Beschlussvorlage - B/16/1293-01

Beschlussvorschlag

Der Rat der Stadt beschließt die Umsetzung des vorgestellten Preis- und Abrechnungsmodells für IT- und TK-Leistungen zum 01.01.2016.

Begründung

Im November 2014 erfolgte durch Vorlage M/16/0493-01eine Sachstandsdarstellung zu der Bepreisung von IT-Leistungen und der Erarbeitung eines IT-Abrechnungsmodells. Hierbei wurde u.a. beschrieben, dass die Bepreisung von IT-Leistungen mit Hilfe einer externen Beratung durch die GPA mit dem Berater formita im Jahr 2014 erfolgt ist. Die Erarbeitung eines auf der Bepreisung basierenden Abrechnungsmodells – ebenfalls mit externer Begleitung durch den Berater formita unter Beteiligung der GPA – war für das Jahr 2015 geplant. Mit dieser Vorgehensweise sollte laut Ratsvorlage die Umsetzung der IT-Bepreisung und des neuen IT-Abrechnungsmodells zum 01.01.2016 realisiert werden.

Die Bepreisung der insgesamt 29 IT-Leistungsverzeichnisse (vgl. IT- und TK-Vertrag vom 01.01.2014) und die damit notwendige Umstellung der bisherigen Abrechnungssystematik erforderte eine umfassende Anpassung des Buchungssystems der OGM GmbH. Diese Anpassung erfolgte in Bezug zu den von der Stadt definierten und mit der OGM GmbH abgestimmten Erfordernissen.  Die Rechnungslegung wird sich ab dem 01.01.2016 im IT- und TK-Bereich von dem bisherigen Aufbau grundlegend unterscheiden. Dem Rat der Stadt wird daher in seiner ersten Sitzung des Jahres 2016 der in Bezug auf die IT-Bepreisung und IT-Abrechnung angepasste Leistungsvertrag zu den IT- und TK-Leistungen zur Entscheidung vorgelegt.

Im Wesentlichen wird es drei Abrechnungsarten geben:

1. Standardisierte Leistungen wie z.B. PC, Drucker, Bildschirm, Fachanwendungen, Mobilfunkgeräte, etc. (siehe Anlage 1, Seite 2).

2. Individuelle Leistungen auf Basis von Einzelvereinbarungen wie z.B. Konfiguration eines Computerfachraumes, Beratung zu IT-Themen, Weiterentwicklung eines Fachverfahrens, etc. (siehe Anlage 1, Seite 2).

3. Basisleistungen, die mit der Stabsstelle Strategisches IT-Management für die Gesamtverwaltung abgerechnet werden, wie z.B. Kosten für das Rechenzentrum, Vertrag für die Telefonanlage, Kosen für den Netzbetrieb (siehe Anlage 1, Seite 2).

Der Stadtverwaltung wird es damit und aufgrund der Tatsache, dass die Rechnungspositionen konkrete Angaben zu dem jeweiligen Produkt (PC, Bildschirm, etc.) und eine räumlichen Zuordnung enthalten, möglich, die jeweiligen Rechnungspositionen ohne aufwendige Recherche nachzuvollziehen. Damit werden die Forderung der Stadtverwaltung sowie auch die Hinweise der Treuhandgesellschaft und des Rechnungsprüfungsamtes, eine bessere Transparenz und mithin Prüfbarkeit der OGM-Rechnungen zu schaffen, erfüllt.

Für definierte IT-Leistungen (siehe Anlage 1, Seite 9) wird über ein IT-System mit integrierten Freigabeprozessen (Matrix 42) ein Warenkorb erstellt. Über diesen Warenkorb werden von den für IT-Beschaffungen zu benennenden Kollegen/innen der Stadtverwaltung, die IT-Bestellungen elektronisch und rechtssicher dokumentiert vollzogen. Die im Warenkorb enthaltenen Produkte werden mit einer Kurzbeschreibung sowie dem jeweiligen Preis versehen. Der im Warenkorb ausgewiesene Produktpreis, der den entsprechenden Organisationseinheiten in dieser Höhe für den jeweiligen Abschreibungszeitraum des Produktes (60 bzw. 36 Monate) berechnet wird, enthält neben den Anschaffungskosten des Produktes auch einen Servicebetrag für Support, Reparatur, Wartung, anteilige Personalkosten, etc. (siehe Anlage 1, Seite 13). Nach Ablauf der Abschreibungszeit wird bei weiterem Einsatz des Produktes eine monatliche Infrastrukturpauschale berechnet. Reparaturen sowie sonstige Wartungen und Supportdienste für das Produkt werden nach Ablauf der Abschreibungszeit über individuelle Leistungen abgerechnet (siehe Anlage 1, Seite 14).

