Berichtsvorlage - M/16/1869-01

Sachdarstellung

Das Dezernat 3/Familie, Bildung, Soziales wurde von April 2012 bis Mai 2013 einer Organisationsuntersuchung durch die Firma con_sens unter den Aspekten Ist-Analyse (Analyse der aktuellen Aufbau/Ablauforganisatiton, Leistungsprozesse, Schnittstellen etc.), Soll-Konzeption (Konkrete Optimierungsansätze) und Personalbemessung (Bemessung der quantitativen und qualitativen Personalausstattung) untersucht. Der Rat der Stadt hat am 15.07.2013 die Umsetzung der im Gutachten vorgeschlagenen Aufbauorganisation beschlossen durch die

a)      Einrichtung eines Bereichs „Kinder, Jugend, Bildung“ (vormals Bereich 3-1/Kinderpädagogischer Dienst, Bereich 1-4 Schule, Bereich 3-2/“Jugendamt“) und damit die Bündelung der Jugendhilfeaufgaben aus den bisherigen Bereichen Jugend und Soziales und Kinderpädagogischer Dienst ergänzt um die Aufgaben aus dem Bereich Schule (klassische Schulverwaltung). Mit der Einrichtung von strategischem Immobilienmanagement und Informationstechnikmanagement sind jedoch die Schulträgeraufgaben für die Schulgebäude und die Informationstechnik auf das Dez. 0 übertragen worden.

b)      Einrichtung eines Bereichs „Soziales“ (vormals Bereich 3-2/“Soziales“) und damit die Bündelung aller Sozialleistungen aus dem bisherigen Bereich Jugend und Soziales.

Ebenso wurde die Verwaltung mit der Umsetzung bzw. weiteren Aufbereitung der von con_sens im Gutachten vorgeschlagenen Empfehlungen und Maßnahmen beauftragt.

1. Umsetzung der Aufbauorganisation

a)      Bereich 3-1/Kinder, Jugend, Bildung

Mit Wirkung vom 01.03.2015 wurde der Bereich 3-1/Kinder, Jugend, Bildung unter Bündelung bzw. Neustrukturierung der vormals in den Bereichen Kinderpädagogischer Dienst, Jugendamt und soziale Angelegenheiten und Bereich Schule angesiedelten Jugendhilfe- und Schulträgeraufgaben gegründet. Der Bereich 3-1/Kinder, Jugend, Bildung setzt sich zusammen aus den Fachbereichen:

3-1-10Planung, Steuerung, Investitionen

3-1-20Allgemeine Verwaltung

3-1-30Kindertagesbetreuung

3-1-40Erzieherische Hilfen

3-1-50Jugendförderung

3-1-60Beratung

3-1-70Unterhalt, Vormundschaften

3-1-80Schule, Schulamt für die Stadt Oberhausen

b)     Bereich 3-2/Soziales

Mit Wirkung vom 02.01.2014 wurde der Bereich 3-2/Soziales, unter Bündelung sämtlicher, vormals im Bereich 3-2/Jugendamt und soziale Angelegenheiten angesiedelter, Sozialleistungen gegründet. Der neue Bereich setzt sich zusammen aus den Fachbereichen

3-2-10/Finanzen, Controlling, Planung

3-2-20/Ältere Menschen, Pflegebedürftige und behinderte Menschen

3-2-50/Existenzsichernde Leistungen.

2. Stellenausstattung / Personal

a)      Bereich 3-1/Kinder, Jugend, Bildung

Fachbereich 3-1-10/Planung, Steuerung, Investitionen

Stellenausstattung:13,0 Stellen

Besetzt:13,0 Stellen

Vakant:keine Stelle

Hinweis: 

Wesentliche lt. con_sens-Empfehlung zu schaffende Funktionen, die die Steuerungsfähigkeit des Bereiches unterstützen sollen, wie Jugendhilfeplanung und Erzieherische Hilfen wurden zum 01.08.2016 personell besetzt.

Aktuell wird durch den Bereich 4-1 noch die Einrichtung einer Stelle (Planerische Schulträgeraufgaben) und einer 0,5 Stelle (Sicherung Leistungsgewährung Logo Data) auf der Basis der Con_sens Stellenbemessung geprüft.

Fachbereich 3-1-20/Allgemeine Verwaltung

Stellenausstattung:13 Stellen

Besetzt: 12 Stellen

Vakant:  1 Stelle

Fachbereich 3-1-30/Kindertagesbetreuung

Fachbereich intern

Stellenausstattung: 16,0 Stellen

Besetzt: 12,5 Stellen

Vakant:   3,5 Stellen

Städtische Kindertageseinrichtungen

Stellenausstattung:214,5 Stellen

Besetzt:214,5 Stellen

Vakant:keine Stelle

Fachbereich 3-1-40 Erzieherische Hilfen

Fachbereich intern

Stellenausstattung:17,5 Stellen

Besetzt:16,5 Stellen

Vakant:  1,0 Stelle

Regionalteams

Stellenausstattung:81 Stellen

Besetzt:81 Stellen

Vakant:keine Stelle

Fachbereich 3-1-50/Jugendförderung

Stellenausstattung:25 Stellen

Besetzt:23 Stellen

Vakant:  2 Stellen

Hinweis:

Die Fachbereichsleitungsstelle ist mit Herrn Breuer seit dem 01.03.2014 lediglich kommissarisch besetzt. Das Assessment-Center-Verfahren zur Besetzung der Stelle wird im August 2016 abgeschlossen sein.

