Beschlussvorlage - B/16/4784-01

Beschlussvorschlag

Der Rat der Stadt genehmigt folgende von Herrn Oberbürgermeister Daniel Schranz und dem Ratsmitglied Wolfgang Große Brömer am 29.05.2019 gemäß § 60 Abs. 1 Satz 2 GO NW getroffene Dringlichkeitsentscheidung:

„ Weil es sich um einen Fall äußerster Dringlichkeit handelt, treffen der Oberbürgermeister, Daniel Schranz, und das Ratsmitglied

  Wolfgang Große Brömer 

gem. § 60 Abs. 1, S. 2 GO NW folgende Entscheidung:

In Ergebnis- bzw. Finanzplan für das Haushaltsjahr 2019 werden für EDV-Beratungsleistungen im Rahmen des Projektes „Neuordnung OGM“ bei Auftrag 950015041400 (OGM GmbH), Sachkonto 543 141 (Aufw. f. Wirtsch.- und EDV-Beratung) außerplanmäßig Mittel in Höhe von 198.500,‑‑ € bereitgestellt.

Deckungsvorschlag:
Deckung in Höhe von 198.500,‑‑ € durch Verschlechterung des Ergebnisses aus laufender Verwaltungstätigkeit  “

Bezug

• DS B/16/3682-01 vom 25.06.2018,
  OGM Oberhausener Gebäudemanagement GmbH (OGM), hier: Errichtung eines Eigenbetriebes
• DS B/16/4766-01 vom 28.05.2019
  Dringlichkeitsentscheidung, Zustimmung zur Leistung von überplanmäßigen Aufwendungen / Auszahlungen für EDV-Beratungsleistungen im Rahmen des Projektes "Neuordnung OGM" im Haushaltsjahr 2019

Konsequenzen

a) Finanzielle

    keine  [ ]

    ja   [X]

b) Sonstige

Begründung

a)   Dringlichkeit

Die Dringlichkeitsentscheidung ist notwendig, um mit der Bereitstellung der überplanmäßigen Mittel die notwendigen EDV-Beratungsleistungen zum Aufbau eines eigenen SAP-Mandanten für den im Rahmen des Prozesses zur Neuordnung der zukünftigen Wahrnehmung weitgehender Aufgabenfelder der OGM Oberhausener Gebäudemanagement GmbH noch zu gründenden Eigenbetrieb vergeben zu können.

b)   Sachliche Notwendigkeit

Der Rat der Stadt hat mit Beschluss vom 25.06.2018 die Verwaltung beauftragt, ein Konzept zur Errichtung eines Eigenbetriebs und zur möglichst weitgehenden Übertragung der bisherigen Aufgaben der OGM auf den Eigenbetrieb zu entwickeln und dem Rat zur Beschlussfassung vorzulegen. Spätestes Zeitziel für die Betriebsaufnahme dieses Eigenbetriebes ist der 01.01.2020 (Beschlusspunkt 3).

Der Eigenbetrieb muss zur ordnungsgemäßen Betriebsaufnahme über ein funktionierendes Buchhaltungssystem verfügen. Zur Einhaltung einer homogenen IT-Landschaft bietet sich hier eine (wie bisher schon bei der OGM genutzte) SAP-Landschaft an. Um die notwendigen Einrichtungsmaßnahmen auf ein Minimum zu reduzieren soll hierzu eine Kopie des aktuellen OGM-Mandanten an die Bedürfnisse des Eigenbetriebes angepasst werden.

Für die Umsetzung ist nach Einschätzung der OGM unter Einbeziehung von externem know-how ein Zeitrahmen von ca. 24 Wochen erforderlich; hierbei sind Ferien- und Pufferzeiten berücksichtigt. Um die ordnungsgemäße Betriebsaufnahme des Eigenbetriebes gewährleisten zu können sollte der Einrichtungsprozess spätestens Ende Oktober 2019 abgeschlossen sein. Zur Einhaltung des ambitionierten Zeitrahmens des Projektes ist es daher erforderlich, die notwendigen Beratungsleistungen umgehend zu vergeben. Das hierzu erforderliche Verfahren kann jedoch nur eingeleitet werden, wenn die voraussichtlich benötigten Finanzmittel zur Verfügung stehen.

Der Gesamtbedarf wird derzeit mit ca. 145 Beratertagen kalkuliert. Somit ergibt sich auf Basis der bisherigen Ausschreibungsergebnisse bzw. Stundensätze für vergleichbare Beratungsleistungen (1.150,‑‑ € Tagessatz netto) ein Gesamtaufwand von ca. 166.750 € netto = 198.500 € inkl. USt.; die Notwendigkeit eines europaweiten Ausschreibungsverfahrens entfällt wegen voraussichtlicher Unterschreitung der entsprechenden Schwellenwerte.

c)   Auswirkungen auf den Haushalt

Der Bedarf wird noch im Haushaltsjahr 2019 anfallen. Entsprechend soll ein Budget in vorgenannter Höhe von 198.500,‑‑ € inkl. USt. im Haushaltsjahr 2019 überplanmäßig bei Auftrag 950015041400 (OGM GmbH), Sachkonto 543 141 (Aufw. f. Wirtsch.- und EDV-Beratung) bereitgestellt werden; die Deckung in gleicher Höhe ergibt sich zunächst durch Verschlechterung des Ergebnisses aus laufender Verwaltungstätigkeit. Durch die Umsetzung des Konzeptes ist aber auch mit erheblichen Einsparungen in Folgejahren zu rechnen, so dass sich dieser Aufwand kurzfristig amortisieren wird.

Die Entscheidung wurde gemäß der Begründung zu a) per Dringlichkeitsentscheidung eingeholt und wird nunmehr dem Rat der Stadt zur Genehmigung vorgelegt.