Beschlussvorlage - B/16/1772-01

Beschlussvorschlag

Der Rat der Stadt beschließt mit sofortiger Wirkung die Einrichtung von zwei unbefristeten Planstellen des archivtechnischen Dienstes im Fachbereich 0-8-40/Stadtarchiv:

a)      eine Stelle des höheren archivtechnischen Dienstes (A 13 ÜBesG)

b)      eine Stelle des gehobenen archivtechnischen Dienstes (A 11 ÜBesG)

Bezug

Beschluss des Verwaltungsvorstandes vom 10.05.2016

Konsequenzen

a) Finanzielle

    keine[ ]

    ja[X]174.700 Euro jährlich

b) Sonstige

Begründung

Ausgangslage

Das Stadtarchiv der Stadt Oberhausen war bisher in der ehemaligen Grundschule Tackenberg untergebracht. Nach umfangreichen Baumaßnahmen in der ehemaligen Hauptschule Lirich und dem Neubau eines Magazingebäudes sind nun die räumlichen Kapazitäten und Voraussetzungen für eine sachgerechte Archivierung geschaffen worden.

Damit können auch die Weichen für ein modernes Stadtarchiv unter Einhaltung der gesetzlichen Voraussetzungen und wissenschaftlicher Standards gestellt werden.

Gesetzliche Grundlagen

Die maßgebliche Grundlage für die Archivierungspflicht der Kommunen als dauerhafte Pflichtaufgabe ist das Gesetz über die Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivguts im Land Nordrhein-Westfalen (ArchivG NRW). Gemäß § 10 ArchivG NRW sind die Kommunen zur Archivierung ihrer Unterlagen in eigener Zuständigkeit verpflichtet. Diese Archivierungspflicht umfasst ausdrücklich (§ 2 ArchivG NRW) auch elektronische Aufzeichnungen, unabhängig von ihrer Speicherform.

Weiterhin besteht eine Anbietungspflicht der kommunalen Verwaltung. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen sind die analogen und digitalen Unterlagen der Verwaltung dem Stadtarchiv anzubieten und dort, soweit die Archivwürdigkeit festgestellt wurde, abzugeben (§ 10 Abs. 4 u. 5 i.V.m. § 4 Abs. 2 ArchivG NRW).

Der Umfang des Personals eines Kommunalarchivs ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, er ergibt sich jedoch aus dem Umfang der in § 2 Abs. 7 ArchivG NRW definierten Aufgaben i.V.m. § 10 Abs. 3 Nr. 1 ArchivG NRW.

Damit ist vorgeschrieben, dass die Archive archivfachlichen Anforderungen entsprechen müssen und von Personal zu betreuen sind, das über die Befähigung für eine Laufbahn des Archivdienstes verfügt oder sonst fachlich geeignet ist.

Stadtarchiv der Stadt Oberhausen

Aufgrund der unzureichenden räumlichen Situation des Stadtarchivs der Stadt Oberhausen konnte ein Großteil des Archivgutes nur zwischengelagert werden. Weiterhin gibt es bisher keine Möglichkeit einer digitalen Archivierung.

Mit dem Umzug in das neue Gebäude des Stadtarchivs mit optimalen klimatischen Bedingungen sind nun die Voraussetzungen geschaffen, das Stadtarchiv neu aufzubauen und den gesetzlichen Auftrag zu erfüllen.

Derzeit lagern ca. 1.000 Umzugskartons mit Verwaltungsakten im Archiv, die noch gesichtet und auf ihre Archivwürdigkeit geprüft werden müssen. Im Anschluss sind die archivwürdigen Unterlagen in Findbüchern zu erfassen und sachgerecht zu lagern.

Ebenso ist mit Plänen, Karten und Fotos zu verfahren, die bisher noch nicht gesichtet werden konnten.

Zeitungen sind, besonders da sie zeitweise das einzige Informationsmedium für die Bevölkerung darstellten, von besonderer historischer Bedeutung. Ein Teil des Zeitungsarchivs ist auf Mikrofilm gespeichert, ein Großteil ist ausschließlich in Papierform vorhanden. Hier ist die digitale Erfassung sowie die Erstellung eines Stichwortverzeichnisses dringend erforderlich.

Die Stadt Oberhausen hat sich mit Überlassungsvertrag vom 06.07.2009 verpflichtet, das Frauenfriedensarchiv zu übernehmen. Teile dieses Archivs sind noch zu sichten, zu digitalisieren und der Öffentlichkeit zugänglich zu machen.

Zusätzlich werden im Rahmen der Änderungen des Personenstandsgesetzes seit dem 01.01.2009 Personenstandsbücher nach Ablauf der Fortführungsfristen zum Archivgut erklärt.

Nach Ablauf der Fortführungsfristen und der Übergabe an das Stadtarchiv sind keine Beurkundungen mehr vorgesehen, es können aber Auskünfte und Nachweise erteilt werden, die sich nach den archivrechtlichen Vorschriften richten. Auskünfte und Nachweise werden in erster Linie für Erbschaftsangelegenheiten benötigt, aber auch aus Gründen der Ahnenforschung etc.

Personelle Situation

Das Stadtarchiv der Stadt Oberhausen verfügt über die folgende Personalausstattung:

• Planstelle Leitung, EG 15 (fachlich geeignet im Sinne des ArchivG NRW)
• Planstelle Archivmitarbeiter/in, EG 6 (ohne fachspezifische Ausbildung)
• Planstelle Archivmitarbeiter/in, EG 8 (Verwaltungskraft).

Außerplanmäßig:

• 1 Bibliothekar/in, EG 10, 28 Wochenstunden, Aufbau der historischen Bibliothek
• 1 Bibliotheksassistent/in, EG 6, 15 Wochenstunden.

Im Rahmen einer umfangreichen Beratung durch das Archivberatungszentrum beim LVR wurde dargestellt, dass die Stadt Oberhausen mit der derzeitigen Personalsituation ihren gesetzlichen Auftrag im Sinne des ArchivG NRW nicht erfüllen kann.

Nach der Beurteilung des Archivberatungszentrum besteht der zwingende Bedarf, folgende Stellen einzurichten:

• 1 Archivfachkraft höherer Dienst
• 1 Archivfachkraft gehobener Dienst.

Die zeitnahe Beschäftigung einer Archivkraft des höheren Dienstes ist die Voraussetzung für die erfolgreiche Umsetzung wesentlicher Elemente der Konzeption zur nachhaltigen Sicherstellung der gesetzlichen Wahrnehmung des Stadtarchivs, u.a.:

• Implementation einer Archiv-Spezialsoftware
• Strukturierung eines Projektes zur Aufarbeitung der Archivrückstände
• Grundlage für eine Akquisition von Fördermitteln aus der regionalen Kulturförderung des LVR
• Projekt zur Entwicklung von Abgabekriterien und Anbietungsgrundsätzen mit den Fachverwaltungen
• Aufbau einer historischen Bibliothek.

Die Beschäftigung einer Archivkraft des gehobenen Dienstes ist Voraussetzung u. a. für:

• die effektive Aufarbeitung der erheblichen Archivrückstände,
• die Archivierung und Digitalisierung der umfangreichen Fotobestände, Karten, Pläne etc.
• die laufende Archivierung von analogen und digitalen Unterlagen und
• die Digitalisierung z. B. der Zeitungsbestände.

Da entsprechendes Fachpersonal nicht bei der Verwaltung vorhanden ist, werden die Stellen extern ausgeschrieben.

Ausblick

Gleichzeitig mit dem Aufbau des Stadtarchivs soll auch ein wissenschaftliches Konzept der historischen Bildung umgesetzt werden, so dass das Archiv nicht nur für Bürger/innen zugänglich ist, sondern auch das Thema Stadtgeschichte in der Stadtgesellschaft als Thema z. B. für Schulen vermittelt wird. In diesem Rahmen soll das Schulmuseum sowie das historische Klassenzimmer an das Stadtarchiv angebunden werden. Angestrebt wird auch die Zusammenarbeit mit Museen wie dem Industriemuseum Oberhausen und mit Hochschulen. Darüber hinaus ist die Kooperation mit Stadtarchiven der Region und des Landesarchivs vorgesehen.

Perspektivisch soll der Fachbereich Stadtarchiv in den Bereich Stadtgeschichte übergeleitet werden.

Die kompensatorischen Maßnahmen für die Stelleneinrichtungen innerhalb des Dez. 1/Finanzen, Kultur werden derzeit geprüft.

Kurzfassung

Durch die verbesserte räumliche Situation kann nun ein modernes, den gesetzlichen und wissenschaftlichen Standards entsprechendes Stadtarchiv aufgebaut und später zum Bereich Stadtgeschichte ausgebaut werden.

Voraussetzung hierfür ist die dauerhafte Einrichtung von zwei Stellen des archivtechnischen Dienstes.

Die Stellen werden extern ausgeschrieben.

Die Beteiligungsverfahren werden parallel eingeleitet.