Beschlussvorlage - B/17/3402-01

Beschlussvorschlag

Der Rat der Stadt beschließt die Neueinrichtung einer Vollzeitplanstelle „Prozessmanagement“ im Bereich 4-1/Personal und Organisation und die Neueinrichtung einer zusätzlichen Vollzeitplanstelle „IT-Prüfung“ im Bereich 0-2/Rechnungsprüfung.

Die hierfür anfallenden Personalaufwendungen sind im Haushaltsjahr 2023 im Deckungsring Personal (D00000001) eingeplant.

Bezug

Drucksachen-Nr. B/17/1135-01

Konsequenzen

a) Finanzielle

    keine  [ ]

    ja   [192.080,- EUR jährlich]

b) Sonstige

    Auswirkungen auf das Klima

    ja   [ ] (siehe Anlage Klimacheck)

    nein  [X] Begründung:

Begründung

Von August 2018 bis Februar 2021 fand die überörtliche IT-Prüfung der Stadt Oberhausen durch die gpaNRW statt (Drucksachen-Nr. B/17/1135-01 vom 13.12.2021). Zu den Aufgaben der gpaNRW gehört es, zu prüfen, ob die Kommunen des Landes NRW rechtmäßig, sachgerecht und wirtschaftlich handeln. Die finanzwirtschaftliche Analyse steht dabei im Vordergrund. Bei der Auswahl der Prüfungsschwerpunkte lässt sich die gpaNRW von ihren Zielen leiten, einen Beitrag zur Haushaltskonsolidierung zu leisten, die strategische und operative Steuerung zu unterstützen und auf Risiken hinzuweisen. Im Fokus der IT-Prüfung stand die „IT in der Kernverwaltung“. Daher hat die gpaNRW nicht nur die Organisationseinheit, die den IT-Betrieb sicherstellt betrachtet, sondern sämtliche IT-Aufgaben der Kernverwaltung untersucht. Die IT-Prüfung hat dabei insbesondere den Stand der Digitalisierung erfasst.

Die IT-Prüfung hat die Ziele verfolgt,

        durch vergleichende Darstellungen zur Standardisierung von IT-Leistungen beizutragen,

        praxisnahe Optimierungsansätze aufzuzeigen, die andernorts bereits erfolgreich praktiziert werden,

        Konsolidierungsmöglichkeiten, insbesondere durch das „Sparen mit IT“ aufzuzeigen, sowie

        dazu beizutragen, das IT-Sicherheitsrisiko zu minimieren.

Die Bereitstellung der IT ist keine originäre Verwaltungstätigkeit, sondern das notwendige Mittel zum Zweck. Sie dient dazu, Verwaltungsleistungen zielgerichtet zu unterstützen und dabei den Prozess zur Leistungserstellung möglichst effizient zu gestalten. Die Wirtschaftlichkeit der IT bemisst sich mithin nicht alleine am Ressourceneinsatz, sondern vielmehr auch am damit erreichten Nutzen. Diesen Nutzen monetär bemessen zu können, ist ein erstrebenswertes aber auch aufwändiges Ziel. Um es erreichen zu können, müssen Kommunen zunächst die erforderlichen Rahmenbedingungen schaffen.

1. Schritt (bereits umgesetzt)

Neustrukturierung und Zusammenführung der IT-Bereiche von der Oberhausener

Gebäudemanagement GmbH (OGM) und der Stadtverwaltung Oberhausen zum 01.01.2020.

2. Schritt (in Umsetzung)

Umsetzung der OZG Leistungen, Digitalisierung von Verwaltungsverfahren.

3. Schritt (in Planung)

In Konsequenz der vorgenannten Schritte ist zur Schaffung von Synergieeffekten bei der Einführung digitaler Verwaltungsverfahren und Umsetzung der OZG-Leistungen, die Einführung und Umsetzung eines Prozessmanagements zwingend erforderlich.

Prozessmanagement

Zu den Rahmenbedingungen zählt die Etablierung eines Prozessmanagements innerhalb der Verwaltung.

Verwaltungsleistungen werden nicht automatisch effizienter, wenn digitale Veränderungen erfolgen. Die Herausforderung liegt nicht in der Technik, sondern darin, die organisations- und funktionsübergreifenden Arbeitsabläufe effizient zu gestalten und die Anforderungen an die IT zu beschreiben. Man muss sich daher die Frage stellen, wer in einem Prozess für was und wann zuständig ist.

Demnach sollten vor einem IT-Einsatz die Verwaltungsprozesse betrachtet werden. Nur so besteht die Möglichkeit, die ineffizienten und ineffektiven Verwaltungsprozesse zu identifizieren und auf Optimierungspotenziale zu untersuchen. Dies bildet die Grundlage, konkrete IT Leistungsanforderungen zu definieren und gibt die Möglichkeit über die Wirtschaftlichkeit von IT Leistungen zu urteilen.

Die GPA hat in ihrer überörtlichen Prüfung im Jahr 2021 festgestellt, dass die Stadt Oberhausen derzeit noch kein systematisches Prozessmanagement etabliert hat. Innerhalb der Stadtverwaltung sollte eine Strategie zur Zielsetzung und Priorisierung eines Prozessmanagements sowie zentrale Vorgaben zur operativen Prozesserhebung etabliert werden.

Das Prozessmanagement sollte folgende Anforderungen erfüllen:

      strategische Vorgaben

      Personalausstattung

      Operative Vorgaben

      Fachverfahren

      Interne Vernetzung

      Prozessüberblick

      Stand der Umsetzung

Auch das IT-bezogene Prozessmanagement wird aktuell ausgebaut. Derzeit werden die Bereiche IT Steuerung, operative IT und der Bereich Organisation miteinander vernetzt. Dies ist nunmehr vereinfacht möglich, da der Bereich IT im Jahre 2020 neu strukturiert wurde. Hier wurden Teile der städtischen Tochtergesellschaft in die Verwaltung der Stadt Oberhausen integriert. Für die Prozessaufnahmen wurde in den vergangenen Monaten ein geeignetes Fachverfahren ausgewählt. Somit steht auch die technische Grundlage für ein „professionelles“ Prozessmanagement zur Einführung bereit.

Auch die Kommunikation und die Vergleichsarbeit mit umliegenden Städten, sowie mit den Vergleichsringen und Datenbanken der KGST (Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement) wird durch den technischen Ausbau zukünftig möglich sein. Analysiert werden Prozesse derzeit nur bei Bedarf, beispielsweise werden Arbeitsablaufdarstellungen bei Stellenbesetzungsverfahren vorgenommen. Von daher kann man nicht von einem systematischen Prozessmanagement sprechen.

Nicht außer Acht zu lassen ist auch der Wissenstransfer im Rahmen des demographischen Wandels. In den kommenden Jahren wird eine Vielzahl von Planstellen aufgrund eines altersbedingten Ausscheidens vakant. Hier ist sicherzustellen, dass das Wissen von langjährig beschäftigten Mitarbeiter/innen auch entsprechend festgehalten wird und an die zukünftigen Mitarbeiter/innen weitergegeben werden kann. Durch die Einführung des Fachverfahrens werden Prozesse transparent für alle dargestellt, können weiterentwickelt werden, bleiben in der Historie verfügbar und bilden somit eine Wissensdatenbank.

Die Aufgabe des Prozessmanagements ist im Bereich 4-1/Personal und Organisation beim Fachbereich 4-1-10/ Organisation, allg. Verwaltungsangelegenheiten angesiedelt. Derzeit stehen dort jedoch noch keine speziellen Zeitanteile und Personalressourcen für die Prozessanalysen zur Verfügung.

Von Seiten der GPA NRW wurde empfohlen, ein systematisches Prozessmanagement als Grundlage für die digitale Transformation zu implementieren. Als erstes Ziel sollte das verbindliche Beschreiben von Prozessen stehen. Auf Basis der strategischen Vorgaben sind relevante Prozesse zu identifizieren und in einem Prozesskatalog zu strukturieren und auch zu priorisieren.

Durch die GPA NRW wurde der Personalbedarf, im Vergleich zu weiteren kreisfreien Städten, auf mindestens 2-3 Vollzeitstellen an zentraler Stelle geschätzt, mit weiterer Unterstützung von dezentralen Stellen.

Um die oben genannten Anforderungen zu erfüllen, ist eine adäquate Personalausstattung notwendig.

Vorteile eines Prozessmanagements

Bei der Einführung eines Prozessmanagements können sich durch folgende Punkte Mehrwerte für die Verwaltung ergeben.

      Arbeitsablaufdarstellung zur effiziente Gestaltung von organisations- und funktionsübergreifenden Arbeitsabläufen (Zentralität / Dezentralität)

      Prozessanalysen (Optimierung, Konsolidierung)

      Stellenbedarfsermittlungen

      Wissenstransfer/Wissensdatenbank

      Qualitätsmanagement

      Historienfähigkeit

      Aufzeigen von reduzierten Personalbedarfen durch Einsatz digitaler Verfahren

      Optimierung der medienbruchfreien Kommunikation (End to End) mit den Bürgerinnen und Bürgern

Durch das Fortschreiten der Digitalisierung sowie der Umsetzung des OZG, wurden durch den Bereich 4-4/IT bereits zahlreiche Digitalisierungsprojekte gestartet. Die Aufgabe des Bereiches 4-4/ IT liegt darin, die durch die Fachverwaltungen oder durch das OZG gestellten Anforderungen IT-technisch umzusetzen. Beispielsweise durch Softwareeinführungen/-änderungen oder die Umsetzung anderer digitaler Lösungen.

Viele Projekte ziehen eine Veränderung im Prozessablauf nach sich. Um die dahinterliegenden Prozesse aufnehmen, analysieren und optimieren zu können, ist die Implementierung eines Prozessmanagementteams von großer Bedeutung. Nur so können Mehrwerte wie beispielsweise die Beschleunigung von Verwaltungsverfahren oder Stelleneinsparungen gewonnen werden.

Ein Beispiel für ein bereits erfolgreich umgesetztes Projekt ist die Digitalisierung der Belehrungen im Bereich 3-4/Gesundheit. Durch die Einführung einer Softwarelösung konnte das Verfahren optimiert und 1,5 Vollzeitäquivalente (VZÄ) eingespart werden. Dieser Prozess wurde von einer Organisationssachbearbeiterin begleitet, es war jedoch erforderlich im Rahmen einer Priorisierung andere Aufgaben von ihr zurückzustellen.

Ein aktuell laufendes Projekt ist die verwaltungsweite Einführung der E-Akte, mit der richtigen Prozessanalyse können hier wichtige Mehrwerte für die Verwaltung generiert werden. Das Prozessmanagement begleitet diese Veränderungen, nimmt die Prozessveränderungen auf und identifiziert reduzierte Personalbemessungen, die dann für eine verwaltungsweite Verwendung generiert werden können.

Stellenbedarf im Bereich 4-1/Personal und Organisation

Eine exakte Berechnung des Stellenbedarfes mit belastbaren Daten ist nicht möglich. Der beschriebene Stellenbedarf ist daher anhand vergleichbarer Stellen benachbarter Kommunalverwaltungen ermittelt worden.

Folgende 2,5 Planstellen sollen eingerichtet werden:

Leitung Sachgebiet Prozessmanagement (A 12 LBesG tg. EG 12 TVöD, vorb. BWK) – Vollzeit

Aufgaben:

• Leitung von Prozessoptimierungs-Projekten von verwaltungsweiter Bedeutung (z.B. E-Government-Prozesse wie z.B. das Online-Zugangs-Gesetz usw.)
• Aufbau und dauerhafte Implementierung eines Prozessmanagementssystems für die Stadt Oberhausen
• Vorantreiben des dezentralen Prozessmanagements
• Aufbau einer Wissensdatenbank
• Begleitung und Unterstützung der Organisationseinheiten im Rahmen von Digitalisierungsprozessen

Prozessmanager/in (A 12 LBesG tg. EG 11 TVöD, vorb. BWK) – Teilzeit

Aufgaben:

• Durchführung und ggfs. Leitung von Prozessoptimierungs-Projekten von verwaltungsweiter Bedeutung (z.B. E-Government-Prozesse wie z.B. das Online-Zugangs-Gesetz usw.)
• Aufbau und dauerhafte Implementierung eines Prozessmanagementsystems für die Stadt Oberhausen
• Qualitätssicherung
• Schnittstellenaufgaben zum IT-Bereich
• Vorantreiben des dezentralen Prozessmanagements
• Aufbau einer Wissensdatenbank
• Begleitung und Unterstützung der Organisationseinheiten im Rahmen von Digitalisierungsprozessen

Sachbearbeiter/in Prozessmanagement (A 9 (m.D.) LBesG bzw. EG 9a TVöD, vorb. BWK) - Vollzeit

Aufgaben:

• Unterstützung bei der Aufnahme und Darstellung von Prozessen
• Mitwirkung bei der Modellierung und Optimierung der Prozesse
• Begleitung beim Aufbau und der dauerhaften Implementierung eines Prozessmanagementsystems
• Erstellung von Präsentationen
• Mitwirkung bei Projekten

Die Stellenbesetzung einer/eines Prozessmanagers/in sollte extern erfolgen, da hier eine gewisse Erfahrung mit der Thematik vorausgesetzt wird. Die weiteren Stellenbesetzungen können über interne Besetzungen vorgenommen werden.

IT-Prüfung Bereich 0-2/Rechnungsprüfung

Die örtliche Rechnungsprüfung verfolgt vorrangig das Ziel, die Rechtmäßigkeit, Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit der Verwaltung sicherzustellen. Die IT kann die Prüfhandlungen unterstützen oder selbst Gegenstand der örtlichen Prüfung sein.

Eine unmittelbare Verpflichtung zur Prüfung der IT ergibt sich aus den §§104 Abs. 1 Nummer 3 GO NRW, 28 Abs. 5 Nr. 1 KomHVO NRW. Demnach muss die örtliche Rechnungsprüfung Fachprogramme im Bereich der Finanzbuchhaltung vor ihrem Einsatz prüfen.

Die gpaNRW kam bei der Prüfung zur Feststellung, dass die Rahmenbedingungen für die örtliche Rechnungsprüfung der Stadt Oberhausen keine hinreichende Prüfung der IT zulassen. Auch die übrigen Prüfhandlungen könnten durch gezielte IT-Unterstützung effizienter erfolgen.

Insgesamt kommt die gpaNRW zu dem Schluss, dass die Stadt Oberhausen die örtliche IT-Prüfungen nur in Ansätzen durchführt.

Mit Einführung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements (NKF) zum 01.01.2005 wurde der Schwerpunkt der IT-Prüfungen durch die örtliche Rechnungsprüfung auf die unter der

Finanzbuchhaltungssoftware SAP R3 vorgenommenen schrittweisen Umstellung von der Kameralistik (ab dem Haushaltsjahr 2005 in vier Wellen) insbesondere auf die korrekte Abbildung der Haushaltsplanung, der Zahlungsströme sowie der Jahresabschlüsse und bis einschließlich 2018 der Gesamtabschlüsse gelegt. Dafür wurden die Fachprüferinnen und Fachprüfer umfassend qualifiziert.

Stellenbedarf im Bereich 0-2/Rechnungsprüfung

Der größte Engpass liegt in den geringen Personalressourcen. Während in Oberhausen maximal 0,1 VzÄ zur Verfügung stehen und vereinzelt auf externe Dienstleistungen zurückgegriffen wird, besitzen vergleichbare kreisfreie Städte mindestens eine, bei der Hälfte der Städte sogar zwei oder mehr VzÄ.

Die Prüfung ergab die dringende Empfehlung, die örtliche IT-Prüfung durch zusätzliche Stellenanteile und fachspezifischen Fortbildungen zu stärken.

Eine exakte Berechnung des Stellenbedarfes mit belastbaren Daten ist nicht möglich. Der beschriebene Stellenbedarf ist daher anhand vergleichbarer Stellen benachbarter Kommunalverwaltungen ermittelt worden.

Folgende Vollzeit-Planstelle soll eingerichtet werden:

IT-Prüfer/in (A 12 LBesG bzw. EG 11 TVöD, vorb. BWK) -Vollzeit

Aufgaben:

• Prüfung der in der Verwaltung zur Anwendung kommenden IT-Verfahren.
• Beurteilung der Wirksamkeit der IT-bezogenen internen Kontrollsysteme
• Beurteilung aktueller Entwicklungen der IT der Stadt Oberhausen
• Beurteilung von Gesamtzusammenhängen beim IT Einsatz
• Interdisziplinäre Abwicklung von Prüfprojekten mit IT Einsatz
• Nachverfolgung von Prüfungsergebnissen
• IT-Koordination für den Bereich Rechnungsprüfung.
• Mitarbeit bei der Ausgestaltung und Umsetzung neuer Prüfungsmethoden und Konzepte.

Der Stellenwert wird entsprechend der bereits bestehenden Planstellen nach EG 11 TVöD ausgewiesen. Im interkommunalen Vergleich jener Stellen in anderen Städten vergleichbarer Größe und Struktur wird diese Einschätzung bestätigt. Eine Ausweisung des Stellenwertes für Beamte erfolgt zunächst nach A 12 LBesG, vorbehaltlich einer abschließenden Bewertung durch die Bewertungskommission.

Die Besetzung der Stelle wird zunächst über eine interne Stellenausschreibung vorgenommen. Bei erfolgloser interner Ausschreibung soll die Stelle extern ausgeschrieben werden.

Kosten der Stellen/Refinanzierung

Zur Kompensation sollen die durch die Digitalisierung der Belehrungen im Bereich 3-4/ Gesundheit einzusparenden 1,5 Stellen verwendet werden. Diese Stellen sollen in den Bereich 4-1, Fachbereich 4-1-10/Organisation, Allgemeine Verwaltungsangelegenheiten verlagert und mit den Stellenwerten A 12 LBesG tg. EG 12/11 TVöD ausgewiesen werden.

Demnach sind noch eine Vollzeitplanstelle (EG 11 TVöD) im Bereich 0-2/Rechnungsprüfung und eine Vollzeitplanstelle (EG 9a TVöD) im Bereich 4-1/Personal und Organisation einzurichten.

Das Gesamtvolumen der jeweiligen Vollzeitstellen beträgt gem. den KGST Richtwerten inklusive Sachkosten und Gemeinkosten jährlich:

Die entstehenden Mehrkosten für das Jahr 2023 werden durch den Deckungsring Personal kompensiert. Die Stellen werden im Rahmen der Budgetplanung für das Jahr 2024 mit berücksichtigt.

Ferner werden durch die Implementierung eines Prozessmanagements weitere Effizienzgewinne durch die Digitalisierung und die Optimierung der Prozesse innerhalb der Verwaltung erzielt. Dies hat bessere Effekte in den Fachverwaltungen zur Folge (vgl. Belehrungen im Bereich 3-4/Gesundheit).