Beschlussvorlage - B/17/3976-01

Beschlussvorschlag

Der Rat der Stadt beschließt die Einrichtung von 2,0 Planstellen „Sachbearbeitung Wirtschaftliche Jugendhilfe“ im Sachgebiet „Wirtschaftliche Jugendhilfe“, Stellenwert A 10 LBesG tg. EG 9c TVöD AT im Fachbereich 3-1-40/ Erzieherische Hilfen.

Deckungsvorschlag

2,0 bisher legitimierte außerplanmäßige Einsätze in der Sachbearbeitung „Wirtschaftliche Jugendhilfe“ werden in zwei Planstellen umgewandelt. Zusätzliche Personalkosten entstehen daher nicht, entsprechende Haushaltsmittel stehen für die Haushaltsjahre 2023 ff. im Deckungsring Personal (D00000001) zur Verfügung.

Bezug

VV-Vorlage V/17/3753-01 Beschluss vom 15.08.2023

Konsequenzen

a) Finanzielle

    keine  [X]

    ja   [ ]

b) Sonstige

    Auswirkungen auf das Klima

    ja   [ ] (siehe Anlage Klimacheck)

    nein   [X] Begründung:

Begründung

Die Erhöhung des Personaleinsatzes der Wirtschaftlichen Jugendhilfe folgte in den vergangenen Jahren dem entsprechenden Vorschlag aus dem Beratungsgutachten der Firma con_sens aus dem Jahr 2013.

Auf Empfehlung der Firma con_sens wurde der Fallzahlenschlüssel in der Wirtschaftlichen Jugendhilfe zuletzt auf 1:180 Fall pro Vollzeitäquivalente festgelegt.

Unter Berücksichtigung dieses Fallzahlenschlüssels wurden in den vergangenen Jahren Anpassungen in der Stellenausstattung vorgenommen.

Von Seiten des Fachbereiches 3-1-40/ Erzieherische Hilfen, Sachgebiet Wirtschaftliche Jugendhilfe, erfolgte hinsichtlich der Stellenausstattung mit Blick auf die innerorganisatorische Struktur der Hinweis, dass hier mit der bisher zugrunde gelegten Fallzahl von 1:180 pro Vollzeitäquivalente (VzÄ) die Aufgaben nicht mehr vollumfänglich sichergestellt werden können. Am 25.04.2019 wurden zudem von den Beschäftigten der Wirtschaftlichen Jugendhilfe Überlastungsanzeigen an den Bereich 4-1/ Personal- und Organisation adressiert.

Die Gemeindeprüfungsanstalt NRW stellt mit ihrem Vorbericht der Stadt Oberhausen im Jahr 2019 die überörtliche Prüfung im Ergebnis wie folgt dar:

Die zu bearbeitenden Fälle der Wirtschaftlichen Jugendhilfe in Oberhausen liegen in den betrachteten Jahren 2015 bis 2018 erheblich über dem Richtwert der gpaNRW von 140 Hilfeplanfällen. Im interkommunalen Vergleich 2017 stellt die Stadt Oberhausen das Maximum. Seit Oktober 2021 erfolgt eine Organisationsbegleitung durch den Fachbereich 4-1-10/ Organisation in der „Wirtschaftlichen Jugendhilfe“. Hierbei wurden letztendlich mehrere Problemfelder eruiert, welche die bisherige Situation der Wirtschaftlichen Jugendhilfe hervorrufen.

Personalressourcen

Die Wirtschaftliche Jugendhilfe hat in den vergangenen Jahren durch die Kompensation mehrerer Langzeiterkrankungen eine deutlich höhere Fallbelastung pro VzÄ stemmen müssen, als tatsächlich vorgesehen wurde. Die regelmäßige kurzfristige Verteilung von Sachgebieten auf die Belegschaft führte zu einer zusätzlichen Belastung einzelner Beschäftigte.

