Beschlussvorlage - B/17/0222-01

Beschlussvorschlag

Der Haupt- und Finanzausschuss beschließt auf der Grundlage einer Delegierung gem. § 60 Abs. 2 Satz 1 Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen zum 01.01.2021 die Einrichtung von 8,0 unbefristeten Planstellen im Bereich 4-1/Personal und Organisation

Deckungsvorschlag:

Die ab dem Haushaltsjahr 2021 zusätzlich einzuplanenden Personalkosten i. H. v. rd. 750.000 €/Jahr verschlechtern das Ergebnis aus laufender Verwaltungstätigkeit. Eine Kompensation ist wie unter „VI. Kompensation“ beschrieben vorhanden.

Mittel für die Neueinrichtung der Planstellen stehen im Deckungsring Personal (D00000001) vorbehaltlich der Beschlussfassung des Rates der Stadt zum Haushalt 2021 zur Verfügung. Bei der Veranschlagung für das Jahr 2021 wurde davon ausgegangen, dass die Stellen erst sukzessive im Laufe des Jahres 2021 besetzt werden.

Bezug

VV-Beschluss vom 27.10.2020

Konsequenzen

a) Finanzielle

    keine  [ ]

    ja   [X]

b) Sonstige

Begründung

Im Rahmen der Stärkungspaktberatung wurde die Fa. BSL durch die Gemeindeprüfungsanstalt NRW (GPA) im Jahr 2018 mit der Untersuchung des Bereiches 4-1/Personal und Organisation beauftragt. Ziel der Untersuchung war, potentielle Optimierungsfelder bei der Aufgabenwahrnehmung aufzuzeigen (bspw. durch Reduzierung der Pflichtaufgaben auf den Mindeststandard, das Aufzeigen von zusätzlichen Synergieeffekte, die Erzielung zusätzlicher Einnahmeeffekte und die Reduzierung freiwilliger Leistungen unter Beachtung der Grundsätze der Wirtschaftlichkeit auf das notwendige Mindestmaß etc.). Im Ergebnis kommt die Fa. BSL, bezogen auf das Aufgabenportfolio des Bereiches 4-1, zu einer erheblichen Personalunterdeckung. Die wesentlichen und zusammengefassten Ergebnisse der Organisationsuntersuchung können der Management Summary (Anlage 1) entnommen werden. Auf die detaillierten Ausführungen unter „II. Ergebnisse Organisationsuntersuchung durch die Fa. BSL“ dieser Vorlage wird verwiesen.

Auf Grundlage der aktuellen Personal- und Arbeitssituation des Bereiches 4-1/Personal und Organisation, sowie im Hinblick auf die Ergebnisse der durchgeführten externen Organisationsuntersuchung  haben mehrere Gespräch zur Neustrukturierung des Bereiches 4-1/Personal und Organisation unter der Leitung von Herrn Beigeordneten Jehn sowie Vertreterinnen und Vertretern des Bereiches 4-1 stattgefunden.

In diesem Rahmen kamen die Gesprächsteilnehmer*innen überein, dass zum einen Handlungsbedarf zur Veränderung der Auf- und Ablauforganisation des Bereiches 4-1 besteht und zum anderen ein akuter zusätzlicher Stellenbedarf gegeben ist, um den aktuellen und künftigen Anforderungen gerecht werden zu können.

Folgende Punkte wurden hierbei besonders betrachtet:

• Veränderungsnotwendigkeit und -bereitschaft im Bereich 4-1
• Spannungsfeld zwischen der Notwendigkeit Haushaltskonsolidierung zu betreiben aber gleichzeitig vakante Planstellen möglichst kurzfristig wieder zu besetzen, bzw. Vakanzen erst gar nicht entstehen zu lassen. Daher aktuell nur Reaktion bei Stellenvakanzen und keine aktive Rolle durch den Bereich 4-1.
• Erforderlicher Paradigmenwechsel vom Konsolidierer zum modernen Dienstleister
• Sonderaufgaben/-projekte des Bereiches 4-1
• Personalmangel im Bereich 4-1
• Prozessanalysen und Änderungen in den Fachbereichen des Bereiches 4-1

I. Ausgangslage:

1. Stellen und Personal

Abb. 1: „Aufbauorganisation des Bereiches 4-1; Stand: 17.08.2020“

Aktuell sind dem Bereich somit 54,5 Planstellen nach Stellenplan (55,9 Vollzeitäquivalente [VZÄ]) zugeordnet, davon sind mit Stand vom 17.08.2020 sechs Vollzeit und zwei Teilzeitstellen vakant. Daneben sind dem Bereich 4-1 insgesamt 4 außerplanmäßige (bei der Bemessung aber nicht anrechenbare) Einsätze sowie zwei 0,5 Stellen des Teilhabechancengesetzes zugeordnet, wovon eine Teilzeitstelle unbesetzt ist.

