Beschlussvorlage - B/17/1402-01

Beschlussvorschlag

Der Rat der Stadt beschließt die Neueinrichtung von 4 - auf 5 Jahre befristete - Vollzeitplanstellen im Bereich 4-4/ IT.

Deckungsvorschlag:

Verschlechterung des Ergebnisses aus laufender Verwaltungstätigkeit in Höhe von 44.728 EUR jährlich.

Entsprechende Haushaltsmittel in Höhe von 447.280,- EUR stehen für die Haushaltsjahre 2022 ff. vorbehaltlich der Beschlussfassung des Rates der Stadt über die Haushaltssatzung am 13.12.2021 im Deckungsring Personal (D00000001) zur Verfügung. Von diesem Betrag sind 402.552,- EUR refinanziert.

Bezug

B/17/0524-01 - Beschluss des Haupt- und Finanzausschusses vom 22.03.2021 zur Beteiligung am Förderaufruf „Modellprojekte Smart Cities“

Konsequenzen

a) Finanzielle

    keine  [ ]

    ja   [X] siehe Begründung

b) Sonstige

Begründung

Unter dem Motto "Change City Oberhausen - Smart. Strong. Resilient." vereinen sich Oberhausens Geschichte und Zukunft. Beteiligung der vielfältigen Bewohner*innen ist Oberhausens DNA und soll unter Nutzung der Digitalisierung für die Gestaltung der Stadtentwicklung im Rahmen der Smart City-Strategie weiter ausgebaut werden. Die Stadt ist geübt im stetigen Wandel und findet gemeinsam "smarte Lösungen" für die Zukunft. Maßnahmen werden auf breite Partizipation ausgerichtet, unabhängig von Herkunft, Bildung usw. Formate werden (weiter-) entwickelt: u.a. Online-Beteiligungsplattform, Ideenwettbewerb, Hackathon, Barcamps, "Bürgerforschung". Zielgruppenspezifische und inklusive Beteiligungsangebote binden die gesamte Stadtgesellschaft ein.

Mit Modellprojekten werden strukturelle Voraussetzungen geschaffen und Weichen gestellt, die Oberhausen als Smart City nachhaltig stärken und Instrumente für die Lösung zentraler Herausforderungen bereitstellen. Smart City als integrierter Teil der städtischen Weiterentwicklung zahlt sich auf die Entwicklungsziele der Stadt aus.

Das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat (BMI) unterstützt Smart Cities in Deutschland und weltweit gemeinsam im Dialog zwischen Politik, Verwaltung, Wirtschaft, Wissenschaft und Zivilgesellschaft. Im Smart City Dialog werden dazu verschiedene Aktivitäten vorangetrieben:

• der nationale Dialog zu Smart Cities durch die „Nationale Dialogplattform Smart Cities“ und die „Smart City Charta“,
• die Förderung von Modellprojekten „Smart Cities Made in Germany“
• der internationale Dialog durch den Aufbau eines Internationalen Smart Cities Netzwerks sowie
• die Zusammenarbeit in der EU durch das Vorhaben „Smart Cities befähigen – Handlungsansätze für die europäische Vernetzung“.

Die Stadt Oberhausen hat nach Antragstellung am 15.07.2021 die Zusage erhalten, eine der vom BMI geförderten Städte im Rahmen der „Modellprojekte Smart Cities“ zu sein.

Mit einer Förderquote von 90% stehen insgesamt 15 Mio. € für die kommenden 5 Jahre zur Verfügung. Personalkosten sind unter anderem Teil der Fördersumme.

Sachstand Strategiephase und Umsetzungsarbeiten der Projekte „Modellprojekte Smart Cities“

Im Rahmen des Antrages wurden unter anderen folgende Themen, bzw. Projekte identifiziert, die entwickelt, gestartet und/oder fortgeführt werden:

• Lab4U Schülerlabor
• Agil-partizipative Entwicklung von Open Government
• Ko-Kreation
• Selbstbestimmt ins Alter
• Remote Work in Oberhausen

• Intelligentes Verkehrsleitsystem
• Erweiterung intermodales Mobilitätsangebot
• Tourismus und Inklusion mit einem Beacon Projekt stärken
• Urbane Mobilitätsmodelle
• Hin & Weg – Sicher und zufrieden zur Veranstaltung
• Intermodal-regionale Mobilitätsauskunft
• Altmarktgarten: Leuchtturm der Stadtentwicklung
• Urbane Datenplattform

Diese und die in der Strategiephase definierten Projekte stellen unterschiedliche Herausforderungen an die Bereiche der Stadtverwaltung. Um den Anforderungen dieser Projekte als Verwaltung der Stadt Oberhausen nachzukommen wird in Form von Projektmanagern personelle Unterstützung benötigt. Der Schwerpunkt der Tätigkeiten liegt im Leiten von Projekten und in der Funktion als Schnittstelle zwischen der strategischen Leitung für die Smart City Maßnahmen, den einzelnen Bereichen und dem Bereich 4-4/ IT.

Dieses Personal ist unabhängig von der ganzheitlichen Smart City Strategie, bzw. der strategischen Ausrichtung des Themas Smart City innerhalb der Verwaltung bereits kurzfristig erforderlich, damit die im Rahmen des Förderantrages definierten Projekte schnellstmöglich gestartet und die Fördermittel abgerufen werden können.

Um eine schnelle Integration zu realisieren, bietet sich für eine erste Verortung des zu beschaffenden Personals der Bereich 4-4/ IT, im speziellen der Fachbereich 4-4-10/ Kunden- und Projektmanagement an. Die Tätigkeiten der Digitalisierungspartner und Projektmanager entsprechen dem benötigten Stellenprofil und bieten eine geeignete Grundlage für das Modellprojekt.

Im weiteren Verlauf und je nach Anforderung innerhalb der Smart City Strategie der Stadt Oberhausen, ist eine Überführung des Personals in unterschiedliche Bereiche der Verwaltung denkbar und projektförderlich. Durch die gewonnenen Erfahrungen im Bereich 4-4/ IT gewinnt die Stadt Oberhausen neben dem Support im Smart City Projekt ebenfalls weitere Kompetenz für die Digitalisierung der Verwaltung.

Personal/Stellenbedarf

Um die beschriebenen enormen Aufgabenzuwächse im erforderlichen Umfang und in entsprechender Qualität gewährleisten zu können, ergibt sich ein zusätzlicher Bedarf von 4 Vollzeitäquivalenten (VZÄ) zunächst für die Dauer des Förderzeitraumes von 5 Jahren.

Der Bedarf wurde bereits im Förderantrag definiert.

Aus fachlicher und organisatorischer Sicht ist es erforderlich, dass im Fachbereiches 4-4-10/ Kunden- und Projektmanagement zwei Vollzeitplanstellen „Projektmanager“ (EG 12 TVöD), eine Vollzeitplanstelle „Projekt Kommunikation“ (EG 11 TVöD) und eine Vollzeitplanstelle „Projekt Management Organisation“ (EG 10 TVöD) eingerichtet werden. Vor dem Hintergrund vergleichbarer Tätigkeiten im Bereich 4-4/ IT und in der Gesamtverwaltung wurden die Stellenwerte entsprechend einer ersten Einschätzung festgelegt und als gerechtfertigt angesehen.

Mit der Umsetzung der Maßnahme wäre eine auf 5 Jahre befristete Ausweitung des Stellenplans um insgesamt 4 VZÄ verbunden.

Kosten der Stellen/Refinanzierung

Das Gesamtvolumen der 4 Vollzeitplanstellen beträgt gem. den KGST Richtwerten inklusive Sachkosten und Gemeinkosten jährlich:

2 x 121.180,- (EG 12) = 242.360,- EUR

1 x 105.220,- (EG 11) = 105.220,- EUR

1 x   99.700,- (EG 10) =   99.700,- EUR

Gesamt jährlich = 447.280,- EUR

Eine Refinanzierung der 4 Stellen wird im Rahmen der Fördermittel zu 90 % durch den Fördermittelgeber erfolgen. 

Bei einem Gesamtvolumen von 447.280,- EUR und einer Refinanzierung von rechnerisch derzeit insgesamt 402.552,- EUR ergeben sich Restkosten für die o.g. 4 Stellen von 44.728,- EUR jährlich.

Neben der Refinanzierung von 402.552,- EUR besteht z.Zt. keine Möglichkeit einer Kompensation.

Stellenbesetzung

Für die Projektlaufzeit von 5 Jahren sind die Kosten des gemeldeten Stellenbedarfs Bestandteil der Förderung. Daher sollen die Stellen zunächst auf 5 Jahre befristet eingerichtet werden.

Das Ziel der Modellprojekte ist es, dass diese Stellen auch über den Projektzeitraum hinaus der Stadt Oberhausen zur Verfügung stehen und dauerhaft fortgeführt werden.

Personalrechtlich können Personen projektbezogen für max. 5 Jahre befristet eingestellt werden.

Eine unbefristete Anstellung ist jedoch erforderlich, um die Maßnahmen auch über die Projektlaufzeit hinaus gewährleisten bzw. vorantreiben zu können. Dazu wirkt sich eine Befristung des Arbeitsvertrages negativ auf die Rekrutierung des erforderlichen Personals und auch den Erfolg des Projektes aus.

Zurzeit herrscht ein akuter Fachkräftemangel, sodass auf dem Arbeitsmarkt für entsprechende Tätigkeiten mehr freie Stellen als Bewerber*innen zur Verfügung stehen. Demnach sind zeitlich befristete Stellen für die Bewerber*innen unattraktiver und werden oft abgelehnt.

Hinzu kommt die bekannte demografisch bedingte Fluktuation innerhalb der Stadtverwaltung, rd. 25 % der derzeit Beschäftigten der Stadtverwaltung Oberhausen werden in den nächsten 10 Jahren aus Altersgründen ausscheiden. Blickt man auf einen Zeitraum von 15 Jahren werden rd. 1.000 Kolleginnen und Kollegen die Stadtverwaltung planbar verlassen. Aus diesem Grund werden mit großer Wahrscheinlichkeit schon nach Ablauf der Projektlaufzeit von 5 Jahren auch in anderen Aufgabengebieten innerhalb der Verwaltung Bedarfe bestehen, in denen die Stelleninhaber*innen ohne zusätzliche Stellen eingesetzt werden können.

Vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels, der Fluktuation innerhalb der Stadtverwaltung in den nächsten Jahren und der Fortführung der Projekte wird aus organisatorischer und fachlicher Sicht eine unbefristete Einstellung für die Besetzung 4 Stellen vorgeschlagen.

Da innerhalb der Stadtverwaltung kein entsprechendes Fachpersonal vorhanden ist, sollte sofort eine externe Ausschreibung anvisiert werden.

Kurzfassung

Aus dem Förderprogramm „Modelprojekte Smart Cities“ des BMI stehen der Stadt Oberhausen ca. 15 Mio. € zur Umsetzung von Smart City Projekten zur Verfügung. Für die Verwaltung der Stadt Oberhausen entsteht durch diese Projekte ein zusätzlicher Personalbedarf von 4 VZÄ.

Für eine schnelle Integration in die Projektarbeit wird dieser Personalbedarf im Bereich 4-4/ IT integriert, um gegebenenfalls im weiteren Verlauf des Modellprojektes Smart Cities in relevante Bereiche überführt zu werden.

Die Personalkosten werden für die Projektlaufzeit von 5 Jahren zu 90% über die Fördersumme des Projektes getragen. Eine unbefristete Anstellung ist erforderlich, um die begonnene Smart City Strategie nachhaltig und dauerhaft fortführen zu können.