Die über den Warenkorb getätigten IT-Bestellungen werden nach Erfassung durch die IT-Beauftragten den jeweiligen Bereichsleitungen elektronisch zur Freigabe gesendet. Anschließend erfolgt die finale Beauftragung der OGM GmbH durch die Stabsstelle Strategisches IT-Management. Damit wird dem Vier-Augen-Prinzip auf Seiten der Stadtverwaltung Rechnung getragen. Den Verlauf der Bestellung können die für IT-Bestellungen zuständigen Kollegen/innen dann über die eingesetzte Software online verfolgen, ähnlich einer Bestellung über bekannte Online-Portale.

Individuelle IT-Leistungen und Basisleistungen wie z.B. die Weiterentwicklung eines Fachverfahrens oder die Beratung zu sonstigen IT-Projekten werden nach vorheriger Angebotsabgabe durch die OGM GmbH separat durch die Stabsstelle Strategisches IT-Management beauftragt und der Stabsstelle entsprechend separat durch die OGM GmbH in Rechnung gestellt. Für neue IT-Projekte wurde zudem ein Forschungs- und Entwicklungsbudget definiert, welches über Basisleistungen nach Beauftragung durch die Stabsstelle Strategisches IT-Management abgerechnet wird.

Festzuhalten bleibt, dass alle Bestellungen, mit Ausnahme von Kleinmaterialien (Kabel, Maus, Tastatur), durch die Stabsstelle Strategisches IT-Management

ausgelöst werden. Dies gilt für die Kernverwaltung und die Schulen.

IT-Kostenentwicklung

Mit Bezug zu der HSP-Maßnahme 135 D wurden die IT-Sachkosten bereits durch unterschiedliche Maßnahmen reduziert. Hierzu zählen u. a. die seitens der Stabsstelle Strategisches IT-Management angeregte Abschaffung der kostenintensiven Mietfaxe sowie Ablösung des ebenfalls kostenintensiven Leasings von IT-Produkten (die letzten EDV-Leasingprodukte laufen 2016 aus). Darüber hinaus sind sämtliche Mobilfunkverträge gekündigt worden und die nun sukzessiv neu abzuschließenden Verträge, die vom Strategischen IT-Management mit der OGM abgestimmt wurden, weisen geringere monatliche Kosten als die Altverträge aus. Nachfolgend werden die Ist-Kosten für IT-Leistungen dargestellt, die von der Stadtverwaltung im Jahr 2011 an die OGM GmbH gezahlt wurden. Der Bezug zum Jahr 2011 wurde ausgewählt, weil auf Basis der IT-Kosten im Jahr 2011 die Einsparungen im IT-Bereich von der Firma Ernst & Young definiert wurden.  Den IT-Kosten des Jahres 2011 werden nachfolgend die auf dem neuen Preismodell basierenden IT-Planzahlen für das Haushaltsjahr 2016 gegenübergestellt (sämtliche Beträge gerundet):

    2011    2016

IT-Pauschalvergütung3.329.000 €IT-Standardleistungen6.606.000 €

IT-Fremdleistungen4.088.000 €IT-Individuelle Leistungen   213.000 €

IT-Nutzungsentgelte1.600.000 €IT-Basisleistungen1.996.000 €

Leasinggebühren   821.000 €Leasinggebühren   423.000 €

Gesamtsumme9.838.000 €9.238.000 €

Voraussichtliche Einsparung in 2016 im Vergleich zum Jahr 2011 = 600 T €.

Es ist jedoch darauf hinzuweisen, dass in den letzten Jahren nur wenige IT-Investitionen vollzogen wurden. Aufgrund der mittlerweile veralteten Serverlandschaft und auch wegen notwendiger Updates unterschiedlicher Softwareprodukte, die nach Rücksprache mit der OGM GmbH nun dringend zu vollziehen sind, wurden diese Investitionen vorsorglich im Haushalt 2016 eingeplant. Zudem ist nach dem Preismodell ein Budget in Höhe von rund 200 T € für IT-Entwicklungen eingeplant. Dieses Budget bestand im Jahr 2011 nicht. Bei Betrachtung der Einsparung sind diese Rahmenbedingungen zu beachten. D.h. konkret, wären diese Investitionen in 2016 nicht berücksichtigt worden, würde die Einsparung gegenüber 2011 bei voraussichtlich 800 – 900 T € liegen.