Beschlussvorlage - B/16/4266-01

Beschlussvorschlag

1. Der Rat der Stadt beschließt, auf der Basis der in der Anlage beigefügten „Umsetzungskonzeption zur Modernisierung der IT der Stadt Oberhausen“ im Rahmen des Projekts „Neuordnung OGM“ von Partnerschaft Deutschland (PD) vom 27. November 2018 und den vorausgestellten Erläuterungen in der Begründung die derzeitigen Organisationseinheiten für IT der OGM Oberhausener Gebäudemanagement GmbH (OGM) und der Stadt Oberhausen als eine Organisationseinheit bei der Stadtverwaltung Oberhausen zum 01.01.2020 zusammenzuführen.
2. Der Rat der Stadt beauftragt die Verwaltung, die notwendigen vorbereitenden Arbeiten zur Umsetzung des Konzeptes vorzunehmen.
3. Der Rat der Stadt beauftragt die Verwaltung, die Leitung der neuen Organisationseinheit IT extern und sofern erforderlich außertariflich zu besetzen und die entsprechenden formalen Voraussetzungen zu schaffen mit dem Ziel einer Besetzung bereits im Jahr 2019. Der Besetzungsprozess wird ggf. unter Beteiligung eines externen Dienstleisters umgesetzt. Zur Finanzierung dieser Dienstleistung steht ein Budget aus dem Ansatz Personalnebenkosten im Haushalt 2019 zur Verfügung.
4. Der Rat der Stadt nimmt zur Kenntnis, dass im Zuge des Stellenplans 2020 sechs weitere Stellen in der Organisationseinheit IT durch ihn einzurichten sind.
5. Der Rat der Stadt nimmt zur Kenntnis, dass die notwendigen Verfahren mit den Beteiligungsgremien zur Umsetzung des Konzeptes fristgemäß eingeleitet werden.

Bezug

B/16/3682-01 OGM – hier: Errichtung eines Eigenbetriebes

Konsequenzen

a) Finanzielle

    keine  [ ]

    ja   [X], siehe Begründung

b) Sonstige

Begründung / Sachdarstellung

1. Ausgangslage/Ratsauftrag vom 25.06.2018

Die Stadt Oberhausen lässt derzeit wesentliche Aufgaben im Bereich Gebäudemanagement, Grünflächenunterhaltung, Beschaffungswesen und sonstige Dienstleistungen, Bäderwesen und IT-Management durch ihre direkte 100%-Tochter OGM GmbH erbringen. Der Rat der Stadt hat im Mai 2016 beschlossen, unter Inanspruchnahme externer Hilfe (KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft) die Struktur und die Organisation der OGM GmbH insgesamt untersuchen zu lassen; der entsprechende Ergebnisbericht wurde im Februar 2017 dem Rat der Stadt vorgelegt.

Insbesondere für den Bereich des Gebäudemanagements bzw. der Grünflächenunterhaltung, aber auch für weitere Aufgabenbereiche wie IT, kam die KPMG im Kern zu der Empfehlung, die Aufgabenwahrnehmung zukünftig zurück zur Stadt zu verlagern.

Vor einer Beschlussfassung zur Realisierung der im KPMG-Gutachten aufgezeigten Potenziale hat der Rat der Stadt weitergehende Prüfungsnotwendigkeiten gesehen; hierzu ist das Projekt „Neuordnung OGM“ mit zunächst sieben Arbeitsgruppen initiiert worden.

Die Arbeitsgruppen 1, 3 u. 4 haben zwischenzeitlich ihre Arbeit abgeschlossen und dem Rat der Stadt bereits Empfehlungen zur Beschlussfassung vorgelegt, denen der Rat gefolgt ist.

Auf Basis der Erkenntnisse der Arbeitsgruppen hat der Rat der Stadt sodann mit Beschluss vom 25.06.2018 (Drucksache Nr. B/16/3682-01) die Verwaltung beauftragt, ein Konzept zur Errichtung eines Eigenbetriebes und zur möglichst weitgehenden Übertragung der bisherigen Aufgaben der OGM GmbH auf den Eigenbetrieb zu entwickeln und dem Rat zur Beschlussfassung vorzulegen. Nach Abschluss aller vorbereitenden Arbeiten soll der Eigenbetrieb sobald als möglich, spätestens zum 01.01.2020, in Betrieb gehen. Hinsichtlich des hier thematisierten Aufgabenbereiches IT hat der Rat der Stadt die Verwaltung beauftragt, auf Basis der bisherigen Ergebnisse der AG 5 – IT ein Konzept zur Zusammenführung der derzeitigen Organisationseinheiten für IT der OGM GmbH und der Stadt Oberhausen zu entwickeln und noch im Jahr 2018 dem Rat der Stadt zur Beschlussfassung vorzulegen.

2. Gründung einer neuen Arbeitsgruppe „Gründung eines Eigenbetriebes“ im Juli 2018

Zur Umsetzung des Ratsauftrages vom 25.06.2018 wurde anstelle der sieben bisherigen Arbeitsgruppen nunmehr eine zentrale Arbeitsgruppe „Gründung eines Eigenbetriebes“ eingerichtet, welche durch den Sprecher der Geschäftsführung der OGM GmbH und den Leiter des Bereiches 0-1/Stadtkanzlei gemeinsam geleitet wird und mit Mitarbeiter/innen der OGM GmbH und der Verwaltung sowie den Vorsitzenden der Personalvertretungen von Stadtverwaltung und OGM besetzt ist. Die Arbeitsgruppe hat am 02.07.2018 ihre Arbeit aufgenommen. Die Zusammenarbeit gestaltet sich konstruktiv, Vorschläge im Rahmen der Entwicklung der Zielorganisation konnten bisher einvernehmlich abgestimmt werden. Alle Mitarbeiter/innen der Stadtverwaltung und der OGM GmbH wurden per Rundverfügung vom 04.07.2018 über die Neuausrichtung des Projektes informiert und gebeten, Anfragen bzw. Aufträge aus der AG Eigenbetrieb vorrangig und zeitnah zu bearbeiten.

