Beschlussvorlage - B/16/1150-01

Beschlussvorschlag

Der Rat der Stadt Oberhausen beschließt, als onlinegestütztes Bedarfsanzeigeverfahren in Kindertageseinrichtungen und Kindertagespflege die Software „Little Bird“ zu nutzen, und beauftragt die Verwaltung, die Beschaffung, Einführung und Produktivsetzung der Software „Little Bird“ vorzunehmen.

Weiterhin beschließt der Rat der Stadt die Einrichtung von zwei Zeitstellen im Bereich 3-1/ Kinder, Jugend, Bildung mit dem Stellenwert S 15 SuE TVöD und S 12 SuE TVöD befristet für zwei Jahre.

Bezug

Konsequenzen

a) Finanzielle

    keine  [ ]

    ja [X] Personalkosten (pro Jahr lt. KGSt.) 128.500 EUR

  einmalige Kosten (Einführung)   33.844 EUR

  jährlich Kosten (Bereitstellung und Betrieb)   33.544 EUR

b) Sonstige

Begründung

Seit dem 01.08.2013 haben Kinder ab Vollendung des ersten Lebensjahres einen Rechtsanspruch auf frühkindliche Förderung in einer Tageseinrichtung oder in der Kindertagespflege.

Einen trägerübergreifenden Überblick über die 79 Kindertageseinrichtungen mit insgesamt rd. 5.800 Plätzen können sich Eltern über Listen verschaffen, die auf der Internetpräsenz Oberhausen.de zum Download angeboten werden oder sie nutzen die Beratung der Vermittlungsstelle für Betreuungsangebote in Kindertagesbetreuung des Bereiches 3-1/ Kinder, Jugend, Bildung.

Eltern müssen selbst recherchieren, welche Betreuungsmöglichkeiten wohnortnah verfügbar sind. Darüber hinaus erfolgt die Darstellung der Kindertageseinrichtungen auf den trägereigenen Internetseiten eigenverantwortlich und gestaltet sich daher entsprechend unterschiedlich.

Die schriftliche / persönliche Anmeldung an einer Kindertageseinrichtung erfolgt dezentral in den jeweiligen Einrichtungen durch die Eltern; dies teilweise schon Jahre vor der geplanten Inanspruchnahme. Mehrfachanmeldungen sind üblich – zum Teil in bis zu acht Kitas. Platzzusagen, für das im August beginnende Kindergartenjahr, erfolgen nach der Beschlussfassung der Profilplanung der Kindertageseinrichtungen im Jugendhilfeausschuss jeweils im März.

Bedingt durch die Mehrfachanmeldungen der Eltern und unbereinigte Anmeldelisten in Kindertageseinrichtungen kann sich die Vergabe der Plätze bis zum August des Jahres hinziehen. Besonders für Berufstätige bzw. Berufswiedereinsteiger/innen stellt sich diese Situation als problematisch dar.

Daneben fehlt dem örtlichen Jugendhilfeträger als Verantwortlichen für die Jugendhilfeplanung die Transparenz über tatsächlich bereits vergebene bzw. noch verfügbare Plätze in den Kindertageseinrichtungen und der Tagespflege. Die Eltern, die den Rechtsanspruch auf einen Betreuungsplatz geltend machen wollen sind verpflichtet ihren Bedarf dem Bereich 3-1 Kinder, Jugend, Bildung anzuzeigen. Dies ist im § 3b des Kinderbildungsgesetzes NRW (KiBiz)  geregelt.

Hieraus ergeben sich für die Verwaltung verpflichtende Arbeitsschritte, die ein transparentes System der Bedarfsanzeige, die Dokumentation der Angebote und die Vermittlung im Rahmen des Rechtsanspruchs beinhalten.

Zur Sicherstellung des Rechtsanspruchs muss die Kommune jedes Angebot eines Betreuungsplatzes sowie die Annahme bzw. Ablehnung durch die Eltern dokumentieren, da hiermit der Rechtsanspruch erfüllt ist. Für die Sicherstellung des Rechtsanspruchs ist eine solche Transparenz unabdingbar.

Vor diesem Hintergrund kommt die Verwaltung grundsätzlich zu dem Ergebnis, dass die oben dargestellten verpflichtenden Arbeitsschritte zukünftig nur über ein onlinegestütztes Bedarfsanzeigeverfahren sichergestellt werden können. Darüber hinaus lassen sich wesentliche Daten, die für die perspektivische Jugendhilfeplanung wichtig sind, verlässlicher ableiten.

In enger Kooperation zwischen den Bereichen 3-1 Kinder, Jugend, Bildung und der Stabsstelle Strategisches IT-Management der Stadtverwaltung Oberhausen wurden daraufhin die fachlichen Anforderungen an die Online-Software zusammengestellt. In diesem Zusammenhang wurden die in anderen Kommunen gemachten Erfahrungen einbezogen.

