Berichtsvorlage - M/16/4669-01

Sachdarstellung

1. Ausgangslage

Der Rat der Stadt Oberhausen hat in seiner Sitzung am 19.12.2016 die Einrichtung von 3,5 zusätzlichen Teamkoordinatorenstellen (vormals stellvertretende Regionalteamleitungen) für die fünf Regionalteams im Fachbereich 3-1-40 Erzieherische Hilfen – beschlossen.

Die Überprüfung der Einrichtung dieser Stellen soll in Form eines Erfahrungsberichtes erfolgen. Dies wird mit dieser vorliegenden Mitteilungsvorlage gewährleistet. Im Rahmen der Umsetzungsbegleitung durch die Firma Con_Sens im Jahre 2018 wurde vor dem Hintergrund, dass die Stellen sukzessive in den Jahren 2017 und 2018 besetzt werden konnten, festgelegt den Erfahrungsbericht zum jetzigen Termin zu erstellen.

Die inhaltliche Begründung für die Einrichtung der Teamkoordinatorenstellen ergibt sich aus der Beschlussvorlage B/16/2206-01 vom 19.12.2016 und wird im Folgenden nur kurz zusammengefasst dargestellt. Bei den kursiv dargestellten Zeilen handelt es sich um Zitate aus der damaligen Vorlage:

„Von der Fachverwaltung wurde darum gebeten zu überprüfen, inwieweit man in den Regionalteams zur Entlastung der Regionalteamleitungen die Funktion des/der Teamkoordinators/in einrichten kann.“

2. Aufgaben der Teamkoordinatoren

Inhaltlich hat sich in den letzten beiden Jahren das Profil der Teamkoordination erheblich geschärft. Positive Effekte bei der Fallsteuerung sind belegbar zu verzeichnen.

Auf der Grundlage der ursprünglich definierten Aufgaben haben sich zwischenzeitlich diverse Veränderungen und Profilschärfungen im Handlungsfeld der Teamkoordinatoren ergeben. Neben der Unterstützung der Teamleitungen, der schwerpunktmäßigen Durchführung von Fachgesprächen, der Steuerung von Qualität und Kosten und der Einarbeitung und Anleitung neuer Mitarbeiter werden zukünftig weitere Aufgaben durch die Teamkoordinatoren/innen wahrgenommen.

Neben den Leitungsaufgaben im Rahmen der Nichtanwesenheitsvertretung übernehmen die Teamkoordinatoren im Wesentlichen die Aufgaben in der Fallsteuerung (Fachaufsicht)

„In den Fachstandards des Allgemeinen Sozialen Dienstes ist festgeschrieben, dass an jedem Fachgespräch der zu betreuenden Person die Regionalteamleitung oder eine entsprechende Vertretung teilnehmen muss. Dies dient zur Beratung, Kontrolle und Steuerung des Entscheidungsprozesses“.

Das Hauptaugenmerk der Teamkoordinatoren liegt deshalb in der Durchführung von Fachgesprächen. Durch die Einrichtung der Teamkoordination ist es möglich, notwendige Fachgespräche anderer Teammitglieder schneller durchzuführen, schnellere Entscheidungen zu treffen und effizienter zu arbeiten.

Daneben kommen den TeamkoordinatorInnen Aufgaben in der Mentorenschaft der immer noch großen Zahl berufsunerfahrener KollegInnen zu. „Zu den Tätigkeiten gehört die Sicherstellung der fachlichen Einzelarbeit sowie die Beratung und Begleitung der Fachkraft in schwierigen Fällen.“

3. Besetzung der Teamkoordinatoren in den jeweiligen Regionalteams

Jedes Regionalteam ist inzwischen mit zwei Teamkoordinatoren/innen ausgestattet worden. Diese sind zu 50% von der Fallbearbeitung freigestellt.

Dies hatte zur Folge, dass in den fünf Regionalteams folgende Planstellen für die Teamkoordination eingerichtet wurden:

Mitte/Styrum   0,5 Planstellen

Ost    0,5 Planstellen

Sterkrade   1,0 Planstellen

Osterfeld   1,0 Planstellen

Alstaden /Lirich  0,5 Planstellen

Darüber hinaus „wurde mit allen Beteiligten vereinbart, dass in den Regionalteams Mitte/Styrum, Oberhausen-Ost und Alstaden/Lirich eine weitere Person … mit der Funktion der Teamkoordination betraut wird. Die hälftigen Fälle dieser Person werden auf alle übrigen Mitarbeiter/innen aufgeteilt, eine Planstellenausweitung erfolgt nicht“, so dass faktisch in allen Regionalteams je eine Planstelle mit zwei Fachkräften zur Durchführung der Teamkoordination besetzt werden konnte. Dies hat sich der Praxis vollumfänglich bewährt und wird für die Zukunft als Standard fest etabliert. Eine fiskalische Auswirkung entsteht durch die fachbereichsinterne Umverteilung der Fälle nicht. Damit ist die Umsetzung dieses Standards insgesamt kostenneutral möglich.

4. Sonderaufgaben / Spezialisierungen / Fallzahlverteilung

Zwischenzeitlicht übernehmen alle eingesetzten Teamkoordinatoren neben den vorgenannten Aufgaben eine Multiplikatoren-Funktion für bestimmte Fachgebiete innerhalb der Erzieherischen Hilfen als teamübergreifende Dienstleistung für alle Mitarbeiter inklusive der Leitungsebenen.

Verantwortlich für ein Spezialthema zu sein, heißt im Einzelnen:

      Informationen und Fachwissen sammeln

      Fortbildungen besuchen und „multiplizieren“

      Treffen mit Dritten koordinieren und begleiten

      Konzepte erarbeiten und vorstellen

      Zuarbeit für alle Mitarbeiterinnen im Fachbereich und der Leitungsebenen erledigen

Die Sonderaufgaben sind wie folgt in den jeweiligen Regionalteams (RT) verortet:

Die Regionalteams Sterkrade-Mitte und Sterkrade-Nord wurden bereits vor Jahren organisatorisch unter der Ordnungsziffer RT 74 Sterkrade zusammengefasst.

Die unterschiedliche Fallbelastung zwischen den Teams resultiert im Wesentlichen aus der unterschiedlichen Größe der Zuständigkeitsbereiche und damit der Anzahl der zu betreuenden Menschen. Diesem Umstand wurde durch den Einsatz von einer unterschiedlichen Anzahl von Sozialarbeiterstellen in den jeweiligen Teams Rechnung getragen. Die Übernahme von Verantwortung für die benannten Spezialthemen wurden unabhängig von lokalen Gegebenheiten oder der Teamgröße konkreten Akteuren zugeordnet. Weitere Schnittstellen zu Dritten werden im Einzelfall nach Abstimmung im Fachbereich bearbeitet (Gesundheitsbereich etc.)

5. Fazit

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass sich die Einrichtung der Teamkoordinatorenstellen in vollem Umfang bewährt hat. Bei der Berichterstattung im Rahmen des Jahresberichtes 2018 konnten die Effekte des Einsatzes der Teamkoordination an unterschiedlichen Stellen auch im Jahresvergleich differenziert abgebildet und vorgestellt werden. Vgl. dazu Vorlage 44/??? (nach Eingabe in alris zu ergänzen) vom 22.05.2019 - Jahresberichterstattung 2018. Exemplarisch sei hier der Personalkostenaufwand pro Hilfefall nach Erhebungen der GPA (Gemeindeprüfungsanstalt) genannt. Der durchschnittliche Personalaufwand pro Fall lag im Jahre 2018 in Oberhausen bei 3.058 Euro pro Fall und damit unter der dem Durchschnittswert von 3.227 Euro pro Hilfefall der Vergleichsgruppe (alle kreisfreien Städte in NRW) der GPA.

Zur Ergänzung der vorliegenden Mitteilungsvorlage wird im Ausschuss am 22.05.2019 eine PowerPoint-Präsentation vorgestellt, die dem Protokoll der Sitzung im Anschluss beigefügt wird.