Beschlussvorlage - B/17/0942-01

Beschlussvorschlag

Der Rat der Stadt beschließt die Einrichtung von 3 Teilzeitplanstellen mit einem Stundenvolumen von 9 Wochenstunden und der Bewertung von EG 4 TVöD (vorbehaltlich der BWK) im Fachbereich 0-8-40/Stadtarchiv.

Deckungsvorschlag:

Mittel für die Stelleneinrichtung stehen im Haushaltsjahr 2021 im Auftrag 880004030400 – Stadtarchiv, Sachkonto 501900 – Aufwendungen für sonstige Beschäftigte in Höhe von 18.000,00 EUR und Sachkonto 543188 – Beschaffungen in Höhe von 16.000,00 EUR zur Verfügung.

Bezug

VV Beschluss vom 22.06.2021

Konsequenzen

a) Finanzielle

    keine  [ ]

    ja   [X] Personalkosten

b) Sonstige

Begründung / Sachdarstellung

1. Ausgangssituation:

Die Verzeichnung und konservatorische Bearbeitung von Aufzeichnungen für das Stadtarchiv werden derzeit an einen externen Dienstleister vergeben. Die bisherigen Beauftragungen externer Dienstleister zeigen konstant schlechte Leistungen bei der Aufgabendurchführung. Eine Regulierung/Steuerung der Arbeitsprozesse ist aufgrund der Vergabesituation sowie der Erbringung vielfältiger Leistungen am Standort des Dienstleisters nicht möglich, so dass es zu einem erhöhten Nachbearbeitungsaufwand im Stadtarchiv kommt. Aufgrund der schlechten Bearbeitungsqualität müssen alle durch den Dienstleister bearbeiteten Aufzeichnungen durch Mitarbeitende des Stadtarchivs kontrolliert und bei Bedarf erneut konservatorisch aufbereitet werden.

Für diese Arbeiten sollen zukünftig 3 studentische Hilfskräfte auf Basis einer geringfügigen Beschäftigung beschäftigt werden.

Die Beschäftigung studentischer Hilfskräfte hätte den Vorteil, dass eine bisher an Dritte vergebene Dienstleistung wieder ins Haus zurückgeführt werden könnte (Inscourcing). Die archivarischen Fachkräfte könnten die studentischen Hilfskräfte besser einarbeiten, so dass von einem qualitativ hochwertigeren Endergebnis auszugehen ist. Darüber hinaus ermöglicht ein laufendes Controlling der Arbeitsprozesse den Archivaren jederzeit Arbeitsschritte nach zu justieren und somit die Ergebnisqualität zu sichern. Probleme und Fragen können noch während des laufenden Arbeitsprozesses im direkten Austausch gelöst werden, so dass potentielle Fehler nicht weitergetragen werden.

Tätigkeitsprofil:

Die studentischen Hilfskräfte sollen mit der konservatorischen Bearbeitung und Verzeichnung von Schriftgut und weiteren Quellengattungen, wie z.B. Karten und Fotos, beauftragt werden. Hierzu gehören die Reinigung und Entmetallisierung des Schriftgutes und die Umbettung in säurefreie Jurismappen und Archivkartons. Die Verzeichnung erfolgt nach Vorgaben der Fachkräfte. Hierbei handelt es sich um die Aufnahme grundlegender Information zu den einzelnen Aufzeichnungen, bspw. Signatur, Laufzeit, Titel, wichtige Inhalte. Die Aufnahme der Daten erfolgt mit der Archivdatenbank ActaPro.

• Reinigung und Entmetallisierung von Aufzeichnungen
• Umverpackung in Jurismappen und Archivkartons
• Verzeichnung von Aufzeichnungen

Der Stellenwert wird mit EG 4 TVöD (vorbehaltlich der BWK) festgelegt.

2. Finanzielle Auswirkungen

Die jährlichen Gesamtkosten einer Stelle ergeben sich bei einem Büroarbeitsplatz aus den klassischen Personalkosten und den Sachkosten (9.700,- EUR Pauschalwert gem. KGSt). Im Obergeschoss des Stadtarchivs wurde 2018 ein Großraumbüro mit 4 Arbeitsplätzen eingerichtet. Von diesen 4 Arbeitsplätzen stehen 2 dauerhaft für Beschäftigte außerhalb der Stammbelegschaft des Stadtarchivs zur Verfügung. Erforderliche Arbeitsmaterialien, sowohl Büromaterial als auch Archivmaterial zur Erschließung von Archivgut, wurden aus den allgemeinen Sachmitteln des Stadtarchivs finanziert. Vor diesem Hintergrund wird auf die Berechnung von zusätzlichen Sachkosten verzichtet. Die verwendeten Werte sind Orientierungswerte der KGSt. (Bericht 7/2020).

1 Stelle EG 4 TVöD, 9 Stunden (der Stellenumfang von 9 Stunden/Woche ergibt sich aus der Möglichkeit für Studierende, eine tarifgebundene und sozialversicherungspflichtige Tätigkeit unterhalb von 10 Wochenstunden auszuüben, ohne eine persönliche Sozialversicherungspflicht auszulösen)

= 11.330 EUR, bei 3 Stellen 33.990 EUR

3. Kompensation

Mittel für die Stelleneinrichtung stehen im Sachkonto 501900 – Aufwendungen für sonstige Beschäftigte in Höhe von 18.000 EUR und Sachkonto 543188 – Beschaffungen in Höhe von 16.000 EUR zur Verfügung. Die Mittel werden in entsprechender Höhe in den Sachkonten gesperrt.

Kurzfassung

Der Rat der Stadt Oberhausen beschließt die Einrichtung von 3 Teilzeitplanstellen mit einem Stundenvolumen von 9 Wochenstunden und der Bewertung von EG 4 TVöD (vorbehaltlich der BWK) im Fachbereich 0-8-40/Stadtarchiv.