Wesentliche Aspekte, die ein onlinegestütztes Bedarfsanzeigeverfahren bieten sollte sind:

-                      Transparenz über Betreuungsangebote für Eltern nachvollziehbar und vergleichbar dargestellt

-                      Benutzerfreundlichkeit (intuitive Bedienbarkeit)

-                      Benutzerlogin für Eltern mit der Möglichkeit von der Anmeldung bis zur Platzvergabe für Kindertageseinrichtungen und Kindertagespflege Daten zu verändern und Reservierungen vorzunehmen

-                      Kartenmodul Google Maps mit geographischer Anzeige der Einrichtungen

-                      mögliche Nutzung auf allen Endgeräten wie Smartphone und Tablet

-                      transparente Dokumentation der Bedarfsanzeige

-                      rechtssichere Dokumentation des Vergabeprozesses (Rechtsanspruch)

-                      trägerübergreifende Bereinigung der Vormerkliste (Mehrfachanmeldungen)

-                      Bereitstellung eines Moduls zur Jugendhilfeplanung frühkindliche Angebote

-                      Kompatibilität zu Kita Verwaltungssoftware KiBiz-Web, KITA-Plus und anderen Verwaltungsprogrammen

Nach einer ersten Marktrecherche wurden sechs Softwarelösungen näher beleuchtet. Aufgrund von Erfahrungen anderer Kommunen und Abfragen bei den Anbietern wurden drei Anbieter einvernehmlich ausgeschlossen, weil die definierten Anforderungen nicht abgedeckt wurden. Mit den übrigen drei Anbietern wurden Präsentationstermine vereinbart. Die präsentierten Softwarelösungen wurden anhand der erarbeiteten Kriterien bewertet und gewichtet. Die datenschutzrechtlichen Vorgaben haben  alle drei Softwarelösungen erfüllt. Allerdings erfüllte nur die Software „Little Bird“ die oben genannten Anforderungen in vollem Umfang und bietet sowohl fachlich als auch technisch und strategisch eine optimale Basis für die gestellte Problematik. Die Software bietet eine gemeinsame Internetpräsenz, die von allen Trägern angepasst und genutzt werden kann.

Neben diesen wesentlichen Punkten bietet die Software „Little Bird“ für Träger ohne eigene Verwaltungssoftware die Option, die Software zur Verwaltung ihrer Einrichtungen zu nutzen, so dass auch dort eine Verbesserung erzielt werden könnte. So können z.B. Verträge trägerspezifisch gestaltet und historisch archiviert eingesehen und nachvollzogen werden.

Aus Sicht des Strategischen IT-Managements entspricht die Software „Little Bird“ den notwendigen Standards (Web-Anwendung/ Nutzung von Webservices und aktuellen Entwicklungsstandards). Strategisch ist sie so ausgelegt, dass z.B. eine Anbindung an ein mögliches Bürgerportal in absehbarer Zeit umsetzbar ist. Der Softwarehersteller entwickelt zudem aktuell Module zur Ermittlung der Elternbeitragskosten und Erstellung der Beitragsbescheide, so dass perspektivisch die Möglichkeit besteht das Verfahren sinnvoll zu erweitern. Damit können langfristig auch weitere Funktionalitäten im Fachbereich 3-1-20 (Offene Ganztagsschule und Kindergartenbeiträge) mit der Software abgewickelt werden und bestehende Verträge mit einem anderen Dienstleister, über den die Elternbeitragsberechnung aktuell vollzogen wird, gekündigt werden.

Der Verwaltungsvorstand hat sich bereits mit den in Frage kommenden Softwarelösungen beschäftigt, er favorisiert ebenfalls die Software „Little Bird“.

Zukünftiges Verfahren

Über das „LittleBird-Portal“ können sich Eltern einen Überblick über geeignete Betreuungsangebote in ihrer Nähe verschaffen und ihr Kind in den gewünschten Einrichtungen über die online gestützte Vormerkliste anmelden.

Alternativ ist natürlich auch weiterhin eine Anmeldung direkt in den Einrichtungen möglich. Dort wird dann die Anmeldung entgegengenommen und ins „LittleBird-Portal“ eingepflegt und gelangt so in die Vormerkliste.

Bevor ein Betreuungsvertrag geschlossen wird, erfolgt auf jeden Fall ein persönliches Gespräch zwischen Sorgeberechtigten und der Kita.

Mit dem dezentralen Vertragsabschluss in der Kita wird das Kind automatisch auf der Vormerkliste als „versorgt“ markiert. Andere Einrichtungen und auch die Kommune wissen damit, dass für dieses Kind kein Platz mehr benötigt wird und können ihre freien Kapazitäten somit Eltern zur Verfügung stellen, die noch auf der Suche nach einem Betreuungsplatz sind. Die Platzvergabe erfolgt weiterhin dezentral, wodurch die gesetzlich geregelte Trägerautonomie erhalten bleibt.

