Beschlussvorlage - B/16/1723-01

Beschlussvorschlag

Der Rat der Stadt Oberhausen genehmigt den Stellenplan der gemeinsamen Einrichtung Jobcenter Oberhausen für das Haushaltsjahr 2017 im Umfang von insgesamt 350,0 Beschäftigungsmöglichkeiten.

Konsequenzen

a) Finanzielle

    keine[ ]

    ja[ x ]

b) Sonstige

Begründung

Im Rahmen des jährlichen Haushaltsaufstellungsverfahrens für das Folgejahr erfolgt auch die Personalbedarfsplanung der Jobcenter. Diese erfolgt dezentral im jeweiligen Jobcenter und orientiert sich an den, teilweise gesetzlichen, Betreuungsschlüsseln, dem verfügbaren Budget, regionalen Gegebenheiten, Rahmenbedingungen und vor Ort vereinbarten Schwerpunkten sowie dem künftigen, prognostizierten Kundenpotenzial. Die Trägerversammlung der gemeinsamen Einrichtung (gE) Jobcenter Oberhausen hat den Beschluss zum Stellenplan 2017 auf Grundlage dieser Parameter und durch Vergleiche mit anderen Jobcentern und auf Grundlage von Positionspapieren aller Jobcenter gewertet und entschieden.

Eine angemessene Personaldimensionierung, unter anderem auf Basis der Betreuungsschlüssel, ist eine wesentliche Voraussetzung für das Erreichen der operativen Ziele. Die Betreuungsschlüssel bilden neben dem Budget den politisch gesetzten Rahmen und geben eine Orientierung für Personalisierungen.

Die Trägerversammlung der gE Jobcenter Oberhausen beschloss gemäß § 44c Abs. 2 Ziff. 8 SGB II den nachfolgenden Stellenplan der gE Jobcenter Oberhausen für das Haushaltsjahr 2017 im Umfang von 350,0 Stellen, unter der Voraussetzung, dass die Stellen durch den Bundeshaushalt und den Rat der Stadt Oberhausen genehmigt werden.

Innerhalb dieses Stellenumfangs wurde die zusätzliche Einrichtung der nachfolgend aufgeführten Stellen beschlossen:

•1,0 Stellen Bereich Markt und Integration

Sachbearbeiter für Integrationsmaßnahmen (gehobener Dienst)

Entgeltgruppe 9 / Besoldungsgruppe A10

•0,5 Stellen im administrativen Bereich

Sachbearbeiter/in im Büro der Geschäftsführung (gehobener Dienst)

Entgeltgruppe 9 / Besoldungsgruppe A10

Weiter wurde im Rahmen des Haushaltsaufstellungsverfahren Stellenhebungen für folgende Stellen beschlossen:

•1,0 Stellen gehobener Dienst  auf 1,0 Stellen Teamleitung im Bereich SGB II gehobener Dienst.

von Entgeltgruppe 9 / Besoldungsgruppe A10 auf Entgeltgruppe 11 / Besoldungsgruppe A12

Diese Stellen werden durch den Träger BA zur Verfügung gestellt. Der kommunale Personalhaushalt wird somit nicht belastet.

Finanziert wird das gesamte Personal aus dem Verwaltungsbudget des Jobcenter Oberhausen. Das Verwaltungsbudget trägt zu 84,8% der Bund und zu 15,2% die Kommune im Rahmen des kommunalen Finanzierungsanteils.

Erläuterungen zu den einzurichtenden Stellen:

Kassensicherheit „Allegro“

Im Jahr 2014 wurde als Nachfolger des IT-Verfahrens „A2LL“, das neue IT-Fachverfahren „ALLEGRO“ eingeführt, mit dem die Leistungen nach dem SGB II zahlbar gemacht werden. Ab dem 01.01.2015 wurde für das IT-Verfahren ein generelles 4-Augen-Prinzip im Bereich der Leistungsgewährung im Rechtskreis SGB II eingeführt. Das 4-Augen-Prinzip stellt nach den Verfahren im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes (Best-MaVB-HKR) den Regelfall bei der Bewilligung und Zahlbarmachung von Leistungen dar.