Der Finanz- und Personalausschuss hat am 13. September 2018 entschieden, dass hinsichtlich der steuerrechtlichen und wirtschaftlichen Fragestellungen eine ganzheitliche externe Beratung der neu eingerichteten Arbeitsgruppe erfolgen soll. Nach Auswertung des erforderlichen Ausschreibungsverfahrens konnte dem Beratungsunternehmen PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsprüfungs-gesellschaft (PwC) auf der Grundlage einer Leistungsbeschreibung der Auftrag zur Beratungsleistung erteilt werden.

Die AG Eigenbetrieb sowie gebildete Unterarbeitsgruppen zu den Themenfeldern „Personal“ und „Finanzen“ tagen regelmäßig. Die übergeordnete Projektgruppe unter Leitung des Oberbürgermeisters ist am 05.09.2018 und am 09.11.2018 über die bisherigen Arbeitsergebnisse informiert worden. Der interfraktionelle Lenkungskreis hat am 14.11.2018 den aktuellen Sachstand und die weitere Entwicklung des Projektes beraten. Sowohl die Gewerkschaften als auch der kommunale Arbeitgeberverband sind über die Vorhaben der Neuausrichtung informiert worden. Über das Gremium „Runder Tisch“ wird sichergestellt, dass die Personalvertretungen und die Gewerkschaft ver.di durch den Oberbürgermeister über den Projektfortschritt informiert werden.

3. Inhaltliche Vorgehensweise in Bezug auf das Schwerpunktthema IT

In einem ersten Schritt wurden die bisher in der AG 5 - IT in Kooperation mit Partnerschaft Deutschland – Berater der öffentlichen Hand GmbH / PD erarbeiteten Ergebnisse gesichtet und als Basis für die Weiterentwicklung genutzt. Im Rahmen einer IST-Analyse wurden das derzeitige Ist-Aufgabentableau sowie die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen und die vorhandenen Stellenpotentiale der heutigen OGM GmbH und der Stadtverwaltung bezogen auf das Tätigkeitsfeld IT herausgearbeitet.

Auf der Grundlage eines entwickelten Zielbildes (siehe Punkt 4.) einer zukunftsfähigen Organisationseinheit IT wurde jeder Aufgabenbereich inhaltlich definiert und mit den entsprechenden Stellenberechnungen und wirtschaftlichen Bedarfen hinterlegt. Die hieraus gewonnenen Erkenntnisse wurden durch PD in dem als Anlage beigefügten Gutachten zur „Umsetzungskonzeption zur Modernisierung der IT der Stadt Oberhausen im Rahmen des Projektes Neuordnung OGM“ vom 27.11.2018 plausibilisiert. Der so entwickelte Organisationsvorschlag zur Zusammenführung beider IT Einheiten bei der Stadt wird mit dieser Beschlussvorlage formuliert und die Auswirkungen auf den städtischen Haushalt werden dargelegt.

4. Zielbild
   1.   Darstellung des Zielbildes

Ausgangslage des weiteren Prozesses ist ein von Partnerschaft Deutschland/PD im letzten Jahr vorgestelltes und in der Arbeitsgruppe IT geeintes Zielbild einer zukunftsorientierten IT-Organisation (siehe auch Seite 15 des PD-Gutachtens):

Eine zukunftsfähige IT-Organisation bedarf einer organisatorischen Einheit, die auf der Grundlage eines Gesamtkonzeptes gesteuert wird und die erforderlichen Anpassungen an sich verändernde Anforderungen umsetzen kann und in der Lage ist, die aktuellen technischen Entwicklungen des Marktes zu bewerten und in die Anwendung zu bringen. Dieses Zielbild wurde sowohl auf Arbeitsgruppenebene als auch in der übergeordneten Projektgruppe und im interfraktionell besetzten Lenkungskreis einvernehmlich abgestimmt. Die wesentlichen Kernelemente des Zielbildes werden im PD-Gutachten dargestellt.

4.2.      Heraushebung neuer Funktionsbausteine

Die vorhandene Arbeitsstruktur bei der Stadt und der OGM im IT-Bereich deckt wichtige Aufgabenblöcke heute nicht bzw. unzureichend ab.  Für die Umsetzung des dargestellten Zielbildes wird es erforderlich sein, Aufgabenbereiche neu zu installieren bzw. auszubauen. Herauszuheben sind folgende neue Funktionsbausteine:

• IT-Beauftragter/Chief Information Officer (CIO)

Mit der Einstellung eines/r IT-Beauftragten in der Leitung der neuen IT-Abteilung soll sichergestellt werden, dass die IT in der strategischen Ausrichtung der Stadt Oberhausen ihrem Stellenwert entsprechend verankert ist. Der/die IT-Beauftragte sichert die strategische Ausrichtung, den Erfolg, sowie die Effizienz und Effektivität der IT. Er/Sie verantwortet die Erarbeitung und die Durchsetzung der verabschiedeten Strategie, die IT-Planungen in allen Bereichen der Kommunalverwaltung und steuert aktiv alle Aufgaben, die bei IT-Dienstleistern umgesetzt werden und einzuhalten sind.

• Ideen-Management

Hier soll die bisher vernachlässigte Beobachtung von und Recherche über Verwaltungstrends im IT-Bereich sowie die Übersetzung dieser in Anforderungen und Risiken für die Stadt Oberhausen wahrgenommen werden. Als Impulsgeber bzw. Querdenker mit innovativen Ideen sollen Zukunftsideen identifiziert und anschließend passgenaue IT-Lösungen angestoßen werden. Die Filterung diverser Anfragen/Vorgaben (Politik, Gesetze, etc.) wird hier angesiedelt.

• PMO/Projekt Management Office

Der bedeutende Aufgabenbereich der IT-Strategie bedarf der administrativen Begleitung durch ein Projekt-Management-Büro. Hier erfolgt die professionelle Beratung und Unterstützung durch eine Projektleitung bei allen Anfragen der Fachbereiche, Bereiche und Schulen. Das Projektbüro macht Vorschläge für die Priorisierung der Projektanfragen, aktualisiert die Projektpläne, standardisiert das Vorgehen der IT in Projekten, erstellt Statusberichte für Analysen und Auswertungen, organisiert die Weiterentwicklung von Methoden, Verfahren und Standards und erzeugt kosteneinsparende Effekte durch Verankerung von Projektmethodik. Ein solches Büro ist auch Sprachmittler zwischen IT und den Fachbereichen.

5. Aufbauorganisation
   1.   Erläuterung der Ansiedlung bei der Stadt Oberhausen/Organisationsform

Die bisherigen Organisationseinheiten mit dem Aufgabenschwerpunkt IT bei OGM und Stadt sollen zukünftig in eine Organisationseinheit bei der Stadtverwaltung zusammengeführt werden.

Die zukünftige IT-Abteilung wird somit zu einem internen Dienstleister für alle Dezernate, Bereiche und Fachbereiche sowie die Schulen. Neben der Entwicklung der strategischen Herausforderungen werden zukünftig auch sämtliche operativen Dienstleistungen im IT-Sektor hier verantwortet. Alle zukünftigen Bedarfe an neuen Lösungen, erweiterten IT-Prozessen oder erforderlichen Veränderungen im IT-Segment werden hier zentral betrachtet, inhaltlich bewertet und auf die Gesamtstrategie des Hauses ausgerichtet. Ein unmittelbarer Zugang zum Verwaltungsvorstand über die Dezernatsleitung garantiert eine Priorisierung aller Bedarfe insbesondere in finanzieller und personeller Hinsicht sowie die Vorbereitung einer Entscheidung über die Umsetzungsrangfolge. Darüber hinaus ist es die Aufgabe der zukünftigen IT-Abteilung, die IT-Strategie der Stadt Oberhausen weiter zu entwickeln und dem Verwaltungsvorstand sowohl zu berichten als auch Handlungsempfehlungen zur strategischen Ausrichtung zu unterbreiten.

Die im Folgenden dargestellte Aufbauorganisation soll sicherstellen, dass neben einer zentralen Anlaufstelle für alle Anwender (Service-Hotline) auch alle Bereiche und Schulen der Stadt eine zentrale Anlaufstelle für Weiterentwicklungsbedarfe (Projektmanagement) erhalten. Im Zuge der Ansiedlung der IT-Abteilung direkt bei der Stadt wird sichergestellt, dass eine Beratung in Anlehnung an die Gesamtstrategie des Hauses, eine unmittelbare Ressourcenplanung im Rahmen des Haushalts- und Stellenplans der Verwaltung sowie eine enge Abstimmung - und erforderlichenfalls eine Priorisierung – durch die frühzeitige Einbindung des Verwaltungsvorstandes und Entscheidungsvorbereitung für den Oberbürger-meister erfolgt.

In einem weiteren Entwicklungsschritt soll die IT-Abteilung die Kompetenz erhalten, als aufsuchender interner Berater zu agieren und wertschöpfende Ver-änderungsprozesse zu identifizieren. In einem engen Dialog mit den Bereichsverantwortlichen auf der einen Seite und der Verwaltungsführung auf der anderen Seite, können so Veränderungen angestoßen werden, die den Bürgerinnen und Bürgern, Schülerinnen und Schülern, Mitarbeiterinnen und Mit-arbeitern, somit allen Kunden der IT, sowie dem Haushalt der Stadt zu Gute kommen sollen.

5.2.      Erläuterung der Aufbauorganisation

Zur Umsetzung des Zielbildes einer zukünftigen IT-Organisationseinheit (siehe Punkt 4.1) ist folgende Aufbauorganisation entwickelt worden:

Die zukünftige Organisationseinheit IT besteht aus insgesamt drei Säulen – IT-Strategie/PMO, IT-Betrieb und Beschaffung – und steht unter der Leitung eines/einer IT-Beauftragten/CIO. In den Zuständigkeitsbereich fallen sämtliche IT-Fragen der Stadtverwaltung und der städtischen Schulen.

5.3.      Erläuterung der Aufgabeninhalte

5.3.1.    CIO

Ein CIO verantwortet die IT-Organisation ganzheitlich. Als IT-Leitung moderiert er/sie den Strategieprozess, stellt die Ausrichtung der Organisation auf diesen sicher und verantwortet die Umsetzung. Zudem bedient er/sie über die Dezernatsleitung die Schnittstelle zum Verwaltungsvorstand und führt in diesem Bereich notwendige Entscheidungen herbei (siehe PD-Gutachten Seite 16).

Er/Sie ist in Gesamtverantwortung für den IT-Einsatz in der Verwaltung und in den kommunalen Schulen eingebunden in die verwaltungsinternen Prozesse und Verantwortlichkeiten und unmittelbar der Dezernatsleitung unterstellt. Dadurch kann eine stärkere Bindung an und Begleitung von Kommunalinteressen bei gleichzeitiger Optimierung der Dienstleistung für den Nutzerkreis erzielt  werden.

5.3.2.    Erste Säule:  IT-Strategie/Projektmanagement PMO

Im Fachbereich IT-Strategie / Projektmanagement werden die mittel- und langfristigen strategischen, technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen der IT der Stadtverwaltung, der Schulen und möglicher weiterer Kunden/innen definiert, deren Einhaltung kontrolliert und IT-Projekte, wie z. B. die Einführung eines neuen Fachverfahrens, geleitet oder koordiniert.

Die von der IT-Steuerung festgelegten Rahmenbedingungen sind für alle Beteiligten innerhalb und außerhalb der IT-Organisation bindend und leiten sich (u.a.) aus den Anforderungen des Verwaltungsvorstandes, der städtischen Bereiche, der Schulen und der IT selbst ab. Festgelegt werden hier zum Beispiel technische und organisatorische Standards wie die Inhalte des zukünftigen Servicekatalogs, aus welchem die Verwaltung und die Schulen standardisierte Leistungen abrufen können, oder wie nicht standardkonforme Leistungen beantragt werden können.

Ebenso werden von der IT-Steuerung Konzepte wie zum Beispiel zum Breitbandausbau oder zu den technischen Aspekten des Medienentwicklungsplans und Vorlagen für den Verwaltungsvorstand und die Politik erstellt und koordiniert und Maßnahmen innerhalb der IT priorisiert.

Die seitens der IT-Steuerung grundsätzlich festgelegten Rahmenbedingungen werden vom IT-Prozessmanagement in konkrete Abläufe überführt, diese dokumentiert und schließlich implementiert. Zusätzlich wird die Effizienz und Einhaltung regelmäßig evaluiert und bei Bedarf mit Rückkopplung zur IT-Steuerung verbessert. Zum Beispiel wird hier beschrieben welche Standardabläufe bei der Überwachung der Serversysteme einzuhalten sind oder welche Prozesse ablaufen müssen, nachdem ein Fachbereich eine Standardleistung aus dem Servicekatalog abgerufen hat.

Das Projektmanagement ist als Projektbüro die zentrale Anlaufstelle für alle Bereiche der Stadt und die Schulen. Hier wird eine Erstberatung sichergestellt und  IT-Projekte, wie die Einführung eines neuen Fachverfahrens geplant, organisiert und anhand vorgegebener Ziele im Rahmen der strategischen Vorgaben evaluiert und überwacht. Dabei arbeiten die Projektmanager eng mit den anderen IT-Einheiten, externen Dienstleistern und den beauftragenden Fachbereichen und Schulen zusammen, welche für die Formulierung der grundsätzlichen Anforderungen und fachliche Begleitung des Projektes verantwortlich sind. Das Projektmanagement bildet somit die Schnittstelle zwischen den Fachbereichen der Verwaltung oder den Schulen und übersetzt die fachlichen und pädagogischen Anforderungen in die Sprache der IT-Welt. Ebenso wird im Projektmanagement die Abwicklung von Nicht-Standard-Anforderungen koordiniert.

Durch den bevorstehenden Prozess der Digitalisierung werden in allen Bereichen der Verwaltung weitreichende Veränderungen notwendig. Aufgrund der erheblichen Komplexität dieser Veränderungsprozesse geraten die normalen Mechanismen des IT-Servicemanagements an ihre Grenzen. So sind beispielsweise die Abläufe des zuvor beschriebenen IT-Prozessmanagements i.d.R. auf den direkten Umgang mit der IT oder die IT selbst begrenzt. Um den zukünftigen Anforderungen der Digitalisierung gerecht werden zu können, müssen die Prozessbetrachtungen der IT um die originären Prozesse der städtischen Fachbereiche erweitert werden. Die IT-Abteilung wird zum aufsuchenden internen Berater. Diese Aufgabe übernimmt im Organisationsbereich IT-Prozesse das Enterprise-Architektur-Management (EAM). Erst mit der ganzheitlichen Betrachtung der Verwaltungsprozesse der Fachbereiche und deren standardisierte Anpassung an darauf zugeschnittene IT-Prozesse können Konzepte wie eine verwaltungsweit einheitliche digitale Aktenführung oder eine medienbruchfreie Implementierung eines Serviceportals sinnvoll begleitet werden. Das Projektmanagement wird durch das Digitale-Transformations-Management (DTM) ergänzt, welches in enger Abstimmung mit dem Enterprise-Architektur-Management die praktische Umsetzung der Anforderungen der Digitalisierung koordiniert und überwacht.

Das Risikomanagement beschäftigt sich mit den strategischen Fragen der Erkennung, Bewertung und Überwachung von Risiken, die aus den IT-Systemen, Abläufen und Rahmenbedingungen resultieren und liefert wichtige Fakten und Hintergründe für Entscheidungen der Verwaltungsführung und Politik.

