Beschlussvorlage - B/16/1327-01

Beschlussvorschlag

1.Da dies einer einvernehmlichen Abstimmung zwischen allen Fraktionen und Gruppen in der Arbeitsgruppe „Pilotprojekt-Tablet PCs“ entspricht, verzichtet der Rat der Stadt in der Angelegenheit „Einführung der Nutzung von Tablet-PCs durch die Mitglieder des Rates der Stadt“ gemäß § 1 Abs. 7 Satz 3 der Zuständigkeitsordnung auf eine Vorberatung durch Ausschüsse.

2.Der Rat der Stadt beschließt die Einführung der Nutzung von Tablet-PCs durch die Mitglieder des Rates der Stadt im Jahr 2016 nach folgenden Grundsätzen:

-          Die Nutzung erfolgt freiwillig. Stadtverordnete, die sich nicht für die Tablet-Nutzung entscheiden, erhalten weiterhin Drucksachen in Papierform.

-          Die Sitzungsräume der Ratsgremien sowie der Ratsgruppierungen im Rathaus Oberhausen werden mit WLAN-Technik ausgestattet. Der Online-Zugang der Tablets findet über WLAN statt. Die Tablets werden mit optionaler UMTS-Technik ausgestattet. Eine Nutzung per SIM-Karte steht den Stadtverordneten fakultativ in eigener Organisation und auf eigene Kosten frei.

-          Alle Stadtverordneten erhalten zukünftig die Einladungen zu den Sitzungen des Rates und der weiteren städt. Gremien in Papierform in ihre Fraktionen/Gruppen.

-          Die Geschäftsführungen der Fraktionen und Gruppen erhalten weiterhin je nach Bedarf 1 bis 3 Exemplare der Sitzungsunterlagen in Papierform.

Bezug

M/15/3409-01, B/16/0760-01

Konsequenzen

a) Finanzielle

    keine[ ]

    ja[ x ]Anschaffung Tablet-PCs

b) Sonstige

Begründung

Seit Juli 2013 wurde eine Pilot-Anwendung von Tablet-PCs für Stadtverordnete und Fraktionen-/Gruppen-Geschäftsführungen mit dem Ziel durchgeführt, die Praktikabilität der zukünftigen Nutzung von Tablet-PCs im Rahmen der Software „ALLRIS-Sitzungsdienst“ an Stelle der Nutzung von Sitzungsunterlagen in Druckform zu erproben. Die Pilot-Anwendung entspricht der Umsetzung der Maßnahme 2a des Haushaltssanierungsplans 2012. Dem Rat der Stadt wurde als Zwischenbericht am 07.04.2014 die Drucksache M/15/3409-01 vorgelegt. Die im Rahmen des Projektes gebildete Arbeitsgruppe empfahl die Breitenanwendung auf Grundlage der Freiwilligkeit unter zwei Voraussetzungen:

-          Optimierung der zeitgleichen Bereitstellung von Drucksachen in Dateiform und Papierform,

-          Verbesserung der Funktionalität der ALLRIS-App insb. zur Ermöglichung persönlicher Kommentare und Notizen sowie zum Austausch mit Stadtverordneten und Geschäftsführungen der Fraktionen und Gruppen.

Der Rat der Stadt beschloss am 23.03.2015 im Rahmen des Haushaltssanierungsplans 2015 die Drucksache B/16/0760-01. Diese enthielt die Konsolidierungsmaßnahme 156. Sie hat zum Gegenstand die Erzielung einer laufenden jährlichen Ersparnis in Höhe von 33 T Euro ab 2016 durch die Einführung von Tablet-PCs für Stadtverordnete. Der Berechnung sind folgende Parameter zugrunde gelegt: Teilnahme von 40 Stadtverordneten an der Nutzung von Tablet-PCs; Reduzierung des Aufwandes für Sitzungsunterlagen in Papierform.

Von April 2014 bis August 2015 hat die Verwaltung i.V.m. dem IT-Service der OGM sowie mit dem Software-Anbieter von ALLRIS, CC-Egov, an der Erfüllung der o.g. Voraussetzungen gearbeitet. Die erzielten Ergebnisse wurden der Arbeitsgruppe im September 2015 vorgestellt. Die Arbeitsgruppe stimmte der Verwaltung einstimmig zu, für den Rat der Stadt zu seiner Sitzung am 14.12.2015 einen Beschlussvorschlag zur Einführung der Breitenanwendung der Tablet-Nutzung durch Stadtverordnete vorzulegen.

Unter Berücksichtigung der Tätigkeit der Arbeitsgruppe legt die Verwaltung der Umsetzung der Breitenanwendung für alle interessierten Stadtverordneten folgende Rahmenbedingungen zugrunde:

Rahmenbedingungen für den Übergang von der Pilot- auf die Breiten-Anwendung:

Anforderungen an eine Breiten-Anwendung:

-Hinreichende Verfügbarkeit der Notiz- und Forumsfunktion (vollständig im ALLRIS.net und weitgehend in der ALLRIS-App.)

-Bereitstellung der technischen Infrastrukturen für eine gleichzeitige Nutzung des ALLRIS-Sitzungsdienstes über WLAN durch zahlreiche Mandatsträger in Sitzungen. Seitens aller Mitglieder der Arbeitsgruppe herrscht Übereinstimmung, dass WLAN die bevorzugte Technik für den Internet-Zugang darstellt. Um den Stadtverordneten zugleich die Option zur ortsunabhängigen, jederzeitigen Nutzung zu eröffnen, werden die Tablets mit UMTS-Technik ausgestattet. In der Arbeitsgruppe zum Pilotprojekt wurde Konsens erzielt, dass aus Kosten-Nutzen-Erwägungen eine etwaige Ausstattung mit SIM-Karte fakultativ auf Kosten des/der jeweiligen Stadtverordneten erfolgt.

-Bereitstellung von Dienstleistungen des Service und der Schulung, soweit dies von  Stadtverordneten angefordert wird.

-Optimierung der Arbeitsabläufe zur gleichzeitigen Bereitstellung von Drucksachen, Tagesordnungen und Niederschriften in Dateiform im Ratsinformationssystem ALLRIS. Der dazu im März 2014 von der Arbeitsgruppe festgestellte Handlungsbedarf zur Verbesserung der Arbeitsabläufe, damit Daten gleichzeitig in analoger und digitaler Form bereit stehen, wurde von der Verwaltung durch ein breites Maßnahmenbündel erfüllt. Von 2013 bis Herbst 2015 wurde die Quote der gleichzeitigen Bereitstellung von Sitzungsunterlagen im ALLRIS sowie in Papierform von ca. 50 % auf 90 – 95 % erhöht. - An der weiteren Verbesserung wird gearbeitet. -

Zu diesem positiven Ergebnis tragen insbesondere folgende Maßnahmen bei:

-          Intensivierung der Beratung von Schriftführungen und Vorlagen erstellenden Fachverwaltungen

-          Systematisches Controlling der Bereitstellung von Sitzungsunterlagen als Dateien in ALLRIS.

Ausgestaltung der Rahmenbedingungen für die Einführung

Technische Ausstattung W-LAN

-Sitzungsräume im Rathaus Oberhausen: 217, 170, 117, 118, 205.

-Die Fraktionen statten ihre Räume bei Bedarf grundsätzlich aus eigenen Mitteln aus. Wegen der besonderen technischen Gegebenheiten zur IT-Infrastruktur im Rathaus Oberhausen werden durch die Stadt / OGM für die hier ansässigen Fraktionen/Gruppen notwendige Voraussetzungen zur Nutzung von WLAN-Hotspots auf Kosten der Stadt geschaffen. WLAN-Rooter o.ä. sind von den Fraktionen/Gruppen zu installieren. Es ist für 2016 vorgesehen, in Zusammenarbeit mit Unitymedia WLAN im Rathaus Oberhausen bereit zu stellen.

-Sitzungsräume von Bezirksvertretungen werden nicht berücksichtigt, da eine Ausweitung auf Bezirksvertreter und sachkundige Bürger/Einwohner bis auf weiteres nicht geplant ist (Kosten-Nutzen-Abwägung).

Rahmensetzungen für die Wirtschaftlichkeitsermittlung

-Support für Nutzer/innen durch den IT-Service der OGM wird angeboten während der Bürozeiten für einen einzigen als leistungsfähig und wirtschaftlich beurteilten Gerätetyp. Der Support erfolgt auf Rechnung der Stadtverwaltung. Die Geschäftsführungen der Fraktionen/Gruppen unterstützen die Stadtverordneten in der Tablet-Nutzung.

