Beschlussvorlage - B/17/6028

1.  Der Rat der Stadt beschließt die Umsetzung des dargestellten Vorschlags zur Umstrukturierung des Zentrenmanagements.

 

2.  Der Rat der Stadt beschließt die überplanmäßige Bereitstellung der aus der Umstrukturierung resultierenden Mehraufwendungen im Auftrag 950015042500 ‚OWT GmbH’ bei der Kostenart 531500 ‚Zuschuss an verbundene Unternehmen‘ in Höhe von 433.200 EUR im Jahr 2025 bereitzustellen.

 

Deckungsvorschlag: Durch Verlagerung einer Personalstelle und der dazugehörigen Sachkosten zur OWT GmbH erfolgt eine Einsparung in Höhe von 308.000 EUR. Im Übrigen Verschlechterung des Ergebnisses der laufenden Verwaltungstätigkeit in Höhe von 125.200 EUR.

 

Drucksachen-Nr. A/17/4587-02, Antrag der CDU- und SPD-Fraktion vom 18.03.2024 zur Unterstützung der Werbegemeinschaften in den Stadtteilzentren

Rückblick zur Entwicklung des Citymanagements

 

Im Jahr 1999 wurde ein Kooperationsvertrag zwischen der damaligen Tourismus & Marketing Oberhausen GmbH (TMO GmbH) und dem CityO.-Management e.V. zur Belebung der Oberhausener Innenstadt und zur Durchführung eines gemeinsamen Stadtmarketings für Alt-Oberhausen geschlossen, der insbesondere die Bereitstellung erforderlichen Personals, von Räumlichkeiten und von Arbeitsmitteln regelt. Durch die Fusion der TMO GmbH und der Wirtschaftsförderung Oberhausen GmbH (WFO GmbH) zur Oberhausener Wirtschafts- und Tourismusförderung GmbH (OWT GmbH) im Jahr 2016 wurde der bisher bestehende Kooperationsvertrag aufgelöst.

 

 

An dessen Stelle trat am 18.07.2016 nach einer organisatorischen Umstrukturierung in der Stadtverwaltung ein Kooperationsvertrag zwischen der Stadt Oberhausen und dem CityO.-Management e.V., in dem u.a. geregelt ist, dass sich die Stadt Oberhausen verpflichtet, einen qualifizierten Citymanager / eine qualifizierte Citymanagerin für die Innenstadt von Alt-Oberhausen in Vollzeit zu beschäftigen, um so die langjährig bewährte Zusammenarbeit auf der Grundlage der neuen Vereinbarung weiterzuführen.

 

Nachdem die Citymanagerin zwei Jahre tätig war und das Veranstaltungsmanagement für die Innenstadt von Alt-Oberhausen auf Basis der Kooperationsvereinbarung mit dem CityO.-Management e.V. seitens der Stadt (angesiedelt im Fachbereich 5-1-30 / Stadterneuerung) finanziert und durchgeführt wurde, erfolgte im Jahr 2018 die Beauftragung eines externen Handelsbeauftragten, der bis zu seinem Tod im Jahre 2022 im Auftrag der Stadt tätig war. Zudem wurde für die Organisation und Durchführung der vereinbarten Veranstaltungen ebenfalls in 2018 eine externe Veranstaltungsagentur beauftragt. Die genannte Veranstaltungsagentur ist seit dem 31.12.2020 nicht mehr für die Stadtverwaltung tätig und der Vertrag wurde in beiderseitigem Einvernehmen vorzeitig aufgelöst.

 

Ist-Situation

 

Die im Fachbereich 5-1-30 / Stadterneuerung tätige Mitarbeiterin ist seit dem Jahre 2018 als alleinige Mitarbeiterin innerhalb der Stadtverwaltung für das komplette Aufgabenfeld der Veranstaltungsorganisation und des Citymanagements für den Innenstadtbereich von Alt-Oberhausen zuständig. Dieses weitreichende Aufgabenfeld umfasst u.a. die Koordination der sieben Veranstaltungen (Ausschreibung, Beauftragung und Betreuung der beauftragten Agenturen sowie die Evaluation), Vertretung des Citymanagements gegenüber sämtlichen Ansprechpartnern und Akteuren vor Ort, Tätigkeiten für den CityO.-Management e.V. Zudem fungiert die tätige Mitarbeiterin seitdem als Schnittstelle zwischen Stadtverwaltung, Externen und dem CityO.-Management e.V. und steht als „Rund-um-Kümmerin“ für verschiedene Belange zur Verfügung.