2. Aufgabenportfolio:

Der Bereich 4-1/Personal und Organisation ist als Querschnittsbereich zuständig für alle Belange der betrieblichen Organisation, der Personalwirtschaft und -abrechnung sowie der Aus- und Fortbildung und der Personalentwicklung. Zu den einzelnen Tätigkeitsfeldern der Fachbereiche gehören u.a. folgende Aufgaben:

FB 4-1-10 / Organisation, Allgemeine Verwaltungsangelegenheiten

Der Fachbereich ist für die innere Organisation der Stadtverwaltung zuständig. Folgende Aufgaben gehören zu den Tätigkeitsschwerpunkten des Fachbereiches:

• Stellenfreigaben und Stellensperrungen
• Umsetzung von organisatorischen Maßnahmen im Rahmen von Haushaltssanierungsplänen
• Planung und Durchführung von Organisationsuntersuchungen, Aufgabenkritik und Kurzbetrachtungen
• Anpassung und Veränderung der Aufbau- und Ablauforganisation
• Verwaltung und Fortschreibung des Stellenplans und des Stellenverwendungsnachweises
• Stellenbewertung / Perspektivbewertungen in den Beteiligungen
• Beteiligungsverfahren nach LPVG, LGG und SGB
• Koordination Arbeits- und Gesundheitsschutz
• Betriebliches Vorschlagswesen
• Büroausstattung (Möblierung etc.)
• Verwaltung / Vergabe von Parkplätzen am Technischen Rathaus und dem Rathaus Oberhausen
• Zeitwirtschaft / Gleitende Arbeitszeit
• Dienstleistungsverträge mit städtischen Gesellschaften
• Dienstvorschriften
• Abarbeitung GPA-/RPA-Bericht
• Service-Center
• Strafanträge
• Dienstsiegelregelungen
• Ordensangelegenheiten
• Amtliche Mitteilungen

FB 4-1-20 / Personalwirtschaft

Der Fachbereich Personalwirtschaft ist für die Personalauswahl sowie die arbeitsrechtliche bzw. beamtenrechtliche Gestaltung der Beschäftigungsverhältnisse zuständig. Im Verhältnis zu den Mitarbeitern/innen repräsentiert der Fachbereich Personalwirtschaft in diesem Rahmen die Funktion des Arbeitgebers bzw. der Dienststelle. Darüber hinaus werden hier die Personalkapazitäten der Dezernate und Bereiche zentral bewirtschaftet. Hieraus ergeben sich auch zahlreiche konzeptionelle, übergreifende Aufgaben, wie z. B. die Erarbeitung und Begleitung von Konzepten zur personalwirtschaftlichen Entwicklung der Stadtverwaltung (Digitalisierung, Personalbedarfsplanung, Frauenförderung, Integration und Interkulturelle Kompetenzen, Monitoring im Rahmen der Personal- und Organisations-Berichterstattung, Leistungsorientierte Bezahlung u.v.a.). Folgende Tätigkeiten gehören zur Personalwirtschaft:

