Beschlussvorlage - B/18/0014

Der Rat der Stadt -mit Beteiligung des Oberbürgermeisters- beschließt:

 

1. Der Rat verzichtet gemäß § 1 Abs.7 S 3 der Zuständigkeitsordnung für die Ausschüsse des Rates und für die Oberbürgermeisterin/den Oberbürgermeister vom 20.03.2023 auf die Vorberatung durch Ausschüsse.

 

2. Den in der als Anlage beigefügten Synopse (Spalte: „neuer Entwurf“) ausgewiesenen Änderungen des Gesellschaftsvertrags der IKF wird zugestimmt.

 

3. Der Vertreter der Stadt in der Gesellschafterversammlung der IKF wird angewiesen, den zur Änderung des Gesellschaftsvertrags der IKF erforderlichen Gesellschafterbeschluss zu fassen.

• Drucksachen-Nr. B/17/0471-01 vom 22.03.2021 (Internationale Kurzfilmtage Oberhausen gGmbH (IKF), Änderung des Gesellschaftsvertrages)

 

• Drucksachen-Nr. B/17/5912 vom 18.11.2024 (Auswirkungen des 3. NKF Weiterentwicklungsgesetzes auf die Beteiligungen der Stadt Oberhausen)

Der Aufsichtsrat der IKF ist seit der Verselbstständigung als GmbH identisch mit der Zusammensetzung des Kulturausschusses. Um die Flexibilität und Effizienz des Aufsichtsrates bei der Überwachung und Steuerung der Gesellschaft zu verbessern, soll ein eigenständiger Aufsichtsrat eingerichtet werden, der nicht mehr an der Sitzungsfolge des Kulturausschusses gebunden ist. Entsprechend den Regelungen bei der Gasometer GmbH und LAH Luise-Albertz-Halle Oberhausen GmbH ist eine Besetzung mit 7 Mitgliedern vorgesehen. Der Aufsichtsrat wird künftig am Sitz der Gesellschaft tagen.

 

Um die Prozesse beim Gesellschafter zu harmonisieren und die Arbeitsabläufe der Gesellschaft zu optimieren, soll das Geschäftsjahr auf das Kalenderjahr umgestellt werden.

Die vorgesehenen organisatorischen und verfahrensbezogenen Anpassungen des Gesellschaftsvertrages haben keine unmittelbaren finanziellen Auswirkungen. Die Einzelheiten der beabsichtigten Änderungen werden im Folgenden dargestellt:

 

1. Umstellung des Geschäftsjahres auf das Kalenderjahr (§ 3 GV)

 

Aktuell beginnt das Geschäftsjahr am 01.08. eines Jahres und endet am 31.07. des Folgejahres. Der neue Entwurf sieht vor, das Geschäftsjahr ab dem 01.01.2027 auf das Kalenderjahr umzustellen; für den Zeitraum 01.08.2026 bis 31.12.2026 wird ein Rumpfgeschäftsjahr gebildet. Ziel ist eine bessere Anschlussfähigkeit an kommunale Haushalts- und Prüfzyklen sowie Vereinfachungen bei Berichterstattung und Planung.

 

Die bestehenden Fristen- und Prüfpflichten für Jahresabschluss, Lagebericht und Prüfung nach § 53 HGrG (einschließlich Aussagen zur Einhaltung der öffentlichen Zwecksetzung) bleiben hiervon unberührt.

 

2. Neuregelung des Aufsichtsrates – Zusammensetzung und Amtsdauer (§ 12 GV)

 

Die derzeitige Regelung knüpft die Zusammensetzung des Aufsichtsrates an die Mitglieder des Kulturausschusses der Stadt Oberhausen sowie ein Mitglied gemäß § 113 Abs. 2 S. 2 GO NW. Der Kulturausschuss setzte sich aus 21 Mitgliedern sowie deren jeweiligen Vertretungen zusammen.

 

Der neue Entwurf sieht einen aus 7 Mitgliedern bestehenden Aufsichtsrat vor und ergänzt u. a. folgende Klarstellungen: Fortführung der Geschäfte durch den bisherigen Aufsichtsrat bis zur Bildung des neuen Gremiums; Beendigungstatbestände bei Ausscheiden aus Rat/Verwaltung; Möglichkeit der Niederlegung mit achtwöchiger Frist; sowie die ausdrückliche Pflicht der von der Stadt entsandten Mitglieder, die Interessen der Stadt zu berücksichtigen und diese frühzeitig zu informieren; der Rat kann – soweit rechtlich zulässig – Vorgaben und Weisungen erteilen. Mit der schlankeren, funktionsfähigen Gremiengröße und den präzisierten Zuständigkeiten wird die Steuerungs-, Kontrollfunktion und Beratung der Geschäftsführung gestärkt.

 

Die Entsendung durch den Rat und die Ehrenamtlichkeit bleiben unberührt.

 

 

3. Innere Ordnung und Arbeitsweise des Aufsichtsrates (§ 13 GV)

 

Die Einberufung bleibt in Textform (inkl. E-Mail) mit zweiwöchiger Frist; neu ist insbesondere die Anhebung der Mindestfrequenz auf mindestens drei Sitzungen pro Jahr sowie die Möglichkeit, Sitzungen ergänzend oder ausschließlich per Web-, Video- oder Telefonkonferenz durchzuführen, sofern nicht mindestens drei Mitglieder binnen fünf Tagen widersprechen. Zudem werden Vertretungs- und Stimmabgaberegeln konkretisiert (schriftliche Vollmacht bzw. schriftliches Votum/ „Stimmbotschaft“).

 

Die Pflicht der Geschäftsführung zur Teilnahme, die Möglichkeit der Einladung von Gästen sowie der Verweis auf eine Geschäftsordnung des Aufsichtsrates, die sich der Aufsichtsrat gibt, werden ausdrücklich aufgenommen. Damit werden moderne, praxistaugliche Arbeitsweisen rechtssicher verankert.

 

4. Berichterstattung gegenüber dem Kulturausschuss

 

Ungeachtet der Änderungen im Gesellschaftsvertrag wird die Geschäftsführung mindestens zweimal jährlich über die Vorbereitung und den Verlauf des Festivals im Kulturausschuss berichten. Damit bleibt die politische Steuerung durch den zuständigen Fachausschuss gesichert und die enge Anbindung an die kommunale Kulturpolitik gewährleistet.

 

 

5. Verfahren zur Vertragsänderung

 

Der Beschluss zur Änderung des Gesellschaftsvertrages ist der Bezirksregierung anzuzeigen und kann Bestätigung der Bezirksregierung vollzogen werden. Die Änderungen des Gesellschaftsvertrags bedürfen danach eines notariell zu beurkundenden Gesellschafterbeschlusses; Wirksamkeit tritt mit Eintragung in das Handelsregister ein.