Beschlussvorlage - B/17/2695-01

Beschlussvorschlag

Der Rat der Stadt beschließt auf drei Jahre befristet die Einrichtung von 6 Vollzeitplanstellen im Bereich 4-4/ IT für den IT-Support, der im Rahmen der Ausstattungsoffensive NRW für ausgewählte Schulen in Oberhausen angeschafften digitalen Endgeräte.

Haushaltsmittel für die zusätzlichen Personalkosten in Höhe von 495.480,00 EUR jährlich stehen im Deckungsring Personal (D00000001) - vorbehaltlich der Beschlussfassung des Rates der Stadt über den Haushalt 2023 - zur Verfügung.

Konsequenzen

a) Finanzielle

    keine  [ ]

    ja   [X] 495.480,00 EUR

b) Sonstige

Begründung

In den Sitzungen des Wirtschafts- und Digitalisierungsausschusses sowie des Schulausschusses wurde darüber informiert, dass im Rahmen der Ausstattungsoffensive NRW für Schulen knapp 3,5 Mio.€ für die Anschaffung von digitalen Endgeräten für ausgewählte Schulen in Oberhausen aus dem EFRE REACT Programm der EU bereitgestellt werden. Ziel ist es, eine Vollausstattung für alle Schülerinnen und Schüler mit einem digitalen Endgerät an diesen Schulen zu erreichen. Entsprechende Mittel für die Anschaffung sind in den Haushalt 2022 eingestellt und genehmigt worden. Ebenfalls wurde darauf hingewiesen, dass durch die Anschaffungen Folgekosten bzgl. Betrieb, Wartung und Support entstehen, die noch bewertet werden müssen. Mit dieser Vorlage werden die Ergebnisse dieser Bewertung vorgestellt und die personellen Konsequenzen zur Beschlussfassung vorgelegt. Durch die Förderung werden ca. 7.500 Endgeräte zum Einsatz in den Schulen in Trägerschaft der Stadt Oberhausen beschafft.

Stand der Umsetzung

Mit Veröffentlichung der Förderrichtlinie konnten bereits Ende 2021 erste Beschaffungen ausgelöst und im Februar 2022 ausgeliefert werden. Insgesamt sind bereits 2.600 iPads an die geförderten Schulen ausgegeben. Nach erfolgter Vergabe eines neuen Rahmenvertrages für Apple Komponenten sind mehr als 5.000 weitere iPads beauftragt worden, welche im Oktober an die Schulen geliefert wurden. Weitere ca. 200 Convertible Laptops wurden bereits an die „Glück Auf-Schule“ ausgegeben.

Betrieb, Wartung und Support

Durch die Förderprogramme ist die Ausstattung der Schulen mit digitalen Endgeräten nochmal signifikant von ca. 7.500 auf ca. 15.300 Endgeräte gestiegen. Aktuell werden Wartung, Betrieb und Support für die vorhandenen digitalen Endgeräte durch den Bereich 4-4/ IT sichergestellt, teilweise liegen auch noch entsprechende Aufwendungen in den Schulen, welche durch Lehrkräfte abgedeckt werden. Dieser Anteil variiert stark zwischen den unterschiedlichen Schulformen und einzelnen Schulen.

Personal/Stellenbedarf

Für den IT-Support (Administration, Ansprechpartner für Schulen etc.) digitaler Endgeräte wird vom Dachverband kommunaler IT-Dienstleister (KDN) eine Anzahl von 400 Einheiten je 1 VZÄ als Referenzwert angegeben. Bereits bei der Umsetzung des Sofortausstattungsprogrammes für Schülerinnen/Schülern und Lehrerinnen/Lehrern wurde abweichend ein Faktor von 800 Geräten je 1 VZÄ zugrunde gelegt. Dieser Faktor erscheint nach aktueller Einschätzung bezogen auf die bisherige Ausstattung als angemessen eingestuft. Für die zusätzlichen ca. 7.800 Geräte würde dieser Schlüssel rechnerisch einem Personalbedarf von 9,75 VZÄ entsprechen.

Beim Ausbau der Endgeräte ist damit zu rechnen, dass weitere Skaleneffekte eintreten werden und die Aufwände je Endgerät reduziert werden können. Daher geht der Bereich 4-4/ IT aktuell von einem Betreuungsschlüssel von 1:1300 für die zusätzlichen Endgeräte aus. Dies ist das Dreifache der vom KDN veranschlagten Quote je Mitarbeiter*in. Durch die Maßnahmen zur Reduzierung der Aufwände für Betrieb, Wartung und Support ergibt sich ein Personalmehrbedarf im Bereich 4-4/ IT in Höhe von 6 VZÄ in den Bereichen Asset-Handling, Vor-Ort-Support, Softwareverwaltung sowie IT-Controlling.

Derzeit ist nicht davon auszugehen, dass die digitale Ausstattung der Schulen nach Beendigung der Laufzeit des Förderprogrammes reduziert wird. Insbesondere in der Abwicklung von Garantien, Reparaturen sowie der App-Bereitstellung und der Verbuchung sind zusätzliche Aufwände zu erwarten. Um den Supportstandard, der momentan große Akzeptanz in der Schullandschaft genießt nicht zu gefährden, ist die Stellenausweitung erforderlich.

Um allerdings die weitere Entwicklung in naher Zukunft abwarten zu können, wird vorgeschlagen, zunächst nur auf 3 Jahre befristete Stellen (2023 – 2025) einzurichten. Mögliche weitere Skaleneffekte, weitere technische Verbesserungen im Support und ständig weiterentwickelte Prozesse in der IT, sollten in 2025 einer erneuten Betrachtung unterzogen werden. Um jedoch Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter mit entsprechenden Qualifikationen gewinnen zu können, ist eine unbefristete Einstellung erforderlich. Die voranschreitende Digitalisierung aller Bereiche der Verwaltung wird eine Weiterbeschäftigung an anderen Stellen ermöglichen, welche im Rahmen von Fluktuation vakant werden

Mit der Umsetzung der Maßnahme wäre eine befristete Ausweitung des Stellenplans um insgesamt 6 VZÄ verbunden. Insofern wurde in Zusammenarbeit mit dem Bereich 4-1/ Personal und Organisation geprüft, ob entsprechende kompensatorische Maßnahmen in Frage kommen.

Aufgabenübernahme durch vorhandenes Personal im Bereich 4-4/ IT

Der Bereich 4-4 / IT ist aktuell an der Auslastungsgrenze der vorhandenen Kapazitäten. Eine Übernahme durch vorhandenes Personal ist ausgeschlossen.

Wegfall von freiwilligen Aufgaben

Ist im Bereich 4-4/ IT nicht ohne Auswirkungen auf andere Bereiche der Verwaltung möglich.

Vergabe von Aufgaben an Dritte

Die Vergabe der Aufgaben an Dritte wird zur Überbrückung bis zur Besetzung der Stellen sowie zur Kompensation von Lastspitzen vorgesehen. Die langfristige Abwicklung der Aufgaben durch Dritte ist bei Kostensätzen von ca. 800,00 € pro Personentag nicht wirtschaftlicher.

Refinanzierung durch Gebühren

Eine Refinanzierung der Stellen ist prinzipiell nicht gegeben, Einnahmen, z.B. aus Gebühren, werden in diesem Aufgabengebiet nicht erhoben.

Dezernatsinterne Kompensation

Im Dezernat 4 sind keine Kompensationen vorhanden.

Verwaltungsweite Kompensation

In der gesamten Verwaltung sind keine Kompensationen für die o.g. Maßnahme vorhanden.

Wie vorrangehend geprüft und begründet, besteht keine Möglichkeit einer Kompensation für die Einrichtung der 6 Zeitstellen. Daher muss eine befristete Ausweitung des Stellenplans um insgesamt 6 VZÄ erfolgen.

Stelleneinrichtung/Stellenausweisung

Um die beschriebene Aufgabenwahrnehmung im erforderlichen Umfang und in erforderlicher Qualität gewährleisten zu können, ist es erforderlich, das Qualifikationsprofil wie folgt festzulegen:

Vor-Ort-Support & Softwareverteilung durch Fachinformatiker mit Schwerpunkt Systemintegration, EG 8 und EG 9a TVöD.

Asset-Handling & IT-Controlling durch Verwaltungsmitarbeiter*in, EG 6 und EG8

2 Vollzeitplanstellen (EG 6 und EG 8 TVöD) sollen in dem Sachgebiet 4-4-20-100/Frontend, 2 Vollzeitplanstellen (EG 9b TVöD) im Sachgebiet 4-4-20-200/Fachverfahren, 1 Vollzeitplanstelle (EG 9b TVöD) im Sachgebiet 4-4-20-300/Infrastruktur sowie 1 Vollzeitplanstelle im Fachbereich 4-4-30/IT Steuerung und Beschaffung (EG 8 TVöD) eingerichtet werden.

Vor dem Hintergrund vergleichbarer Tätigkeiten im Bereich 4-4/ IT wurden die o.g. Stellenwerte (vorbehaltlich einer endgültigen Festlegung durch die Bewertungskommission) entsprechend einer ersten Einschätzung festgelegt und sind als gerechtfertigt angesehen.

Stellenbesetzung

Die beiden Vollzeitplanstellen (EG 6 und EG 8 TVöD) im Sachgebiet 4-4-20-100/Frontend sollen extern besetzt werden.

Alle weiteren Stellen sollten zunächst intern ausgeschrieben werden. Bei erfolglosen Ausschreibungen wird nachgelagert eine externe Ausschreibung anvisiert.

Die Bewerberinnen und Bewerber sollten vornehmlich eine abgeschlossene Berufsausbildung zur Fachinformatikerin/zum Fachinformatiker mit dem Schwerpunkt Systemintegration vorweisen.

Auswirkungen einer Nichtbesetzung

Betrieb, Wartung und Support für die Schulausstattung kann nicht erbracht werden oder müsste über Dritte als Dienstleistung bezogen werden. Eine Vergabe an Dritte ist deutlich unwirtschaftlicher.

Kosten der Stelle(n)/Refinanzierung

Das Gesamtvolumen einer Vollzeitstelle EG 6, EG 8 und einer Vollzeitstelle EG 9b TVöD beträgt gem. den KGST Richtwerten inklusive Sachkosten und Gemeinkosten jährlich:

Das Gesamtvolumen der 6 Stellen beträgt gem. den KGST Richtwerten inklusive Sachkosten und Gemeinkosten jährlich:

1 x 73.780,00 (EG 6) + 2 x 76.780,00 (EG 8) + 3 x 89.380,00 (EG 9b) = 495.480,00EUR