• Personalfindung (Erstellung von Anforderungsprofilen, Stellenausschreibungen, Personalauswahlentscheidungen treffen, Versetzungen etc.)
• Begründung und Beendigung von Beschäftigungsverhältnissen
• Bewirtschaftung von Beschäftigungsverhältnissen (z.B. Umsetzungen und Abordnungen, Vertragsänderungen, Nebenabreden, Personalgespräche, Personalaktenführung etc.)
• Arbeitsrechtliche und disziplinarische Maßnahmen in Bezug auf alle Tarifbeschäftigten und Beamten/innen der Stadtverwaltung Oberhausen, Prozessvertretung der Stadt Oberhausen in arbeits- oder beamtenrechtlichen Streitfällen
• Konzernweite Personalbewirtschaftung (Überleitung, Personalgestellung, Zuweisung etc.)
• Durchführung von Beteiligungsverfahren gem. LPVG, LGG und SGB IX
• Berücksichtigung und Förderung gesellschaftspolitisch relevanter Themen wie Integration und interkulturelle Kompetenz im Stellenbesetzungsverfahren
• Mitwirkung bei der Erstellung von Gleichstellungsplänen
• laufende Personalbedarfsplanung für verschiedene Berufsgruppen
• Krankensachbearbeitung für alle städt. Mitarbeiter/innen, personalwirtschaftliche Begleitung des betrieblichen Eingliederungsmanagements sowie Durchführung von Wiedereingliederungsmaßnahmen
• Umsetzung des Mutterschutzes (incl. Gefährdungsbeurteilungen), des Rechts auf Elternzeit, Gewährung von entgeltfreien Beurlaubungen sowie Planung beruflicher Wiedereinstiege
• Gewährung von Gehaltsvorschüssen und sonstige personalwirtschaftliche Einzelaufgaben (Streiks, Prozesskostenhilfen im Rahmen der Fürsorgepflicht etc.)

Der personalrechtliche Teil der Personalwirtschaft ist durch eine Vielzahl von Gesetzen, Verordnungen und richterlichen Entscheidungen flankiert. Die verwaltungswirtschaftlichen Zielsetzungen liefern zudem einen ökonomischen Rahmen des Handelns. Die beteiligten Menschen bedürfen - im Rahmen dieser Möglichkeiten - einer individuellen Betrachtung. Bei allen Einzelfallentscheidungen ist also der rechtliche, ökonomische und individuelle Rahmen eigenständig zu berücksichtigen und argumentativ herauszuarbeiten. Diese Aufgaben sind somit nur in geringstem Umfang prozessabhängig. Die Personalfindung stellt einen eigenständigen Baustein innerhalb der Personalwirtschaft dar. Derzeit werden mögliche Optimierungen durch Spezialisierung in diesem Aufgabengebiet nicht genutzt, was regelmäßig zu einer zeitlichen und/ oder inhaltlichen Konkurrenz mit Aufgaben der Personalbetreuung führt.

FB 4-1-40 /Aus- und Fortbildung, Personalentwicklung

Der Fachbereich ist zuständig für die Themen Ausbildung, Praktika, Volontariate, Fortbildung und Personalentwicklung. Im Rahmen des Dienstleistungsvertrags berät und begleitet der Fachbereich darüber hinaus die WBO GmbH in den Bereichen der Auswahl von Nachwuchskräften und allen Ausbildungsangelegenheiten. Folgende Tätigkeiten gehören zu den Aufgaben des Fachbereiches:

• Planung der Einstellung von Nachwuchskräften
• Implementierung neuer Berufsbilder und Erprobung neuer Ausbildungsformen
• Konzepterarbeitung/-evaluation und Durchführung von Ausbildungsmarketing in den Bausteinen Social Media, Print, Websites, Dialogformate (Schulveranstaltungen, Berufsmessen)
• Evaluation und Neukonzeption der unterschiedlichen Auswahlverfahren (schriftliche Einstellungstests, Sporttest, Vorstellungsgespräche etc.)
• Organisation, Durchführung und Leitung von Auswahlverfahren
• Planung, Organisation und Durchführung der Ausbildung/Praktika für alle Nachwuchskräfte und Praktikanten*innen
• Personalwirtschaftliche Betreuung aller Nachwuchskräfte und Praktikanten*innen der Stadt Oberhausen, des Theaters Oberhausen und der WBO GmbH
• Personalentwicklungsmaßnahmen (PE) zur Qualifizierung und Weiterbildung von Beamten*innen und Tarifbeschäftigten (u.a. Verwaltungslehrgänge 1+2, Quereinstieg)
• Entwicklung von Maßnahmen zur Optimierung der Ausbildungsplatzkapazität
• Teilnahme an Programmen zur Inklusion in der Ausbildung
• Implementierung von IT-Verfahren (z.B. Onlinebewerbungsportal)
• Auswahl und Qualifizierung der Ausbilder*innen
• Entwicklung, Evaluation und Durchführung von Maßnahmen zur Verbesserung der Qualität der praktischen Ausbildung (NWK und Ausbilder*innen)
• Praktika-Angelegenheiten (z.B. Schülerpraktika, Berufsfelderkundungen, Pflichtpraktika für Studierende, Praktika von Fachoberschülern, Durchführung von Anerkennungsjahrpraktika für Erzieher*innen und Sozialarbeiter*innen etc.)
• Durchführung von konzipierten Personalentwicklungsmaßnahmen (Führungskräfteschulungen, Führungskräftenachwuchsschulungen, Frauenförderung, Gesundheitsförderung, Mitarbeiter*innengespräche, Kontinuierlicher Verbesserungsprozess etc.)
• Initiierung neuer PE-Bausteine (z.B. Wissensmanagement, Webinare)
• Fortbildungsbedarfsplanung
• Organisation und Durchführung von

