Beschlussvorlage - B/17/3737-01

Beschlussvorschlag

Der Rat der Stadt beschließt die Einrichtung von 4 Teilzeitstellen Schulsekretariat (mit jeweils 10, 25, 12 bzw. 14 Stunden) zum 01.11.2023 auf Basis des überarbeiteten Schulsekretariatsmodells des Bereiches 3-3/Schule.

Deckungsvorschlag

Die durch die Einrichtung der 4 Teilzeitstellen im Jahr 2023 anfallenden Personalmehraufwendungen i. H. von rd. 16.500 EUR werden durch Einsparungen im Deckungsring Personal (D00000001) kompensiert.

Bezug

VV-Beschluss vom 24.01.2023

Konsequenzen

a) Finanzielle

    keine  [ ]

    ja   [X]

b) Sonstige

    Auswirkungen auf das Klima

    ja   [ ] (siehe Anlage Klimacheck)

nein  [X] Begründung: Die Neueinstellung von Personal hat keine Auswirkung auf das Klima

Begründung

Die Stellenausstattung der Schulsekretariate an Oberhausener Schulen richtete sich seit dem Jahre 2004 nach dem zu diesem Zeitpunkt erstellten Modell zur entsprechenden Stellenbemessung.

Dieses hat sich bisher bewährt und andere Städte haben sich an diesem Modell bei der Stellenbemessung der dortigen Schulsekretariate orientiert.

Im Jahr 2012 erfolgte entsprechend der neu hinzugekommenen Aufgaben eine 1. Modifizierung.

1. Organisatorische Betrachtung:

Seit der Überarbeitung des Modells im Jahr 2012 hat sich die Bildungslandschaft kontinuierlich verändert. Durch den Anstieg der Anzahl der Kinder in den Bausteinen

• Bildungs- und Teilhabepaket
• Offener Ganztag
• fremdsprachige Kinder (ausländische Kinder und Kinder mit Migrationshintergrund)

erlangen diese eine andere Wertigkeit, als es bisher der Fall war. Vor diesem Hintergrund besteht seit einiger Zeit das Bedürfnis und die Notwendigkeit, das Modell zu überarbeiten und den Gegebenheiten der Schulsekretariate und dem demografischen Wandel anzupassen.

Zur Modifizierung des Modells wurde in einem ersten Schritt im März 2022 der Arbeitskreis der Schulsekretärinnen, der Bereich 3-3/Schule sowie der Personalrat eingeladen. Von den Schulsekretärinnen wurde eingehend die zugenommene Arbeitsbelastung geschildert.

Auf Basis der Gespräche innerhalb des Arbeitskreises mit den Vertreterinnen der Schulsekretärinnen sowie umfangreicher schriftlicher Unterlagen wurde durch den Bereich 4-1/Personal und Organisation eine überarbeitete Version des Modells zur Stellenbemessung der Schulsekretariate erarbeitet.

Grundlage ist das bereits bestehende Modell, welches weiterhin für jeden Schultyp einen Sockel festlegt. Dieser beinhaltet die Stundenzahl, die benötigt wird, um bei einer bestimmten Schülerzahl und den üblichen Anforderungen den Betrieb eines Schulsekretariates zu gewährleisten. Die Sockel an den jeweiligen Schulformen wurden nicht verändert.

Veränderungen der Bausteine des Stellenbemessungsmodells.

• Bildungs- und Teilhabepaket (BuT)

Durch den Rat wurde in der Sitzung am 16.12.2019 die Einführung der MyCard zur vereinfachten Inanspruchnahme von Leistungen nach dem Bildungs- und Teilhabegesetz beschlossen. Die Bearbeitung der MyCard nimmt in den Schulsekretariaten viel Zeit in Anspruch. Zu den Aufgaben gehören:

Information der Erziehungsberechtigten über die Möglichkeit der MyCard und deren Möglichkeiten

-          Ermitteln der Mycard-Nummern

-          Abbuchungen über Bildungskarte / Sodexo

-          Sollten Abbuchungen nicht möglich sein (keine Bewilligung, inaktive Karten, Guthaben nicht ausreichend)

• Mailkontakt zu den zuständigen Stellen aufnehmen, um Abhilfe zu schaffen (jobcenter-oberhausen.BuT@jobcenter-ge.de / mycard@oberhausen.de
• Wenn keine Auskunft bzw. Rückmeldung, Kontakt zu den Erziehungsberechtigten aufnehmen.

-          Ständige Nachkontrolle nicht buchbarer Karten.

-          Rechnungen anfertigen und Nachhalten für Eltern, die aus dem Bezug gefallen sind und bei denen noch Nachforderungen bestehen.

-          Bei Nichtzahlung Ausschluss vom Mittagessen

-          MyCard-Nummern in SCHILDZentral einpflegen und ständig aktualisieren

-          Aktualisierung der Kontrolllisten BuT-Empfänger und Empfängerinnen

Betrachtet man die Entwicklung der Zahlen von Kindern mit Anspruch nach dem Bildungs- und Teilhabepaket ist festzustellen, dass es alleine an den Grundschulen im Jahr 2016 1.783 und im Jahr 2022 schon 2.610 anspruchsberechtigte Kinder gab.

Die bislang angesetzte eine Minute pro Kind reicht für die Erledigung der Aufgaben nicht aus, der Baustein wurde auf 1,5 Minuten pro Kind angehoben.

