19.01.2016 - 2 Untersuchung von Beschaffungsvorgängen bei der ...

Herr Wagner (NRT) präsentiert die Untersuchungsergebnisse der NRT anhand der diesem Protokoll beiliegenden Folien.

Nach dem jeweiligen Themenblöcken können die Ausschussmitglieder Fragen stellen, die danach von Herrn Wagner beantwortet werden.

Zentraleinkauf

Herr Stadtv. Nowak äußert sein Unverständnis über die Organisation der OGM bezüglich des Zentraleinkaufs und schlägt vor, die Abläufe diesbezüglich anhand einer Zertifizierung nach allgemeingültigen Vorgaben aufzubauen.

Frau Stadtv. Walther fragt, wie in der Praxis die von Herrn Wagner vorgeschlagenen prozessunabhängigen Personen zur Kontrolle bzw. Freigabe installiert werden können.

Herr Stadtv. Karschti spricht sich für die von Herrn Wagner vorgeschlagene einheitliche Bearbeitung mit SAP aus und fragt, wie andere Städte diesbezüglich aufgestellt sind.

Herr Wagner erläutert, dass die Beschaffungsorganisation anhand einer ISO-Zertifizierung aufgebaut werden kann, wenn dieses von den Entscheidungsträgern so gewünscht ist.

Bezüglich der prozessunabhängigen Personen schildert Herr Wagner, dass damit Personen gemeint sind, die mit der einzelnen Bestellanforderung nicht persönlich beschäftigt sind. Diese Personen könnten als Entscheidungsträger herangezogen werden, damit der/die eigentliche Sachbearbeiter/in nicht der/die einzige Entscheidungsträger/in ist.

Herr Brandt erläutert, dass die Stadt Oberhausen auch aufgrund der Kosten entscheiden muss, ob sie ein durchgehendes SAP-gestütztes Verfahren vom Moment der Bestellung bis zum Moment der Rechnungsabwicklung verwenden möchte. Der Vorteil wäre, dass dabei keine Brüche durch Schnittstellen entstehen. Wenn ein solches System vorliegt, sollte es auch dahingehend genutzt werden, als dass keine alternativen Bestellungen zulässig sind.

Herr Brandt weist darauf hin, dass die OGM dahingehend ein transparentes System hat, als dass jede Bestellung durch die NRT geprüft und nachvollzogen werden konnte. Die Prüfung des Einzelfalls war jedoch aufwendig.

Frau Stadtv. Walther stellt die Frage, welche Gründe gegen die Nutzung eines einheitlichen SAP-Systems sprechen. Bezüglich des Vorschlags der Prüfung durch eine prozessunabhängige Person weist Frau Stadtv. Walther darauf hin, dass es auch in der Vergangenheit nicht so war, dass eine einzelne Person alleine gehandelt hat, sondern dass da auch schon mehrere Personen an den Bestellvorgängen beteiligt waren.

Herr Stadtv. Karschti schlägt eine Organisationsuntersuchung der OGM vor mit dem Ziel, dass die OGM in eine geeignetere Form umstrukturiert wird.

Herr Wagner erläutert abschließend, dass es von Vorteil ist, wenn der Bestellprozess einheitlich elektronisch erfolgt und wenn möglichst alle Bestellprozesse in einem System abgewickelt werden.

Wareneingang

Frau Stadtv. Walther stellt die Frage, wie die Rechnungen der OGM überprüft werden können und wie der Zusammenhang zum Wareneinkauf hergestellt werden kann.

Herr Stadtv. Karschti fragt, wie die Prozesse bezüglich der strukturellen Brüche besser aufgestellt werden können.

Herr Wagner stellt dar, wie die NRT die Rechnungen geprüft hat. Anhand des Rechnungsjournals im SAP der OGM konnte der Weg bis zur Bestellung zurückverfolgt werden. Das war jedoch in jedem Einzelfall aufwendig. Durch den Einsatz eines SAP-Systems wären nicht alle Probleme automatisch gelöst, jedoch ließen sich die einzelnen Prozesse ohne strukturelle Brüche besser nachvollziehen.

Frau Stadtv. Walther fragt nach der Sinnhaftigkeit, dass sowohl in der OGM interne Kontrollen durchführt werden müssen als dass die Stadt Oberhausen auch selber die Rechnungen der OGM kontrollieren muss, indem sie den Bestellvorgang aufrollt.

Herr Wagner weist auf den Vertrag zwischen der OGM und der Stadt Oberhausen hin, in dem festgelegt worden ist, dass die OGM die sachliche und rechnerische Richtigkeit bestätigt.

Herr Stadtv. Benter bittet um eine Einordnung der Software Matrix 42, die in Konkurrenz zur vorgeschlagenen, einheitlichen Abwicklung der Bestellvorgänge im SAP steht.

Da die Software Matrix 42 nicht zum Prüfungsthema der NRT gehört, erläutert Herr Vorsitzender Koch, dass von Matrix 42 eine Schnittstelle zum SAP besteht. So könnte der Bestellprozess in Matrix 42 ausgelöst werden.

Herr Dezernent Schmidt bestätigt, dass Matrix 42 auf Basis der Ratsvorlage aus Dezember 2015 bezüglich des IT-Warenkorbes eingeführt wird. So sollen die von der NRT vorgeschlagenen Effekte erzielt werden, indem ein durchgängiges System mit entsprechendem Berechtigungssystem verwendet wird. Dazu wird ein Workflow geschaffen, durch den die berechtigten Mitarbeiter/innen über ihre/n Vorgesetzte/n Aufträge an die OGM vergeben können. Die Weiterverarbeitung durch die OGM erfolgt in Matrix 42 bzw. über eine Schnittstelle in SAP. Auf diesem Weg kann die Gesamtverwaltung eingebunden werden, ohne hohe Lizenzkosten für ein SAP-System bezahlen zu müssen.

Interne Revision

Herr Stadtv. Karschti zeigt sich verwundert, dass die interne Revision als Instrument zur Kontrolle nicht rechtzeitig eingesetzt worden ist bzw. gegriffen hat.

Herr Stadtv. Runkler stellt heraus, dass die NRT in ihrem Bericht ausführlich auf die einzelnen Anregungen der internen Revision eingegangen ist. Da es in der Zusammenfassung so dargestellt wurde, dass vieles nicht aufgegriffen oder umgesetzt wurde, bittet er um Erläuterungen.

Herr Wagner sagt zu, dass die interne Revision tätig geworden ist, beispielsweise in Bezug auf den Beschaffungsbereich und die Beurteilung des SAP-Berechtigungskonzeptes.

Herr Wagner schlägt vor, dass Risiken definiert werden und geplant wird, wie die interne Revision gesteuert werden soll. Außerdem kann die interne Revision schon vor einer Beauftragung eingesetzt werden, so dass schon einzelne Bearbeitungsprozesse geprüft werden.

Bezüglich Herrn Runklers Frage verweist Herr Wagner auf das ausführliche Gutachten. Als konkretes Beispiel nennt Herr Wagner den Fall, dass Bestellungen außerhalb des SAP-Systems manuell getätigt werden können. Die Empfehlung war, dieses einzuschränken. Dieser Empfehlung ist nicht gefolgt worden, was die NRT entsprechend festgehalten hat. Herr Wagner erläutert, dass in dem Bericht bezüglich der 8 Fälle festgehalten worden ist, in welcher Form diese umgesetzt worden sind.

Frau Stadtv. Müthing stellt fest, dass die Gesamtstruktur der OGM in der Form nicht funktioniert. Sie schlägt vor, das Gesamtsystem zu überprüfen und die Frage zu stellen, was die Stadt Oberhausen von der OGM erwartet und wie das Verhältnis zur OGM ausschauen soll.

Frau Stadtv. Walther stellt die OGM an sich in Frage.

Herr Oberbürgermeister Schranz verspricht, dass sowohl Schlussfolgerungen als auch Konsequenzen zu ziehen sind. Manche dieser Konsequenzen sind bereits gezogen worden. So wurde etwa das 6-Augen-Prinzip eingeführt. Außerdem hat der Aufsichtsrat der OGM die Geschäftsführung gebeten, auf Basis des Berichtes der NRT eine Empfehlung zu erstellen, wie damit umgegangen werden kann. Dazu fordert auch die Stadt Oberhausen die Geschäftsführung der OGM auf.

Des Weiteren schlägt Herr Oberbürgermeister Schranz vor, Leitlinien der guten Unternehmensführung zu beschreiben (Public Corporate Governance Kodex) und bei der Stadt Oberhausen zu etablieren. Er sagt dazu einen Vorschlag im Rat zu.

Außerdem sagt Herr Oberbürgermeister Schranz zu, bestimmte Leistungen und Querschnittsaufgaben wie beispielsweise Vergaben im Konzern Stadt zu optimieren. Daneben soll die Struktur der Leistungserbringung, die Struktur der Beteiligungsgesellschaften sowie das Verhältnis zwischen der Stadt Oberhausen und den Beteiligungsgesellschaften verbessert werden.

Herr Thönissen verweist auf den Prüfungsbericht des Rechnungsprüfungsamtes, der den Ausschussmitgliedern bei der letzten gemeinsamen Sitzung im August 2015 vorgelegt worden ist und bietet an, Fragen dazu zu beantworten.

Herr Dezernent Schmidt erläutert, dass ein weiterer Bericht durch die Verwaltung erstellt werden soll, der den Mitgliedern des Finanz- und Personalausschusses und des Rechnungsprüfungsausschusses präsentiert werden wird. In diesem Bericht soll in den nächsten 6-9 Monaten der Sachstand bezüglich der Realisierung der Vorschläge der NRT und des Rechnungsprüfungsamtes, die die Kernverwaltung und die Beziehung zwischen der Stadtverwaltung und der OGM betreffen,  dargestellt werden.

Herr Stadtv. Karschti fragt, ob beabsichtigt ist, der OGM die Kosten für das Gutachten der NRT in Rechnung zu stellen.

Herr Dezernent Schmidt und Herr Beig. Motschull erläutern, dass darüber nachgedacht worden ist. Aufgrund dessen, dass es rechtlich schwierig ist, der OGM gegenüber den indirekt eingetretenen Schaden geltend zu machen, wird davon Abstand genommen.

Frau Stadtv. Stehr stellt dar, dass die CDU-Fraktion aufgrund der dargestellten Berichte in der kommenden Ratssitzung den Antrag stellen wird, die OGM zu restrukturieren.