Zudem ist in der Wirtschaftlichen Jugendhilfe eine sehr hohe Fluktuationsquote zu verzeichnen, was zur Folge hat, dass Mitarbeiter/innen ständig neu eingearbeitet werden müssen und das Fachwissen nicht mehr in dem Sachgebiet verbleiben kann. Im Rahmen der Einarbeitungsphase hat man sich zudem in der Wirtschaftlichen Jugendhilfe darauf verständigt, zunächst anfangs die „neuen“ Mitarbeiter/innen“ nicht mit einem vollen Sachgebiet zu betrauen, sondern zunächst mit einer reduzierten Fallzahl zu agieren.

Auch diese Fälle sind von den Teams der Wirtschaftlichen Jugendhilfe aufzufangen, sodass die Umsetzung der Regelung einen Einfluss auf die faktische Arbeitsbelastung darstellt.

Eine Nachsteuerung mit dem Einsatz von 2 legitimiert außerplanmäßig eingesetzten Vollzeitkräften (Nachwuchskräfte) durch den Bereich 4-1/ Personal- und Organisation ab dem 25.08.2021 hat bereits eine erste Entspannung der Überlastungssituation hinsichtlich der Fallverteilung nach sich gezogen.

Sicherstellung und Ausbau der Zusammenarbeit mit dem „Allgemeinen Sozialen Dienst“

Sowohl nach Einschätzung der Gemeindeprüfungsanstalt NRW als auch nach Einschätzung des Fachbereiches 4-1-10/ Organisation ist festzuhalten, dass die bisherige Zusammenarbeit mit dem Allgemeinen Sozialen Dienst Defizite aufweist, welche durch eine Optimierung der Prozessabläufe an den Schnittstellen gelöst werden könnten.

Die Stadt Oberhausen bearbeitet die Fälle anhand standardisierter und verbindlicher Prozesse. Allerdings ist die frühzeitige Einbindung der Wirtschaftlichen Jugendhilfe nicht zwingend vorgeschrieben.

Auf Empfehlung der GPA NRW sollte die Stadt Oberhausen die Wirtschaftliche Jugendhilfe früh und kontinuierlich in das Hilfeplanverfahren einbinden, da dadurch frühzeitig Fragen der Zuständigkeit und eventuelle Kostenerstattungsansprüche geprüft werden können. Dies hätte eine gezielte Steuerung der Hilfen in der Falleingangsphase unter Berücksichtigung der wirtschaftlichen Aspekte zur Folge.

Hierzu ist ein regelmäßiger Austausch zwischen der Wirtschaftlichen Jugendhilfe, dem Allgemeinen Sozialen Dienst und der Qualitätsentwicklung erforderlich. Diese zusätzlichen Aufgaben wurden aktuell bei der Neuausrichtung der Stelle Arbeitsgruppenleitung und Koordination unter dem folgenden Aspekt „Ausrichtung der Aufgaben in der Wirtschaftlichen Jugendhilfe“ berücksichtigt.

Ausrichtung der Aufgaben in der Wirtschaftlichen Jugendhilfe

Die Wirtschaftliche Jugendhilfe weist in ihrer Organisationsform eine Besonderheit hinsichtlich der Aufgabenstellungen und Verantwortlichkeiten auf. Es existiert eine Stelle Arbeitsgruppenleitung/ Koordination, welche komplett von der Fallbearbeitung freigestellt ist und eine klassische Arbeitsgruppenleitung, welche zu 50% die Aufgaben einer Arbeitsgruppenleitung und Führungsaufgaben wahrnimmt und zu 50% in die Fallarbeit mit einbezogen wird.

Die Stelle der Arbeitsgruppenleitung/ Koordination wurde seit ihrer Vakanz ab dem 01.11.2022 in Zusammenarbeit mit dem Fachbereich 3-1-40/ Erzieherische Hilfen neu ausgerichtet, unter Berücksichtigung der bisher gewonnenen Erkenntnisse aus der Organisationsbegleitung.