      Inhouseseminaren

      Mandatsträgerfortbildungen

      Zertifizierten Weiterbildungsmaßnahmen

      Coachingprozessen, Supervisionen etc.

• Prüfung und Bewilligung von externen Fortbildungsreisen
• Mitwirkung bei der Erstellung des Gleichstellungsplans
• Gesamtstädtische Fortbildungsbudgetplanung

FB 4-1-50 / Personalabrechnung und -verwaltung

Der Fachbereich Personalabrechnung und -verwaltung ist in erster Linie für die finanziellen Belange der Beschäftigten zuständig. Folgende Tätigkeiten gehören unter anderem zur Personalabrechnung und -verwaltung:

• Entgelt- und Bezügebearbeitung und -abrechnung  für die städtischen Beschäftigten  und Versorgungsempfänger*innen, sowie für die Beschäftigten

der Fraktionen, der Kurzfilmtage, des Stadtsportbundes, des Theaters, des Vereins zur Betreuung von Schulkindern (insgesamt ca. 4.700 Zahlfälle)

• Stammdatenpflege sowie Bearbeitung und maschinelle Umsetzung von Personal-angelegenheiten
• Beratung und Umsetzung von Altersteilzeitangelegenheiten
• Abwicklung von Dienstjubiläen
• Bearbeitung von bestimmten Sonderurlaubsanträgen
• Altersvorsorge der Beamten (sog. Riesterrente)
• Altersvorsorge für Beschäftigte (Entgeltumwandlung)
• Altersversorgung der Beschäftigten über die Rheinische Zusatzversorgungskasse
• Bearbeitung und Abrechnung von Dienst-, sowie Aus- und Fortbildungsreisen
• Pflege von SAP-Tabellen insb. der Besoldungs- und Entgelttabellen
• Genehmigung und Abrechnung dienstlich genutzter privater PKW, Motor- und Fahrräder
• Ausstellung von Dienstausweisen und Pflege im System
• Bearbeitung von Job-Ticket Angelegenheiten
• Bearbeitung von Schwerbehinderungsangelegenheiten (Urlaubsgewährung) der Beschäftigten
• Meldung und Abrechnung / Verrechnung der Beiträge zur Unfallkasse für Beschäftigte der Stadt und des Theaters, Mandatsträger, Schüler, Kita-Kinder und Einwohner

3. Entwicklung Personal und Stellen in der Gesamtverwaltung

In den Jahren 2015 bis 2019 war es notwendig, unter Gegenrechnung der nach den Vorgaben der Haushaltssanierungspläne eingesparten Planstellen, den Stellenplan und damit auch den Personalbestand auszuweiten. Jede Stellenneueinrichtung wurde vom Rat der Stadt beschlossen. Ausschlaggebend waren hier gesetzliche Vorgaben wie z.B. die Notwendigkeit der U3-Betreuung und der Ausbau der KTE´s, Versorgung von Flüchtlingen, Änderung der Arbeitszeit der Feuerwehrbeamten/innen aber auch die Änderung von Fallzahlen/Fallzahlenschlüsseln bzw. die Teilnahme an Förderprojekten etc.

Nach Auswertung der Quartalsberichte, durch die die Bezirksregierung regelmäßig über die Entwicklung der Stellen und Personen informiert wird, stellt sich die Entwicklung wie folgt dar (je 4. Quartalsbericht; Stand jeweils 31.12.; 1 VZÄ = 39 Std.):

Abb. 2: „Stellen- und Personalentwicklung 2015 – 1. Quartal 2020 in VZÄ; Quelle: Quartalsberichte“

In der Summe bleibt festzuhalten, dass in den letzten 5 Jahren – trotz der Einsparung von 110,3 Planstellen im Rahmen des HSP – insgesamt rd. 324 Stellen (Steigerung um rd. 17%) zusätzlich eingerichtet wurden und rd. 242 VZÄ zusätzliches Personal (Steigerung um rd. 13%) eingestellt wurden.

