Berichtsvorlage - M/17/0699-01

Sachdarstellung

Die digitale Transformation beschäftigt die Kultureinrichtungen schon seit langem. In unterschiedlicher Intensität haben sie sich mit Einzelfragen der Digitalisierung beschäftigt. Spätestens seit der Kulturkonferenz im Juni 2018, wo das Thema Digitalisierung neben dem Thema der Interkultur einen Schwerpunkt bildete, werden für alle städtischen Kultureinrichtungen Digitalisierungskonzepte entwickelt. Der Wandel ist deutlich erkennbar. Dabei bleiben die bisherigen Formen von Produktions- und Arbeitsprozessen kultureller Wertschöpfung beibehalten und werden durch digitale Infrastrukturen und Technologien ergänzt bzw. erweitert. Durch die Digitalisierung können neue Wege erschlossen werden, um Kultur- und Bildungsangebote an die Bürger*innen heranzutragen und auch in Zeiten einer Pandemie zugänglich zu machen.

Um die bereits eingetretenen Veränderungen, sowie die sich in der Umsetzung befindlichen Projekte und die perspektivischen Planungen aufzuzeigen, soll mit dieser Vorlage dem Wunsch des Kulturausschusses entsprochen werden, die in der konstituierenden Sitzung am 10.12.2020 erbetene digitale Entwicklung/Strategie der kulturellen Einrichtungen darzulegen.

In diesem Zusammenhang wurden die einzelnen Bereiche gebeten, ihre Digitalisierungskonzepte darzustellen und die damit zusammenhängenden technischen Bedarfe zu formulieren.

Die Corona-Krise hat dem Prozess der Digitalisierung eine neue Dynamik gegeben und die Oberhausener Kultureinrichtungen haben sich dieser Herausforderung gestellt, umgehend reagiert und zunehmend digitale Angebote entwickelt und ausgebaut. Dabei wurden erneut die Grenzen der aktuellen digitalen Infrastruktur ersichtlich. Aus diesem Grund ist es nun wichtig, die Anforderungen an die Digitalisierung der Kultureinrichtungen und den Weg der Umsetzung dieser Anforderung zu skizzieren.

Ziele der Digitalisierung der Kultureinrichtungen

Die Oberhausener Kultureinrichtungen haben in diesem Zusammenhang gemeinsam folgende Ziele definiert:

1. Durch die Digitalisierung können neue oder aber auch verbesserte Produktionsmöglichkeiten für Kultur- und Bildungsangebote genutzt werden.
2. Durch die Digitalisierung werden neue Marketingstrategien möglich, vom Ticketing bis zum Einsatz neuer Werbeinstrumente sowie die Nutzung neuer Medien und Kommunikationswege.
3. Durch die Digitalisierung eröffnen sich neue Zugänge zu anderen Nutzergruppen, die nicht über die herkömmlichen Kommunikationswege erreicht werden können.

Fazit: Durch die digitale Transformation sollen Möglichkeiten geschaffen werden, die stetig steigenden Kundenerwartungen an Produkte, Dienstleistungen und Prozesse zu erfüllen. Verfügbarkeit, Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit sind hierbei nur einige Stichworte um eines der wichtigsten Ziele der Digitalisierung, der Steigerung der Kundenzufriedenheit, zu erreichen.

Infrastrukturanforderungen und -projekte

Aus den vorstehenden Zielen leiten sich somit folgende Infrastrukturanforderungen ab:

• Aufbau flexibel nutzbarer Netzwerkstrukturen
• Datenschutz fokussiert auf organisatorischen Maßnahmen
• Non-Standard IT in flexiblen Betriebsmodellen in Zusammenarbeit mit externen Partnern
• Flächendeckende W-LAN Angebote
• Aufbau lokaler Digitalisierungskompetenzen in den Fachbereichen
• Anschluss an schnelle Internetverbindung

Zur Umsetzung dieser Anforderungen werden folgende drei Hauptprojekte bezogen auf die zentralen Infrastrukturkomponenten geplant und umgesetzt:

Glasfaserausbau Kultureinrichtungen

Mit Beschluss des Rates der Stadt vom 03.07.2017 und vom 23.09.2019 wurde beschlossen neben den Oberhausener Schulen auch die Verwaltungsgebäude mit schnellem Internet mittels Glasfaser anzubinden und Mittel in den Haushalt einzustellen. Hierunter fallen ebenfalls große Teile der kulturellen Einrichtungen der Stadt. Zusätzlich wurden im Haushalt 2021 Mittel zur Anbindung, der bisher nicht berücksichtigten städtischen Kultureinrichtungen eingestellt. Die Vergabe des Auftrages zur Verlegung der Glasfaserkabel im Oberhausener Stadtgebiet wurde im Jahr 2020 abgeschlossen und nach der Planungsphase laufen aktuell die Baumaßnahmen. Ein ausführlicher Status der laufenden Baumaßnahmen ist unter Drucksache M/17/0658-01 im Wirtschafts- und Digitalisierungsausschuss vorgelegt worden.

WLAN Ausbau der Kultureinrichtungen

Mit der Erschließung der Kultureinrichtungen mittels Glasfaseranschluss werden die Voraussetzungen geschaffen, um hier in Zukunft abhängig von der Gebäudeverkabelung flexible W-LAN Nutzungskonzepte zu ermöglichen. In einer modernen, flexiblen und gleichzeitig sicheren Netzwerkumgebung werden Nutzungen für Ausstellungstechnik, Videostreaming bis hin zum öffentlichen WLAN für Besucher*innen möglich.

Die individuellen Maßnahmen in den einzelnen Gebäuden zur Herstellung der Anschlüsse für die WLAN Access Points müssen pro Gebäude geplant werden. Hierbei reicht die Spannbreite von nicht vorhandener Vernetzung im denkmalgeschützten Schloss Oberhausen bis zur bereits ertüchtigten Verkabelung anderer Gebäude. Hier wird nach Möglichkeit zukünftig in Abstimmung mit den notwendigen Instandhaltungs- und Renovierungsarbeiten eine sachgerechte Verkabelung hergestellt. So wird beispielsweise die Verkabelung des Schloss Oberhausen im Rahmen der anstehenden Umbaumaßnahmen direkt mit ertüchtigt.

Kulturarbeitsplatz

-          Die Kulturelle Arbeit erfordert an vielen Stellen die Zusammenarbeit mit externen Partnern. Das Sicherheits- und Datenschutzniveau, welches für die üblichen Verwaltungseinheiten gilt, stellt in diesem Zusammenhang eine große Einschränkung dar. Um hier eine bessere Arbeitsumgebung herstellen zu können, wird zukünftig ein neues Sicherheitskonzept für die entsprechenden Arbeitsplätze erstellt. Hierbei steht der freie Umgang mit digitaler Technik im Vordergrund, nur bei der Verarbeitung sensibler Daten wird dann bedarfsgerecht in ein hohes Schutzniveau gewechselt. Die Umsetzung dieser Sicherheitsarchitektur erfordert die Umsetzung neuer Sicherheitskomponenten auf Ebene der Netzwerktechnik. Im Rahmen des Glasfaserausbaues werden genau diese Sicherheitsstrukturen als Voraussetzung ertüchtigt. Die genauen Bedarfe werden im Rahmen eines gemeinsamen Projektes der Kultureinrichtungen mit dem Bereich 4-4/IT erarbeitet und schrittweise umgesetzt.

-          Die in den Kultureinrichtungen benötigte Hard- und Software weicht in besonderem Maße von den üblichen Anforderungen an Verwaltungsarbeitsplätze ab. Diese speziellen IT-Herausforderungen können in der Regel nur von den Kultureinrichtungen selbst in Zusammenarbeit mit spezialisierten Drittanbietern bewältigt werden. Deshalb sollen in Zukunft in enger Abstimmung mit der städtischen IT und dem Kulturdezernat Insellösungen entwickelt werden, die eine eigenständigere IT-verantwortung für Ausgestaltung und Finanzierung bei den Kultureinrichtungen vorsehen.

Spezielle Umsetzungen in den Kultureinrichtungen

Neben der Ertüchtigung der Infrastrukturen für alle Oberhausener Kultureinrichtungen müssen auch die spezifischen Bedarfe der einzelnen Einrichtungen mit maßgeschneiderten Lösungen umgesetzt werden. Hierbei sind bereits erste Projekte in Arbeit. Die Prioritäten aller verwaltungsweit mehr als 100 Digitalisierungsprojekte der gesamten Verwaltung werden hierbei gemeinsam in der Digitalisierungskonferenz beschlossen, dabei werden auch die Umsetzungsprioritäten der Projekte zur Digitalisierung der Kultureinrichtungen berücksichtigt.

Volkshochschule

Die VHS muss Teile ihres serverbasierten Systems auf ein cloudbasiertes System umstellen. Sowohl die Seminar- und Kursverwaltung wie auch verschiedene e-learning-Angebote benötigen vielfach flexiblere Lösungen und eine direkte Unterstützung von speziellen Software-Anbietern. Darüber hinaus können die Angebote dann auch im VHS-Standort Lirich und vom Home-office aus genutzt werden, was aktuell nicht möglich ist. Diese Umstellung wird aktuell gemeinsam mit der IT umgesetzt.

Die Hard- und Software der Schulungsinfrastruktur wird zurzeit sukzessive auf einen angemessenen und funktionsfähigen Zustand überarbeitet. Ziel ist es alle notwendigen Schulungsangebote in den Schulungsräumen der VHS sowie digitale Lernangebote anbieten zu können. Neben der Weiterentwicklung der Hard- und Software wird eine adäquate Betreuung benötigt, die sicherstellt, dass alle Angebote eingesetzt werden können und während der Bildungsveranstaltungen zur Verfügung stehen. Aufgrund der zahlreichen und sehr unterschiedlichen IT-Lernumgebung ist eine Betreuung und Instandhaltung durch den städtischen Bereich 4-4/IT sehr aufwendig und nicht zeitnah zu gewährleisten. Deshalb wird eine Lösung im Bereich 0-3/Bert-Brecht-Bildungszentrum angestrebt. Für diese Anforderungen gibt es ein klares Digitalisierungskonzept, dass sich aktuell in der Umsetzung befindet.

Sowohl für die Kommunikation mit Teilnehmer*innen als auch für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit der VHS ist es dringend erforderlich den Zugriff auf eigene social media Angebote zu haben, sowie Videoveröffentlichungen und den Transfer von Bildern und Printprodukten zu ermöglichen. Dies ist im städtischen IT-System aufgrund der Sicherheitsanforderungen nicht möglich, weshalb aktuell an einer individuellen Lösung gearbeitet wird.

Stadtbibliothek

Das Landesprojekt „Digital Strategie der Stadtbibliothek Oberhausen“ befindet sich aktuell in der Umsetzung. Nach der Verlängerung des Förderzeitraums muss das Projekt zum 31.08.2021 abgeschlossen werden. Bei dem Projekt handelt es sich um die Einrichtung eines Digitallabors für die Nutzer*innen der Bibliothek und für interessierte Gruppen aus der Stadtgesellschaft. Dort soll es die Möglichkeit geben alle neuen Entwicklungen im Bereich der digitalen Medien zu erlernen, auszuprobieren und für sich nutzbar zu machen.

Die für die Bibliotheksnutzer*innen zur Verfügung stehenden zahlreichen Online-Datenbanken sollen aktualisiert und überarbeitet werden, um sie dem Bedarf anpassen zu können. Hier soll die Verantwortung für die Pflege und Verwaltung dieser digitalen Ausleihformate vom Bereich 4-4/IT zum Bereich 0-3/Bert-Brecht-Bildungszentrum verlagert werden. Diese Umstellung befindet sich aktuell in der Umsetzung.

Als nächstes steht der dringende Austausch der Ausleih- und der Kassenautomaten an. Ein Austausch der in die Jahre gekommenen Ausleihautomaten ist erforderlich, weil ihre Funktionalität nicht mehr sichergestellt werden kann und Ersatzteile nicht mehr zur Verfügung stehen. Insbesondere die veränderten Bestimmungen bei der Datensicherheit machen einen Austausch der Kassenautomaten erforderlich, um den bargeldlosen Zahlungsverkehr auch weiterhin garantieren und sicherstellen zu können.

In diesem Jahr wird auch das digitale Betriebsmanagementsystem (BMS) der Bibliothek, für das seit März 2021 von der Softwarefirma kein Support mehr angeboten wird, umgestellt auf ein neues cloudbasiertes System. Ohne die Erneuerung des BMS, ist der Betriebsablauf gefährdet und die Stadtbibliothek kann ihre gesamten Serviceleistungen und Bibliotheksangebote nicht mehr anbieten.

Das im Jahr 2018 gestartete Projekt „Neubau eines Multifunktionskomplexes“, ist jetzt so weit vorangeschritten, dass die Inneneinrichtung der Bibliotheksräume mit dem Architekturbüro UKW geplant wird. Die Stadtteilbibliothek wird mit der VHS gemeinsam dauerhaft Veranstaltungs- und Kreativräume nutzen, die mit moderner digitaler Technik ausgestattet sind. Aktuell steht die Planung der IT-Ausstattung mit externer Unterstützung an.

Für die Schulbibliothekarische Arbeitsstelle (sba) soll in diesem Jahr eine eigene Digitalstrategie erarbeitet werden, die die Geschäftsstelle, die 3 fachlich geleiteten Schulbibliotheken sowie die ca. 50 angeschlossenen Schulbibliotheken umfasst. Für dieses dezernatsübergreifende Projekt soll eine IT Planung entwickelt werden, um ggfs. Förderanträge stellen zu können. 

Das Bert-Brecht-Bildungszentrum hat seine Digitale Strategie bereits in der Sitzung des Kulturausschusses am 29.10.2021 vorgestellt (s. Drucksache Nr. M/16/5072-01).

Theater

Für einen zeitgemäßen und erfolgreichen Theaterbetrieb ist die Digitalisierung sämtlicher Prozesse und Leistungen unabdingbar. Die Corona-Pandemie zeigt, was bisher noch nicht möglich war, aber erforderlich ist. Seit der Spielzeit 20/21 nimmt die Leitung des Theaters den konsequenten Ausbau der Digitalisierung des Theaters in den Fokus, mit dem Ziel zukunftsfähig zu werden. Dies betrifft nicht nur die administrativen Support-Prozesse, sondern zentrale künstlerische Produktions- und Leistungsprozesse, wie Live-Streaming und den Up- und Download von Daten (Videos, Bilder, Podcasts) sowie digitale Kommunikation (Video-Conferencing etc.).

Bis auf den Kassenbereich, der über eine eigene Internet-Verbindung verfügt, ist die allgemeine Internet-Abdeckung für den Betrieb nicht ausreichend. Die Bandbreite und das erforderliche Datenvolumen für professionelles Arbeiten erfüllen seit mehreren Jahren nicht die Anforderungen an einen zeitgemäßen Theaterbetrieb. Derzeit benötigen produktionsbezogene Up-/Downloads von Daten (Bilddateien, Videos) je nach Datenvolumen extrem lange Prozesszeiten (mehrere Stunden pro Vorgang), Live-Streaming von Veranstaltungen ist nicht möglich, auch keine hybriden Formate. Der Datenaustausch mit Regieteams (intern/extern) ist sehr aufwändig und mit großem zeitlichem Verzug möglich. Für Zoom-/Webex/MS-Teams-Konferenzen in einer annehmbaren Qualität nutzen Theatermitarbeitende meist private Endgeräte und Datenvolumina. Die IT-Infrastruktur an den PC-Arbeitsplätzen ist derzeit noch nicht konferenzfähig ausgestattet (Mikrofone, Kameras, Internetgeschwindigkeit).

Das Theater hat traditionell einen kulturpolitischen Bildungsschwerpunkt und kooperiert mit vielen Schulen, Kitas und der VHS in der Vermittlung kultureller Angebote. Es werden Angebote der kulturellen Bildung für außerschulische frühkindliche Bildung, für die Schulen in Oberhausen und der Region und für die Jugendarbeit entwickelt und angeboten. Die Theater:Faktorei hat seit dem Lockdown im Frühjahr 2020 ein kleines digitales und niederschwelliges Angebot entwickelt und bietet Kleinformate für Besucher*innen digital an. Hierfür wurden bislang die privaten Endgeräte der Mitarbeiter*innen verwendet einschließlich privater Zoom-Software. Erst im Januar 2021 konnten die notwendigen Voraussetzungen geschaffen werden – u.a. mit Hilfe des Förderprogramms NEUSTART KULTUR –, um ein umfassenderes digitales Angebot der Theater:Faktorei zu ermöglichen. Strategisch besteht jedoch die Anforderung neue digital-affine Besuchergruppen zu gewinnen und zu halten und die Kernleistungen und -prozesse des Theaters digital zukunftsfähig zu machen.

Derzeit hat das Theater zwei DSL-Verträge mit der Telekom abgeschlossen, die keine ausreichende Bandreite für das Theater sicherstellen konnte. Deshalb ist die anstehende Anbindung an das Glasfasernetz der Stadt dringend erforderlich. Die finanziellen Mittel sind für den städtischen  Haushalt 2021 eingestellt und die Anbindung soll dieses Jahr umgesetzt werden.

Die Sicherstellung ausreichender Bandbreiten bedeutet für das Theater neue Produktionsmöglichkeiten, steigende Wettbewerbsfähigkeit, größere Wirtschaftlichkeit und einen Anstieg des Erlös- und des Besucherpotentials. Die dann umsetzbaren Streaming- bzw. hybriden Angebote erhöhen die Attraktivität für renommierte externe Regisseure und Bühnenbildner*innen. Die Qualität des künstlerischen Angebots kann weiter entwickelt werden, was zu einem besonderen Image des Theaters beiträgt und die Attraktivität im Vergleich zu anderen Theatern steigt. Die Arbeitsprozesse im Bereich Ton-/Video können erheblich verbessert und die Prozesszeiten im Datenmanagement erheblich verkürzt  werden. Dies führt zu einer erheblichen Erleichterung und Unterstützung der Produktionsprozesse. Der Output-/Kosten-Koeffizient entwickelt sich günstiger und die Kosten für externe Video-Dienstleister können eingespart werden. Auch entstehen neue Möglichkeiten zur Digitalisierung und Verbesserung von Verwaltungsprozessen und digitaler Content wird verfügbar und vermarktbar. (z.B. via Homepage)

Die Corona-Krise wird einen langanhaltenden Ausfall von Einnahmemöglichkeiten bewirken, der durch die Einführung eines Bezahl-Streamings abgefangen wird und dem Theater den Zugang zu weiterem Besucherpotential ermöglicht. Mit den neuen digitalen Möglichkeiten gelingt die Transformation des Theater Oberhausen als relevanter Kulturbetrieb für die Stadt Oberhausen und das Theater kann seine Position als entscheidender Ort für den künstlerischen und gesellschaftlichen Diskurs in der Region stärken.

Ludwiggalerie

Ein offenes, zeitgemäßes, fortschrittliches und touristisch ausgerichtetes Museum muss über WLAN verfügen, um die digitalen Möglichkeiten der Museumsarbeit ausschöpfen zu können. Die LUDWIGGALERIE Schloss Oberhausen hat bislang weder WLAN, noch Hotspots und nur sehr schlechten Mobilfunkempfang. Die anstehende viermonatige Bauphase für die Erneuerung der Klima- und Sicherheitstechnik vom 31.5.-26.9. 2021 mit einhergehender Schließung des Museums wird für das Herrichten der technischen Voraussetzungen genutzt, um im Museum und im Außenbereich die Versorgung mit W-LAN zu ermöglichen.

Durch Ankäufe für die eigene Sammlung und Projekte mit  bereits erworbenen Nachlässen wie Rudolf Holtappel und Walter Kurowski entstehen große Bilddaten von Kunstwerken des Museums. Hierfür wird ein Serverlaufwerk für Bilddaten in Druckqualität (Speicherkapazität von 1-3 TB) benötigt. Dies ermöglicht die eindeutige Zuordnung der Werke durch Digitalisate, Schutz der Originale (z.B. Negativmaterial, Diapositive, Grafiken, Leinwände) durch den Zugriff auf die Bilddaten statt der fragilen Werke, schnelle Nutzung für die Vorbereitung von Ausstellungen, Erhaltung der Lebendigkeit der Nachlässe und der eigenen Sammlung, durch die Verlinkung der Druckdaten mit der Inventarisierungssoftware und schnelle Auskünfte für Leihnehmer*innen durch bebilderte, schnell generierte Listen. Dazu wird auch die Möglichkeit des Versendens von großen Datenmengen erforderlich.

Die Kassensysteme der LUDWIGGALERIE sollen erneuert werden. Das Buchen von Online-Tickets und das Auswählen von Zeitfenstern für einen Ausstellungsbesuch sind bisher nicht möglich. Online-Tickets werden von potentiellen Besucher*innen aber schneller und häufiger gebucht. Darüber hinaus ist das veraltete Kassensystem sehr störungsanfällig, so dass im Problemfall die Besuche nicht gebucht werden können. Auch die Betreuung des Kassensystems soll direkt durch den Anbieter gewährleistet werden.

In der überaus erfolgreichen Artothek der LUDWIGGALERIE Schloss Oberhausen, in der sich Bürger*innen Kunst ausleihen können, soll die Ausleihe demnächst auch bargeldlos ermöglicht werden. Ebenso soll das bargeldlose Bezahlen im Shop, das immer wieder ausfällt, wieder sichergestellt werden. Insbesondere die Corona-Krise hat noch mal verdeutlicht, wie unverzichtbar die Möglichkeit für bargeldloses Bezahlen ist. Das ist nicht nur zeitgemäß sondern wirkt sich auch positiv auf die Einnahmen aus. Die Zahl der Entleiher*innen dürfte stagnieren oder gar sinken, wenn nicht bargeldlos bezahlt werden kann.

Um den Datentransfer und eine attraktive W-LAN-Versorgung zu ermöglichen und die Kassensysteme zu unterstützen, wird die LUDWIGGALERIE Schloss Oberhausen dieses Jahr an das städtische Glasfasernetz angebunden. Dies stellt die notwendigen Bandbreiten für ein zukunftsfähiges Angebot sicher.

In der Corona-Pandemie hat sich gezeigt, dass die Kommunikation mit den Oberhausener Schulen eine digitale Plattform benötigt. Es wird geprüft, ob dies über I-Serve, dem digitalen Kommunikationsprogramm an den Oberhausener Schulen gehen kann.

Gedenkhalle und Bunkermuseum

Die Medienstationen, die in der Gedenkhalle in der Dauerausstellung und für die Bildungsangebote genutzt werden, sind schon über 10 Jahre alt und fallen regelmäßig aus. Die Beauftragung für die Erneuerung der Medienstationen ist bereits erfolgt. Für die Bearbeitung und die kontinuierliche Aktualisierung der Medienstationen ist W-LAN dringend erforderlich. Mit der Einrichtung des W-LANs im Schloss wird auch die Gedenkhalle mit W-LAN ausgestattet, so dass noch in diesem Jahr die notwendigen Arbeiten abgeschlossen werden können. Das Glasfasernetz, das für das Schloss eingerichtet wird, wird auch der Gedenkhalle zur weiteren Optimierung der Bildungsarbeit zur Verfügung gestellt.

Für die inhaltliche Arbeit der Gedenkhalle wird seit 2016 die Nutzung einer bereits erworbenen Archivierungssoftware geplant. Die Software soll der Datenerfassung zur Stadtgeschichte im Nationalsozialismus und in den damit verbundenen Themenfeldern dienen, die Inhalte sollen von verschiedenen befugten Personen eingespeist und die Inhalte bei einer Recherche vor Ort (d.h. nicht über das Internet) eingesehen werden können.  Aufgrund der technischen Probleme, die mit dem Bürostandort verbunden sind, bedarf es hier einer speziellen Lösung. Hierfür werden nun Synergien zu z.B. den Archivsystemen und dem Hochleistungs-Scan-System des Stadtarchivs geprüft. 

Das Bunkermuseum, im Bürgerzentrum Alte Heid gelegen, soll über das Bürgerzentrum an das Glasfasernetz angeschlossen werden. Dadurch soll es auch hier zukünftig möglich sein, digitale Formate in die Räumlichkeiten resp. Ausstellung einzubringen und bei Bedarf schnell zu aktualisieren.

Stadtarchiv

Die Digitalisierung im Stadtarchiv Oberhausen wird fortwährend vorangetrieben. Ausgehend von der im Jahr 2018 eingeführten Fachsoftware ActaPro sollen den Kund*innen zukünftig alle Erschließungsinformationen digital (über Archivportale und im Lesesaal) zur Verfügung gestellt werden. Das Angebot soll sukzessive durch die Retrokonversion alter Findbücher (Übertragung der analogen Findbücher nach ActaPro) sowie die Bereitstellung von Digitalisaten (zunächst nur im Lesesaal) ergänzt werden.

Mit Einführung der Archivsoftware ActaPro (2018) hat die Digitalisierung des Erschließungsprozesses im Stadtarchiv bereits begonnen. Um die bereits vorhandenen Erschließungsinformationen im Archivportal archiv.nrw.de zu präsentieren, ist zunächst eine Aktualisierung auf die nächste Softwareversion nötig, da die im Einsatz befindliche Version nicht mehr unterstützt wird. Bisher auftretende Fehler sollten durch die neue Version bereinigt werden. Eine Umsetzung soll kurzfristig erfolgen.

Um den Kund*innen eine Recherche vor Ort im Lesesaal oder über die Homepage zu ermöglichen, ist das Modul ActaPro Benutzung auszurollen, welches im Rahmen des Anschaffungsprozesses 2018 bereits erworben wurde. Hierfür ist in Zusammenarbeit mit der strategischen IT ein Konzept zu entwickeln, dass die Nutzung von PCs durch Kund*innen im Lesesaal ermöglicht. Ein PC-Arbeitsplatz steht bereits zur Verfügung. Perspektivisch erfolgt über ActaPro Benutzung auch die Verwaltung der Kund*innen-Datenbank. Die Umsetzung soll im Jahr 2021 erfolgen.

Bei den Personenstandsunterlagen handelt es sich um eine der meist genutzten Quellen im Stadtarchiv. Im Rahmen des Programms „WissensWandel“ (Digitalprogramm zur Digitalisierung für Bibliotheken und Archive) wurden Fördermittel für die Digitalisierung von Personenstandsregistern beantragt. Das Programm ist Teil des Rettungs- und Zukunftsprogramms NEUSTART KULTUR der Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien (BKM). Ein Bewilligungsbescheid steht noch aus.

Aufgrund der Wichtigkeit des Bestandes sowie der starken Frequentierung ist eine Digitalisierung zum Schutz der Aufzeichnungen unabhängig von den beantragten Fördermitteln zwingend notwendig. Im hierfür eingerichteten Volontariat mit dem Schwerpunkt „Personenstandswesen“ wird eine Strategie zur Digitalisierung erarbeitet, die eine Zusammenarbeit mit Digitalisierungsdienstleistern und/oder Genealogischen-Einrichtungen (Ancestry und andere private Anbieter) prüft. Ebenso sollen die Speicherung, Sicherung und Präsentation der Digitalisate sowie datenschutzrechtliche Aspekte im Rahmen der Transferarbeit betrachtet werden. Das Stadtarchiv beabsichtigt noch im Jahr 2021 mit den ersten Digitalisierungen zu starten.

Unabhängig von diesen drei Projekten widmet sich das Stadtarchiv den Themen „Digitales Archiv“ sowie der digitalen Historischen Bildungsarbeit.

Digitales Archiv:

Im Rahmen der Digitalisierung der Stadtverwaltung entstehen vermehrt elektronische Aufzeichnungen. Elektronische Fachverfahren sind bereits lange Alltag in den verschiedenen Fachbereichen. Ein Projekt zur Einführung der digitalen Aktenführung wurde gestartet, das Stadtarchiv wird hierin die Archivanforderungen einbringen und das Know-how zur digitalen Archivierung beisteuern. Dies ist insbesondere von Bedeutung, da bislang oft ungeordnete Dateiablagen und Datensammlungen produziert und oftmals nach einiger Zeit gelöscht werden. Meist werden diese Aufzeichnungen nicht mehr ausgedruckt, so dass die gespeicherten Informationen oftmals verloren gehen. Das Stadtarchiv selbst ist gemäß Archivgesetz § 5 Abs. 2 LArchivG NRW dazu verpflichtet, archivwürdige Aufzeichnungen in ihrer Entstehungsform aufzubewahren. Sollte es also keine papierenen Aufzeichnungen mehr geben, muss das Stadtarchiv das elektronische Pendant übernehmen, folglich bewerten und ins Archivmagazin überführen. Im eigens hierfür eingerichteten digitalen Magazin müssen die übernommenen Informationen unabhängig vom Datenträger aufbewahrt werden. Mit Hilfe von technischen und organisatorischen Maßnahmen ist entsprechende Fachkompetenz aufzubauen, ein digitales Übernahmeverfahren zu etablieren sowie ein digitales Magazin aufzubauen. Hierbei kommt es nicht nur auf technisches KnowHow (Kenntnisse Langzeitspeicherung, Migration, Emulation (Nachahmung in anderer Software), Datenübernahme) an, sondern auch auf die Aufstockung archivfachlicher Kompetenzen. In Zusammenarbeit zwischen den Organisationseinheiten Stadtarchiv, IT und Organisation sind Konzepte und Umsetzungsszenarien zu realisieren. Für die Realisierung eines digitalen Magazins sind zwei bis drei Jahre zu veranschlagen. Die vorbereitenden Maßnahmen für das Projekt (Konstituierung Arbeitsgruppe) sollen im Jahr 2022 beginnen. Die Finanzierung der dafür notwendigen personellen Ressourcen ist bisher noch nicht sichergestellt.

Historische Bildungsarbeit:

Aufgrund der im Teil-Lockdown beschlossenen Regelungen zur Schließung von Museen konnten nur wenige Kund*innen die Ausstellung „Oberhausen. Aufbruch macht Geschichte – Strukturwandel 1947-2006“ besuchen. Führungen wurden ebenfalls ausgesetzt. Bis Ende Oktober 2020 konnten 2.600 Personen die Ausstellung besuchen. Eine Digitalisierung der Ausstellung konnte realisiert werden. Parallel dazu wurden alle in der Ausstellung gezeigten Videos für eine Online-Präsentation vorbereitet. Eine Präsentation des Stadtarchivs im Format „KulturKucken“ wird 2021 umgesetzt. In den Jahren 2021/2022 soll der YouTube-Channel darüber hinaus für das im Januar gestartete Migrationsprojekt und weitere mediale Angebote genutzt werden.

Musikschule

Die zurzeit genutzte Musikschulsoftware ist veraltet. Eine neue Version mit den erforderlichen Anwendermöglichkeiten ist seit einiger Zeit verfügbar (Amadee 5.0) und ist zu installieren. Sie entspricht in der Handhabung und dem Angebot dem heutigen Bedarf der Musikschule. Dazu gehören etwa die Online-Anmeldungen mit automatisierter Rückantwort oder automatisierte Unterrichtsinformationen per SMS oder E-Mail, etwa Absagen oder Unterrichtsverschiebungen. Eine Umsetzung soll entlang der Lösung erfolgen, welche nach dem Einer-für-Alle-Prinzip im Rahmen der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes entwickelt wird.  Im Vorgriff hierauf kann über das Serviceportal ein aktualisiertes Formular zum Anmeldeverfahren bereitgestellt werden.

Darüber hinaus ist eine Nutzung digitaler Möglichkeiten dringend erforderlich. Zeitgemäßer Unterricht benötigt – nicht nur in Pandemiezeiten – digitalen Unterstützung. So ist die Einspielung von YouTube Videos in den Unterricht genauso wichtig wie die Aufzeichnung von Unterrichtssequenzen als Übe-Unterstützung für zuhause. Dringend erforderlich ist die Möglichkeit des Online-Unterrichts. Hierzu wird für die Unterrichtsräume eine Ausstattung mit i-Pads, zuzüglich Mikrofonen und Aktivlautsprecher zur Klangoptimierung benötigt. Diese werden nach der Versorgung der Oberhausener Schulen für den Online-Unterricht zur Verfügung gestellt. Das W-LAN-Netz in der Musikschule ist als Voraussetzung hierfür bereits in einem sehr guten Zustand. Neben dem zur Verfügung stehenden professionellen Tonstudio wird die Soft- und Hardware für die Erstellung von Videos benötigt.

Kulturbüro

Die sogenannten Sozialen Medien (Facebook, Instagram, YouTube & Co) werden für die Öffentlichkeitsarbeit immer wichtiger. Ein sehr großer Teil der Zielgruppe nutzt ausschließlich die sozialen Medien, um sich zu informieren oder zu vernetzen und auszutauschen. Als Schnittstelle der Kulturarbeit ist es erforderlich, dass die Zugänge für Mitarbeiter*innen von Seiten der Stadt geschaffen werden. Grundsätzlich muss sich die Kulturverwaltung derselben digitalen Möglichkeiten bedienen können, wie die Gesamtgesellschaft. Zu beachten ist, dass die genannten Medien sehr zielgruppenspezifisch sind, temporären Änderungen unterliegen und ständig im Wandel sind.

Die Nutzung der Social Media Plattform der Stadt ist für die Kultureinrichtungen nicht in ausreichendem Maße individuell nutzbar. Außerdem können die „normalen“ Verwaltungsarbeitsplätze aus Sicherheitsgründen nicht mit umfangreichen Zugängen ausgestattet werden.

Dies gilt auch für die Möglichkeiten des Datentransfers. Bei Landesförderprogrammen werden Daten durch das Land meist per we-transfer übermittelt. Dabei handelt es sich um vorbereitete Text- und Bildbeiträge für die sozialen Medien, die lediglich noch auf die eigene Stadt angepasst werden müssen (Beispiel: Heimatpreis und Kulturstrolche). Im Rahmen des zu definierenden Kulturarbeitsplatzes wird eine dauerhafte Lösung geschaffen, um den notwendigen Datenaustausch mit dienstlichen Geräten vollumfänglich vornehmen zu können. Bis zu diesem Zeitpunkt kann auf die stadteigene Lösung uCloud, welche den datenschutzrechtlichen und IT-Sicherheitstechnischen Fragestellungen entspricht, zurückgegriffen werden.

Hierfür und für bestimmte besondere Softwareanwendungen bedarf es individueller Lösungen für die Kultureinrichtungen. An einem solchen wird aktuell gemeinsam (Dezernat 1, Kultureinrichtungen, Bereich 4-4/IT) gearbeitet.

Neben der Schaffung der grundsätzlichen Voraussetzungen ist die technische Ausstattung für die Umsetzung entscheidend. Die technischen Anforderungen sind aufgenommen worden und sollen nach Möglichkeit noch dieses Jahr zur Verfügung gestellt werden. Natürlich gehören dann auch entsprechende Fortbildungsangebote dazu, um die Ausrüstung adäquat nutzen zu können.

Büro für Interkultur

Das Büro für Interkultur wurde in seiner internationalen Arbeit 2020 durch das Kontaktverbot besonders hart getroffen, da Reisen auf nicht absehbare Zeit unmöglich wurden. Dieser Zustand hält weiterhin an. Als Reaktion darauf wurden alle geplanten Reisen, Begegnungen und Veranstaltungen abgesagt, aufgeschoben oder nach Möglichkeit auf ein Online-Format umgestellt. Der Kontakt und Austausch wurde mit allen Partnerstädten per E-Mail und Videokonferenzen aufrechterhalten. Der Austausch bezog sich insbesondere auf die Pandemiesituation in den Partnerstädten. Das mit der ukrainischen Partnerstadt bewilligte Projekt „Zivilgesellschaftliches Engagement in Oberhausen und Saporishja fördern“ konnte mit externer Hilfe durch das Institut für Soziale Innovation durchgeführt werden, das die technischen Möglichkeiten und das Knowhow für ein Online-Projekt mitbrachte.

Im Januar 2020 startete das EU-Projekt “European Platform for Integrating Cities“ mit 17 Partnern aus neun Ländern. Für Oberhausen war dies das erste transnationale Projekt dieser Größenordnung und ist mit der Hoffnung verbunden, zukünftig stärker an europäischen Projekten beteiligt werden zu können, um damit zusätzliche Ressourcen und Knowhow in die Stadt zu holen. Die Schaffung des o.g. Kulturarbeitsplatzes wird zukünftig viele Hindernisse im Austausch von Daten mit allen Partnern beseitigen, die die tägliche Arbeit einschränken (online Terminabstimmung, gemeinsame Arbeitsordner, Transfer größerer Datenmengen etc.). Nach Eintritt der Pandemiesituation wurde das Projekt vollständig auf online umgestellt, was weitere Herausforderungen mit sich brachte, die oft nur durch umständliche Improvisationen zu lösen waren. Die einzige Möglichkeit die Projektarbeit dennoch durchzuführen, bestand darin, private Geräte zu nutzen. Dies unterstreicht den Bedarf der Schaffung dezidierter Kulturarbeitsplätze.

Im Sommer 2020 musste die MULTI aufgrund des Pandemiegeschehens vollständig online stattfinden. Zudem wurde über sämtliche Social-Media-Kanäle den gesamten Dezember über ein Online-Winterkalender mit täglichen Kreativbeiträgen aus dem In- und Ausland hochgeladen. Für diese Aktionen hat sich das Team der MULTI zahlreicher Online-Tools und externer Websites bedient. Zudem gab es Beiträge aus dem Ausland, für die uns größere Datenmengen geschickt wurden, die weiterverarbeitet werden mussten. Dies war nur möglich, weil die Ehrenamtlichen der MULTI Up- und Downloads sowie das Einfügen externer Tools über ihre privaten Computer geleistet haben und in vielen Situationen auf Zuruf kurzfristig auf Probleme reagiert haben. Mit der Einrichtung des Kulturarbeitsplatzes und der bereits jetzt verfügbaren Datenaustauschplattform uCloud wird diese Problematik zukünftig umgangen.

Da eine Erweiterung der Möglichkeiten auf städtischen Geräten nicht möglich ist, kann dies über die geplanten individuellen Insellösungen für den Kulturbereich erreicht werden. Das ist perspektivisch von großer Bedeutung, da davon ausgegangen wird, dass in Zukunft hybride Formen der Zusammenarbeit in einer Kombination aus Online- und Präsenzveranstaltungen eine größere Bedeutung haben werden, als dies vor der Pandemie der Fall war.

Gasometer

Virtual Reality, also die Verknüpfung der realen Umgebung mit computergenerierten, interaktiven virtuellen Darstellungen, ist heute state of the art in allen Museen und Ausstellungen weltweit. Im Gasometer Oberhausen ist der Einsatz nur unter sehr erschwerten Bedingungen möglich, da keine ausreichende Internetverbindung zur Verfügung steht. Somit ist z.B. die Qualität der Verknüpfung von Präsentationen mit Life-Aufnahmen aus dem Deutschen Zentrum für Luft- und Raumfahrt sehr stark eingeschränkt. Auch die Übertragung von Online-Führungen ins Netz oder der Einsatz einer App für Ausstellungsführungen mit dem eigenen Mobilgerät sowie die Nutzung von zahlreichen online – Dienstleistungen für den Betrieb des Gasometers sind aufgrund der mangelhaften Leistung des Netzes nicht realisierbar. Auch der Zugang zu freiem WLAN ist für Besucher von touristischen Orten inzwischen Standard, im und um den Gasometer aber nicht möglich. Ohne eine leistungsfähige Glasfaserverbindung ist die Zukunftsfähigkeit der Ausstellungshalle Gasometer Oberhausen nicht sicherzustellen. Aus diesem Grund ist der Gasometer in den Ausbauplan des städtischen Glasfasernetzes aufgenommen worden. Die notwendigen finanziellen Mittel sind in den Haushalt 2021 eingestellt worden. Eine Umsetzung kann dieses Jahr erfolgen, sofern alle Rahmenbedingungen (aktuell: fehlendes Wegerecht) erfüllt sind.

Nach der Anbindung an das Glasfasernetz können virtuelle Rundgänge durch Ausstellungen entwickelt werden, die über die Homepage des Gasometers erreicht werden können. Livestream-Übertragung von Veranstaltungen, VR-Rundgänge mit externen Liveeinspielungen und die Integration von Livebildern in Ausstellungen werden genauso möglich wie ergänzende virtuelle Elemente zu den Ausstellungen und Angebot vergangene Ausstellungen virtuell nachzuvollziehen. Für Besucher*innen können neue Service-Angebote Angebote zur Verfügung gestellt werden, wie freies WLAN und Führungen mit einer App über eigene Smartphones. Auch für den eigenen Betrieb entstehen dann neue Möglichkeiten für den technischen Service für die Ausrüstung der Ausstellungen und den Service von Gastronomie und Buchhandel. Es können gemeinsame Planungen am virtuellen Modell mit externen Partnern (z.B. DLR, und Partner-Museen) durchgeführt werden, die dann nicht nur umfangreiche Reisetätigkeiten ersetzen, sondern auch neue Produktionsbedingungen ermöglichen.

Kurzfilmtage

Die IKF haben das letztjährige und das aktuelle Festival komplett digital umgesetzt und alle Möglichkeiten der Digitalisierung ausprobieren und umsetzen können. Das Festival 2022 soll hybrid stattfinden, was eine besondere technische Herausforderung darstellt. Die IKF als gGmbH kann ihre digitale Ausstattung und Strategie im Rahmen ihres Etats selbständig bestimmen. Darüber hinaus ist vor Ort die Ausstattung der Spielorte des Festivals mit Datentransfermöglichkeiten und WLAN ausschlaggebend für die Möglichkeiten des Angebots.

Finanzierungs- und Entscheidungsbedarfe

Die Finanzierung der Glasfaserverkabelung ist über den Haushalt 2021 sichergestellt. Die meisten Maßnahmen in den Kultureinrichtungen sind bereits Bestandteil der aktuellen Planungen und finanziell abgesichert. Welche zusätzlichen Bedarfe bei der Umsetzung der Insellösungen für die Kultureinrichtungen entstehen, gilt es zu ermitteln und spätestens für den Haushalt 2022 zur Verfügung zu stellen, damit keine unnötige Verzögerung bei der Umsetzung stattfindet. Das bedeutet, dass die Planungen für die einzelnen Kultureinrichtungen in diesem Jahr abgeschlossen werden und die einzelnen Insellösungen spätestens zur Haushaltsberatung vorliegen.