenden. Diese Personen sollten jedoch in den Fällen, in denen intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und sie keine Repressalien befürchten, die Meldung an eine interne Meldestelle bevorzugen. Wenn einem intern gemeldeten Verstoß nicht abgeholfen wurde, bleibt es der hinweisgebenden Person unbenommen, sich an eine externe Meldestelle zu wenden.

Die Pflicht zur Einrichtung und zum Betrieb interner Meldestellen für Gemeinden und solchen Beschäftigungsgebern, die im Eigentum und unter der Kontrolle von Gemeinden stehen, gilt nach Maßgabe des jeweiligen Landesrechts (§ 12 Absatz 1 Satz 4 Hinweisgeberschutzgesetz). Unbenommen noch zu ergehender Landesregelungen sind die Bußgeldvorschriften gemäß § 40 Absatz 2 Nummer 2 (Ordnungswidrigkeit und Geldbuße bei Nicht-Einrichtung oder Betrieb der internen Meldestelle) bereits ab 1. Dezember 2023 anzuwenden, sodass unverzüglich eine interne Meldestelle und entsprechende Meldekanäle für die Stadt Oberhausen einzurichten sind, welche den gesetzlichen Anforderungen genügen.

2. Anwendungsbereich/Verfahren

2.1 Persönlicher Anwendungsbereich/Schutzbereich

Alle Mitarbeitenden der Stadt Oberhausen und alle Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit (z.B. Lieferanten) oder im Vorfeld einer Beschäftigung bei der Stadt Oberhausen Informationen über Verstöße erhalten haben, können sich bei der internen Meldestelle melden.

Darüber hinaus werden Personen geschützt, die Gegenstand einer Meldung oder Offenlegung sind, sowie sonstige Personen, die von einer Meldung oder Offenlegung betroffen sind, also z.B. Zeugen oder Mitwisser.

2.2 Sachlicher Anwendungsbereich

Das HinSchG gilt für die Meldung und die Offenlegung von Informationen über (Auszug § 2 HinSchG)

• Verstöße, die strafbewehrt sind,
• Verstöße, die bußgeldbewehrt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient,
• sonstige Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder sowie unmittelbar geltende Rechtsakte der Europäischen Union und der Europäischen Atomgemeinschaft, z.B. mit Vorgaben zum/zur Verkehrssicherheit, Umweltschutz, Tierschutz, Datenschutz, IT-Sicherheit,
• Verstöße gegen bundesrechtlich und einheitlich geltende Regelungen für Auftraggeber zum Verfahren der Vergabe von öffentlichen Aufträgen und Konzessionen und zum Rechtsschutz in diesen Verfahren ab Erreichen der jeweils maßgeblichen EU-Schwellenwerte,
• … … …

Nicht unter den gesetzlichen Hinweisgeberschutz fallen insbesondere

• grob fahrlässige oder vorsätzliche Falschmeldungen, die unter Umständen auch eine Schadensersatzpflicht auslösen können,
• Informationen, welche die nationale Sicherheit oder wesentliche Sicherheitsinteressen des Staates oder besondere verteidigungs- und sicherheitsspezifische Aufträge betreffen,
• Verschlusssachen,
• Informationen, die dem richterlichen Beratungsgeheimnis oder der ärztlichen oder anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht unterfallen.

2.3 Verfahren

Das Verfahren und die Arbeitsweise der internen Meldestellen regeln §§ 16 bis 18 HinSchG:

• Die interne Meldestelle bestätigt der hinweisgebenden Person den Eingang einer Meldung spätestens nach 7 Tagen und prüft, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich nach § 2 HinSchG fällt,
• hält mit der hinweisgebenden Person Kontakt,
• prüft die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung,
• ersucht die hinweisgebende Person erforderlichenfalls um weitere Informationen
• ergreift angemessene Folgemaßnahmen nach § 18 HinSchG und
• gibt der hinweisgebenden Person innerhalb von 3 Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung eine Rückmeldung. Die Rückmeldung umfasst die Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese. Eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person darf nur insoweit erfolgen, als dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden.

3. Umsetzung bei der Stadt Oberhausen

Mit Beschluss des Verwaltungsvorstandes vom 31. Oktober 2023 wurde die organisatorische Zuordnung der Aufgabe an den Bereich Rechnungsprüfung beschlossen. Als Ergebnis eines interkommunalen Erfahrungsaustausches, der eine entsprechende Zuordnung zu einer bereits bestehenden (weisungsungebundenen) Beauftragten-Funktion bestätigt, wurde die Aufgabe der Einrichtung der internen Meldestelle sowie der Betrieb entsprechender Meldekanäle gemäß HinSchG bei der Antikorruptionsstelle verortet.