-Die wirtschaftliche Nutzungsdauer wird angesetzt mit 3 Jahren. Da sich in Zukunft voraussichtlich die Zeiträume, in denen Updates von Software durchgeführt werden können, verlängern, sollte dem Rat nach 3 Jahren (nach Prüfung der Zweckmäßigkeit) ggf. die Verlängerung um jeweils ein Jahr zur Entscheidung vorgelegt werden.

Aspekte zur Gewährleistung einer funktionalen Alltagspraxis

-Der Wechsel von Drucksachen zur IT-Nutzung ist jeder Zeit möglich.

-Der Wechsel von der IT-Nutzung zur Drucksache ist innerhalb der ersten 6 Monate der Nutzung bei Rückgabe des Tablet-PCs einmalig möglich, ebenso nach Ablauf der Wahlperiode.

-Die datenschutzrechtliche Prüfung bei der Stadt Oberhausen und der OGM hat zum Ergebnis, dass von Mandatsträgern zurückgegebene Geräte nach fachgerechter Löschung aller nutzerspezifischen Daten gemäß Herstellerangabe rechtssicher an einen weiteren Nutzer ausgegeben werden können.

Kosten- und Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen

Für die Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen zur Nutzung von Tablet-PCs des Fabrikats iPad wurden die Nutzungsmodalitäten einer geplanten Breitenanwendung durch Stadtverwaltung und OGM auf der Grundlage der im Pilotprojekt gesammelten Erfahrungen konkretisiert.

-Vorausgesetzt wurden für die Überlegungen eine wirtschaftliche Nutzungsdauer der iPads über 3 Jahre sowie das Vorhalten von 3 Reservegeräten für Störungsfälle. Zurzeit liegen die Kosten für ein iPad Air 2 (16 GB / WiFi + Cellular) bei 609,00 Euro, die des zugehörigen Smart-Case (Schutzhülle) bei 89,00 Euro (jeweils Listenpreise). Daraus folgt, dass für die Geräte und die Schutzhülle bei der Teilnahme von 40 Ratsmitgliedern jährliche kalkulatorische Kosten in Höhe von 10.004,67 Euro (40 Ratsmitglieder + 3 Reservegeräte, ohne evtl. Serviceleistungen) entstehen. Bei 63 Geräten (60 Ratsmitglieder + 3 Reservegeräte) lägen die jährlichen kalkulatorischen Kosten bei 14.658,00 Euro (ohne evtl. Serviceleistungen). Für den Service wird aufgrund der unbekannten Größenordnung der zu erwartenden Anfragen eine kalkulatorische Pauschale in Höhe von 10.000,00 Euro angenommen (die Abrechnung erfolgt nach tatsächlichem Aufwand).

-Für die Druckkosten wurden pro Ratsmitglied jährliche Kosten in Höhe von 1.612,90 € angesetzt (100.000 € / 62 Ratsmitglieder). Dies entspricht einem fundierten, gerundeten Schätzwert aus den Erfahrungen des Bereichs 0-1 / Stadtkanzlei. (Von 150.000 Euro Druckkosten für Mandatsträger sind rund 50.000 Euro für die Drucksachen von Bezirksvertretungsmitgliedern und sachkundigen Bürgern/Einwohnern in Abzug zu bringen.) Zu 150 T Euro Druckkosten für Mandatsträger kommen nach Verringerung des Druckaufwandes in 2013 weitere Druckkosten für Verwaltung, Presse, Geschäftsführungen der Ratsgruppierungen hinzu. So ergibt sich ein Gesamtkostenaufwand von 238 T Euro seit dem Jahr 2014.

Nach Abschluss der Einführung von Tablet-PCs im Jahr 2016 wird sich der Aufwand an Druckkosten für Mandatsträger um die geschätzte Summe von 88 T Euro vermindern, so dass ab 2017 von Druckkosten in Höhe von 150 T Euro ausgegangen wird.

-Nachrichtlich: Seitens der Verwaltung wurde mit Umsetzung des HSP 2012 die Reduzierung der Anzahl der Druckexemplare von Gremienunterlagen nach einem Pilot für den HFA auf alle Gremien ausgeweitet. Dadurch reduzierte sich das Druckvolumen um 35 bis 50 %, indem die Bereiche seitdem keine Vorlagensätze mehr erhalten.