 

Die finanzielle Unterstützung und personelle Bearbeitung fokussiert sich auf Grundlage der vertraglich vereinbarten Leistungen mit dem CityO.-Management e.V. auf die Innenstadt von Alt-Oberhausen. Es steht ein Jahresbudget in Höhe von 205.000,00 Euro brutto zur Verfügung. Mit diesem Budget werden die im Kooperationsvertrag festgelegten sieben Veranstaltungen in Alt-Oberhausen finanziert, indem externe Veranstaltungsagenturen mit der Umsetzung der entsprechenden Leistungen beauftragt werden. In diesem Zusammenhang ist darauf hinzuweisen, dass in den Stadtbezirken Osterfeld und Sterkrade ebenfalls Werbegemeinschaften vor Ort ohne weitergehende Unterstützung tätig sind. Vor dem Hintergrund des städtischen Engagements in Alt-Oberhausen kam immer wieder der Wunsch der beiden Werbegemeinschaften in Osterfeld und Sterkrade bzgl. einer finanziellen Unterstützung auf.

 

Umstrukturierung des Citymanagements / Ausblick

 

Um eine Unterstützung der Innenstadtaktivitäten in allen drei Stadtteilen zu ermöglichen und gleichzeitig mögliche Synergiepotenziale zu heben, hat die Stadt Oberhausen gemeinsam mit der Industrie- und Handelskammer (IHK) zu Essen die OWT GmbH beauftragt, Empfehlungen zu erarbeiten, mit denen die zentrenbezogenen Aktivitäten in den Stadtteilzentren unterstützt und weiterentwickelt werden können. Ziel des im Februar 2023 mit dem Büro Stadt + Handel Beckmann und Föhrer Stadtplaner GmbH (kurz: Stadt + Handel) gestarteten Prozesses war es, die organisatorischen und inhaltlichen Rahmenbedingungen für den Aufbau eines professionellen Zentrenmanagements im Rahmen eines Konzeptes zu erarbeiten. Das im Februar 2024 vorgestellte Konzept wurde von der IHK, der Stadt Oberhausen und der OWT GmbH mit Vertreter:innen der drei Werbegemeinschaften (CityO.-Management e.V., WEGO e.V., STIG e.V.) diskutiert.

 

Das genannte Konzept formuliert in Abhängigkeit von den verfügbaren Ressourcen unterschiedliche Ausgestaltungsstufen eines Zentrenmanagements in Oberhausen. Mindestens soll eine verlässliche Fortführung der bestehenden Aktivitäten in allen drei Stadtteilzentren ermöglicht werden. Wo möglich, sollen durch eine zentrale Anlaufstelle mit gemeinschaftlicher Erledigung entsprechender Aufgaben zudem ergänzende Serviceleistungen angeboten werden können, die das heutige und oben dargestellte Aufgabenspektrum übersteigen. Als Idealform wird eine mit umfangreichen Personal- und Sachmitteln sowie entsprechenden Entscheidungskompetenzen und Befugnissen ausgestattete Organisationsstruktur skizziert, in der alle für die Zentrenentwicklung relevanten Aufgaben, Handlungsfelder und Ressourcen gebündelt werden. Der vom Büro Stadt + Handel so ermittelte Finanz- und Personalaufwand für ein Zentrenmanagement liegt, je nach vorgesehener Entscheidungs- und Aufgabenzuweisung zwischen 2 und 5 Vollzeitstellen und einem Sachkostenbudget in Höhe von 250.000 bis 440.000 Euro (brutto).

 

Im Rahmen der Konzepterstellung zur Unterstützung der Werbegemeinschaften und Kaufleute wurden geprüft, welche Ressourcen derzeit für eine solche Unterstützung zur Verfügung stehen. Dabei handelt es sich um die aktuell für diese Aufgabenwahrnehmung besetzte Vollzeitstelle sowie die bislang für Alt-Oberhausen eingesetzten 205.000 Euro Sachkostenbudget. Diese Summe wurde einmalig für 2024 durch den Rat der Stadt mit o.g. Beschluss um einen Betrag von 40.000 Euro für die Stadtteile Sterkrade, Osterfeld sowie die unterbezirklichen Stadtteilwerbegemeinschaften erhöht. Gespräche mit privaten Akteur:innen hinsichtlich einer möglichen finanziellen Beteiligung an einem zukünftigen Zentrenmanagement verliefen ergebnislos.

 

Gleichwohl verfolgt die Stadtverwaltung weiterhin die Zielsetzung, eine zielgerichtet agierende und zentral platzierte Organisationseinheit zu schaffen. Vor dem Hintergrund der verfügbaren Mittel soll der Fokus auf den grundsätzlich für die Implementierung eines Zentrenmanagements erforderlichen organisatorischen Änderungen sowie der Fortführung bestehender Aktivitäten und der inhaltlichen Verknüpfung mit parallel laufenden Aktivitäten liegen.

