Beschlussvorlage - B/16/5087-01

Beschlussvorschlag

Der Rat der Stadt beschließt die Einrichtung von 4,5 Stellen und zur Kompensation die Einsparung von 3,0 Stellen im Bereich 3-1/Kinder, Jugend und Familie.

Der Rat der Stadt beschließt darüber hinaus die Leistungen der überplanmäßigen Aufwendungen/Auszahlungen in Höhe von ca. 77.450 EUR/Jahr (im Jahr 2020) im Deckungsring Personal (D00000001).

Für die Kompensation der hierdurch entstehenden Personalkosten in Höhe von 77.450,- EUR/Jahr wird die zu erwartende Einsparung durch die Stärkung der Steuerungs- und Planungseinheit, besonders im Themenbereich Erzieherische Hilfen bzw. Vereinnahmung von Erstattungsansprüchen, herangezogen. Durch die konsequente Umsetzung und Weiterentwicklung der Steuerungsmaßnahmen konnte im Bereich der Erzieherischen Hilfen bereits in 2017 ein rechnerischer Konsolidierungsbeitrag in Höhe von knapp 1 Mio. EUR und in 2018 von knapp 2,4 Mio. EUR erzielt werden.

Bezug

• Abschlussbericht zu Personal und Organisation des Bereiches 3-1/Kinder, Jugend und Familie, der Firma con_sens vom 11.04.2019 (s. Anlage 1)
• Bericht zur „Entwicklung des Bereiches 3-1“ durch con_sens vom 14.06.2019 (s. Anlage 2)

Konsequenzen

a) Finanzielle

    keine  []

ja [x] Personalkosten in Höhe von 77.450 EUR/Jahr

b) Sonstige

Begründung / Sachdarstellung

Ausgangslage:

Im Bereich 3-1/Kinder, Jugend, Bildung wurde 2013 eine Organisationsuntersuchung durch die Firma con_sens durchgeführt.  Nach Vorlage des Gutachtens wurden bis Februar 2017 die strukturellen und personellen Voraussetzungen zur Umsetzung der Steuerungsmaßnahmen geschaffen.

Aufgrund von regelmäßigen Überschreitungen der aufgestellten Haushaltsansätze für den Leistungsbereich der Hilfen zur Erziehung in den Jahren 2012-2016 wurde die Firma con_sens zur Evaluation und Umsetzung der Konsolidierungsmaßnahmen im Bereich 3-1/Kinder, Jugend beauftragt. Das Projekt startete im Februar 2017 und endete im September 2017.

Con_sens stellte im Abschlussbericht vom 29.09.2017 fest, dass unter Organisations- und Steuerungsgesichtspunkten in den begleiteten Steuerungsmaßnahmen sehr deutliche Erfolge erzielt wurden, die eine gute Basis für alle weiteren Aktivitäten darstellen.  Zur Verstetigung und Umsetzung konnten strategische Handlungsfelder identifiziert werden.

Weiterhin bestand grundsätzlich die Notwendigkeit, die gesamte Thematik der Fallkosten, die durch die Leistungs- und Entgeltvereinbarungen bestimmt werden, zu analysieren, um Handlungsmöglichkeiten zu erkennen und in die Umsetzung zu bringen.

Im Jahr 2018 unterstützte con_sens die neue Bereichs- und Fachbereichsleitung bei der strategischen Ausrichtung und der Stärkung der Steuerungsfähigkeit.

Aufgrund der in 2018 deutlich gestiegenen politischen Relevanz der Thematik Kindertagesbetreuung (Einrichtung zusätzlicher KTE-Plätze und 40,5 Planstellen, Ratsvorlage DS-NR: B/16/3722-01 v. 26.06.2018) und der zu diesem Zeitpunkt bekannt gewordenen Vakanz der entsprechenden Fachbereichsleitung wurde der Beratungs- und Entwicklungsprozess mit con_sens genutzt, auf Basis der Vorarbeiten die nachfolgenden Umstrukturierungsprozesse für die weitere Organisationsentwicklung zur Wahrnehmung von Aufgaben der „Planung“ und „Steuerung“ zu skizzieren. Die in 2017-2018 durchgeführten Maßnahmen führten dazu, dass die Kosten für die erzieherischen Hilfen in 2018 nicht angestiegen sind. Bundesweit steigen jährlich die Ausgaben um durchschnittlich 5%. Es wurde somit ein rechnerischer Konsolidierungsbeitrag von ca. 2,4 Mio. € erzielt. Dagegen zu rechnen sind die Kosten für die externe Begleitung durch con_sens für die Jahre 2016-2018 in Höhe von 108.000 €.