Grundsätzlich war mit Einführung von ALLEGRO davon auszugehen, dass das Niveau der Kassensicherheit steigt. So wären - nach den Planungen vor Einführung des allgemeinen 4-Augen-Prinzips - nach Abschluss der Flächeneinführung ohnehin mindestens 60% aller Anordnungen im 4-Augen-Prinzip zu erfolgen, was zu einer höheren Belastungssituation geführt hätte.

In Folge des allgemeinen 4-Augen-Prinzips ist das Qualitätsniveau in der Leistungserbringung gestiegen. Nacharbeiten, Rückfragen durch Kundinnen und Kunden und andere Aufwandstreiber sind zurückgegangen. Dies ist bei der Quantifizierung zu beachten.

Ein generelles 4-Augen-Prinzip führt jedoch zu Mehraufwänden, da jede Bewilligung eines Leistungsfalles, unabhängig von der Höhe oder Art der Leistungen, zu 100 % durch eine zweite, zur Anordnung berechtigte Person zu prüfen ist. An die Prüfung sind nach den Maßgaben der BestMaVB-HKR strenge Maßstäbe anzulegen.

So muss die bzw. der Anordnungsbefugte vor der Anordnung anhand der zahlungsbegründenden Unterlagen prüfen, ob die im IT-Verfahren ALLEGRO erfassten Daten richtig erfasst wurden (vgl. Nr. 1.3. der VV-BHO und Nr. 2.2.4. der Anlage zu Nr. 9.2 der VV-BHO i.V. mit Nr. 5.3.3 Kassenbestimmungen für die Bundesverwaltung (KBestB) und Nr. 6.1.3.4 der BestMaVB-HKR). Vor der Anordnung ist weiter zu prüfen, ob eine ordnungsgemäße Feststellung vorliegt. Die Prüfung umfasst, dass die zahlungsbegründenden Unterlagen im notwendigen Umfang vorhanden sind und die korrekte Feststellung auf den zahlungsbegründenden Unterlagen vermerkt wurde. Die Anordnung ist auf den zahlungsbegründenden Unterlagen unter Angabe des Datums und der Unterschrift der bzw. des Anordnungsbefugten zu vermerken. Dies soll in der Regel auf den entsprechenden Ausdrucken der Zahlungs- oder Berechnungsübersichten oder mittels einer Verfügung erfolgen.

In der Leistungssachbearbeitung des Jobcenter Oberhausen lag die Betreuungsrelation im Betrachtungszeitraum September 2014 bis August 2015 mit 1:111 leicht über dem für NRW geltenden Orientierungswert von 1:110. Insofern bestehen keine Reserven, die zur Bewältigung und Kompensation des Mehraufwandes herangezogen werden könnten.

In den Haushaltsjahren 2015 sowie 2016 wurden dem Jobcenter Oberhausen jeweils 5,5 Ermächtigungen für zusätzliche befristete Beschäftigungsmöglichkeiten im Rahmen der Gesamtzuteilung des Personalhaushaltes der Bundesagentur für Arbeit zur Kompensation des Mehraufwandes zugeteilt. Hiervon wurden jährlich 4,5 Stellen genutzt.

Die Anzahl der Bedarfsgemeinschaften sowie die Inanspruchnahme von Leistungen aus dem Bildungs- und Teilhabepaket sind in den letzten Jahres stetig gestiegen.

Es ist nicht davon auszugehen, dass sich das Prüfungsvolumen im 4-Augen-Prinzip in der Leistungssachbearbeitung im Jahr 2017 reduzieren wird, insbesondere durch den Zufluss der Flüchtlinge wird der Aufwand weiter steigen.

Deswegen werden für das Haushaltsjahr 2017 weiter 4,5 Ermächtigungen Fachassistenz Leistungsrecht - EG 8 / A 9 (mittlerer Dienst) - benötigt.

Kassensicherheit „SteP“

Die „zentrale Personendatenverwaltung“ (zPDV) stellte bisher als Basisdienst den bundesweiten Bestand der Kundenstammdaten in der IT-Infrastruktur der BA zur Verfügung. Jeder Kunde wird bundesweit nur unter einer Kundennummer geführt. Da das IT-Fachverfahren zPDV nicht dem 4-Augen-Prinzip unterstellt war und damit nicht mehr den Kassengrundsätzen entsprach, wurde es vom IT-Fachverfahren Stammdatendatenerfassungs- und -pflegesystem (SteP) abgelöst. Da nicht alle Änderungsmöglichkeiten im IT-Fachverfahren SteP im 4-Augen-Prinzip durchgeführt werden können, müssen vor allem die zahlungsrelevanten Änderungen durch eine weitere Mitarbeiterkraft tagesaktuell kontrolliert werden.

Hierfür werden für das Haushaltsjahr 2017 weiterhin 0,5 Ermächtigungen Fachassistenzen Leistungsrecht - EG 8 / A 9 (mittlerer Dienst) - benötigt.

Sachbearbeiter/in Integrationsmaßnahmen im Bereich SGB II

Im Weiteren ist die Einrichtung einer 1,0 Stelle im Arbeitgeber-Träger Team - Sachbearbeitung Integrationsmaßnahmen - EG 9 / A 10 (gehobener Dienst) - erforderlich.

Die Aufgaben des Sachbearbeiters Integrationsmaßnahmen sind im Wesentlichen

• die Bearbeitung und Zahlbarmachung von trägerbezogenen Integrationsleistungen mit schwierigen Sachverhalten,
• die Einrichtung von Maßnahmen, Maßnahmegesamtplanung einschl. Kostenplanerstellung und Beschaffung,
• die Beratung bei der Bedarfsermittlung und –meldung,
• die administrative Betreuung und Qualitätssicherung von Maßnahmen.

Mit der Bundesagentur für Arbeit wird jährlich im Rahmen der Zielvereinbarung die Anzahl der Eintritte in Maßnahmen oder der Eingliederungszuschüsse, Vermittlungsgutscheine etc. festgelegt.

Diese Eintritte sind ausschlaggebend zum Erreichen der Verausgabungsquote der Eingliederungsleistung und Zielerreichung.

Durch die stetig steigende Anzahl dieser Eintritte sind unter anderem neue Maßnahmen hinzugekommen. Auch die Fallzahlen in bestehenden Maßnahmen haben sich deutlich erhöht. Diese werden sich aufgrund der aktuellen Flüchtlingssituation und den zusätzlichen Geldern für die Betreuung von Flüchtlingen weiter erhöhen. Auch wurde die Bearbeitung von weiteren Leistungen (Förderung der beruflichen Weiterbildung sowie Reha-Maßnahmen) diesem Bereich zugeordnet.  Somit muss eine große Bandbreite und Komplexität abgedeckt werden.

Zudem wird das ESF Bundesprogramm zur Eingliederung Langzeitarbeitsloser Leistungsberechtigter durch diesen Bereich verwaltet. Durch den hohen administrativen und rechtlichen Aufwand (Zuwendungsrecht) ist die Belastungssituation gestiegen.

Die Einrichtung dieser 1,0 Stelle Sachbearbeiter/in Integrationsmaßnahmen ist zur Reduzierung des hohen Bearbeitungsaufwandes und Belastungssituation erforderlich.

Sachbearbeiter im Büro der Geschäftsführung im Bereich SGB II

Vor dem Hintergrund des gestiegenen administrativen Verwaltungsaufwandes ist die Einrichtung einer 0,5 Stelle Sachbearbeiter/in im Büro der Geschäftsführung im Bereich SGB II -  EG 9 / A 10 (gehobener Dienst)  - erforderlich.

Diese Fachkraft soll als sonstiges administratives Personal im Bereich der Geschäftsführung eingesetzt werden und insbesondere als Bindeglied zwischen den operativen Bereichen und der Verwaltung agieren.