Fachbereich 3-1-60/Beratung

Stellenausstattung:23 Stellen

Besetzt:19 Stellen

Vakant:  4 Stellen

Fachbereich 3-1-70/Unterhalt, Rechtliche Vertretung

Stellenausstattung:26,5 Stellen

Besetzt:23,0 Stellen

Vakant:  3,5 Stellen

Fachbereich 3-1-80/Lehrkräfte, Sekretariate

Stellenausstattung: 63,5 Stellen

Besetzt:62,5 Stellen

Vakant:   1,0 Stellen (Schulsekretärin)

b)     Bereich 3-2/Soziales

Die Stellenausstattung lt. Gutachten wurde im Stellenverwendungsnachweis umgesetzt.

FB 3-2-10/Finanzen, Controlling, Planung

Stellenausstattung;13,5 Stellen

Besetzt:12    Stellen

Vakant:   0,5 Stellen (Rechnungsangelegenheiten)

  1    Stelle   (Zeitstelle Rechnungsangelegenheiten)

FB 3-2-20/Ältere Menschen, Pflegebedürftige und behinderte Menschen

Stellenausstattung:34    Stellen

Besetzt:33    Stellen

Vakant:  0,5 Stellen (Heimkosten)

FB 3-2-50/Existenzsichernde Leistungen

Stellenausstattung: 69   Stellen

Besetzt: 67 Stellen (nach endgültigem Einsatz der
                                          Nachwuchskräfte ab 09/2016)

Vakant:  2 Stellen

3. Räumliche Situation

a)      Bereich 3-1/Kinder, Jugend, Bildung
 

Die räumliche Strukturierung der Aufgabenfelder im Bereich 3-1 / Kinder, Jugend, Bildung ist suboptimal. Die einzelnen Fachbereiche des Bereiches 3-1 verteilen sich auf 7 Gebäude, neben den sozialräumlich verorteten 5 Regionalteams Erzieherische Hilfen und 18 städtischen Kindertageseinrichtungen. Eine sozialräumliche Verteilung der Regionalteams Erzieherische Hilfen ist nach wie vor sinnvoll. Dagegen ist es bisher nicht gelungen, die Fachbereiche räumlich zusammen zu führen. Dieses erschwert die Zusammenarbeit in einzelnen Fachbereichen erheblich.

b)     Bereich 3-2/Soziales
 

Mit der Trennung der Bereiche und der Bildung neuer Organisationszusammenhänge muss konsequenterweise die Raumsituation überdacht werden. Der
Bereich 3-2/Soziales verteilt sich mit den zugeordneten Organisationseinheiten über das gesamte Stadtgebiet, was insbesondere unter Steuerungsgesichtspunkten hinderlich ist. Eine Verortung einzelner Angebote in dezentralen Strukturen erscheint unter heutigen Maßgaben nicht zwingend erforderlich.

Beispielhaft sei die von con_sens vorgeschlagene Zusammenführung der Regionalteams SGB XII zur Einsparung von Koordinationsaufgaben erwähnt. Während die räumliche Zusammenführung bisher nicht gelungen ist, wurde eine Koordinationsstelle mit Blick auf die erwarteten Synergien bereits eingespart.

Insgesamt erscheint angezeigt, die Organisationseinheiten des Sozialbereichs in weiten Teilen zu konzentrieren. Die räumliche Zusammenlegung der Regionalteams ist bisher nicht erfolgt.

Die derzeitige räumliche Ausrichtung ist der Aufgabenwahrnehmung beider Bereiche nicht zuträglich.

4. . Umsetzung der con_sens-Empfehlungen / Maßnahmen

a)      Bereich 3-1/Kinder, Jugend, Bildung

Anzahl der Maßnahmen    79

Erledigt 47

Laufender Prozess 25, zurückgestellt 4, keine Zuständigkeit 3

b)     Bereich 3-2/Soziales

Anzahl der Maßnahmen    42

Erledigt 31, Keine Zuständigkeit 1

Laufender Prozess 8, obsolet 1, nicht sachgerecht 1. Diese Maßnahmen haben keine Auswirkungen auf finanzielle Entwicklungen.

Detaillierte Übersichten über die einzelnen Empfehlungen und den Umsetzungsstand sind der Vorlage (Anlage 1a und 1 b) beigefügt.

5. Einsparpotentiale

Die von con_sens geschätzten Einsparpotentiale sind in die HSP-Maßnahmen 87A1 (3-1 Jugend/Bildung) und 87A2 (3-2 Soziales) eingeflossen.

a)      Bereich 3-1/Kinder, Jugend, Bildung

Die Maßnahme 87 A umfasst 11 Teilmaßnahmen die seitens des Bereiches 3-1 zu verantworten sind. Mit diesen Maßnahmen ist ein Konsolidierungsvolumen von 2.422.440,00 EUR verbunden. Bei 7 Teilmaßnahmen konnte das HSP-Ziel mit einem Volumen von 1.902.694,00 EUR nicht erreicht werden. Dies liegt insbesondere an folgenden Faktoren:

• Verzögerte Umsetzung der Organisationsmaßnahme Gründung des Bereiches 3-1 (18 Monate nach Ratsbeschluss), s. hierzu auch Pkt. 2.
   
• Fallzahlsteigerung im Aufgabenfeld der Hilfen zur Erziehung und hiermit verbundene zeitweilige Unterbesetzung der Regionalteams. Mittlerweile ist die Sicherstellung des Fallschlüssels 1:35 über kontinuierliche Personal-nachsteuerungen hergestellt.

Die einzelnen Teilmaßnahmen und deren finanzielle Auswirkungen sind in den Maßnahmebögen beschrieben, die dieser Vorlage als Anlage beigefügt sind (Anlage 2 a).

b)     Bereich 3-2/Soziales

Durch die Einzelmaßnahmen 1, 2, und 17, die den Bereich 3-2 im Rahmen der HSP-Maßnahmen aus dem con_sens Gutachten betreffen, sollten 210.100 Euro in 2013 und ab 2014 jährlich 388.600 Euro eingespart werden.

Es werden Optimierungsmöglichkeiten der Geschäftsprozesse in der ambulanten Hilfe zur Pflege (Maßnahme 1) sowie bei den Schnittstellen zwischen dem ambulanten und stationären Bereich der Hilfe zur Pflege (Maßnahme 2) gesehen. Bei der Eingliederungshilfe sieht con_sens Optimierungsmöglichkeiten der Bedarfsfeststellung und Fallbegleitung bei aufwandsrelevanten Fällen (Maßnahme 17).

Das Sparpotential der Maßnahme 1 von jährlich 220.000 Euro wird erreicht.

Die Maßnahme 2, Optimierung der Geschäftsprozesse (Sparpotential 137.000 Euro jährlich) wirkt sich nicht auf das Einsparvolumen aus. Schnittstellenproblematiken bzw. Problemlagen zu nichtstandardisierten Geschäftsprozessen treten nur vereinzelt auf. Im stationären Bereich arbeiten langjährig erfahrene Mitarbeiter/innen, so dass "vermeidbare" Mehrkosten nicht entstehen. Weitere bzw. alternative Optimierungsmöglichkeiten sind nach Einschätzung der Fachverwaltung nicht gegeben, so dass eine Aufhebung dieser Teilmaßnahme von der Fachverwaltung angestrebt wird.

Bei Teilmaßnahme 17 sieht con_sens bei der Eingliederungshilfe Optimierungsmöglichkeiten der Bedarfsfeststellung und Fallbegleitung bei aufwandsrelevanten Fällen (Maßmahme 17), Einsparpotential 31.600 Euro jährlich. Die Einstellung einer heilpädagogischen Fachkraft erfolgte zum 01.10.2014. Die Fallbegleitung im interdisziplinären Bereich und bei der Schulbegleitung ist wegen der Teilzeitbeschäftigung der Heilpädagogin nur in geringem Umfang möglich. Der Zeitvertrag endet am 30.09.2016. Die Spareffekte konnten aufgrund der personellen Situation bisher nur bei solitären heilpädagogischen Aufwendungen erzielt werden. Um die für die Spareffekte notwendige Personalressource bereit zu stellen, wurde eine Vollzeitstelle eingerichtet, die mit zwei Teilzeitkräften besetzt werden soll.

Zu den einzelnen Teilmaßnahmen und deren finanziellen Auswirkungen sind ebenfalls Maßnahmebögen in der Anlage (Anlage 2 b) beigefügt.

6. Ausblick

Es ist beabsichtigt, den Prozessverlauf und die daraus resultierenden Maßnahmeumsetzungen in Zusammenarbeit mit der Firma con_sens zu evaluieren und wesentliche Controllingaspekte abzustimmen.

In Abstimmung zwischen Dezernat 0/Personal, Organisation, Immobilien, IT, Dezernat 1/Finanzen, Kultur und Dezernat 3/Familie, Bildung, Soziales werden zur Zeit mit der Firma con_sens die dafür erforderlichen Rahmenbedingungen und der zeitliche Umfang geklärt.