Beschlussvorlage - B/16/2987-01

Beschlussvorschlag

Der Rat der Stadt beschließt die Neufassung der Benutzungs- und Entgeltordnung für das Stadtarchiv Oberhausen zum 01.01.2018 gemäß Anlage 1 dieser Drucksache.

Bezug

Drucksache B15/0047-01

Konsequenzen

a) Finanzielle

    keine[ ]

    ja[ x ]a) Veränderungen der Einnahmen

b) Erhöhung der Kundenfreundlichkeit, Anpassung an die

    aktuelle Gesetzeslage

b) Sonstige

Finanzielle Auswirkungen:

Durch die Gebührenanpassungen ist mit höheren Einnahmen des Stadtarchivs zu rechnen.  Die Einnahmen für das Jahr 2016 betrugen rund 7.000 €. Für das Jahr 2018 ist eine Steigerung der Einnahmen auf ca. 15.000 EUR zu erwarten; davon entfallen rund 50 Prozent auf die Zunahme der Fallzahlen und die erhöhte Komplexität der Fragestellung, infolgedessen ein erhöhter Bearbeitungsaufwand bereits eingetreten ist. Auch für 2019 ist mit einer steigenden Tendenz von Fallzahlen und somit mit einer weiteren Erhöhung der Einnahmen zu rechnen.

Begründung

Mit Schreiben vom 06.07.2016 wurde das Stadtarchiv vom Fachbereich 4-1-10 / Organisation, allg. Verwaltungsangelegenheiten aufgefordert zu prüfen, ob eine Aktualisierung bzw. Anpassung der Benutzungs- und Entgeltordnung an aktuelle rechtliche und wirtschaftliche Rahmenbedingungen erforderlich ist. Prüfungen ergaben, dass  die am  06.03.2006 vom Rat beschlossene, zuletzt durch Änderungsbeschluss vom 21.12.2009 normierte Benutzungs- und Entgeltordnung des Stadtarchivs bis heute noch nicht an die veränderten gesetzlichen Rahmenbedingungen (Novellierung des Landesarchivgesetzes  NRW im Jahre 2010; Inkrafttreten des novellierten Personenstandsgesetzes im Jahre 2009) angepasst wurde. Die 2009 geänderte Entgeltordnung existiert bereits seit sieben Jahren in unveränderte Höhe, so dass aktuell maßgebliche Dienstleistungen des Stadtarchivs (Beglaubigungen von Urkunden, Recherchen im Bereich Personenstandswesen) nicht abgebildet werden. Infolgedessen sowie aufgrund der allgemeinen Anforderungen zur Einnahmesteigerung im Rahmen der Haushaltssanierung, empfiehlt die Verwaltung eine moderate Anpassung der Gebühren.

Mit der Überarbeitung der Inhalte und der  Anpassung der Tarife soll einerseits eine Anpassung an die aktuellen gesetzlichen Vorgaben erfolgen und andererseits eine Vereinfachung bei besonderen archivspezifischen Dienstleistungen und eine Angleichung an die durchschnittlichen Gebühren kommunaler Großstadtarchive erzielt werden.

Der neue Aufbau der Benutzungs- und Entgeltordnung entspricht der aktuellen Gesetzeslage und ermöglicht den Kunden und Kundinnen des Stadtarchivs aufgrund der klaren Struktur einen besseren Zugang zu den Dienstleistungen. Die vorgeschlagenen Gebühren wurden mit anderen Stadtarchiven ähnlich vergleichbarer Städte in Nordrhein-Westfalen sowie sämtlicher Nachbarstädte verglichen und sind in der Höhe angemessen. Die Anhebung im Bereich der allgemeinen Recherchegrundgebühr stellt eine Annäherung an die tatsächlichen Personalkosten der Verwaltung dar. Neue Produkte im Bereich der digitalen Medien erlauben hingegen eine Reduzierung der Gebühren für Scandienstleistungen.

Unter § 2 der Benutzungs- und Entgeltordnung  wird dem Oberbürgermeister eingeräumt eine Lesesaalordnung (Anlage 2) zur Sicherung und Nutzung von Archivgut im Lesesaal sowie ausgewiesenen Nutzungsräumen des Stadtarchivs zu erlassen. Diese soll die Nutzungsabläufe und die Verhaltensregeln gegenüber den Kundinnen und Kunden transparent machen. Der Entwurf der Lesesaalordnung wird der Vorlage als Anlage 2 zur Kenntnis beigefügt. Die Lesesaalordnung erhöht neben der Aufhebung des Fotografierverbotes die Kundenfreundlichkeit des Stadtarchivs.

Die Aufhebung des Fotografierverbotes ermöglicht zukünftig gegen eine geringe, bürgerfreundliche Pauschalgebühr das Abfotografieren des Archivgutes mit dem eigenen Fotoapparat oder dem Smartphone. Die bisher angebotenen Fotodienstleistungen, die aufgrund fehlender technischer Ausstattung nicht in einer heutigen Qualitätsanforderungen angemessenen Form zu realisieren sind, werden im Zuge dessen aufgehoben. Das Stadtarchiv Oberhausen geht durch die Aufhebung des Fotografierverbotes  einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung.

Auf die Gegenüberstellung der bisherigen und neuen Benutzungs- und Entgeltordnung wird aufgrund zahlreicher geänderter systematischer Zuordnungen von Inhalten sowie dem Wegfall und der Hinzunahme von Dienstleistungen im Bereich der Entgelte verzichtet.