Die Entwicklung der Ausbildungs- und Praktikazahlen im gleichen Zeitraum stellt sich wie folgt dar:

Abb. 3: „Auszubildende und Praktikanten/innen 2015 – 2020; Quelle: Quartalsberichte“

Vor dem Hintergrund der demografischen Entwicklung des Personalbestandes der Gesamtverwaltung ist hier eine Steigerung der Ausbildungszahlen um 140 % zu verzeichnen.

Im gleichen Betrachtungszeitraum hat sich die Stellen- und Personalausstattung des Bereiches 4-1/Personal und Organisation wie folgt entwickelt:

Abb. 4: „Stellen- und Personal Bereich 4-1 2015 – 2020 in VZÄ; Quelle: Quartalsberichte“

Es bleibt festzuhalten, dass im Jahr 2016 in der Summe 4,14 VZÄ im Rahmen der interkommunalen Zusammenarbeit der Beihilfestellen der Stadt Mülheim und der Stadt Oberhausen; der Konsolidierung zugeführt wurden. Die Stellen- und Personalausstattung des Bereiches 4-1/Personal und Organisation hat sich in den Folgejahren trotz Ausweitung des Stellenplans und damit einhergehend des Personals nicht verändert. Im Gegenteil, seit dem Jahr 2016 wurden weitere rd. 4% der VZÄ des Bereiches 4-1 der Haushaltskonsolidierung zugeführt.

4. Sonderaufgaben

Neben den oben beschriebenen originären Aufgaben des Bereiches 4-1 werden oftmals auch umfangreiche und zeitintensive Sonderaufgaben bzw. –projekte dem Bereich 4-1 zugeordnet, die dann mit hoher Priorität neben dem Tagesgeschäft zu erledigen sind. Beispielhaft seien hier die Erstellung eines Sicherheitskonzeptes für die Gesamtverwaltung, die Einführung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (Mitarbeiterbefragung, Mitarbeitergespräche) die Begleitung der Maßnahmen nach dem Teilhabechancengesetz, die Begleitung des Mobilitätskonzeptes sowie der Gründung des Eigenbetriebes „Servicebetriebe Oberhausen (SBO)“ erwähnt, die einen nicht unerheblichen Personaleinsatz bedingen. Nicht unerwähnt bleiben darf in diesem Zusammenhang auch die Begleitung der Aufstellung des Gleichstellungsplanes (Lieferung und Aktualisierung von Grundlagendaten bzw. Teilnahme an den entsprechenden Arbeitsgruppensitzungen) und die zahlenmäßig starke Einbindung in die Arbeit des Krisenstabes.

Daneben steht u.a. die Auf- bzw. Abarbeitung der folgenden weiteren Punkte auf der Agenda des Bereiches 4-1:

• Erstellung neuer Dienstanweisungen (E-Government, Überlastungsanzeigen, Raumklima, Qualifizierung, Mobbing und Diskriminierung, sexuelle Grenzüberschreitung, Sucht)
• Arbeitszeitmodelle für die ehemaligen Beschäftigten der OGM im Bereich 4-4 / IT
• Grundlegende Überarbeitung der Dienstanweisung Gleitende Arbeitszeit auf der Grundlage eines modernen Arbeitszeitmodells für die Gesamtverwaltung
• Bewertung der Führungs- und Ingenieurplanstellen
• Reform des Beurteilungssystems
• Umgang mit Fachkräftezulagen
• Implementierung von Personalführung in den FBL-Stellen

II. Ergebnisse Organisationsuntersuchung durch die Fa. BSL

Im Rahmen der Stärkungspaktberatung wurde die Fa. BSL durch die Gemeindeprüfungsanstalt NRW (GPA) im Jahr 2018 mit der Untersuchung des Bereiches 4-1/Personal und Organisation beauftragt. Ziel der Untersuchung war, potentielle Optimierungsfelder bei der Aufgabenwahrnehmung aufzuzeigen (bspw. durch Reduzierung der Pflichtaufgaben auf den Mindeststandard, das Aufzeigen von zusätzlichen Synergieeffekte, die Erzielung zusätzlicher Einnahmeeffekte und die Reduzierung freiwilliger Leistungen unter Beachtung der Grundsätze der Wirtschaftlichkeit auf das notwendige Mindestmaß etc.).