Die Empfehlungen aus dem Abschlussbericht wurden in weiteren Gesprächen mit der Fachverwaltung, dem neuen Beigeordneten Herrn Schmidt und dem Bereich 4-1/Personal und Organisation konkretisiert. Ein weiterer Termin des Lenkungskreises fand, auch aufgrund der Neustrukturierung auf Dezernatsebene, nicht statt. Die bereits durchgeführten organisatorischen Maßnahmen können dem beigefügten aktualisierten Organigramm entnommen werden.

Um eine numerische Reihenfolge ohne große Änderungen vornehmen zu können, wurde der Fachbereich 3-1-60 an die 2. Stelle gesetzt, die Fachbereiche, wurden neu durchnummeriert.

Im Rahmen einer interkommunalen Abfrage wurde eine Aufstockung der Servicestelle Kinderschutz von 0,5 auf 1,0 geprüft. Das Ergebnis zeigt auf, dass bei den teilnehmenden Kommunen mehrheitlich die Servicestellen Kinderschutz mit einer 0,5 Stelle ausgestattet sind bzw. die Aufgabe der Servicestelle Kinderschutz einer anderen Stelle als weitere Aufgabe zugeordnet wurde.

Hier sollte differenziert werden, dass die Kinderschutzbeauftrage in Oberhausen Institutionen, wie Schule, Kitas etc. berät und regelmäßige Treffen mit allen Kinderschutzbeauftragten der Oberhausener Einrichtungen koordiniert.

Die Überprüfung von Kindeswohlgefährdungen und allen folgenden Maßnahmen wird von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Regionalteams geleistet.

Um die Ziele einer integrierten Planung (Strategie-Entwicklung, Doppelstrukturen erkennen und abbauen sowie die Verknüpfung strategischer Ziele mit dem operativen Handeln) umsetzen zu können, werden die Aufgaben der Steuerungsunterstützung und Koordination, der Planung im Jugendhilfebereich und Netzwerkkoordination der Frühen Hilfen sowie der Bedarfskalkulation in einem Sachgebiet „Planung und Steuerung“ auf Ebene der Bereichsleitung verankert. Durch die   übergeordnete Anbindung wird die zentrale Bedeutung des Sachgebietes verdeutlicht.

Des Weiteren ist zur Stärkung der bereichsweiten Steuerung und Wirksamkeit des Bereiches 3-1/Kinder, Jugend und Familie unterstützend die Einrichtung von 4,5 Neustellen erforderlich.

Notwendigkeit der Einrichtung der Neustellen:

1.        Koordination integrierte Planung (Teilzeit 0,5 Stelle) Sachgebiet Planung und Steuerung

Um die integrierte Jugendhilfeplanung und eine bereichsweite und bereichsübergreifende Vernetzung zur Aufgabenerledigung zu leisten, ist die Bereitstellung einer zusätzlichen 0,5 Stelle erforderlich. Die operative Koordination kann und soll nicht durch die Bereichsleitung geleistet werden. Ob eine 0,5 Stelle ausreichend ist, kann erst nach einer erneuten Evaluation (ca. 1 Jahr) bemessen werden.

2.        Koordination Frühe Hilfen (Teilzeit 0,5 Stelle)  Sachgebiet Planung und Steuerung

Entsprechend des Gesetzes zur Kooperation und Information im Kinderschutz (§ 3 Absatz 4 KKG) sollen der Ausbau des Netzwerkes Frühe Hilfen und die Qualitätsentwicklung der Netzwerkarbeit sichergestellt werden.

Die Verstetigung und Weiterentwicklung der bestehenden positiven und als Angebot umfassend greifenden Netzwerkstrukturen in Oberhausen soll entsprechend den Grundsätzen der Bundesstiftung Frühe Hilfen weiterhin umgesetzt werden.

Um diesen Bereich als Querschnittsaufgabe zu verankern und vor allem die strategische Ausrichtung gemäß der bundesweiten Standards in Kooperation und Abstimmung mit den Planerinnen und Planern sicherzustellen, ist die Einrichtung der zusätzlichen halben Stelle notwendig.

3.        Rechtsangelegenheiten (Vollzeit 1,0 Stelle) Fachbereich 3-1-10

Die Bearbeitung von Widersprüchen wurde im con_sens Prozess nicht thematisiert, da von 2007 bis zum 31.12.2014 in NRW gegen Bescheide, die nach dem SGB VIII und dem UVG erlassen wurden, direkt zu klagen war. Bei der Bildung der Bereiche 3-1/Kinder, Jugend, Bildung und 3-2/Soziales wurden die Stellen Rechts- und Grundsatzangelegenheiten dem Bereich 3-2/Soziales zugeordnet. Seit dem 01.01.2015 sieht das Justizgesetz NRW wieder ein Widerspruchsverfahren vor. Der in den betroffenen Aufgabenbereichen zusätzliche Arbeitsaufwand ist durch die Schaffung einer Rechtsstelle aufzufangen.

Der Rechtsstelle können weitere Aufgaben, die bisher im Bereich noch nicht wahrgenommen werden, zugeordnet werden. Hierzu zählt z.B. die Beratung und Auswertung von gesetzlichen Änderungen. Es kann gezielt eine Auswertung und Auslegung gesetzlicher Änderungen im Jugendhilfebereich vorgenommen werden und den einzelnen Aufgabenbereichen im Bereich zur Verfügung gestellt werden. Durch das fachlich begrenzte Aufgabenspektrum werden in der Rechtsstelle fachspezifische Kenntnisse erworben. Hierdurch können in den Aufgabengebieten sehr schwierige Fallkonstellationen innerhalb des Bereiches zeitnah einer Lösung zugeführt werden.

Aus Sicht von con_sens wurde die juristische Dimension der fachlichen und fiskalischen Steuerung bisher nicht nur nicht im notwendigen Maße sondern nicht wahrgenommen. Deutlich wurde dies vor allem durch die exemplarische Analyse von verschiedenen Verträgen, die im Bereich in den letzten Jahren mit Leistungserbringern abgeschlossen worden sind.

Weiterhin sollte im Zusammenhang mit den Fragen der örtlichen Zuständigkeiten weitaus stärker geprüft und Veranlassungen getroffen werden, als dies bisher der Fall war. Weiterhin ist eine direkt angebundene Prozessvertretung nicht nur vor dem Verwaltungs- sondern auch dem Familiengericht sinnvoll.

4.        Allgemeine Verwaltungsangelegenheiten (Teilzeit 0,5 Stelle) Fachbereich 3-1-10

Im neu aufgestellten Fachbereich 3-1-10 müssen vor allem durch die dort verankerten verschiedenen Querschnittsaufgaben (mit einem vergleichsweise hohen Bedarf an Projektarbeit) allgemeine Verwaltungsangelegenheiten wahrgenommen werden. Zur Umsetzung der Projekte, bei denen es sich nicht um Regelverwaltungsarbeit mit Standardisierungen handelt, muss im verwaltungstechnischen Bereich Unterstützung angeboten werden können.

5.        Entgelt- und Vertragsvereinbarungen (Vollzeit 1,0 Stelle) Fachbereich 3-1-10

Bis ins Jahr 2018 wurden Verträge im Bereich 3-1/Kinder, Jugend und Familie formal, inhaltlich und im Hinblick auf Kontrollmöglichkeiten unzureichend abgeschlossen. Die finanziellen Dimensionen sind bekannt. Im zurückliegenden Zeitraum wurden durch die neue Bereichsleitung, die neue Fachbereichsleitung und con_sens die Situation analysiert und Maßnahmen entwickelt sowie teilweise in Projektform bereits umgesetzt, die notwendig sind, um die Anforderungen an ein ordentliches Vertragswesen zu erfüllen. Dazu ist die Einrichtung einer neuen Stelle notwendig. Perspektivisch ist die Implementierung einer Entgelt- und Vertragskommission zur besseren Steuerung angedacht. Beispielhaft wurde bei der Stadt Bochum bereits eine Entgelt- und Vertragskommission eingerichtet. Kommunen wie die Stadt Dortmund befinden sich in der Planung zur Umsetzung dieses Modells. Die Stelleinhaberin/ der Stelleninhaber soll nach Umsetzung der Kommission die Geschäftsführung dieser übernehmen. Die Einrichtung der Entgelt- und Vertragskommission wird in einem gesonderten Verfahren erarbeitet.

