Beschlussvorlage - B/17/1062-01

Beschlussvorschlag

Der Rat der Stadt beschließt die Einrichtung einer Vollzeitplanstelle (A 12 LBesG tg. EG 12 TVöD) im Aufgabenbereich der Planungsberatung des Bereiches 5-1/Stadtplanung.

Deckungsvorschlag:

Teilweise Deckung durch Gebühreneinnahmen in bisher nicht bekannter Höhe, im Übrigen Verschlechterung des Ergebnisses aus laufender Verwaltungstätigkeit.Mittel für die Neueinrichtung der Planstellen stehen im Deckungsring Personal (D00000001) vorbehaltlich der Beschlussfassung des Rates der Stadt zum Haushalt 2022 zur Verfügung.

Konsequenzen

a) Finanzielle

    keine  [ ]

    ja   [x] siehe Begründung

b) Sonstige

Begründung

Im Zuge personeller Veränderungen, aber auch der Notwendigkeit der Prozessverbesserung ist beabsichtigt, die Aufgabenwahrnehmung im Bereich 5-1/Stadtplanung zu optimieren.

In diesem Zusammenhang bleibt festzuhalten, dass im Bereich der Planungsberatung und städtebauliche Stellungnahmen in der jüngsten Vergangenheit eine verstärkte Unzufriedenheit der betroffenen Beteiligten festgestellt werden musste.

Insofern wurde ein Maßnahmenbündel für effiziente planungsrechtlichen Stellungnahmen und Beratungsleistungen entwickelt, um die Beschwerden sowie die strukturellen Vorgangsrückstände in dem entsprechenden Sachgebiet abwickeln zu können.

Neben einer organisatorischen Neuausrichtung des Bereiches beinhaltet dieses Maßnahmenbündel kurz-, mittel- und langfristige Ziele. So ist beispielsweise angedacht, im Rahmen der Prozessoptimierung das Zeitmanagement für die Fallbearbeitung zu optimieren, eine Online-Terminvergabe für die Planungsberatung, ein FAQ-System im Internet sowie ein Kommunikationsmanagement mit Telefonassistenz für Nachfragen, Beschwerden und Co. („Der direkte Draht“) einzuführen. Daneben ist, als langfristige Zielsetzung, eine digitale Planungsberatung in dem ohnehin stattfindenden Digitalisierungsprozess der Verwaltung vorgesehen.

Gleichwohl bleibt festzuhalten, dass die derzeitige Stellen- und Personalausstattung im Aufgabenbereich der „Planungsberatung und städtebauliche Stellungnahmen“ aus fachlicher sowie organisatorischer Sicht als unzureichend erachtet wird.

Im Rahmen einer Personalbedarfsberechnung unter Zugrundelegung der Basisdaten der letzten Jahre (Fallzahlen und Personaleinsatz) wurde ein Personalbedarf ermittelt, der durch die Einrichtung einer zusätzlichen Vollzeitstelle gedeckt werden soll.

In diesem Zusammenhang ist gleichzeitig ein bereichsinternes Controllingsystem zu etablieren, welches neben der Entwicklung der Fallzahlen und der Gebühreneinnahmen (u.a. auch für die Abarbeitung der Restanten) die Personalkosten beinhaltet, um in 24 Monaten eine entsprechende Evaluierung der umgesetzten Maßnahmen vornehmen zu können.

Kosten / Refinanzierung

Die jährlichen Gesamtkosten einer Stelle ergeben sich bei einem Büroarbeitsplatz neben den klassischen Personalkosten aus den Sachkosten (9.700,- EUR Pauschalwert gem. KGSt) und den Gemeinkosten, welche mit 20 % der Personalkosten veranschlagt werden. Die verwendeten Werte sind Orientierungswerte der KGSt. (Bericht 07/2020):

Eine direkte Refinanzierung der Stelle ist derzeit nicht gegeben. Allerdings trägt die Aufgabenwahrnehmung dazu bei, Gebühreneinahmen in sämtlichen förmlichen baurechtlichen oder sonstigen Genehmigungsverfahren zu erzielen. Hier wurden in den letzten vier Jahren (2017-2020) durchschnittlich rund 1,4 Mio. Euro eingenommen (Produktgruppe 1001; Kostenart 431100 und 431105). Das sind durchschnittlich 234.000 Euro jährlich mehr als 2016. Daneben wird auch die Abarbeitung der Restanten eine positive Auswirkung auf die Gebühreneinnahmen haben. Dieses führt ggfls. zu einem späteren Zeitpunkt zu einer anteiligen Refinanzierung dieser Planstelle. Die konkreten Auswirkungen werden im Rahmen des Controllings beobachtet.

Neben der beschriebenen Refinanzierung besteht z.Zt. keine Möglichkeit einer Kompensation für die Einrichtung der Planstelle. Daher müsste eine Ausweitung des Stellenplans erfolgen.