Antragsvorlage - A/16/5130-01

Beschlussvorschlag

Der Rat der Stadt beschließt,

1. den Ausdruck und Versand von Dokumenten, die an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadt Oberhausen gerichtet sind und interne Abläufe betreffen, weitestgehend abzuschaffen. Hierfür müssen Verfahren und Abläufe entwickelt werden, die es den städtischen Beschäftigten ermöglichen, ihre Unterlagen online zu versenden und abrufen zu können. Dafür könnten möglicherweise bereits vorhandene EDV-Programme genutzt und erweitert werden.

Grundsätzlich sollte der Versand in Papierform an die Anschriften der Beschäftigten

vermieden werden.

Auch die sogenannten „Rundläufe“ und sämtliche Verfügungen sollen über einen digitalen Workfloworganisiert werden.

Diese Maßnahmen sollten durch Rundverfügungen bzw. in Dienstanweisungen festgelegt werden.

Außerdem müssen interne, papierlose Kommunikationsabläufe gefördert werden.

Hierbei sollten unter anderem elektronische Überarbeitungsfunktionen und

Dokumentenmanagementsysteme für die elektronische Verwaltungsarbeit in Betracht

gezogen werden.

2. für extern eintreffende Post, die Einführung einer zentralen Scanstelle im Konzern

Stadt zu prüfen. Diese Scanstelle soll die Bereiche der Stadtverwaltung bei der

künftigen Einführung der e-Akte unterstützen.

Es ist zu prüfen, ob das Bestandsscannen ebenfalls von dieser Stelle

übernommen oder ein externer Dienstleister hinzugezogen werden soll.

Die Scanstelle könnte mit der bestehenden Poststelle verbunden werden.

Begründung

Viele andere Kommunen und Verwaltungseinrichtungen auf Bundes- und Landesebene haben ihre internen Verwaltungsabläufe bereits digitalisiert. Lohnabrechnungen, Urlaubsanträge, Sozialversicherungsnachweise, Beihilfeanträge und viele weitere Dokumente, die nur internen Zwecken dienen, sind für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter online abrufbar. Diese Abläufe werden über Programme, wie z.B. DATEV, SAP, etc. gesteuert und der Versand erfolgt über den normalen E-Mail-Verkehr.

Die Stadt Oberhausen hat bereits die digitale Urlaubs- und Zeiterfassung in mehreren Bereichen eingeführt. Auch interne Verwaltungsabläufe wie z.B. interne Bewerbungen sind bereits per E-Mail möglich. Es gibt jedoch noch etliche Verwaltungsabläufe, die in Schriftform abgewickelt werden. Hierzu zählen unter anderem der Versand der Lohnabrechnungen, die Abwicklung von Dienstreisen, Beantragungen und Bewilligungen von Sonderurlauben, Beihilfeanträge für Beamtinnen und Beamten und noch viele weitere.

Die Einführung der E-Akte ermöglicht es, Dokumente und Vorgänge schnell und zielgenau abzurufen, außerdem ist der Arbeitsplatz nicht mehr ortsgebunden. Die Verwendung von E-Akten könnte auch ein wichtiger Beitrag zur Lösung der Raumproblematik in den städtischen Verwaltungsgebäuden sein.

Die Post- bzw. Scanstelle ist grundsätzlich für das Archivieren und Scannen zuständig. Hier finden ebenso Beurteilungen der Originaleigenschaft und der Vertraulichkeit statt. Neben der Scanstelle werden auch häufig die Bürgerbüros mit Scannern ausgestattet und digitalisieren die Dokumente vor Ort.

Mit einer Umstellung auf den digitalen Versand, der Optimierung der Arbeitsabläufe und der möglichen Einführung von Online-Programmen und der e-Akte kann die Reduzierung des Papierverbrauchs, Einsparung von Druckertinte und die Vermeidung unnötiger Versandwege, intern wie extern, angestrebt werden. Die Stadt kann mit diesen Maßnahmen nicht nur Kosten einsparen, sondern sie macht auch einen weiteren, wichtigen Schritt in Richtung Nachhaltigkeit.