Beschlussvorlage - B/17/2912-01

Beschlussvorschlag

Der Rat der Stadt beschließt die Neufassung der Benutzungs- und Entgeltordnung für das Stadtarchiv Oberhausen zum 01.03.2023 gemäß Anlage 1 dieser Drucksache.

Bezug

Bezug: Drucksache B/17/1331-01 (Benutzungs- und Entgeltordnung des Stadtarchivs Oberhausen vom 15.12.2021)

Konsequenzen

a) Finanzielle

    keine  [ ]

    ja   [ x ]

b) Sonstige

Auswirkungen auf das Klima

ja    [ ] (siehe Anlage Klimacheck)

nein   [ x ]

Das Aufgabengebiet „Reprografie“ nimmt zunehmend einen höheren Stellenwert im Stadtarchiv ein, so dass eine Anpassung der Entgeltordnung vorzunehmen ist. Im Sinne der Nachvollziehbarkeit und Transparenz soll zukünftig ein einheitliches Entgelt für die Bereitstellung analoger und/oder digitaler Reprografien erfolgen, da der zeitliche Arbeitsumfang gleich hoch ist.

In diesem Zusammenhang wird ein neuer Abrechnungstakt für gewerbliche und private Recherchen eingeführt, damit diese zukünftig genauer abgerechnet werden können. Es erfolgt eine moderate Erhöhung der Entgelte für gewerbliche Anfragen. Private Anfragen, die bisher aus Gründen der Geringfügigkeit niedergeschlagen wurden, können durch die genaueren Abrechnungsmöglichkeiten zukünftig in die Entgelterhebung einbezogen werden.

Es ist mittelfristig mit einer strukturellen Steigerung der Einnahmen in Höhe von 10 Prozent zu rechnen, unabhängig von der Anzahl der Digitalisate.

Begründung

Aufgrund der durch den dbv geförderten Digitalisierungsprojekte „Personenstand“ und „Negative der WAZ-Redakteurin Ruth Gläser“ kann immer mehr digitalisiertes Archivgut zur Nutzung im Stadtarchiv bereitgestellt werden. Bei den bereits vorliegenden Digitalisaten handelt es sich um Master-Digitalisate, die von ihrer Qualität und den Formaten den gängigen Standards der digitalen Langzeitarchivierung entsprechen.

Im Jahr 2018 wurde in Zusammenarbeit mit der LUDWIGGALERIE Schloss Oberhausen ein Hochleistungsscanner angeschafft, der verstärkt für die Anfertigung von Reprografien für die Stadtarchiv-Kund:innen genutzt wird. Die technische Handhabung des Scanners setzt eine umfassende Einarbeitung/Schulung voraus. Der geschulte Personenkreis setzt sich im Stadtarchiv zurzeit aus drei Personen zusammen. Die einzelnen Arbeitsschritte bei der Erstellung von Reprografien mit dem Hochleistungsscanner umfassen die Justierung und Ausrichtung der Kamera und des Originals, die Eingabe der Digitalisierungsparameter sowie die abschließende Qualitätskontrolle des Digitalisats. Der zeitliche Rahmen für die Anfertigung einer Reprografie mit dem Aufsichtsscanner beträgt durchschnittlich 5-7 Minuten pro Exemplar.

Die zunehmende Digitalisierung von Archivgut sowie dessen digitale Bereitstellung im Lesesaal ermöglichen nicht nur einen barrierefreien Zugang für die Kunden:innen des Stadtarchivs, sondern erstmals die eigenverantwortliche Recherche in Personenstandsunterlagen. Im Rahmen des Projekts WissensWandel des dbv konnte das Stadtarchiv Fördermittel für die Digitalisierung von Personenstandsregistern sowie der Digitalisierung des fotografischen Nachlasses der WAZ-Fotoredakteurin Ruth Gläser einwerben. Beide Bestände sollen bzw. werden, sofern es keine datenschutz- oder urheberrechtlichen Versagungsgründe gibt, unseren Kund:innen im Lesesaal zur Einsicht bereitgestellt. Hierbei kommt es vielfach zu Reprografie-Aufträgen analoger oder digitaler Art.

Um eine Reprografie erstellen zu können, muss zunächst das Master-Digitalisat identifiziert und anschließend ein kleineres Nutzungsdigitalisat erzeugt werden, damit ein E-Mail Versand erfolgen kann. Alternativ kann das Master-Digitalisat auch auf eine CD gebrannt werden. Sollte der Wunsch nach einer analogen Reprografie bestehen, muss neben der Identifikation des Digitalisats der eigentliche Druckvorgang durchgeführt werden. Um eine möglichst hohe Druckqualität zu erreichen, dient das Master-Digitalisat als Druckvorlage. Der zeitliche Druckvorgang erstreckt sich auf 2-3 Minuten pro Seite. Dies hängt mit der Ladezeit des Druckers und der Größe des Digitalisats zusammen.