-Ferner sind die zusätzlichen Papierexemplare für die Fraktionen/Gruppen auf der Kostenseite zu vermerken. Für die zusätzlichen Fraktionsexemplare wurde die 2-Fache Menge des Druckaufwandes eines einzelnen Ratsmitglieds kalkuliert.

-          Zur Verringerung von Portokosten wird auf freiwilliger Basis verstärkt auf den postalischen Versand verzichtet.

-          Die Stadt Oberhausen ist mit der Firma Unitymedia hinsichtlich der Einrichtung einer WLAN-Hotspotlösung im Rathaus Oberhausen im Gespräch. Da die genauen Rahmenbedingungen der Leistungen, die Unitymedia voraussichtlich zur Verfügung stellen wird, zurzeit noch nicht feststehen, können die Kosten der Einrichtung der WLAN-Infrastruktur zu diesem Zeitpunkt noch nicht exakt benannt werden, und werden zunächst mit einer geschätzten jährlichen Pauschale in Höhe von 10.000,00 Euro kalkuliert.

-          Ein weiterer voraussichtlicher Kostenfaktor besteht im vermehrten Personalaufwand für Betreuung und zentrales Controlling der unmittelbaren Verfügbarkeit von Dateien im ALLRIS-System durch den Bereich 0-1 / Stadtkanzlei. Dieser Aufwand beträgt nach Schätzung ggf. 50 % einer Personalstelle. Nach Abschluss des ersten Betriebsjahres der Tablet-Breitenanwendung wird eine Evaluation über den Personalaufwand durchgeführt und es wird etwaigem Bedarf durch geeignete personalwirtschaftliche Maßnahmen entsprochen. Auch in der weiteren, mit ALLRIS befassten Verwaltung (insb. Schriftführungen von Gremien, Referenten/innen der Dezernate, Vorzimmer der Bereiche) wird über eine Befragung die Veränderung im Arbeitsaufwand für Printdrucksachen sowie für Dateidrucksachen in ALLRIS erhoben.

-          Bezüglich des mit dem Sitzungsdienst verbundenen Personalaufwandes der Gesamtverwaltung wird zugrunde gelegt, dass Zeitersparnis, die aus verringerten Auflagenhöhen von Papierdrucksachen resultiert, zur Ausweitung der Systembetreuung von ALLRIS eingesetzt wird. Dies gilt für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Vorlagen erstellenden Bereichen sowie für die Schriftführungen sämtlicher Gremien.

Finanzielle Auswirkungen (jährlich, Schätzwerte auf Grundlage von Berechnungen des Bereichs 0-1 mit Hilfe der Vorlagenumfänge von Sitzungsunterlagen in 2012 bis 2014):

238 T Euro Druckkosten für den Gremiendienst des Rates, der Bezirksvertretungen und Beiräte der Stadt Oberhausen (Stand 2014)

- 35 T Euro Tablet-PCs, WLAN-Infrastruktur im Rathaus Oberhausen, Support (jeweils Schätzwerte auf Grundlage der obigen Ausführungen)

-150 T Euro Druckkosten für den Gremiendienst (Stand 2017, Schätzung)

  53 T Euro Haushaltsersparnis (vorläufige Schätzung)

Verfahren zur Einführung der Tablet-PCs

-          Abfrage der Stadtverordneten über die Geschäftsführungen der Fraktionen und Gruppen: Teilnahme an der Nutzung von Tablet-PCs, im Dezember 2015 (Die Ratsgruppierungen haben sich in der Arbeitsgruppe zum Pilot mit der Rückmeldung bis zum 18.12.2015 einverstanden erklärt).

-          Abschluss der Nutzervereinbarung zur Tablet-Nutzung (Anlage, erstellt i.V.m. der Datenschutzbeauftragten, Bereich 4-6 / Recht) zwischen Stadtverordneten und Verwaltung, im Januar 2016 als Voraussetzung der Tablet-Nutzung.

-          Einführung der Breitenanwendung im ersten Halbjahr 2016:

/ Beschaffung und Konfigurierung der Geräte durch OGM / IT-Service,

/ Ausgabe sukzessive an die einzelnen Ratsgruppierungen,

/ Bei Bedarf technische Einführungsveranstaltungen durch OGM / IT-Service.