Der Aufgabenbereich stellt sich wie folgt dar:

• Projektorganisation / mitverantwortliche Entwicklung und Koordinierung von fachlich –konzeptionellen Beiträgen
• Analyse und Bewertung von Verfahrens- / Arbeitsabläufen, Teilprozessen usw. (z.B. Kundensteuerung)
• Bearbeitung bzw. Organisation der Bearbeitung von aufkommenden und umzusetzenden gesetzlichen Bestimmungen bzw.  zentralen Weisungen,
• Koordinierung der Nutzerinteressen des Jobcenters gegenüber den Trägern,
• Planung, Organisation und ggf. inhaltliche Vorbereitung der Sitzungen der Trägerversammlung, des Beirates und sonstiger Gremien (einschl. Begleitung und Dokumentation) für das Jobcenter Oberhausen in Kooperation mit der Führungsberatung SGB II,
• Organisation, Durchführung und Auswertung von Fachdialogen
• Wahrnehmung und Durchführung von Sonderaufgaben für die Geschäftsführung,
• Erstellung von allgemeinen verwaltungstechnischen Geschäfts- und Arbeitsanweisungen
• Koordinierung und Durchführung des Kundenreaktionsmanagement
• Bearbeitung von Korrespondenz und sonstigem Schriftgut der Geschäftsführung
• Gestaltung bzw. Erstellung von Informationen, Publikationen, Dokumentationen für die Belegschaft des Jobcenters

Teamleitung im Bereich SGB II

Vor dem Hintergrund des gestiegenen Personalkörpers im Jobcenter Oberhausen ist die Hebung einer 1,0 Stelle - EG 9 / A10 (gehobener Dienst) - für die Einrichtung einer 1,0 Stelle Teamleitung im Bereich SGB II - EG 11 / A12 (gehobener Dienst) - erforderlich.

Als Orientierungswert für die Teamleiter/innen kann die Leistungspanne aus der Flächenorganisation der Bundesagentur für Arbeit mit in der Regel 15,0 Vollzeitäquivalenten verwendet werden.

Durch die Zuteilung der 10,0 Stellen für die Durchführung des Bundesprogrammes zur Reduzierung der Langzeitarbeitslosigkeit „Netzwerk für Aktivierung, Beratung und Chancen“ im Jahr 2016 sowie der 8,0 Stellen für die Betreuung und Vermittlung von Flüchtlingen im Jahr 2015 ergibt sich mit ca. 18,0 Vollzeitäquivalenten ein weiterer Bedarf einer Teamleitung.

Insbesondere muss die Führung und Steuerung der Organisationseinheit einschl. der Verantwortung für die Zielerreichung, die Dienst- und Fachaufsicht sowie Personalverantwortung, die Sicherung der Qualitätsstandards sowie die Koordination von teamübergreifenden Prozessabläufen sichergestellt werden.

Soll-Personalkapazitätsplan 2017

Die Soll-Personalkapazitätsplan der gE Jobcenter Oberhausen für das Haushaltsjahr 2017 umfasst  350,0  Beschäftigungsmöglichkeiten, die sich wie folgt aufteilen.

Stellenart:                       Stellenumfang:

BA Stellen für Plankräfte  220,0    

BA Befristungsmöglichkeiten21,0 

dar. Obergrenze17,0 

Abgang Amtshilfekräfte  4,0  

BA Ermächtigungen 9,5

dar.Kassensicherheit „Allegro“  4,5     

Kassensicherheit „SteP“               0,5     

Betreuung Flüchtlinge  3,0     

ESF Betriebsakquise(bis Mai 2017)  1,5     

Kommune Stellen für Plankräfte70,0  

Kommune Bildungs- und Teilhabepaket  6,0    

Amtshilfe (Post, Postbank, Bahn, Vivento)23,5  

350,0 Beschäftigungsmöglichkeiten

Vergleich Personalhaushalt 2016 und 2017