Datengrundlage der Fa. BSL ist die Aufwandserhebung für das Jahr 2017 sowie der Stellenverwendungsnachweis / Stellenplan und die KLR für das Jahr 2017 im Erfassungszeitraum Juni bis Dezember 2018.

Auf Basis dieser Daten und unter Berücksichtigung der Analyse der Fa. BSL ergibt sich ein Stellenbedarf von 66,48 VZÄ (ohne Bereichsleitung und Vorzimmer). Durch die vorgeschlagene Stellen- und Personalausstattung kann grundsätzlich das Regelgeschäft abgedeckt werden (Basis 2017). Der ermittelte Grundbedarf ist aus Sicht von BSL im Falle von neuen Projekten, die nicht Bestandteil der o.g. Personalbedarfsberechnung sind/waren, aufzustocken. BLS hat in seinem Gutachten bereits darauf hingewiesen, dass sich für die Jahre 2018 ff. deutlich höhere Stellenbedarfe ergeben werden (vgl. auch Punkt 4 „Sonderaufgaben“).

Die Fa. BSL hat auf dieser Grundlage folgende Aufbauorganisation vorgeschlagen (siehe Seite 11 der Management Summary - Anlage 1-):

Abb. 5: „Stellen-SOLL 2017 Quelle: Organisationsgutachten der Fa. BSL vom 04.03.2020“

Stellt man das aktuelle IST dem von BSL ermittelten SOLL gegenüber ergibt sich folgendes Bild:

Abb. 6: „Gegenüberstellung SOLL-IST“

Daneben wurden durch die Fa. BSL insgesamt 46 Empfehlungen ausgesprochen, die sich unterteilen in

• 20 Empfehlungen übergreifender Art; z.B. Untersuchung der Stabsstellen Gesundheitsmanagement, BEM, BeSoB mit dem Ziel der Eingliederung in den Bereich 4-1, Technische Ausstattung anpassen, SAP konsequenter nutzen etc.
• 19 produktbezogene Empfehlungen (Personalwirtschaft, -abrechnung und Organisation); Intensivierung der Personalbeschaffung und -betreuung, klare Aufträge in der Organisationsentwicklung formulieren, Projekte definieren und planen, stärkere Wahrnehmung strategischer Aufgaben etc.
• 7 produktbezogene Empfehlungen (Aus- und Fortbildung, Personalentwicklung); z.B. Praktika- und Ausbildungsangelegenheiten sowie Personalentwicklung intensiver wahrnehmen etc.

Hinsichtlich der weiteren Details zu den Empfehlungen wird auf die beigefügte Management Summary der Fa. BSL mit Stand vom 04.03.2020 verwiesen (Anlage 1, Seiten 12 ff).