 

Das Zentrenmanagement Oberhausen soll folgende Aufgaben wahrnehmen:

• Informationsschnittstelle zwischen Stadtteilbüros, Smart City, Creative City, Fachverwaltung, WBO etc.
• Koordinierung dezentraler Aktivitäten und Akteur:innen in den verschiedenen Stadtteilen.
• Betreuung Arbeitsgemeinschaft der Interessens- und Werbegemeinschaften Oberhausen (AGIO) mit Durchführung von regelmäßigen Treffen zum Austausch und zur Abstimmung
• Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung von Netzwerken, um eine enge Zusammenarbeit mit den unterschiedlichen Akteur:innen zu gewährleisten; Organisation von regelmäßigen Treffen zum inhaltlichen Austausch,
• Organisation und Durchführung der Unternehmerfrühstücke in Alt-Oberhausen und Osterfeld, jeweils gemeinsam mit den Werbegemeinschaften,
• Unterstützung der Veranstaltungsplanung und -durchführung unter Einbeziehung externer Dienstleister (Ausschreibung, Beauftragung und Betreuung der beauftragten Agenturen sowie die Evaluation)
• Konzeptionierung neuer Veranstaltungsformate gemeinsam mit den Werbegemeinschaften (z.B. Weihnachtsmarkt).
• Zeitliche Koordinierung aller Innenstadt-Feste. Abstimmung mit den Stadtteilfesten in Sterkrade und Osterfeld.
• Unterstützung bei der Markenentwicklung

 

Aus den oben genannten Gründen unter Berücksichtigung der verfolgten Zielsetzungen und bestehenden Rahmenbedingungen wird seitens der Verwaltung empfohlen, bei der OWT GmbH eine zusätzliche Organisationseinheit „Zentrenmanagement“ zu schaffen. Hierzu werden der OWT GmbH zwei Vollzeitstellen Entgeltstufe 12 mit Sachkostenbudget eingerichtet. Ein entsprechender Umbau der Räumlichkeitenzur zusätzlichen Einrichtung dieser neuen Büroplätze soll erfolgen. Die Aufgaben der neuen Organisationseinheit Zentrenmanagement ergänzen die bereits bei der OWT GmbH verantworteten, innenstadtrelevanten Tätigkeiten. Durch eine enge Zusammenarbeit mit anderen Schnittstellen der OWT GmbH ist eine ganzjährige Gewährleistung der Services möglich.

 

Eine Personalstelle wird aus der Verwaltung ausgegliedert und der OWT GmbH übertragen. Die aktuellen Arbeitsplatzkostennach EG 11 belaufen sich gem. KGSt. auf103.000EUR (inkl. Sachkosten). Zukünftig soll die Stelle nach EG 12 bewertet werden, wonach sich die Arbeitsplatzkostengem. KGSt. auf112.600,00 EUR (inkl. Sachkosten gem. KGSt)belaufen. Der Differenzbetrag von 9.600 EUR belastet ab 2025 den städtischen Haushalt. Das mit dieser Stelle verbundene Sachkostenbudget von 205.000 EUR im Auftrag 510009020190 bei Kostenart 531800 wird ebenfalls verlagert und ab 2025 über den Zuschuss abgewickelt.

Die zweite Personalstelle nach EG 12 muss neu eingerichtet werden. Die Arbeitsplatzkosten belaufen sich gem. KGSt. auf 112.600 EUR (inkl. Sachkosten) Diese Kosten werden nicht kompensiert und belasten ab 2025 den städtischen Haushalt durch den erhöhten Zuschuss an die OWT GmbH.

Die Kosten für den Umbau der Räumlichkeiten zur zusätzlichen Einrichtung von zwei neuen Büroarbeitsplätzensind durch die in den Zuschuss eingeflossenen Personalkosten gem. KGSt.abgegolten.

Mit der Zuschusserhöhung an die OWT GmbH von 433.200EUR sollen alle mit der Umstrukturierung einhergehenden Kosten abgedeckt sein.

 

Vorbehaltlich der Beschlussfassung durch den Rat wird die OWT GmbH die oben genannten Aufgaben des Zentrenmanagements übernehmen. Da beide Stellen öffentlich ausgeschrieben und neu besetzt werden müssen, ist nicht vor April 2025 mit einer Nachbesetzung zu rechnen. Der Fachbereich 5-1-30 / Stadterneuerung gewährleistet eine geordnete Übergabe und arbeitet die Erstbesetzung ein. Danach liegt die Abwicklung des Aufgabenfeldes vollumfänglich bei der OWT GmbH.