Folgende Schwerpunkte wurden hierbei u.a. festgelegt:

• Koordinierung und Überwachung des Arbeitseinsatzes und der Verfahrensabläufe in der Wirtschaftlichen Jugendhilfe, Klärung von Grundsatzfragen
• Strategische und organisatorische Ausrichtung der Wirtschaftlichen Jugendhilfe innerhalb des Fachbereiches
• Entwicklung und Weiterführung eines Personalqualifizierungskonzeptes und entsprechender Arbeitsleitlinien
• Aufbereitung neuer Rechtsprechung mit entsprechender fachlicher Begleitung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Wirtschaftlichen Jugendhilfe
• Förderung, Beratung und Initiierung der Weiterentwicklung des Teams
• Sicherstellung und Koordination der Zusammenarbeit mit anderen Fachbereichen und Abteilungen

Damit wird das Ziel verfolgt, eine qualifizierte Einarbeitung und Weiterentwicklung der Wirtschaftlichen Jugendhilfe sicherzustellen und die einzelnen Arbeitsprozesse zu optimieren.

Zusätzliche Aufgaben bzw. Sonderaufgaben, welche bisher keine Berücksichtigung bei der personellen Ausstattung gefunden haben, können wie folgt (mit einem geschätzten Anteil der Arbeitszeit pro VzÄ) beschrieben werden:

• Abrechnung der Kosten für UMA (unbegleitete minderjährige Ausländer) mit dem LVR und der Kosten nach dem FlüAG (Flüchtlingsaufnahmegesetz): 30 %
• Zentrale Bearbeitung der Bereitschaftspflege: 10 %
• Begleitende LogoData-Administration: 15 %

Die Flüchtlingswelle aus dem Jahr 2015 hatte seinerzeit dazu geführt, ebenfalls die Aufgaben der Kostenabrechnungen für unbegleitete minderjährige Ausländer und der Kosten nach dem Flüchtlingsaufnahmegesetz mit in der Wirtschaftlichen Jugendhilfe zu verorten.

Die begleitende LodoData-Administration ergibt sich aus der seit dem Jahr 2018 gelebten Praxis. Durch das im Jahr 2018 neu eingeführte Fachverfahren LogoData ergibt sich ein regelmäßiger Bedarf, innerhalb des Sachgebietes der Wirtschaftlichen Jugendhilfe eine begleitende LogoData-Administration vorzuhalten, um zeitnah Problemlösungen bei der Anwendung des Verfahrens herbeizuführen und eine Rückkopplung weiterer Themen mit der EDV-Administration sicherzustellen.

Die Aufgaben der LogoData-Administration lassen sich unter den folgenden Stichpunkten zusammenfassen:

• Formularerstellung und –pflege
• Erstellen von Arbeitshilfen
• Ansprechpartner/in bei Problemstellungen
• Auswertung von Updates

Durch die Herauslösung einzelner Aufgabenstellungen aus der Arbeitsgruppenleitung/ Koordination und unter Berücksichtigung weiterer zusätzlicher Aufgaben, welche in der Vergangenheit keine Berücksichtigung bei der Personalbedarfsbemessung gefunden haben, zeichnet sich folgendes Ergebnis ab:

Fallzahlen im I. Quartal 2023:

1850 Fälle : 140 Fälle pro VzÄ = 13,2 VzÄ Sachbearbeitung

Sonderaufgaben wie beschrieben =  0,55 VzÄ Sachbearbeitung

Stellenbedarf    = 13,75 VzÄ Sachbearbeitung

Unter Berücksichtigung einer derzeitigen Ausstattung mit 12,0 Planstellen für die Fallbearbeitung wird eine Aufstockung der Stellen um 2,0 Planstellen empfohlen.

Umsetzung:

Einrichtung von 2,0 Planstellen „Sachbearbeitung Wirtschaftliche Jugendhilfe“ mit dem Stellenwert A 10 LBesG tg. EG 9c TVöD AT.

Personalkosten:

Neustellen: