Beschlussvorlage - B/16/4737-01

Beschlussvorschlag

Der Rat der Stadt beschließt mit sofortiger Wirkung die Einrichtung einer bis zum 31.12.2023 befristeten Vollzeitplanstelle „Technische Prüfung“, A12 LBesG tg. Entgeltgruppe 12 TVöD innerhalb des Bereiches 0-2/ Rechnungsprüfung.

Der Rat beschließt darüber hinaus die Leistung von überplanmäßigen Aufwendungen/Auszahlungen in Höhe von 122.500,- € im Deckungsring Personal (D00000001).

Deckungsvorschlag:

keine Refinanzierung oder anderweitige Kompensation gegeben.

Bezug

Konsequenzen

a) Finanzielle

    keine  [ ]

    ja   [X] [122.500,- € jährlich]

b) Sonstige

Begründung

Innerhalb des Dezernates 0/Verwaltungsführung ist der Bereich 0-2/Rechnungsprüfung angegliedert.

Die Rechnungsprüfung ist ein Beratungs- und Kontrollinstrument des Rates und seiner Ausschüsse. Die Aufgabe des Bereiches ist eine unabhängige, sachverständige und konstruktive Beurteilung von geplanten und bereits abgeschlossenen Verwaltungsvorgängen. Der Bereich unterstützt den Rat und die Ausschüsse bei Entscheidungen und kontrolliert und berät die Stadtverwaltung bei der Erfüllung ihrer Aufgaben. Die Rahmenbedingungen und das konkrete Aufgabenspektrum ergeben sich aus den §§ 101 ff. GO NW i. V. m. der Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Oberhausen vom 25.06.2018.

Organisatorisch untergliedert sich der Bereich 0-2/Rechnungsprüfung in die kaufmännische Prüfung und Verwaltungsprüfung sowie in die Technische Prüfung.

In der Technischen Prüfung ist durch eine Vielzahl zu begleitender und zu prüfender Fördermaßnahmen und damit verbundener Vergabeverfahren ein deutlicher Aufgabenzuwachs zu verzeichnen. Insbesondere die derzeit laufenden Förderprogramme Kommunalinvestitionsförderungsgesetz (KIF) inkl. 2. Kapitel, Stadterneuerungsprogramm Soziale Stadt, Investitionsförderung an Kindertageseinrichtungen Ü3 und U3 und Bundes-Förderprogramm Elektromobilität vor Ort haben erheblichen Einfluss auf das Aufgabenvolumen in der Technischen Rechnungsprüfung (siehe in diesem Zusammenhang die Tagesordnungspunkte N 3.1 bis 3.38 (!) des FPA am 13.09.2018 und die dazu geführte Diskussion zur Personalsituation im Fachbereich Technische Prüfung).

Die Prüfung von aktuellen Auftragsvergaben ist, obwohl die Wertgrenze in § 4 Abs. 1 Nr. 5 der Rechnungsprüfungsordnung vom 25.06.2018 von 5.000,- € auf 20.000,- € erhöht wurde, zu jetzigen Zeitpunkt nur noch eingeschränkt bzw. nur mit Verzögerungen möglich, sodass die Einrichtung einer zusätzlichen Planstelle beantragt wurde. Baumaßnahmen haben in der Regel große finanzielle Volumen deutlich über 20.000,- €, sodass die Anpassung dieser Wertgrenze nur geringe Auswirkungen auf das Arbeitsvolumen in der Technischen Rechnungsprüfung hat.

Aufgabenfelder Technische Prüfung:

Die wesentlichen Tätigkeitsbereiche der Technischen Rechnungsprüfung sind die Prüfung von Vergabevorgängen, die baubegleitende Prüfung, die Prüfung von Nachträgen und die Prüfung von Schlussrechnungen (bei wesentlichen Auftragsüberschreitungen). Die beratende Begleitung der Fachverwaltungen in schwierigen Fragen mit dem Ziel der frühzeitigen Fehlervermeidung gewinnt zunehmend an Bedeutung.

Prüfung von Vergabeverfahren:

Bei laufenden Vergabeverfahren prüft die Rechnungsprüfung schon im Vorfeld der Beschlussfassung in den entsprechenden Gremien die Rechtmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit der Vergaben.

Bei Fördermaßnahmen, bspw. im Rahmen des Kommunalinvestitionsförderungsgesetzes (KIF), wird die Technische Rechnungsprüfung bspw. vom Bauherrenbereich 0-7/ Strategisches Immobilienmanagement oder auch der OGM GmbH bereits im Vorfeld zu treffender Entscheidungen als Berater in Anspruch genommen, um Fehlern vorzubeugen. Diese begleitende Beratung bei der Abwicklung von geförderten Baumaßnahmen nimmt aktuell ca. 30% des gesamten Tätigkeitsvolumens aus. Dieses Aufgabenspektrum hat auch aufgrund fehlender Sach- und Fachkompetenz in den Bauherrenbereichen deutlich an Bedeutung gewonnen. Baumaßnahmen erfordern sowohl im Vorfeld vor Auftragsvergabe, als auch im laufenden Verfahren eine konsequente Überprüfung, um etwaige finanzielle Risiken und Schäden bei der Abwicklung und der Abrechnung zu minimieren. Der kommunale Auftraggeber haftet in Vergabe- und Zuschussverfahren für Verstöße, auch wenn eine Beratung, Begleitung und Abwicklung durch Dritte erfolgt ist.

Geförderte Baumaßnahmen erfordern nicht nur einen kritischen Blick auf die Einhaltung der Vergaberichtlinien, sondern darüber hinaus auch eine Prüfung der vom Fördergeber vorgegebenen Förderrichtlinien. Förderrichtlinien sind Bedingungen, die eingehalten werden müssen, um Fördergelder vereinnahmen zu können. Diese Aufgabe wird zusätzlich zu den bestehenden Pflichtaufgaben wahrgenommen, um Mittelanforderungen für beantragte Maßnahmen nicht zu gefährden.

Prüfung von Schlussrechnungen und Bauabrechnungen:

Neben der Begleitung und Beratung laufender Maßnahmen müssen auch abgeschlossene Baumaßnahmen nachvollzogen und auf Korrektheit überprüft werden. Bei Auftragsüberschreitungen von mehr als 10% bzw. mehr als 20.000,- € müssen die gestellten Schlussrechnungen vor Zahlung des Betrages durch die Technische Rechnungsprüfung auf inhaltliche Schlüssigkeit geprüft und nachvollzogen werden. Bauabrechnungen über 50.000,- € Gesamtbaukosten müssen vor Abnahme durch den Rechnungsprüfungsausschuss geprüft werden.

Sonderprüfungen und Sonderaufgaben:

Zum Aufgabenfeld Sonderprüfungen und –aufgaben gehört die Mitwirkung bei der Aufklärung von Fehlbeträgen am Vermögen der Stadt, Mitwirkung beim Erlass oder der Änderung von Dienstanweisungen, Vordrucken und Vertragsbedingungen im Baubereich.

Stellenbedarf:

Der stetig wachsende Beratungsaufwand und die steigende Zahl der zu prüfenden Vorgänge führen dazu, dass bspw. die Prüfung von Bauausführungen und Bauabrechnungen oder die stichprobenartige Prüfung von Nichtzuschussmaßnahmen nicht durchgeführt werden konnten. Derzeit liegen der Technischen Prüfung bereits 20 Bauabrechnungen mit einem Volumen von ca. 4 - 6 Mio. € zur Prüfung vor. Der Auftrag des Rates gem. Rechnungsprüfungsordnung kann zum jetzigen Zeitpunkt schon nicht mehr vollumfänglich sichergestellt werden. Der Bereich reagiert derzeit mit der Reduzierung von Prüfungsstandards, um das bestehende Aufgabenvolumen abarbeiten zu können und argumentiert, dass es nach derzeitigem Stand erforderlich ist, im Sachgebiet Technische Prüfung eine weitere, jedoch befristete, Vollzeitplanstelle einzurichten.

Eine exakte Berechnung des Stellenbedarfes mit belastbaren Daten ist nicht möglich. Der beschriebene Stellenbedarf ermittelt sich daher aus einer realistischen Einschätzung und Prognose des Bereiches 0-2/Rechnungsprüfung. Nach Schätzung des Bereiches sind aktuell und in den nächsten Jahren Fördermaßnahmen mit einem Gesamtauftragsvolumen in Höhe von ca. 80 – 90 Mio. Euro umzusetzen. Mit Blick auf die in den Jahren 2009 ff. umzusetzenden Maßnahmen des Konjunkturpaketes II wurden mit einem Fördervolumen von ca. 25,5 Mio. Euro 131 einzelne Baumaßnahmen umgesetzt und dabei insgesamt 1.443 Aufträge erteilt. Schon damals sind die Mitarbeiterinnen der Technischen Prüfung an die Grenzen der Belastung gelangt. Unter Berücksichtigung des nun bestehenden Fördervolumens ist mit einer nochmals deutlich steigenden Belastung zu rechnen, welche keinesfalls den lediglich zwei vorhandenen Prüferinnen zuzumuten ist.

Die Einrichtung der Stelle soll zunächst befristet erfolgen, als Orientierungsrahmen bietet sich der Förderzeitraum des Kommunalinvestitionsförderungsgesetzes an. Demnach kann die Planstelle bis zum 31.12.2023 befristet eingerichtet werden (siehe §§ 5 und 13 KInvFG). Investitionsvorhaben gemäß Kapitel 2 KInvFG müssen bis zum 31.12.2022 vollständig abgenommen und im Jahr 2023 vollständig abgerechnet werden.

Die Besetzung der Stelle wird zunächst über eine interne Stellenausschreibung vorgenommen. Bei erfolgloser interner Ausschreibung soll die Stelle ebenfalls extern ausgeschrieben werden.

Der Stellenwert wird entsprechend der bereits bestehenden Planstellen nach EG 12 TVöD ausgewiesen. Im interkommunalen Vergleich jener Stellen in anderen Städten vergleichbarer Größe und Struktur wird diese Einschätzung bestätigt. Eine Ausweisung des Stellenwertes für Beamte erfolgt zunächst nach A 12 LBesG, vorbehaltlich einer abschließenden Bewertung durch die Bewertungskommission.

Kosten / Refinanzierung:

Die jährlichen Gesamtkosten einer Stelle ergeben sich bei einem Büroarbeitsplatz neben den klassischen Personalkosten aus den Sachkosten (9.700,- EUR Pauschalwert gem. KGSt) und den Gemeinkosten welche mit 20% der Personalkosten veranschlagt werden. Die verwendeten Werte sind Orientierungswerte der KGSt.

Tarifbeschäftigte (E 12 TVöD)

114.100,- EUR  (87.000 ,- EUR Personalkosten + 9.700,- EUR Sachkosten + 17.400,- EUR Gemeinkosten)

Beamte (A 12 LBesG)

122.500,- EUR  (94.000 ,- EUR Personalkosten + 9.700,- EUR Sachkosten + 18.800,- EUR Gemeinkosten)

Eine Refinanzierung der Stelle ist nicht gegeben. Einnahmen, z.B. aus Gebühren, werden in diesem Aufgabengebiet nicht erhoben.

Kompensation:

Im vorliegenden Fall kann keine konkrete Kompensation, weder finanziell noch stellentechnisch, benannt werden. Stattdessen kann eine indirekte Kompensation beschrieben werden, die sich aus möglichen finanziellen Schäden durch Nichtprüfung von Vergaben, Zuschussmaßnahmen und Bauaufträgen ergeben können. In Vergabe- und Zuschussverfahren haftet der kommunale Auftraggeber, unabhängig von der Einschaltung Dritter. Auch die Nichteinhaltung von Förderrichtlinien kann zu einer Rückzahlungsverpflichtung der Fördergelder führen.

Bedingt durch die Vielzahl der in Anspruch genommenen Fördergelder für verschiedenste Investitionen werden bestehende Investitionsstaus abgearbeitet. In der Konsequenz müssen weniger Rückstellungen gebildet werden und der städtische Haushalt wird entlastet.

Entscheidungsvorschlag:

Im Bereich 0-2/Rechnungsprüfung wird eine bis zum 31.12.2023 befristete Vollzeitplanstelle des gehobenen Dienstes mit der Bewertung A 12 LBesG (vorbeh. BWK) tg. EG 12 TVöD eingerichtet.

Die neue Stelle wird intern ausgeschrieben. Bei erfolgloser interner Ausschreibung soll die Stelle ebenfalls extern ausgeschrieben werden.

Die entsprechenden Beteiligungsverfahren werden derzeit parallel durchgeführt.