Berichtsvorlage - M/17/5430

Kein Bezug

Eine zentrale Koordinierung für Großveranstaltungen im Freien ist bei der Stadt Oberhausen im Fachbereich 2-4-10 / Allgemeine Ordnungsangelegenheiten eingerichtet.

 

In der Regel wenden sich auch alle Veranstalter zuerst an den zuständigen Sachbearbeiter der zentralen Koordinierung, um eine (Freiluft-)Veranstaltung anzumelden - seit 2017 gab es lediglich vereinzelte, kleine Veranstaltungen, die nicht angemeldet waren.

 

Sobald eine beabsichtigte Veranstaltung angezeigt wurde, wird das Angebot der Koordinierung regelmäßig von allen Beteiligten in Anspruch genommen.

 

Die Aufgaben, die dabei im Rahmen dieser Stelle erledigt werden, sind weitestgehend deckungsgleich mit den Aufgaben, die im Änderungsantrag A/17/4183-01 der FDP-Fraktion vorgeschlagen werden:

 

vorrangige Aufgaben

 

 KOMMUNIKATION

  Sachbearbeiter fungiert als direkter Ansprechpartner für Veranstalter

  Beratung von Veranstaltern

  Übermittlung notwendiger Antragsunterlagen

  Vermittlung an beteiligte Behörden

 

 KOORDINIERUNG

  Abstimmung mit Sicherheitsbehörden (Feuerwehr, Polizei, Bauordnung, Verkehrsmanagement)

  Information und Einbindung weiterer Genehmigungsbehörden

  Einholung von fachbehördlichen Stellungnahmen

 

 PRÜFUNG / GENEHMIGUNG

  Entgegennahme und Sichtung von Unterlagen

  Prüfung von Sicherheitsmaßnahmen / Sicherheitskonzepten

  Gefährdungsbeurteilung von Großveranstaltungen im Freien

  Bearbeitung von immissionsschutzrechtlichen Anträgen

  Herstellung des Einvernehmens zum (Sicherheits-)Konzept

  Mitteilung / Bestätigung der Durchführbarkeit an Veranstalter

 

Ablauf

 

1. Veranstaltungsanzeige durch Veranstalter

2. Anforderung der notwendigen Unterlagen

3. Einleitung des Anhörungsverfahrens

 - Beteiligung der Sicherheitsbehörden:

 - Feuerwehr / Vorbeugender Brandschutz

 - Polizei / Führungsstelle

 - Bauordnung / Sonderbau

 - ggf. Verkehrsmanagement

 - informativ werden Unterlagen an betroffene Behörden zur Bearbeitung in eigener Zuständigkeit weitergeleitet (z. B. Gewerbe, Jugendschutz, Umwelt, WBO)

4. Herstellung des Einvernehmens mit beteiligten Sicherheitsbehörden

5. (formlose) Rückmeldung an Veranstalter

 

Unterlagen

 

Zur Information und Unterstützung von Veranstaltern gibt es seit nunmehr drei Jahren den Leitfaden der Stadt Oberhausen für die Organisation von Veranstaltungen im Außenbereich (Anlage). Hier sind alle notwendigen Informationen und Ansprechpartner zusammengefasst. Der Leitfaden wird laufend aktualisiert.

 

Zum Zweck der Vereinfachung und Vereinheitlichung einer Veranstaltungsanzeige wurde in Zusammenarbeit mit den beteiligten Sicherheitsbehörden das Veranstaltungsdatenblatt (Anlage) entworfen. In diesem Datenblatt werden alle relevanten Parameter der Veranstaltung abgefragt. Auf Grundlage der Angaben kann dann geprüft werden, welche Behörden zu beteiligen sind und welche Genehmigungen für die Durchführung der Veranstaltung benötigt werden. Das Veranstaltungsdatenblatt wird dabei als ein Antrag für alle ggfls. erforderlichen Genehmigungen, die durch die Stadt Oberhausen erteilt werden müssen, gewertet.

 

Bereitstellung

 

Alle Informationen und Unterlagen (Veranstaltungsdatenblatt, Leitfaden) können auf der Homepage der Stadt Oberhausen (https://www.oberhausen.de/de/index/rathaus/verwaltung/burgerservice-offentliche-ordnung-personal-und-it/oeffentliche-ordnung/allg-ordnungsangelegenheiten/veranstaltungen.php) sowie auf Anfrage per Mail abgerufen werden.

 

 

Genehmigungsverfahren:

 

Nahezu alle Veranstalter wenden sich zunächst an diese zentrale Stelle, um die Planung einer (Freiluft-)Veranstaltung anzuzeigen.

 

Von hier aus werden die vorliegenden Unterlagen dann an die betroffenen Genehmigungsbehörden weitergeleitet, diese bearbeiten die eingegangenen Informationen jeweils in eigener Zuständigkeit, stellen ggf. Rückfragen beim Veranstalter und erteilen diesem die Genehmigung in der Regel direkt und ohne weitere Beteiligung der Ordnungsbehörde.

 

 

Organisation / Unterstützung:

 

Die Veranstaltungsplanung, -organisation und -durchführung obliegt alleine dem jeweiligen Veranstalter. Unterstützende Tätigkeiten neben der Koordination und der Prüfung sind aus organisatorischen Gründen nicht darstellbar.

 

Terminkoordinierung /Eventkalender:

 

Erfahrungsgemäß spielen bei der Terminplanung von Veranstaltungen vorrangig wirtschaftliche Erwägungen sowie die Verfügbarkeit von Künstlern eine Rolle. Eine Abstimmung mit Behörden und anderen Veranstaltern ist aufgrund der nicht vorhandenen Flexibilität der jeweiligen Rahmenbedingungen unüblich.

 

Insofern werden die Termine zumeist erst im Rahmen der Veranstaltungsanzeige übermittelt und dann von den beteiligten Sicherheitsbehörden auf Durchführbarkeit geprüft.

 

Sofern keine der Behörden Bedenken äußert (etwa aus personellen oder organisatorischen Gründen), können bei bestehendem Einvernehmen theoretisch auch mehrere Veranstaltungen gleichzeitig stattfinden.

 

Eine behördenseitige Terminkoordinierung erfolgt aus den vorgenannten Gründen nicht. Aus Wettbewerbsgründen wird durch die Ordnungsbehörde kein öffentlich einsehbarer Eventkalender geführt. 

 

Die Termine, die vom Veranstalter frühzeitig übermittelt werden oder regelmäßig wiederkehrend sind, werden regelmäßig für den behördeninternen Gebrauch zusammengeführt und laufend aktualisiert.

 

Für das Jahr 2024 liegen aktuell die folgenden Termine für Großveranstaltungen vor, hinzu kommen im weiteren Verlauf erfahrungsgemäß noch zahlreiche weitere Daten für später terminierte Großveranstaltungen sowie kleinere Veranstaltungen: