Beschlussvorlage - B/16/3277-01

Beschlussvorschlag

1. Der Rat der Stadt stimmt den Änderungen des

a)      Vertrages über das Flächen-/Immobilienmanagement

b)      Vertrages zum Beschaffungswesen

c)      Vertrages zu den IT- und TK Leistungen

mit der OGM gemäß den als Anlagen 1 bis 4 beigefügten Formulierungsvorschlägen zu. Die Änderungen treten rückwirkend ab 01.01.2018 in Kraft.

2. Der Rat der Stadt empfiehlt den Mitgliedern des Aufsichtsrates, den Vertragsänderungen entsprechend dem Beschlussvorschlag zu Punkt 1 zuzustimmen.

Bezug

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Konsequenzen

a) Finanzielle

    keine  [X]

    ja   [ ]

b) Sonstige

Sachdarstellung

Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KMPG AG (KPMG) hat am 13.02.2017 den Abschlussbericht zu dem Untersuchungsauftrag zur Neuordnung der Organisation und Struktur der OGM Oberhausener Gebäudemanagement GmbH (OGM) vorgelegt. Der Abschlussbericht enthält Empfehlungen, die einerseits unabhängig von einer Neustrukturierung der OGM sind und andererseits auf eine Neustrukturierung von Aufgaben der OGM gerichtet sind. Die Stadt hat ein Projekt aufgelegt, um die Umsetzung der Empfehlungen zu prüfen und auf dieser Grundlage Konzeptionen zur Umsetzung vorzubereiten. Die Projektorganisation besteht aus 7 Arbeitsgruppen, einer Projektgruppe, die den gesamten Prozess steuert und einem Interfraktionellen Lenkungskreis als Informationsgremium für den Gesamtprozess sowie zur Beratung und Steuerung aus Sicht der Prozessbeteiligten aus Politik, Verwaltung und OGM.

Die Arbeitsgruppe 1 – RPA hat sich mit zwei Empfehlungen der KPMG im Hinblick auf die Vertragsbeziehungen zur OGM befasst. Es handelt sich um die Erweiterung der Prüfrechte des städtischen Bereiches 0-2/Rechnungsprüfung und der Ausgestaltung des Auftraggeber-/Auftragnehmer-Verhältnisses, insbesondere im Hinblick auf die Prüfbarkeit der Rechnungslegung. Beide Maßnahmen sind unabhängig von einer Neustrukturierung der OGM.

1. Erweiterung der Prüfrechte:

Die Erweiterung der Prüfrechte (Maßnahme 1) hat für drei bestehende Verträge zwischen der OGM und der Stadt Relevanz: Vertrag über das Immobilien-/Flächenmanagement, Vertrag zum Beschaffungswesen und der Vertrag zu den IT- und TK-Leistungen. Bisher ist ein Prüfrecht der Rechnungsprüfung einzig im Vertrag über das Immobilien-/und Flächenmanagement und hier nur im Zusammenhang mit Zuschussmaßnahmen verankert.

Die Arbeitsgruppe 1 hat vorgeschlagen, dass der Rechnungsprüfung ein stichprobenartiges Prüfrecht (ohne vertragliche Festlegung von Wertgrenzen) bei der OGM GmbH eingeräumt werden soll, dessen Ausübung im Ermessen der Bereichsleitung der Rechnungsprüfung gestellt ist. Dieses stichprobenartige Prüfrecht inkludiert auch anlassbezogene Prüfungen, wie sie z. B. bei künftigen Ausschreibungen erfolgen könnten, die regelmäßig alle zwei Jahren bei Lieferungen und Leistungen im Rahmen der Bauunterhaltung und Beschaffung durchgeführt werden.

Hinsichtlich des Vertrages über das Flächen-/Immobilienmanagement soll die OGM bei Erreichen oder Überschreiten einer Wertgrenze von 200.000,00 € zzgl. MwSt. verpflichtet sein, den/die Leiterin der örtlichen Rechnungsprüfung unaufgefordert über die vorzunehmende Auftragsvergabe zu informieren, damit er/sie bei wirtschaftlich bedeutsamen Maßnahmen/Auftragsvergaben in die Lage versetzt ist, über die Ausübung des Prüfrechts zu entscheiden.

Bei allen in der Arbeitsgruppe 1 abgestimmten Veränderungen handelt es sich um Ergänzungen der bestehenden Verträge. Die vorgeschlagenen Ergänzungen sind detailliert in den beigefügten Anlagen aufgeführt und zur Verdeutlichung unterstrichen dargestellt:

• Anlage 1: § 3 Vertrag über das Immobilien-/Flächenmanagement,
• Anlage 2: § 2 Vertrag zum Beschaffungswesen,
• Anlage 3: § 2 Vertrag zu IT- und TK-Leistungen.

In weiterer Konsequenz empfiehlt die Arbeitsgruppe 1, zur Harmonisierung von Verfahren bei Vergabeentscheidungen die Wertgrenzen der Rechnungsprüfungsordnung und der Zuständigkeitsordnung der Stadt Oberhausen und ggf. weiterer Regelwerke vorzunehmen. Dazu wird zu einem späteren Zeitpunkt eine Beschlussvorlage vorbereitet.

2. Rechnungslegung:

Die Ausgestaltung des derzeitigen Auftraggeber-Auftragnehmer-Verhältnisses, insbesondere hinsichtlich der Rechnungslegung und deren Prüfbarkeit, waren zu überprüfen. Dies betrifft den Vertrag zum Beschaffungswesen.

Unabhängig von den Empfehlungen der KPMG wurde in der Vergangenheit die Aussagekraft und letztlich die Prüfbarkeit von Rechnungen der OGM seitens der Stadt in Frage gestellt. Es war insbesondere in Fällen der Inrechnungstellung mehrere Leistungen Dritter in einem Rechnungsdokument nicht stets aus der Rechnung selbst oder ggf. aus ihr beigefügten Anlagen erkennbar, welche einzelnen Leistungen zu welchem Einzelpreis letztlich in einen Gesamtpreis eingeflossen sind (Beispiel: „Diverse xyz:              xxx,xx €“).

Die Arbeitsgruppe 1 empfiehlt eine Ergänzung der Regelung im Vertrag über das Beschaffungswesen, die eine für sämtliche von der OGM durchgeführten Beschaffungen allgemeingültige Definition des Begriffs „Prüfbarkeit“ zum Gegenstand hat. Die konkrete Formulierung ist der

• Anlage 4: § 6 Vertrag zum Beschaffungswesen

zu entnehmen (Textergänzungen unterstrichen dargestellt).

Ergänzend empfiehlt die Arbeitsgruppe 1 im Hinblick auf die Rechnungslegung und deren Prüfbarkeit, ein den Bedürfnissen angemessenes und finanziell tragbares EDV-unterstütztes Bestell- und Abrechnungssystem bei der Stadt anzuschaffen.

Den Empfehlungen der Arbeitsgruppe 1 hat der Interfraktionelle Lenkungskreis am 20.12.2017 einstimmig zugestimmt. Die Geschäftsführung der OGM gehört diesem Lenkungskreis an.

Die Geschäftsführung der OGM beabsichtigt, die Vertragsveränderungen im Aufsichtsrat der Gesellschaft zu behandeln.

Die Wertgrenzen wurden abschließend in der Sitzung des Ältestenrates am 22.01.2018 vordiskutiert.

Kurzfassung

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