III. Aus Sicht des Bereiches 4-1 mögliche - noch zu prüfende - Veränderungen

• Die Zuordnung des Themenfeldes der strategischen Personalentwicklung (Fortbildungsangelegenheiten sollen bei 4-1-40 verbleiben) innerhalb des Bereiches 4-1 ist zu prüfen. Aktuell ist die Aufgabe dem Fachbereich 4-1-40 zugeordnet, vor dem Hintergrund der Schnittmengen würde sich ggfls. auch eine Zuordnung zum Fachbereich 4-1-20 anbieten. Eine weitere zu prüfende Variante wäre die Einrichtung einer „Stabsstelle“ oder die Anbindung in der nachfolgend angeregten Organisationseinheit für Sonderaufgaben/-projekte.
• Bildung von zwei Teams „Ausbildungsangelegenheiten“ und „Fortbildungsangelegenheiten“ im FB 4-1-40.
• Es sind innerhalb des Bereiches 4-1 Kapazitäten für Sonderaufgaben/-projekte (siehe Aufzählung unter 4., Weiterentwicklung 4-1 [z.B. Digitalisierung], Anträge aus VV / Politik etc.) zu schaffen. Hier ist zu prüfen, ob eine Stärkung der Fachbereiche ggfls. ausreicht oder ob es aus ablauforganisatorischer Sicht Sinn macht, eine eigene Organisationseinheit zu bilden.
• Es sind Kapazitäten für Organisationsentwicklung, Prozessoptimierung in den Bereichen und Fachbereichen, Kooperation mit dem Bereich IT zu Digitalisierungsprozessen in der Gesamtverwaltung zu schaffen.
• Der betriebliche Arbeits- und Gesundheitsschutz und das Gesundheitsmanagement sind neu zu organisieren. Hiervon sind auch Teile des Fachbereiches 4-1-10 betroffen, da dort die Koordination des Arbeits- und Gesundheitsschutzes wahrgenommen wird. Hier könnten auch die Themenfelder „Betriebsärztlicher Dienst“, „Arbeitssicherheit“ einbezogen werden.
• Es ist ebenfalls zu prüfen, ob innerhalb des FB 4-1-20 eine Aufteilung der Aufgabenschwerpunkte Personalbetreuung und Personalfindung in zwei Teams angestrebt werden sollte, um service- und qualitätsorientierte Ziele (Prozessoptimierung) im Rahmen einer Spezialisierung der bisher sehr ganzheitlich und in sehr umfangreichen Themenfeldern agierenden Beschäftigten des FB 4-1-20 realisieren zu können.
• Aufgrund der Aufgabenzuwächse im Fachbereich 4-1-40, sowohl im strategischen als auch im operativen Bereich (z. B. Verdoppelung der Ausbildungszahlen, Ausbildungsmarketing, Implementierung von Digitalisierungsprozessen, Fortführung des Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses, Umsetzung notwendiger PE-Felder wie Mitarbeiter*innengespräche, Führungskräfteschulungen etc.) und der damit verbundenen Ausdifferenzierung der Aufgaben ist die bisherige Organisationsstruktur nicht mehr zielführend. Die Schaffung von zwei Teams innerhalb des Fachbereiches 4-1-40 für die Aufgabenfelder „Ausbildung, Personalentwicklung“ und „Fortbildung, Personalentwicklung“ scheint vor diesem Hintergrund sinnvoll. Die Bewältigung der Arbeitsfelder und die Ablauforganisation könnte durch diese Maßnahme optimiert werden.

Zur Schaffung entsprechender Stellen- und Personalressourcen sind zunächst alle bereichsinternen Möglichkeiten zu prüfen. Hierzu zählt insbesondere auch eine bereichsinterne Prozessoptimierung in folgenden Bereichen:

• Stärkere und qualifiziertere Nutzung von SAP-HR

• Digitalisierung von Prozessen (z.B. interne Umsetzungen)
• Mitarbeiter*innen mitnehmen und intensiv schulen, Akzeptanz von SAP im Bereich 4-1 stärken.
• Pflegeaufwand beschreiben
• Basisinformationen ausschließlich in SAP-HR vorhalten (für Stellen und Personal)

• Prozessabläufe analysieren und ggf. straffen
• Stellenbesetzungsverfahren (inkl. Stellenfreigabeverfahren durch VV) drastisch kürzen.

IV. Lösungsansätze

• Aufstockung Personal um 14,6 Stellen (Basis 2017); Kompensation der Mehrbedarfe 2018 ff. durch Veränderung der Auf- und Ablauforganisation.
• Zentralisierung des Arbeits- und Gesundheitsschutzes (Arbeitssicherheit, betriebsärztlicher Dienst, betriebliche Sozialberatung, betriebliches Eingliederungsmanagement, verwaltungsmäßige Koordination [derzeit 4-1-10]) als Stabsstelle 4-1-00 oder eigenständiger Fachbereich (Besonderheit: Rechtsstellung ASI und BäD – keine Fachaufsicht). Reduzierung von Schnittstellen und einheitliche Außendarstellung. Unveränderte Ressourcen.
• Verlagerung der Aufgabe „Strategische Personalentwicklung“ vom Fachbereich 4-1-40 in den Fachbereich 4-1-20 oder in eine zu schaffende neue Organisationseinheit innerhalb des Bereiches 4-1 bei entsprechender Stellen- und Personalausstattung.
• Zur Umsetzung zahlreicher vorhandener und künftiger Projekte wie u.a. Umsetzung Onlinezugangsgesetz (OZG), Geschäftsprozessoptimierung (GPO), Sicherheitskonzept für Verwaltungsgebäude, Mobilitätskonzept etc. ist eine Organisationseinheit „Strategie und Projekte“ aus dem Tagesgeschäft herauszulösen und organisatorisch in einer neuen Organisationseinheit innerhalb des Bereiches 4-1 zu etablieren. Denkbar wäre auch die Anbindung als Sachgebiet im FB 4-1-10/Organisation bzw. als eigenständiger Fachbereich.

V. Konkretes weiteres Vorgehen:

Da bereits jetzt eindeutig erkennbar ist, dass das umfangreiche, weiter wachsende und zunehmend dynamische Aufgabenspektrum des Bereiches 4-1 / Personal und Organisation auch bei einer Ausschöpfung der oben aufgezählten bereichsinternen Optimierungsmöglichkeiten nicht mit den vorhandenen Stellenkapazitäten erledigt werden kann, ist in einem ersten Schritt die Schaffung weitere Stellenkapazitäten erforderlich. Erst wenn diese gegeben sind, und der Bereich in die Lage versetzt wird, die originären Aufgaben wieder zu erfüllen, kann unter Einbeziehung des BSL-Gutachtens und unter Beachtung der aufgezeigten Möglichkeiten organisatorisch eine optimierte Aufbau- und Ablauforganisation vorbereitet und geschaffen werden. Vor diesem Hintergrund wird die vollständige Einrichtung der von BSL trotz ihres eigentlichen Auftrages im Rahmen der Stärkungspaktberatung durch die GPA vorgeschlagenen 14,6 Stellen zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht befürwortet. Es besteht Zuversicht, dass der von BSL festgestellte Personalmehrbedarf teilweise durch die nun anstehenden Prozessoptimierungen reduziert werden kann. Deshalb sollte erst nach Abschluss  der internen Prozessanalysen abschließend entschieden werden.

Für diesen ersten Schritt werden als Mindestausstattung jedoch für zwingend erforderlich gehalten:

- 2,0 VZÄ (A12 / EG 11 bei 4-1-10 für Sonderprojekte,

- 1,0 VZÄ (A12 / EG 11) im Fachbereich 4-1-10 für organisatorische Arbeiten,

- 1,0 VZÄ (A12 / EG 11) im Fachbereich 4-1-20 für die strategische Personalentwicklung,

- 2,0 VZÄ (A11 / EG 10) im Fachbereich 4-1-20 für personalwirtschaftliche Arbeiten,

- 2,0 VZÄ (A11 / EG 10) im Fachbereich 4-1-40 für ausbilderische Arbeiten.

Die Stellenwerte verstehen sich vorbehaltlich einer Bewertung und Festlegung durch die Bewertungskommission.

Die jährlichen Personal- und Sachkosten für die zusätzlichen Stellen im Bereich 4-1 stellen sich nach dem KGSt.-Bericht Nr. 07/2020 je Stelle wie folgt dar:

A 12 LBesG tg. EG 11 TVöD

Tarifbeschäftigte/r =   90.400 € (80.700 € Pers.-kosten + 9.700 € Sachkosten)

Beamte/in  = 105.400 € (95.700 € Pers.-kosten + 9.700 € Sachkosten)

A11 LBesG tg. EG 10 TVöD

Tarifbeschäftigte/r = 84.100 € (74.400 € Pers.-kosten + 9.700 € Sachkosten)

Beamte/in  = 95.900 € (86.200 € Pers.-kosten + 9.700 € Sachkosten)

Mit den vorgeschlagenen 8,0 Planstellen bleibt der Verwaltungsvorschlag zunächst weit unter der von der Firma BSL für notwendig erachteten Zahl von 14,6 Stellen.

VI. Kompensation:

In den letzten 5 Jahren wurden insgesamt 324 Stellen aufgrund von einzelnen Beschlüssen des Rates der Stadt Oberhausen eingerichtet (Steigerung um  rd. 17%, siehe Seite 6).

Bei jeder Ratsvorlage wurden bei der Einrichtung von Stellen die Personalkosten nach KGSt (Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement) zu Beschlussfassung mit aufgeführt, die neben den Personalkosten auch Sachkosten sowie einen 10 % Gemeinkostenzuschlag je Stelle enthält.  Diese eingeplanten  Mittel (bei jeder Stelleneinrichtung) beinhalten Gemeinkosten, die laut KGST insbesondere auch Kosten für den Bereich Personal und Organisation/Zentrale Serviceeinheiten beinhalten. Von daher ergibt sich eine Kompensation der 8 einzurichtenden Stellen im Bereich 4-1/ Personal und Organisation aus dem 10 % Gemeinkostenzuschlag der 324 eingerichteten Stellen.