Die Rechtssicherheit im Vergabeverfahren (§3b KiBiz) von der Anmeldung bis zur Platzvergabe bzw. Platzablehnung ist durch die lückenlose Dokumentation gegeben. Nicht versorgte Kinder mit Rechtsanspruch werden rechtzeitig erkannt und können frühzeitig und mit erheblich weniger Aufwand vermittelt werden.

In ihren Sitzungen am 23.04.2015 und 23.06.2015 hat sich die Arbeitsgruppe Tageseinrichtungen für Kinder/ Kindertagespflege nach § 78 SGB VIII mit der Einführung eines onlinegestützten Anmelde- und Bedarfsanzeigeverfahrens beschäftigt. In diesen Sitzungen wurde die von der Verwaltung priorisierte Software „Little Bird“ vorgestellt. Nach der Präsentation bestand die Möglichkeit zur Diskussion um Fragestellungen und Erfahrungen einzubringen. Die Träger erklärten sich grundsätzlich bereit an dem Bedarfsanzeigeverfahren mitzuwirken (Grundlage: KiBiz § 3b, Abs. 4).

Dem Jugendhilfeausschuss wurde die Thematik in seiner Sitzung am 13.05.2015 anhand einer entsprechenden Vorlage „Verbesserung des Bedarfsanzeigeverfahrens in Kindertageseinrichtungen und Kindertagespflege“ sowie durch mündliche Ergänzungen des Bereiches 3-1/ Kinder, Jugend und Bildung und des Strategischen IT-Managements erläutert.

Bis zur Produktivsetzung des onlinegestützten Bedarfsanmeldeverfahrens „Little Bird“ wird ab Auftragserteilung von einer ca. neun- bis zwölfmonatigen Vorlaufzeit ausgegangen.

Kosten des Verfahrens „Little Bird“

Darin enthaltene Leistungen:

• Laufzeit 60 Monate
• 80 Kindertagesstätten und 160 Tagespflegestellen
• Projektleitung / Projektsteuerung
• Einführungsworkshop
• Anforderungsworkshop mit Dokumentation
• Coaching und Systemeinrichtung
• Schulungen sowie Testphase vor der Einführung
• Erstellung von E-Mail und Brieftexten
• Workshop zur Erstellung von Statistiken
• Vorbereitung und Anwesenheit bei Liveschaltung
• Nutzung des Portals der Firma Little Bird (www.Portal.Little-Bird.de)
• Betrieb bei der RegioIT als Application Service Provider (ASP), dies umfasst: Lizenzen, Verfahrensbetreuung, Betrieb einer Service-Hotline

Personelles:

Im Zuge der Einführung von Little Bird werden zusätzliche Aufgaben anfallen. Dies gilt auch für die weitere Nutzung des Programms. Nach einer bisherigen groben Einschätzung und den Erfahrungen umliegender Kommunen ist mit einem dauerhaften Arbeitsaufwand zu rechnen.

Es besteht daher die Notwendigkeit 2 zusätzliche Stellen zur Verfügung zu stellen die wie folgt beschrieben werden:

1.)      Diplom-Sozialpädagoge/in als Projektleitung mit dem Stellenwert S 15 SuE TVöD (vorb. BWK) und folgenden Aufgabeninhalten:

• Prozessbegleitung hinsichtlich der Umstellung des Anmelde- und Vergabeverfahrens und der Anpassung der LittleBird-Software an Oberhausener Bedürfnisse
• Beratung und Unterstützung bei der Erstellung der Online Profine für Kindertagespflege und Kindertagesstätten
• Systemadministration und Datenbankpflege
• Anwenderbetreuung (Kindertagesstätten, Kindertagespflege, Jugendhilfeplanung, Elternbeiträge)
• Mitarbeit in der AG Tageseinrichtungen und Pflege nach § 78 SGB VIII
• Bearbeitung von Rechtsanspruchsfällen
• Sicherstellung der Dokumentation der Vermittlung im Rahmen des Rechtsanspruchs

2.)      Diplom-Sozialpädagoge/in im Rahmen der Sachbearbeitung mit dem Stellenwert S 12 SuE TVöD (vorb. BWK) und folgenden Aufgabeninhalten:

• Informations- und Öffentlichkeitsarbeit
• Beratungshotline für Bürger/innen und Eltern
• Bürgersprechstunde zur persönlichen Beratung  und Unterstützung bei der Onlineanmeldung
• Durchführung von statistischen Auswertungen z.B. für die Jugendhilfeplanung

Die Auflistung der Tätigkeiten sind nicht abschließend.

Vorbehaltlich der Zustimmung der Beteiligungsgremien handelt es sich um Zeitstellen, zunächst befristet für zwei Jahre. Danach ist erneut zu prüfen, wie hoch der Arbeitsaufwand im Echtbetrieb ist.

Organisatorisch werden die Planstellen an die Fachbereichsleitung des Fachbereiches 3-1-30/ Kindertagesbetreuung angesiedelt.