• Offener Ganztag

Der Baustein war bislang mit 2 Stunden angesetzt, unabhängig von der Anzahl der Kinder, welche den Offenen Ganztag besuchen. Die Aufgaben beinhalten:

• An- und Abmeldungen von Schüler/innen
• Meldungen von Veränderungen an die Schulverwaltung (Adressänderung, Schulwechsel)
• Material- bzw. Mobiliarbestellungen bei Bedarf für den Offenen Ganztag (Erste Hilfematerial, Reinigungsmaterial, Büromaterial)
• Pflege der Schüler-Daten in SchildZentral
• Anfertigung von Elternbriefen
• Überwachung der Zahlungseingänge „Mittagessen“. Weitergabe der Eingänge in Form von Kontoauszügen oder Listen an den Offenen Ganztag, Monatsabrechnungen der Essensgelder
• Abbuchungen Gelder von der Bildungskarte für Leistungsempfänger und Leistungsempfängerinnen (Mittagessen, Ausflug)

Entwicklung der Zahlen der Kinder im Offenen Ganztag:

Unter Berücksichtigung der gestiegenen Zahlen wird vorgeschlagen, den Baustein mit einer Stunde Grundsockel zzgl. einer Minute pro Kind festzusetzen.

• Fremdsprachige Kinder

Der Baustein wird vor dem Hintergrund gestiegener Zahlen um die Werte bis über 90 % ausgeweitet.

• Familiengrundschulzentren

In der Ratssitzung am 21.06.2021 wurde die Einrichtung verschiedener Familiengrundschulzentren beschlossen. Um die Familiengrundschulzentren in ihrer Arbeit zu unterstützen, ist vorgesehen, verschiedene Aufgaben wie z.B.

-          Einladungen schreiben,

-          Anmeldung für Angebote entgegennehmen

-          Kopieraufgaben

-          Sprechzeiten bereithalten

in den Sekretariaten mit entsprechender Stundenzahl erledigen zu lassen. Die Stadt Gelsenkirchen hat diesen Baustein ebenfalls in ihrem Schulsekretariatsmodell aufgenommen.

Der Baustein ist mit einer Stunde vorgesehen.

• Förderschulen

Der Baustein „Individueller Förderbedarf“ ist mit 1 Stunde deutlich zu wenig bei ca. 90 - 100 Schüler-Individualtransporten (ohne Schulsportfahrten) mit drei verschiedenen Taxiunternehmen. Viele Schüler und Schülerinnen haben einen verkürzten Stundenplan, weil sie einen "normalen" Schultag nicht schaffen. In diesen Fällen müssen Fahrten individuell mit den Unternehmen abgeklärt werden. Vor diesem Hintergrund wird der Sockel auf 2 Stunden angehoben.

Der Baustein „Besonderer Förderbedarf“ wird von 2 auf 3 Stunden erhöht, der Baustein „Offener Ganztag“ entfällt, dafür wird an beiden Förderschulen der Baustein „Ganztagsunterricht mit Dependance“ mit 8 Stunden angerechnet.

• Berufskolleg

Der Baustein „Besonderer Förderbedarf“ wird dem Baustein „BuT“ angeglichen.

2. Finanzielle Auswirkungen:

Unter Berücksichtigung der schulspezifischen Besonderheiten erfolgt insgesamt eine Ausweitung des Stundenumfanges an den Schulsekretariaten. Bei der Überarbeitung des Stellenbemessungsmodells wurden die Schülerzahlen für das Schuljahr 2022/2023 berücksichtigt.

Es ergibt sich folgender neuer Stellenbedarf in Wochenstunden:

Der Entwurf des überarbeiteten Modells wurde sowohl den Schulsekretären und Schulsekretärinnen als auch den Schulformsprechern und Schulformsprecherinnen vorgestellt. Diese haben das Modell an die Kollegen und Kolleginnen weiter transportiert. Das Modell wird von allen mitgetragen.

In einem ersten Schritt wurden die Arbeitsverträge der Schulsekretäre und Schulsekretärinnen an den betroffenen Schulen rückwirkend zum 01.03.2023 angepasst, um den Bedarf entsprechend des neuen Modells abzudecken. An folgenden Schulen ist in einem 2.Schritt die Einrichtung von neuen Stellen erforderlich:

• Theodor-Heuss-Realschule   mit 10 Stunden
• Fasia-Jansen-Gesamtschule  mit 25 Stunden
• Schillerschule    mit 12 Stunden
• Glück-Auf-Schule   mit 14 Stunden.

Die jährlichen Gesamtkosten einer Stelle ergeben sich bei einem Büroarbeitsplatz aus den klassischen Personalkosten und den Sachkosten (9.700,- EUR Pauschalwert gem. KGSt). Die verwendeten Werte sind Orientierungswerte der KGSt. (Bericht 11/2022):

1 Stelle EG 7 TVöD: 63.200 EUR (53.500 EUR Personalkosten + 9.700 EUR Sachkosten)

10 Stunden:  16.205,13 EUR

25 Stunden: 40.512,82 EUR

12 Stunden: 19.446,15 EUR

14 Stunden:  22.687,18 EUR

Insgesamt: 98.851,28 EUR

Das Modell wurde zu Beginn des 2. Schulhalbjahres 2022/2023 umgesetzt. Die für die Bausteine relevanten Zahlen sind jährlich vor den Herbstferien zu erheben, um den Bedarf entsprechend zu aktualisieren.

Die Schülerzahlen sind jährlich zu überprüfen.