Berichtsvorlage - M/16/4615-01

Sachdarstellung

Auf Basis des § 96 SchulG in Verbindung mit der VO zu § 96 Abs. 5 SchulG werden den SchülerInnen an öffentlichen Oberhausener Schulen Lernmittel (Schulbücher) nach Maßgabe eines Durchschnittsbetrages abzüglich eines Eigenanteils durch den Schulträger zum befristeten Gebrauch unentgeltlich überlassen. Diese Beschaffungsvorgänge wurden in der Vergangenheit über die OGM GmbH vorgenommen. Da in diesem Fall von zentraler Stelle ausgeschrieben wurde, war in der Vergangenheit eine europaweite Ausschreibung erforderlich geworden.

Auf Grund des Ratsbeschlusses (B/16/3691-01) „Oberhausener Gebäudemanagement GmbH (OGM) hier: Entscheidungsvorschlag der Arbeitsgruppe 3 - Schulkonten zur Umsetzung der Empfehlungen durch die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG AG“ vom 25.06.2018 werden die Schulgirokonten ab dem  01.01.2019 bei der Stadt Oberhausen geführt. Den Schulen werden durch die Stadt Oberhausen Budgets zur eigenverantwortlichen Bewirtschaftung bereitgestellt.

Damit geht auch einher, dass die Schulen (Schulleitungen) jeweils – gem. § 95 SchulG NRW  –  ermächtigt sind Haushaltsmittel zu bewirtschaften sowie Rechtsgeschäfte für den Schulträger abzuschließen. Jede einzelne Schule stellt somit eine selbständige Vergabestelle dar.

Das bedeutet, dass in 2019 die Schulbuchbeschaffung zwingend durch die einzelnen Schulen durchzuführen sind, eine europaweite Ausschreibung – wie in 2018 – entfällt.

Zu unterscheiden sind unterschiedliche Vergabeverfahren:

bis 5.000 EUR netto:  Direktauftrag

Die Schulen können hier unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sofort beauftragen. Die Dokumentation erfolgt über einen Vergabevermerk.

Zwischen den beauftragten Unternehmen ist zu wechseln.

zwischen 5.000 EUR und 25.000 EUR (netto) Verhandlungsvergabe

Die Schulen respektive die Auftragsvergabe müssen ein formelles Verfahren durchlaufen, inkl. der Zusammenstellung der erforderlichen Unterlagen (Gegenstand der Ausschreibung, Zuschlagskriterien, Lieferscheine - Rechnungslegung, Erklärung Tariftreue, Allgemeine Lieferbedingungen, Nachweisliste, etc.).

In diesen Fällen gehen die Schulen unter Beachtung der vergaberechtlichen Vorschriften aktiv (per Mail oder schriftlich) auf mindestens drei Anbieter am Markt unter Fristsetzung zu und bitten um Erstellung eines Angebotes.

Nach Ablauf der Frist ist durch die Schule ein Submissionsverfahren durchzuführen. Sind – nach Auswertung der Kriterien – identische Angebote eingegangen wird ein Losverfahren durchgeführt.

ab 25.000 EUR netto: siehe vorherige Ausführungen (5.000 EUR bis 25.000 EUR)

Die Abweichung liegt in diesem Fall darin, dass zwingend eine Vergabeplattform genutzt werden muss. Das ist darin begründet, dass elektronische Angebote akzeptiert werden müssen und diese Information lediglich über eine Vergabeplattform sichergestellt werden kann. Hier ist der Aufwand zur Pflege der Grunddaten höher einzuschätzen. Die grundlegenden Vergabeunterlagen sind identisch.

Aus diesem Verfahren werden ebenfalls mindestens drei Anbieter aufgefordert.

Fazit

Die Schulbuchvergabe ist in 2019 zwingend durch die einzelnen Schulen in unterschiedlicher Ausprägung als selbständige Vergabestelle durchzuführen.

Die Ziele einer regionalen Förderung des Buchhandels sowie der Eigenständigkeit der Schulen werden erreicht, allerdings verbunden mit Mehraufwand in den Schulen. Der Schulträger (Bereich 3-3/Schule) und die Zentrale Vergabestelle wird begleitend zur Verfügung stehen.