Die SBO Servicebetriebe Oberhausen sowie das Theater beabsichtigen keine eigene Meldestelle einzurichten, sondern eine gemeinsame Meldestelle zu nutzen.

Die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen sind bei der Ausübung ihrer Tätigkeit unabhängig. Sie dürfen neben ihrer Tätigkeit für die interne Meldestelle andere Aufgaben und Pflichten wahrnehmen. Es ist dabei sicherzustellen, dass derartige Aufgaben und Pflichten nicht zu Interessenkonflikten führen. Da der sachliche Anwendungsbereich (siehe unter Ziffer 2.2) unter anderem die Meldung von Verstößen, die strafbewehrt sind, abdeckt, gibt es mit der Meldung von Korruptionsdelikten nach dem Strafgesetzbuch bereits eine inhaltliche Überscheidung. Die gesetzliche Vorgabe, dass bei der Aufgabenwahrnehmung Interessenskonflikte vermieden werden müssen, wird - ohne bisherige Rechtsprechung zum Thema - bis auf den Fall, dass Meldungen die hinweisannehmenden Personen betreffen könnten, bei der Einrichtung der internen Meldestelle berücksichtigt. Hier kann auf die externe Meldestelle zurückgegriffen werden.

Die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen müssen über die notwendige Fachkunde verfügen. Die Beauftragten haben bereits im Frühjahr 2023 eine Grundlagenschulung zum Hinweisgeberschutzgesetz und zur Einrichtung und zum Betrieb der internen Meldestelle absolviert, weitere Aufbauschulungen sind geplant. Darüber hinaus findet ein regelmäßiger interkommunaler Austausch im Arbeitskreis Antikorruption der VLRG Vereinigung der Leiter der Rechnungsprüfungsämter der Großstädte unter Beteiligung des Landeskriminalamtes statt, in welchem die zwei Beauftragten vertreten sind.

Die internen Meldestellen betreiben Meldekanäle und führen das Verfahren nach Meldungen durch und ergreifen Folgemaßnahmen. Es besteht dabei die Pflicht nach § 8 HinSchG der Meldestelle, die eingegangenen Meldungen vertraulich zu behandeln und die Identität des Hinweisgebers nicht offenzulegen. Nur die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldung zuständigen Personen haben Zugriff auf die eingegangene Meldung.

Unter bestimmten gesetzlichen Voraussetzungen ist die interne Meldestelle allerdings gehalten, die Identität anderen Behörden mitzuteilen. Dies kann auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden in Strafverfahren, in einem einer Meldung nachfolgenden Verwaltungs- oder Bußgeldverfahren sowie aufgrund von gerichtlichen Entscheidungen der Fall sein.

Die Ausgestaltung der Meldekanäle wird gemäß der gesetzlichen Vorgabe aus dem HinSchG bei der Stadt Oberhausen durch die Benennung von Ansprechpersonen bzw. Adressatinnen und Adressaten für mündliche oder schriftliche Meldungen umgesetzt. Das heißt, Meldungen können bei der internen Meldestelle per Telefon, Brief oder auch in einem persönlichen Gespräch übermittelt werden.

Die personenbezogenen Daten werden entsprechend der in Artikel 5 EU-Datenschutz-Grundverordnung normierten Grundsätze sowie der Vorgaben aus dem HinSchG verarbeitet und werden vor unbefugtem Zugriff geschützt. Dies erfolgt insbesondere durch folgende Vorkehrungen:

• Abschließbares Büro und abschließbarer Schrank mit Schlüsseln für eingegrenzten Personenkreis.
• Annahme von Anrufen bzw. Abhören des Anrufbeantworters nur durch die Beauftragten.
• Einrichtung einer separaten E-Mail-Adresse mit eingeschränkten Zugriffsrechten.
• Einrichtung eines separaten Laufwerkes mit eingeschränkten Zugriffsrechten.
• Besonderer Hinweis an die Poststelle und IT-Anwendungsbetreuer/innen.

Die Information an die städtischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über die Einrichtung der „Internen Meldestelle“ soll per Rundverfügung an alle Beschäftigten unter Angabe der oben beschriebenen Meldewege sowie mit Hinweisen auf die „Externe Meldestelle“ (Bundesministerium für Justiz), das besondere Vertraulichkeitsgebot und die Ausnahmen vom Vertraulichkeitsgebot erfolgen.

Bezug

Bericht zum Thema Antikorruption

für den Rechnungsprüfungsausschuss am 15.06.2023

(Drucksache-Nr. M/17/3537-01)