Oftmals werden auch Reprografien aus analogem Archivgut angefordert. Unabhängig von der Reprografie-Art muss hierbei ebenfalls das Archivale identifiziert, aus dem gekühlten Magazin ausgehoben und später reponiert werden. Anschließend wird das entsprechende Dokument mit einem Flachbett- oder Aufsichtsscanner (abhängig von der zu erzielenden Qualität sowie dem Erhaltungszustand des Archivguts) digitalisiert und per Mail oder CD zur Verfügung gestellt. Ebenfalls ist ein Ausdruck möglich.

Aufgrund der vorher beschriebenen Tätigkeiten ist das Aufgabenfeld der Reprografie von der Erstellung einer einfachen Kopie abzugrenzen, weshalb zukünftig ein Entgelt in der Höhe von 5 € pro Reprografie eines Archivales (max. 4 Seiten) erhoben wird. Für jede weitere Seite wird ein Entgelt von einem 1 € erhoben, das den reduzierten Aufwand bspw. bei der Einrichtung des Scanners berücksichtigt. Die Anzahl der Seiten orientiert sich an der Höchstzahl der Seiten einer Personenstandsurkunde, da in diesem Bereich die meisten Reprografien angefordert werden. Im Sinne der Vereinheitlichung, Nachvollziehbarkeit und Transparenz gegenüber der Bürgerschaft wird dasselbe Entgelt für die Erstellung analoger und digitaler Reprografien festgesetzt, deren Zeitaufwand sich entspricht. Zudem wird der Wortgebrauch Scan durch die Begriffe Digitalisat oder digitale Reprografie ersetzt.

Das vorgeschlagene Entgelt wurde durch das Stadtarchiv Oberhausen mit anderen Stadtarchiven ähnlich vergleichbarer Städte in Nordrhein-Westfalen sowie dem Landesarchiv verglichen und ist in der Höhe am Aufwand orientiert und angemessen.

Im Zusammenhang mit der Einführung eines Entgelts für Reprografien wird der Abrechnungstakt für gewerbliche und private Recherchen von einer halben Stunde auf eine Viertelstunde reduziert. Zukünftig wird für Gewerbetreibende je angefangene Viertelstunde Recherche ein Entgelt von 25 € erhoben (bisher 20 € je Urkundenkopie inkl. Recherche). Dies inkludiert die Reprografie eines max. 4-seitigen Dokuments. Das Entgelt für private Rechercheanfragen bemisst sich auf 10 € die angefangene Viertelstunde Recherche inklusive der Reprografie eines max. 4-seitigen Dokuments. Es erfolgt eine moderate Erhöhung der Entgelte für gewerbliche Anfragen. Private Anfragen, die bisher aus Gründen der Geringfügigkeit niedergeschlagen werden mussten, können durch die genaueren Abrechnungsmöglichkeiten zukünftig in die Entgelterhebung einbezogen werden. Die bisherigen Entgelte für die Erstellung von Zeugniskopien und Personenstandsurkunden werden durch die Erhebung von Reprografie-Entgelten und die neue Abrechnungstaktung obsolet und entfallen.

Darüber hinaus wurden weitere Anpassungen/Vereinheitlichungen mit Blick auf Reprografien in der Entgeltordnung vorgenommen. Entgelte für die Erstellung von Geburtstagszeitungen wurden auf 25 € pro 15 Seiten (anstelle 20 € für 12 Seiten) erhöht. Im Sinne einer einheitlichen Gesamtdarstellung im Bereich Reprografie fällt eine zweite Staffelung weg. Jede weitere Seite kostet zukünftig ebenfalls 1 €.

Auf die Erhebung von Entgelten für Fotografien mit eigenen Endgeräten wird zukünftig verzichtet, da sich im Rahmen einer Evaluation herausgestellt hat, dass kein signifikant höherer Arbeitsaufwand bei der Beratung oder Bereitstellung entstanden ist. Das Stadtarchiv Oberhausen versteht sich mit dieser Entscheidung als moderner Dienstleister, der sich in die gängige Archivlandschaft einfügt.

Entsprechend der Verwaltungsgebührensatzung der Stadt Oberhausen richtet sich die Auslagenerstattung für Porto zukünftig auch in der Entgelt- und Benutzungsordnung des Stadtarchivs nach dem Tarif Deutsche Post. Gebühren für Beglaubigungen sind der Verwaltungsgebührensatzung zu entnehmen.

Eine Darstellung der Veränderungen zwischen der bisherigen und neuen Benutzungs- und Entgeltordnung wurde in Form einer farbigen Hervorhebung textlicher Änderungen/Präzisierungen (gelb) sowie einer Hervorhebung textlicher Verschiebungen (unterstrichen) in Anlage 2 vorgenommen.