Im Sicherheitsmanagement werden Konzepte und Maßnahmen zur Abwehr von Bedrohungen des Datenschutzes und der Informationssicherheit erstellt und deren Umsetzung koordiniert. Außerdem werden nach den Vorgaben der Verwaltungsführung und Fachbereiche Notfallkonzepte erstellt, in denen der Umgang mit möglichen Notfallszenarien und die Prioritäten bei der Wiederherstellung definiert werden. Das Risikomanagement würde bei diesem Beispiel die Wahrscheinlichkeit des Eintritts dieses Szenarios und die möglichen finanziellen und organisatorischen Folgen und mögliche Ansätze zur Verringerung der negativen Folgen bewerten.

Im normalen Arbeitsalltag in einer IT-Abteilung bleibt wenig Raum für kreative Lösungen oder das Verfolgen aktueller Trends und Innovationen. Im Ideenmanagement, das bewusst ein Stück außerhalb der üblichen Verpflichtungen agiert, können diese Gedanken verfolgt werden und im Dialog mit internen Ansprechpartnern, anderen Kommunalverwaltungen, der Politik, den Schulen, der Wirtschaft, Interessenverbänden und den Bürgern/innen innovative Lösungsansätze entwickelt werden.

5.3.3.    Zweite Säule: IT-Betrieb

Im Fachbereich IT-Betrieb werden die Hardware-, Software- und Infrastruktursysteme der IT in der Verwaltung und den Schulen gemäß den von der IT-Strategie vorgegebenen technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen eingerichtet, überwacht und instandgehalten. Zusätzlich berät er die Organisationseinheiten IT-Strategie und IT-Beschaffung bei technischen Fragestellungen, testet und prüft neue Hardware-, Software- und Infrastruktursysteme auf ihre technische Eignung für den zukünftigen Einsatz und dient den Anwendern als Ansprechpartner bei Problemen bei der Nutzung der Hard- und Software.

Als erster Ansprechpartner bei technischen Problemen fungiert innerhalb des IT-Betriebs die Servicehotline, hier werden die Anfragen der Anwender/innen in Verwaltung und Schulen zentral im Ticketsystem erfasst, kategorisiert und wenn möglich mit Hilfe einer Wissensdatenbank direkt gelöst oder beantwortet (1st Level-Support). Der Kontakt erfolgt entweder direkt über das Ticketsystem, per Telefon oder mit der Hilfe von Emails. Sofern sinnvoll und möglich kann sich der/die Hotlinemitarbeiter/in per Fernwartung direkt mit dem PC des Anwenders verbinden, um gemeinsam mit dem Anwender/der Anwenderin die Problemursache einzugrenzen und zu beseitigen.

Ist eine direkte Problemlösung durch die Servicehotline nicht möglich, wird die Fragestellung gemäß vorgegebener Standardabläufe an die zuständigen spezialisierten Fachkräfte innerhalb oder außerhalb der Organisationseinheit IT-Betrieb weitergegeben (2nd-Level-Support).

Bei Aufgabenstellungen und Problemen an PC Arbeitsplätzen, die nicht per Fernwartung gelöst werden können, und für die kein Rahmen- oder Wartungsvertrag mit externen Dienstleistern besteht, ist innerhalb der Organisationseinheit IT-Betrieb die Client-Betreuung zuständig. Hier wird neue Arbeitsplatzhardware in der Verwaltung und in Schulen aufgebaut, ausgetauscht oder umgezogen und Software installiert, die aus wirtschaftlichen oder technischen Gründen nicht per automatischer Softwareverteilung über das Netzwerk installiert werden kann.

Die Software- und Fachverfahrensbetreuung installiert und betreibt auf den stationären oder mobilen Arbeitsplatzgeräten der Anwender/innen (PCs, Notebooks, Thin-Clients, Tablets, Smartphones) und Serversystemen der Rechenzentrumsdienste Standardsoftware (wie z.B. Office) und Fachanwendungen (z.B. das Ratsinformationssystem Allris oder das für die Verwaltung der Schüler/innen in den Schulen eingesetzte Schild-NRW). In Zusammenarbeit mit den Koordinatoren/innen der städtischen Bereiche und Medienbeauftragten in den Schulen löst sie Probleme bei der Nutzung der Fachanwendungen und Standardsoftwareprodukte (2nd-Level-Support). Die fachliche Administration innerhalb der Fachverfahren liegt in der Verantwortung der Fachbereiche.

Bei den Rechenzentrumsdiensten werden die zentralen virtuellen und physikalischen Server und die zu deren Betrieb notwendigen Infrastruktursysteme (z.B. Speichernetzwerke, Datensicherungseinrichtungen, Klimatisierung oder Systeme zur unterbrechungsfreien Stromversorgung) installiert, betrieben und überwacht. Die Systeme und Tätigkeiten der Rechenzentrumsdienste sind für die Anwender/innen normalerweise nicht sichtbar und werden nur im Fehlerfall bemerkt, schränken dann aber die Arbeitsfähigkeit der Anwender/innen wesentlich ein. Aus diesem Grund sollten wichtige Systeme der Rechenzentrumsdienste, soweit wirtschaftlich vertretbar, redundant, bei Bedarf auch standortübergreifend, ausgelegt werden. Der existenzielle Bereich der IT-Sicherheit tangiert praktisch alle Bereiche eines IT-Betriebes und erfordert ein in gleichem Maße breites wie tiefgreifendes Wissensspektrum. Die Basis für die operative Gewährleistung möglichst hoher Sicherheitsstandards sind die Vorgaben aus der Abteilung der IT-Strategie (Risiko- und Sicherheitsmanagement). Aufgrund der notwendigen Verknüpfung der Sicherheitsmaßnahmen der verschiedenen Teile des Betriebes ist es sinnvoll, die operative Betreuung ausgewählter Sicherheitssysteme an zentraler Stelle zusammen zu führen. Diese Systeme werden in der Organisationseinheit IT-Sicherheit installiert und betreut. Es handelt sich dabei um Komponenten wie z.B. zentrale Firewallsysteme, vernetzte Virenscanner, Internetfilter oder Systeme zur Erkennung von Angriffen auf das Netzwerk.

In der Sparte Telekommunikation und Netze werden die aktiven Komponenten (Router, Switche, WLAN-Systeme) des IT-Netzwerks und die zentralen und dezentralen Telefonanlagen in der Verwaltung und den Schulen eingerichtet und betreut.

5.3.4.    Dritte Säule: IT-Beschaffung

Im Fachbereich IT-Beschaffung finden sich die administrativen Tätigkeiten im Bereich der Beschaffung und Verwaltung von IT-Dienstleistungen und IT-Produkten. Darüber hinaus stehen die Weiterentwicklung des Servicestandards im Fokus sowie die wirtschaftliche Optimierung von Beschaffungsprozessen durch ein effizientes Lizenz- und Assetmanagement.

Der Aufgabenbereich IT-Beschaffung ist verantwortlich für sämtliche Aktivitäten und Verfahren, die notwendig sind, um IT-Produkte und IT-Dienstleistungen zu erwerben. Welche Abläufe in der zukünftigen Aufbauorganisation von Bedeutung sind, hängt davon ab, ob der IT-Bereich zukünftig benötigte IT-Beschaffungen komplett eigenständig abwickeln wird. Die möglicherweise erforderliche Schnitt-stelle zum Einkauf wird im weiteren Verlauf der Arbeit in der Arbeitsgruppe „Errichtung eines Eigenbetriebes“ gesondert überprüft.

Zu den Aufgabenbereichen gehören das Erstellen von Leistungsverzeichnissen, das Vorbereiten von Ausschreibungen, die Beantwortung von Bieternachfragen zu Ausschreibungen und die Verwaltung von Lieferantenbeziehungen. Die Marktforschung, das Festlegen von Modalitäten und Bedingungen für IT-Dienstleistungen und das Auflösen von Rechnungsproblemen gehören zu den täglichen Aufgaben. Darüber hinaus wird die IT-Beschaffung sowohl proaktiv, als auch reaktiv ihre Kunden/innen über den aktuellen Status zu Käufen, Ausschreibungen etc. informieren, um so für Transparenz zu sorgen.

Im Provider-Management erfolgt die Koordination und Überprüfung aller externen Dienstleistungen sowie die Verwaltung der vorhandenen und der abzuschließenden Verträge des IT-Bereiches. Das Fortschreiben des IST-Zustandes und das Abgleichen mit dem SOLL-Zustand wird eine elementare Aufgabe sein, damit die Qualität der externen Partner kontinuierlich gesteigert werden kann.

Das Lizenz-/Assetmanagement übernimmt den effizienten Einsatz von Lizenzen, sowie die Verwaltung der bestehenden Hardware. Weitere Aufgaben sind die Beauftragung zur Beschaffung weiterer, neuer oder das Abkündigen von Lizenzen und das Sensibilisieren zur Beschaffung neuer Hardware. Auch wird sichergestellt, dass ein legaler und effizienter Umgang mit Standard-Software im Unternehmen erfolgt. Das Lizenzmanagement nimmt hierbei auf alle Bereiche des Unternehmens Einfluss, von der Beschaffung über jeden PC-Arbeitsplatz, bis hin zum Management. Ziel hierbei ist, dass die vorhandenen Lizenzen und die vorhandenen Assets optimal eingesetzt werden.

Der Aufgabenbereich Berichtswesen / SLA überprüft alle relevanten internen IT-Dienstleistungen und IT-Prozesse des IT-Bereiches. Hier erfolgen die Fortschreibung des IST-Zustandes und das Abgleichen mit dem SOLL-Zustand.

Der Aufgabenbereich Allgemeine Verwaltung übernimmt die Erledigung von allgemeinen Verwaltungsaufgaben für den IT-Bereich wie Rechnungserstellung für Dienstleistungen für Tochterunternehmen, Administration von Urlauben,  Beschaffung von Büromaterialien für den Eigenbedarf etc. Eine differenziertere Beschreibung, welche weiteren Verwaltungsaufgaben zukünftig durch den IT-Bereich wahrgenommen werden (Stichwort Zentrale Vergabestelle, Zentraler Einkauf, u. ä.) wird die Arbeitsgruppe „Errichtung eines Eigenbetriebes“ in Abhängigkeit der noch zu erarbeitenden Empfehlungen im Rahmen der Eigenbetriebsgründung vornehmen.

6. Personelle Auswirkungen
   1.   Stellensollkonzept zum 01.01.2020

Auf Basis des geeinten Zielbildes (siehe Punkt 4.1) und der oben dargestellten Aufbauorganisation wurden durch die Arbeitsgruppe unter Mitwirkung der betroffenen IT-Fachleute beider Häuser, des städtischen Personaldezernenten und der jeweiligen Personalvertretungen die oben dargestellten Stellenbedarfe definiert und durch PD im Rahmen des Gutachtens plausibilisiert (siehe PD-Gutachten Seite 46 f). Damit wird ein Bedarf von 51,5 Vollzeitäquivalenten/VzÄ zur Realisierung des Zielbildes zum 01.01.2020 erforderlich.

Mittelfristig werden weitere Bedarfe in den Funktionsfeldern IT-Strategie/PMO (2 VzÄ) sowie in der IT-Beschaffung (1VzÄ) gesehen, wohingegen sich der Bedarf im Bereich des IT-Betriebes nach Abschluss der Anlaufphase um 1 VzÄ reduziert. Somit ergibt sich ein mittelfristiger Sollstellenbedarf von 53,5 VzÄ.

6.2.      Aktuelle Personalressourcen

Im Bereich des Strategischen IT-Managements der Stadt sind derzeit 7 VzÄ (Beamte und Tarifbeschäftigte nach TvöD) eingesetzt.

Im Bereich des IT-Managements der OGM sind 38,5 VzÄ im Stellenplan ausgewiesen (Beamte und Tarifbeschäftigte nach TvV).

Daraus ergibt sich eine Gesamtstellenzahl von 45,5 VzÄ.

6.3.      Stellenmehrbedarf/neu einzurichtende Stellen

Bei einem Stellenbedarf von 51,5 VzÄ (siehe Ziffer 6.1) ergibt sich rein rechnerisch ein Bedarf von 6 zusätzlichen VzÄ zum 01.01.2020.

Hierin eingeschlossen ist bereits der/die CIO/IT-Leitung; dabei ist zu berücksichtigen, dass aufgrund der aktuellen Personalmarktsituation davon ausgegangen werden muss, dass dieser/diese zu außertariflichen Konditionen eingestellt werden muss (siehe PD-Gutachten Seite 61 f). Die hieraus resultierenden Personalmehrkosten sind bei der weiteren Betrachtung der finanziellen Gesamtauswirkungen (s. Punkt 7.1. Mehrkosten) berücksichtigt worden.

Im Rahmen der regelmäßig stattfindenden Fortbildungsplanung wird berücksichtigt, dass die Qualifikationen der Mitarbeiter/innen den Anforderungsprofilen des zukünftigen Zielbildes entsprechen bzw. Fortbildungsmaßnahmen stattfinden müssen. Diese sollen ggf. im Rahmen der normalen Fortbildungsplanung der Verwaltung realisiert werden.

6.4.      Personelle Maßnahmen

Das Personal des neuen Organisationseinheit IT setzt sich zusammen aus den Beschäftigten der heutigen Stabsstelle 1-0-60/Strategisches IT-Management bei der Stadt und den Beschäftigten der heutigen Organisationseinheit 01-6-000-000/IT-Management der OGM GmbH. Hinzu kommt ein Neubedarf an Stellen, der unter Ziffer 6.3. beschrieben wird.

Die Mitarbeiter/innen, die einen Arbeitsvertrag mit der OGM GmbH abgeschlossen haben, sollen auf der Grundlage eines Überleitungstarifvertrages bzw. eines Überleitungsvertrages zur Stadt übergeleitet werden. In Abstimmung mit den Personalvertretungen soll unter Wahrung der erworbenen Besitzstände der betroffenen Beschäftigten und in Abstimmung mit den zu beteiligenden Gewerkschaften sowie dem Kommunalen Arbeitgeberverband die Ausarbeitung der Verträge erfolgen.

Dem Rat der Stadt wird in 2019 eine entsprechende Vorlage mit den konkreten Überleitungstarifverträgen/Überleitungsverträgen vorgelegt. Die Stellen der Mitarbeiter/innen der heutigen Stabsstelle 1-0-60/Strategisches IT-Management bei der Stadt werden im Rahmen von organisatorischen Maßnahmen innerhalb des Arbeitgebers Stadt Oberhausen verlagert.

7. Finanzielle Auswirkungen
   1.   Mehrkosten

Aus den oben dargestellten Stellenmehrbedarfen von 6 VzÄ zum 01.01.2020 ergeben sich folgende Mehrkosten:

• 5 VzÄ in Informatikberufen
  KGST-Richtwert durchschnittlich
  77.360 € pro VzÄ pro Jahr  386.800 €
• 1 VzÄ Assistenz
  KGST- pro VzÄ pro Jahr 54.100 €
• Aufstockung für außertarifliche Eingruppierung CIO           42.800 €

Summe: 483.700 €

7.2.      Einsparpotentiale

Im städtischen Haushalt ist für das Geschäftsjahr 2019 ein Bruttoumsatzvolumen für IT-Leistungen mit der OGM in Höhe von 9.433.000 € berücksichtigt. Der Wirtschaftsplan der OGM GmbH für das Jahr 2019 weist einen um 329.500 € niedrigeren Umsatz mit der Stadt Oberhausen in Höhe von 9.103.000 € aus. Die Stadt Oberhausen hat folgende vier Einzelvorhaben, die nicht Bestandteil des Leistungsvertrages mit der OGM GmbH sind, zur Umsetzung in 2019 vorgesehen (siehe PD-Gutachten Seite 62):

1. Erneuerung Exchange, Linus- und Windowsserver
2. Erweiterung Firewallsystem
3. Erneuerung und Erweiterung VPN-System
4. Zentrales Storage-System (SAN) und Backup  _____________

         329.500,00 Euro

Somit kann von einem geplanten Aufwand für die Stadt Oberhausen in Höhe von 9.433.000 € ausgegangen werden. Sämtliche IT-Leistungen, die die OGM GmbH im Rahmen des IT-Vertrages für die Stadt erbringt, unterliegen der Umsatzsteuer. Erbringt die Stadt diese Leistungen zukünftig wieder selbst, fallen mindestens für das eigene Personal keine Umsatzsteuerzahlungen an. Orientiert an den tatsächlichen Personalkosten der OGM GmbH im IT-Bereich kann Umsatzsteuer in einem Umfang i. H. von 516.780 € eingespart werden. Darüber hinaus sind sämtliche IT-Leistungen im Rahmen des IT-Leistungsvertrages mit einer Gewinnmarge i. H. von 3 v. H. bepreist worden. Diese Marge inkl. der darauf entfallenden Umsatzsteuer macht einen Gesamtbetrag i. H. 274.750 € aus. Erbringt die Stadt die IT-Leistungen zukünftig selbst, so geht damit eine Aufwandsersparnis i. H. von 791.530 € einher.

7.3.      Auswirkungen auf den städtischen Haushalt

Rechnet man die Personalmehrkosten in Höhe von 483.700 € gegen das Einsparpotential von 791.530 € ergibt sich trotz des mit dem Neukonzept IT beabsichtigten Mehrwertes/Nutzen ein verbleibender Konsolidierungsbeitrag von 307.830 €. Damit gelingt es, faktische Mehrbedarfe aus Restrukturierungsvorteilen zu kompensieren.

Da die Gesamteinsparung von 5 Mio € bereits in der mittelfristigen Ergebnisplanung ab 2020ff berücksichtigt worden ist, wird dieses Einsparvolumen durch die Personalmehrkosten um den entsprechenden Betrag reduziert.

8. Zeitliche Abfolge
   1.   Konkretisierung der Umsetzung in 2019 / Phase 1

In der ersten Phase zur Umsetzung der Neuorganisation sind unter Abstimmung aller Beteiligten insbesondere folgende Punkte weiter zu konkretisieren:

• Themenbereich Personal
  • Überleitung
  • Eingruppierung
  • Neueinstellung CIO
  • Vorbereitung sonstiger Stellenbesetzungsverfahren zum 01.01.2020
• Analyse der Geschäftsprozesse und neuordnungsbedingte Anpassung
• Finanzen
• Vertragsbeziehungen
• räumliche Zusammenführung
• technische Voraussetzungen.

Vor diesem Hintergrund erscheint es unerlässlich, dass die Leitung des Gesamtbereichs IT frühestmöglich besetzt wird und die entscheidenden Prozesse zur Gestaltung der Neuorganisation begleiten kann. In Anbetracht der deutlichen Nachfrage nach IT-Experten auf dem Arbeitsmarkt und den gängigen Kündigungsfristen erscheint eine Besetzung vor dem 01.07.2019 praktisch unmöglich.

Die erforderlichen formellen Beteiligungsprozesse bei der OGM GmbH und der Stadt Oberhausen sind durchzuführen.

8.2.      Praktische Betriebsaufnahme  zum 01.01.2020 / Phase 2

Auf der Grundlage der vorbereitenden Arbeiten in 2019 zur Umsetzung der Neuorganisation soll die praktische und rechtliche Zusammenführung der IT der OGM GmbH und der Stadt Oberhausen zum 01.01.2020 vollzogen werden. Zunächst einmal soll der IT-Betrieb der OGM direkt und unverändert übernommen werden, um eine reibungslose Fortführung gewährleisten zu können. Insofern handelt es sich um eine Übergangsorganisation. Diese temporäre Struktur (Übergangszeitraum ca. 1 Jahr) dient als Ausgangsbasis für die im Zielbild festgelegten Strukturen inklusive der beschriebenen neuen Funktionen und benötigt folgende fortführende Organisationsmaßnahmen:

• Aufbau und Betriebsaufnahme der neuen Funktionen
  • Ideenmanagement
  • IT-Steuerung
  • Projektmanagement incl. Implementierung der PMO-Regeln
• Ermittlung Bedarf und Umsetzung für Personalqualifikation
• Weiterführung Prozessaufnahme sowie Beginn der Prozess­optimierung.

Kurzfassung

Auf Basis der Erkenntnisse der Arbeitsgruppe 5 – IT, der Fortführung durch die Arbeitsgruppe Eigenbetrieb sowie dem PD Gutachten „Umsetzungskonzeption zur Modernisierung der IT der Stadt Oberhausen im Rahmen des Projekts Neuordnung OGM“ vom 27. November 2018 wurde das neue Zielbild der zum 01.01.2020 zusammenzuführenden IT-Einheiten bei der Stadt inklusive neuer Funktionsfelder für die IT-Organisation definiert. Dessen Umsetzung ist in 2 Phasen geplant. Zur Vorbereitung der Umsetzungsphase ist die Einstellung eines CIO möglichst frühzeitig noch im Jahr 2019 erforderlich. Darüber hinaus sollen weitere 6 Stellen zum 01.01.2020 besetzt werden. Die hierzu erforderlichen Verfahren sind einzuleiten. Die hieraus resultierenden Personalmehraufwendungen können durch Einsparungen der Umsatzsteuer sowie Wegfall der OGM-Gewinnmarge überkompensiert werden. Der Rat der Stadt beauftragt die Verwaltung mit der Umsetzung dieses Grundsatzkonzeptes.