6.        Allgemeine Verwaltungsangelegenheiten (Vollzeit 1,0 Stelle) Fachbereich 3-1-30

Die finanzielle und politische Bedeutung des Aufgabenbereiches der Kindertagesbetreuung wurde dargestellt, ebenso wie die Aufgabenwahrnehmung auf Bereichsleitungsebene. In einem Fachbereich mit 278,5 Vollzeitäquivalenten fallen, alleine durch die Masse bedingt, allgemeine Verwaltungsaufgaben an, zu deren Bearbeitung Sachbearbeitungsressourcen notwendig sind. Eine Stelle für allgemeine Verwaltungsaufgaben ist in diesem Bereich auch vor dem Hintergrund bundesweiter Vergleichswerte notwendig.

Ob die vorgenommenen Änderungen zur Zielerreichung der Stärkung der bereichsweiten Steuerung, Wirksamkeit und Sparsamkeit des Bereiches 3-1/Kinder, Jugend und Familie ausreichen, soll durch eine Evaluation (ca. 1 Jahr nach Umsetzung und Besetzung aller Stellen) überprüft werden.

Übersicht Personalkosten Neustellen vs. Einsparungen zur Kompensation:

Personalkosten der neu einzurichtenden Stellen

Einsparungen/Kompensationen

Erläuterungen zu den einzusparenden Stellen:

1,0 Stelle Fachbereichsleitung:

Aufgrund der organisatorischen Maßnahmen im Bereich 3-1/Kinder, Jugend und Familie kann der Fachbereich 3-1-70/Unterhalt, Rechtliche Vertretung aufgelöst und die Stelle der Fachbereichsleitung eingespart werden. Die Aufgaben und die Fachbereichsleitung des Fachbereiches 3-1-70/Unterhalt, Rechtliche Vertretung wurden in den Fachbereiches 3-1-10/Haushalt, Controlling, Vormundschaften, UVG verlagert.

1,0 Stelle Erzieherische Hilfen UMA:

Für die Stellenbemessung im Sachgebiet der Erzieherischen Hilfen wurde durch den Rat der Stadt ein Vorratsbeschluss (DS-Nr. B/16/1302-01) mit einem Fallzahlenschlüssel 1:35 beschlossen. Dies gilt auch für die Erzieherischen Hilfen UMA (DS-Nr. B/16/1301-01). Aufgrund der gesunkenen Zuweisungen und des Erreichens des Höchstalters bei den unbegleiteten minderjährigen Ausländerinnen und Ausländern wurde die Stellenausstattung einer Prüfung unterzogen. Der erwirkte Vorratsbeschluss zur Stellennachjustierung führt bei über Bedarf geführter Stellenausstattung zur Einsparung von Stellen.

Fallzahl zum 01. September 2019 = 93. Bei dem Fallzahlenschlüssel 1:35 besteht ein Stellenbedarf in Höhe von 2,66 Stellen. Das Sachgebiet Erzieherische Hilfen UMA umfasst 4,0 Stellen, eine Einsparung in Höhe von 1,0 Stellen ist damit möglich.

1,0 Stelle Regionalteam Osterfeld Sozialarbeit

Für die Stellenbemessung im Sachgebiet der Erzieherischen Hilfen wurde durch den Rat der Stadt ein Vorratsbeschluss (DS-Nr. B/16/1302-01) mit einem Fallzahlenschlüssel 1:35 beschlossen. Zum 01.09.2019 gab es im RT Osterfeld 487 Fälle, bei einem Fallzahlenschlüssel von 1:35 ist eine Stellenausstattung mit 13,91 Stellen erforderlich. Im RT Osterfeld sind 17,0 Stellen Sozialarbeit eingerichtet, es besteht ein Minderbedarf von 3,0 Stellen. 1,5 Stellen müssen nach der neuesten Stellenbemessung in die RT Sterkrade und Alstaden-Lirich verlagert werden, um den Fallzahlenschlüssel zu erfüllen. 1,0 Stelle kann zur Einsparung vorgehalten werden, die übrige 0,5 Stelle wird vorerst nicht eingespart, sondern erst mit der Neubetrachtung der Stellenausstattung im letzten Quartal 2019 verarbeitet.

Für die Kompensation der verbleibenden Personalkosten in Höhe von 77.450,- EUR/Jahr wird die zu erwartende Einsparung durch die Stärkung der Steuerungs- und Planungseinheit herangezogen. Durch die konsequente Umsetzung und Weiterentwicklung der Steuerungsmaßnahmen konnte im Bereich der Erzieherischen Hilfen bereits in 2017 ein rechnerischer Konsolidierungsbeitrag in Höhe von knapp 1 Mio. € und in 2018 von knapp 2,4 Mio. € erzielt werden.